Kategoria: artykuly

KSeF i faktury ustrukturyzowane obowiązkowe w Polsce od 1 stycznia 2024.

Co to jest KSeF?

KSeF to Krajowy System e-Faktur. Umożliwia wystawianie, przechowywanie i odbiór faktur elektronicznych. Polska jest czwartym krajem w Unii Europejskiej wprowadzającym faktury elektroniczne w formie ustrukturyzowanej. System ma uprościć dokumentowanie sprzedaży oraz kontrolę prawidłowości fakturowania w obrocie gospodarczym. Ministerstwo Finansów udostępniło w maju tego roku produkcyjną aplikację KSeF. Można z niej już korzystać na zasadach dobrowolności, jeżeli firma zdecyduje się na wystawianie faktur w formie ustrukturyzowanej. Należy pamiętać o tym, że fakultatywne faktury z KSeF wymagają akceptacji takiej formy przez odbiorcę faktury. Można oczywiście zakładać, że taka akceptacja nie będzie już konieczna wraz z wejściem obowiązku stosowania KSeF.

Faktura ustrukturyzowana, czyli jaka?

Faktura ustrukturyzowana to faktura wystawiona za pomocą KSeF wraz z przydzielonym jej przez system numerem identyfikacyjnym. Faktura sporządzana jest w formacie xml, a jej struktura jest zgodna ze strukturą logiczną e-faktury publikowaną przez resort finansów.

W przypadku integracji systemów finansowo-księgowych z KSeF: wysłanie faktury do KSeF będzie oznaczać wystawienie faktury i od tego momentu dokument będzie w obrocie. Na potwierdzenie KSeF wyda Urzędowe Poświadczenie Odbioru. Każdej fakturze zostanie również przydzielony numer KSeF-ID, co będzie oznaczać, że Klient fakturę otrzymał.

Jakie są główne korzyści ze stosowania faktur ustrukturyzowanych?

1. Jednolite faktury. Skrócenie czasu obsługi faktur przychodzących i wychodzących, automatyzacja procesów.
2. Wyeliminowanie kosztów związanych z narzędziami OCR, wydrukiem i wysyłką faktur papierowych.
3. Pewność spełnienia obowiązków w zakresie zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz czytelności faktur.
4. Archiwizacja faktur w KSeF przez dziesięć lat. Oszczędności w zakresie obsługi archiwum i zasobów sprzętowych.
5. Gwarancja dotarcia faktury do odbiorcy. Brak konieczności wystawiania duplikatów. Nie bez znaczenia jest również fakt, że przejście z tradycyjnych faktur papierowych na e-faktury to już nie tylko trend i duży ukłon w kierunku środowiska, ale też konieczność.

Od kiedy obowiązek KSeF?

Rada Unii Europejskiej w ubiegłym miesiącu zgodziła się na to, aby fakturowanie elektroniczne w Polsce stało się obowiązkiem od 1 stycznia 2024 roku. Oznacza to, że wszystkie firmy będą musiały wystawiać i odbierać faktury ustrukturyzowane za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur.

KSeF a JPK?

W okresie fakultatywnym firmy korzystające z KSeF nie muszą przesyłać na żądanie Urzędu Skarbowego jednolitego pliku kontrolnego w zakresie faktur.

Czyli wszyscy, którzy zdecydują się na pracę z KSeF dopiero w momencie, gdy stanie się on obligatoryjny, w dalszym ciągu muszą być gotowi na prezentację organom skarbowym plików JPK dotyczących faktur sprzedaży zgodnie z najnowszym obowiązującym schematem JPK-FA(4).

Szukasz sposobu na integrację systemu Microsoft Dynamics AX/365 z KSeF?

Porozmawiajmy!

Ministerstwo Finansów opublikowało czwartą już wersję struktury pliku JPK-FA. Dla przypomnienia struktura ta należy do grupy jednolitych plików kontrolnych, których może żądać organ skarbowy w ramach prowadzonych czynności kontrolnych, sprawdzających bądź też postępowania podatkowego. Wówczas na dostarczenie pliku z danymi z faktur sprzedaży w odpowiedniej strukturze firma ma 3 dni.

