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Neue Frist für die pflichtige Nutzung des E-Invoicing-Systems in Polen. Business zögert immer noch. Lohnt es sich, die Implementierung von KSeF auf die lange Bank zu schieben?

Was ist KSeF?

Was das Nationale System für elektronische Rechnungen ist, weiß in Polen wahrscheinlich schon jeder. Kurz gesagt handelt es sich um ein polnisches System für die Ausstellung und den Empfang von Rechnungen auf elektronischem Wege zwischen Unternehmen. Die Rechnungen haben eine einheitliche Struktur, die von der Steuerverwaltung vorgegeben wird.

Diese neue zentrale Lösung erfordert, dass Unternehmen, die mit komplexen ERP-Systemen wie beispielsweise Microsoft Dynamics AX/365 arbeiten, ihre Integration direkt mit der KSeF-Plattform oder mit auf dem Markt erhältlichen Zwischenanwendungen für den elektronischen Datenaustausch durchführen. Das braucht aber Zeit. Die grundsätzliche Frage ist, wann die Unternehmer damit letzten Endes bereit sein müssen.

KSEF ab wann?

Konsultacje z biznesem doprowadziły do korekty założeń między innymi co do terminu obowiązku korzystania z krajowego systemu faktur elektronicznych. Zgodnie z najnowszymi publikacjami organów skarbowych KSeF będzie obowiązkowy dla

  • für Unternehmen, die aktive Mehrwertsteuerzahler sind: ab 1. Juli 2024,
  • für Unternehmen, die von der Mehrwertsteuer befreit sind: ab 1. August 2025.

Die Verlängerung der Vorbereitungszeit für die neue KSeF-Verpflichtung hat das Fieber um dieses Thema etwas abklingen lassen. Entgegen der landläufigen Auflockerung lohnt es sich jedoch nicht, die Entscheidung über die Umstellung Ihrer Organisation auf den KSeF hinauszuzögern, insbesondere dann nicht, wenn man mit On-Premise-Systemen arbeiten, die keine automatischen Software-Updates haben, um das System mit den Anforderungen der lokalen Gesetzgebung in Einklang zu bringen.

Du hast technische Schulden? Verzögere nicht die Implementierung von KSeF.

Bei der Entscheidung darüber, wann der Integrationsprozess beginnen soll, sollte neben dem offensichtlichen offiziellen Termin vor allem die Verfügbarkeit erfahrener IT-Teams zur Unterstützung des gesamten Prozesses berücksichtigt werden. Dies ist besonders wichtig für Unternehmen, die mit technologischen Schulden zu kämpfen haben.

Unternehmen, die noch nicht mit Cloud-Lösungen arbeiten, stehen vor der Herausforderung, ältere Versionen von Systemen an neue Marktanforderungen anzupassen. Die ERP-Systeme Microsoft Dynamics in den Versionen AX 2012, AX 2009 oder AX 4 werden vom Hersteller nicht mehr unterstützt, und die Zahl der Spezialisten mit hoher Kompetenz in deren Wartung und Entwicklung nimmt ab. Man muss sich ihre Verfügbarkeit sicherstellen. Dazu auch die nötige Zeit einplanen, um nicht nur die auf dem Markt verfügbare Standardlösungen zu implementieren, sondern auch, um sie an eigene Systemänderungen anzupassen, die in älteren Versionen der Software so sicher wie Tod und Steuern sind. Darüber hinaus sollte man mindestens 1 bis 2 Monate Zeit einplanen, um die Arbeit mit der KSeF-Plattform in der Praxis zu testen, bevor sie zu einer realen Verpflichtung wird.

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Integration mit KSeF bei INLOGICA. Erfahre mehr!

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Online-reservierung eines meetingsraums – Power Apps

Was sind Microsoft Power Apps
Beispiel der anwendung von power apps

Zweck der Applikation

Mit der Applikation soll ein Meetingsraum mit nur wenigen Klicks gebucht werden können.