Od kiedy obowiązuje nowa wersja struktury JPK-FA(4)? Od 1 kwietnia 2022.

Co zostało zmienione w JPK-FA(4)? W strukturze wprowadzono m.in. zaktualizowany słownik kodów krajów członkowskich UE, zaktualizowany słownik kodów walut, rozszerzono węzeł danych identyfikacyjnych osoby niefizycznej o numery identyfikacyjne dla celów OSS i IOSS (EUPLVATID i IMPLVATID), dodano nowy element dla celów raportowania stawek OSS i IOSS, oraz zaktualizowano szereg opisów elementów struktury. Szczegóły dostępne są w Broszurze Informacyjnej dot. JPK_FA(4) na stronach Ministerstwa Finansów.

Użytkowników, zarówno starszych wersji systemów ERP Microsoft Dynamics AX jak i najnowszych aplikacji Dynamics 365, zapraszamy do skorzystania z modułu JPK INLOGICA.

Monitorujemy zmiany. Dbamy o święty spokój księgowych!

Jak nie sparaliżować pracy działu finansowego przy kolejnym sprawozdaniu o stosowanych terminach zapłaty w transakcjach handlowych?

Dobiegają nas branżowe słuchy o tym, że firmy, które po raz pierwszy w tym roku były zobowiązane do złożenia sprawozdania o stosowanych terminach zapłaty w transakcjach handlowych, czyli o tzw. zatorach płatniczych, spędziły nad tym grubo ponad 2 tygodnie. Cenny czas finansiści przeznaczyli tylko na to, aby uczynić zadość obowiązkom sprawozdawczym. Dlaczego? Prawdopodobnie przez brak odpowiednich narzędzi.

Czy można zatem przygotować sprawozdanie o zatorach płatniczych maksymalnie w kilka godzin

Zdecydowanie tak. Wystarczy wyposażyć swój system finansowo-księgowy w odpowiednią funkcjonalność wspierającą generowanie niezbędnych danych. Użytkownicy systemów Microsoft Dynamics 365/AX mogą wspierać się w tym zakresie rozwiązaniem przygotowanym przez zespół INLOGICA. Funkcjonalność zatorów płatniczych w wersji podstawowej umożliwia szybkie wygenerowanie raportu Zatory płatnicze, który obejmuje informacje finansowe potrzebne do złożenia sprawozdania o stosowanych terminach w transakcjach handlowych.

Sprawozdanie to jednak tylko część historii o zatorach płatniczych.

Niezwykle istotne jest monitorowanie firmowych praktyk płatniczych na bieżąco. Przekroczenie bowiem określonej przez przepisy wartości progowej zobowiązań niespełnionych i spełnionych po terminie w okresie 3 kolejnych miesięcy, uznaje się za tzw. nadmierne opóźnianie. Próg ten obecnie wynosi 5 mln złotych. Jego przekroczenie niesie ze sobą poważne konsekwencje. Od postępowania prowadzonego z urzędu przez Urząd Ochrony Konkurencji i Konsumentów, po wysokie kary pieniężne zależne bezpośrednio od wysokości opóźnionych płatności oraz długości okresu opóźnień. Wartość progu nadmiernego opóźniania w spełnianiu zobowiązań od stycznia 2022 będzie wynosiła 2 mln zł.

Jak to kontrolować?

Monitorować praktyki płatnicze na bieżąco. Funkcjonalność zatorów płatniczych INLOGICA dla Microsoft Dynamics 365/AX w rozszerzonej wersji produktu wyposażona jest w analitykę oraz bieżący monitoring opóźnień w transakcjach handlowych za pomocą definiowanych alertów systemowych.

W związku ze zmianami w prawie, część przedsiębiorców od 01.01.2021 r. została zobligowana przez ustawodawcę do złożenia sprawozdania o stosowanych terminach zapłaty.

Odpowiadając na zapotrzebowanie zgłaszane przez użytkowników systemu Microsoft Dynamics 365/AX, zespół INLOGICA przygotował rozwiązanie wspierające, ułatwiające i automatyzujące proces generowania danych koniecznych do sporządzenia ww. sprawozdania.