Datenquelle

Die Datenquelle der Anwendung ist Office 365 Outlook und die Office 365 User

Layout

Die Verteilung der Elemente und die Farben können vollständig nach den Bedürfnissen der Nutzer konfiguriert werden. Es können vorgefertigte Vorlagen verwendet oder eigene Stile erstellt werden.

Główny panel aplikacji

Der Benutzer kann einen bestehenden Termin bearbeiten oder einen neuen einrichten.

Podgląd kalendarza spotkań

In der Applikation gibt es einen Kalender, auf der linken Seite kann man aus einer Dropdown-Liste das Datum einer Reservierung auswählen, die wir ändern möchten.

Wybieranie dany spotkania
Podgląd utworzonego spotkania

Nach Auswahl des Datums werden die für diesen Tag geplanten Termine angezeigt.

Edycja spotkania

Sobald wir das gewünschte Meeting ausgewählt haben, können wir Datum, Uhrzeit und Ort der Buchung bearbeitet werden.

Podgląd edytowanego spotkania

Nach Aktivierung des gewählten Ortes, wird das Meeting angezeigt.

Informacja o utworzeniu spotkania
Podląg spotkania

Um ein neues Meeting zu erstellen, verfahren wir auf die gleiche Weise.

Zusammenfassun

Die vorgestellte Anwendung ist nur ein Bruchteil von Lösungen, die Microsoft Power Apps bietet. Die Möglichkeiten sind endlos. Wie unsere Applikationen präsentiert werden, hängt in erster Linie von unseren Zielen und den Anforderungen, die wir uns selbst stellen, ab.

Verfasst von: Kacper Woźniak

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Automatischer import von daten aus excel – Power Apps

Was sind Microsoft Power Apps
Beispiel der anwendung von Power Apps

Zweck der Applikation

Die Applikation wurde entwickelt, um Daten aus einer Excel-Datei automatisch zu importieren und sie dem Benutzer in einer leicht lesbaren Form zu präsentieren.

Datenquelle

Die Datenquelle der Applikation ist eine Excel-Tabelle, die in der Microsoft OneDrive Cloud gespeichert ist.

Beispieldaten mit Statistiken zur Website-Positionierung (SEO):

Tabela Excel z danymi

Die in das Arbeitsblatt eingegebenen Daten werden von Power Apps automatisch heruntergeladen. Die Daten im Arbeitsblatt müssen als Tabelle gespeichert werden.

Layout

Die Verteilung der Elemente und die Farben können vollständig nach den Bedürfnissen der Nutzer konfiguriert werden. Es können vorgefertigte Vorlagen verwendet oder eigene Stile vorgegeben werden.

Wygląd aplikacji Power Apps

Der Benutzer wählt den Datumsbereich aus, aus welchem die Daten angezeigt werden sollen. Es werden nur die im Arbeitsblatt enthaltenen Daten angezeigt.

Der Benutzer kann zwischen den Ansichten mit Diagrammen der einzelnen Datenbereiche wechseln.

Wykres w Power Apps

Die obige Ansicht zeigt ein Daten-Diagramm für vorgegebenes Jahr nach Monaten.

Zusammenfassung

Die vorgestellte Anwendung ist nur ein Bruchteil von Lösungen, die Microsoft Power Apps bietet. Die Möglichkeiten sind endlos. Wie unsere Applikationen präsentiert werden, hängt in erster Linie von unseren Zielen und den Anforderungen, die wir uns selbst stellen, ab.

Verfasst von: Maksymilian Śniegocki

https://www.linkedin.com/in/maksymilian-sniegocki/

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Automatisierung von Verkaufsrechnungen für Business Central

Was ist Business Central

Mehr Informationen über das System findest du hier: https://inlogica.com/de/microsoft-produkte/microsoft-business-central/

Beispiel der anwendung bei unserem kunden

Dynamics 365 Business Central verfügt standardmäßig über die Funktion, Preislisten für einzelne Kunden und für bestimmten Lagerbestand hinzuzufügen.

Es ermöglicht auch die Erstellung von zyklischen Verkaufsrechnungen.

In besonderen Fällen, z.B. wenn die Verkaufspreise von zusätzlichen Komponenten wie etwa der Summe der Preiskomponenten, von Wechselkursen oder der Anzahl der Tage im Monat abhängen, ist die Standardlösung oft nicht ausreichend. In solchen Fällen fand die Preiskalkulation außerhalb des Systems statt.

Das Unternehmen unseres Kunden setzt das System Business Central erfolgreich in seinem Tagesgeschäft ein, also haben wir uns entschlossen, die Standardfunktionalität durch eine Erweiterung zu optimieren.

In besonderen Fällen, z.B. wenn die Verkaufspreise von zusätzlichen Komponenten wie etwa der Summe der Preiskomponenten, von Wechselkursen oder der Anzahl der Tage im Monat abhängen, ist die Standardlösung oft nicht ausreichend. In solchen Fällen fand die Preiskalkulation außerhalb des Systems statt.

Das Unternehmen unseres Kunden setzt das System Business Central erfolgreich in seinem Tagesgeschäft ein, also haben wir uns entschlossen, die Standardfunktionalität durch eine Erweiterung zu optimieren.

Zusammenfassung

Die Rechnungsstellung ist schneller und genauer geworden. Der Kunde hat die Gewissheit, dass die Beträge auf den Dokumenten korrekt sind.

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Microsoft Power BI Reports für Azure DevOps und 7pace Timetracker

Was ist Microsoft Power Bi

Mehr über die Vorteile und Funktionen der Applikation kannst du hier lesen: https://inlogica.com/de/microsoft-produkte/microsoft-power-bi/

Beispiel der anwendung bei unserem kunden

Die Organisation des Kunden nutzt intensiv das Scrum-Framework und die Tools von Azure DevOps samt 7pace Timetracker-Add-on.

Der Kunde meldete einen Bedarf an automatisierten Berichten über geleistete Arbeitsstunden für Dienstleistungsempfänger und interne Aufgabenüberwachung.  Microsoft Power BI erwies sich für diese Aufgabestellung als natürliche Wahl. In kürzester Zeit erzielte unser Kunde zu seiner vollen Zufriedenheit ein gutes Ergebnis in Form einer flexiblen Reporting-Anzeige.

Die Aufgaben zu verteilen und die Zeit zu verwalten wurde extrem einfach.

Podgląd raportu Power Bi

Ein Mehrwert wurde auch durch die Erstellung eines automatischen Reportings des Aufwands für die Kunden erschaffen. In diesem Fall war lediglich die Verwendung des Power BI Report Builder-Tools und der E-Mail-Abonnement-Funktion von Power BI erforderlich.

Die Kunden erhielten laufend Berichte mit Informationen über die ausgeführten Arbeiten und ihren Zeitaufwand. Auch die Rechnungsstellung für die erbrachten Dienstleistungen wurde dadurch einfacher.

Zusammenfassung

Das Reporting mit dem Power BI-Tool wurde von den Benutzern als das beste Produkt auf dem Markt bewertet. Es ist sowohl in Bezug auf die Optik als auch auf die Benutzerfreundlichkeit konkurrenzfähig.

Podgląd raportu Power BI
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Polnisches Nationales E-Invoicing-System (KSeF)

KSeF-Plattform und strukturierte elektronische Rechnungen in Polen pflichtig ab 1. Januar 2024.

Was ist KSeF?

KSeF ist ein nationales System für elektronische Rechnungen. Mit dem System können elektronische Rechnungen ausgestellt und empfangen, sowie auch im System gespeichert werden. Polen ist das vierte Land in der Europäischen Union, welches die elektronischen Rechnungen in einer strukturierten Form einführt. Das System soll die Dokumentierung des Vertriebs und die Kontrolle der korrekten Rechnungsstellung im Geschäftsverkehr vereinfachen. Das polnische Finanzministerium hat im Mai dieses Jahres die produktive KSeF-Plattform zur Verfügung gestellt. Man kann sie bereits freiwillig in Anspruch nehmen, wenn sich ein Unternehmen dazu entschließt, seine Rechnungen in der strukturierten Form auszustellen. Dabei sollte man nicht vergessen, dass die fakultativen Rechnungen von der KSeF-Plattform einer Zustimmung des Rechnungsempfängers für diese Form von Rechnungen benötigt. Man kann davon ausgehen, dass eine solche Zustimmung nach der Einführung der Nutzungspflicht von KSeF entfallen wird.