Funkcjonalność dostępna będzie w dwóch wariantach: podstawowym i rozszerzonym.

Podstawowy umożliwia wygenerowanie bezpośrednio z systemu Microsoft Dynamics 365/AX danych finansowych niezbędnych do złożenia rocznego sprawozdania o stosowanych terminach zapłaty w transakcjach handlowych za pośrednictwem platformy biznes.gov.pl

Rozszerzony, oprócz podstawowej funkcji generowania właściwych danych na użytek samego sprawozdania, daje również możliwość bieżącego monitorowania zatorów płatniczych, chroniąc przedsiębiorcę przed przekroczeniem pułapu „nadmiernego opóźniania” określonego w ustawie.

Użytkownik samodzielnie definiuje reguły w systemie, których ewentualne naruszenie wyzwala wysłanie powiadomienia (alertu systemowego), minimalizując tym samym ryzyko nieświadomego narażenia się na konsekwencje ze strony instytucji nadzorujących.

Narzędzie dedykowane dla oprogramowania Microsoft Dynamics 365/AX dostępne dla wersji systemu: AX 4, 2009 i 2012

Narzędzie umożliwia automatyczne uzupełnianie danych odbiorcy/dostawcy w oparciu o integrację z Bazą Internetową REGON 1, prowadzoną przez Główny Urząd Statystyczny.

Po wprowadzeniu numeru NIP w systemie automatycznie uzupełniane są dane kontrahentów, takie jak: nazwa, adres, dane rejestracyjne. Jednocześnie tworzy się lub aktualizuje kartoteka odbiorcy/dostawcy.

Istnieje możliwość rozszerzenia o funkcjonalność pozwalającą na weryfikację podmiotu gospodarczego w rejestrze VAT. Dzięki temu można zweryfikować nabywcę towarów i usług, czy jest zarejestrowany jako czynny płatnik VAT.

Autorski moduł JPK dla Microsoft Dynamics 365/AX pozwala na szybkie generowanie jednolitych plików kontrolnych zgodnie ze wzorcem struktur logicznych opublikowanych przez Ministerstwo Finansów (według stanu na dzień 8 maja 2020). Dostępne struktury w module:

• JPK_VAT (ewidencja podatku vat) wersje schematów (1)/(2)/(3), dla okresów do 30.09.2020
• JPK_V7M (ewidencja i miesięczna deklaracja podatku vat), dla okresów od 01.10.2020
• JPK_FA (faktury sprzedaży) wersje schematów (1)/(2)/(3)
• JPK_KR (księgi rachunkowe)
• JPK_WB (wyciągi bankowe)
• JPK_MAG (magazyn)

Dane do utworzenia plików JPK generowane są w oparciu o pola i funkcje Microsoft Dynamics 365/AX. Uzupełnieniem standardowych pól są formularze konfiguracyjne w aplikacji JPK. Konfiguracja aplikacji wykonywana jest jednorazowo po instalacji oprogramowania.

Krokiem pośrednim w tworzeniu plików JPK są dane, które przechowywane są w tabelach pomocniczych. Na podstawie utworzonych danych generowane są pliki XML zgodne ze strukturami logicznymi JPK. Taka architektura rozwiązania umożliwia przegląd wygenerowanych danych przed utworzeniem plików w formacie XML.

Moduł wyposażony jest w dodatek, umożliwiający wybór wersji schematu pliku w procesie jego generowania.

W ramach wdrożenia system Microsoft Dynamics 365/AX zostanie zaktualizowany o oznaczenia wymagane dla dokumentów zakupu i sprzedaży: grupy towarów i usług (GTU), typy dokumentów i oznaczenia procedur, niezbędne do prawidłowego wygenerowania pliku JPK_V7M.

Na życzenie Klienta moduł JPK może zostać rozszerzony o dodatek JPK Delivery umożliwiający kompleksowe zarządzanie wygenerowanymi plikami jpk oraz ich wysyłkę do urzędu, bezpośrednio z poziomu systemu Microsoft Dynamics 365/AX.