Was bedeutet strukturierte Rechnung?

Strukturierte Rechnung ist eine Rechnung, die mit Hilfe der KSeF-Plattform ausgestellt wurde samt einer systemseitig zugewiesenen Identifikationsnummer. Die Rechnung wird im XML-Format ausgestellt und ihre Struktur entspricht der logischen Struktur der elektronischen Rechnung, die vom Finanzministerium veröffentlicht wird.

Bei der Integration von Finanzbuchhaltungssystemen mit KSeF: wird die Absendung der Rechnung in das KSeF-System die Ausstellung dieser Rechnung bedeuten und ab diesem Zeitpunkt wird das Dokument im Umlauf sein. Als Bestätigung stellt KSeF amtliche Empfangsbescheinigung (polnisch kurz UPO) aus. Jeder Rechnung wird auch das so genannte KSeF-ID zugewiesen, was so viel bedeuten wird, dass der Kunde die Rechnung empfangen hat.

**Welche Vorteile hat die Nutzung von strukturierten E-Rechnungen? **

  1. Einheitliche Rechnungen. Verkürzung der Bearbeitung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Prozessautomatisierung.
  2. Eliminierung von Kosten der OCR-Software, Ausdruck und Versand von Rechnungen in Papierform.
  3. Gewissheit der Erfüllung von Pflichten zur Gewährleistung der Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und der Lesbarkeit der Rechnungen.
  4. Archivierung von Rechnungen im KSeF über zehn Jahre. Einsparungen bei Ablage/Archiv.
  5. Garantie der Zustellung der Rechnung an den Empfänger. Keine Duplikate mehr. Nicht ohne Bedeutung ist auch die Tatsache, dass der Übergang von traditionellen Rechnungen auf die E-Rechnungen nicht mehr nur ein Trend und ein großer Schritt in Richtung Umweltschutz ist, sondern auch ein Muss.

Ab wann ist die Nutzung von KSeF Pflicht?

Der Europäische Rat bewilligte im Juni, dass die elektronische Rechnungsstellung in Polen ab 1. Januar 2024 pflichtig wird. Das bedeutet, dass alle Firmen ab diesem Zeitpunkt strukturierte Rechnungen über das nationale E-Invoicing System werden ausstellen und empfangen müssen.

KSeF vs. JPK?

In der Zeit, in der die Nutzung von KSeF fakultativ ist, müssen die Unternehmen, die sich für KSeF entschieden haben, die einheitlichen Kontrolldateien im Bereich Rechnungen auf Aufforderung des Finanzamtes nicht mehr vorlegen.

Demzufolge alle, die sich für die Nutzung von KSeF erst dann entscheiden, wenn es obligatorisch sein wird, müssen immer noch darauf vorbereitet sein, die JPK-Dateien bezüglich der Verkaufsrechnungen nach dem aktuell geltenden Schema JPK-FA(4) den Steuerbehörden vorzulegen.

Suchst du nach Möglichkeiten der Integration von Microsoft Dynamics AX/365 mit KSeF? Lass uns miteinander sprechen!

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Änderungen in den polnischen SAF-t-Dateien JPK-FA(4)

Das polnische Finanzministerium hat bereits die vierte Version der Dateistruktur JPK-FA, über welche Informationen aus den Verkaufsrechnungen übermittelt werden, veröffentlicht. Diese Struktur gehört der Gruppe der einheitlichen Kontrolldateien, die von den Steuerbehörden im Rahmen von laufenden Kontrollen, Überprüfungen oder Steuerverfahren jederzeit gefördert werden können. Nach dieser Aufforderung hat das betroffene Unternehmen 3 Tage Zeit, um die Datei mit den Daten aus den Verkaufsrechnungen in der entsprechenden Struktur zu übermitteln.

Ab wann gilt die neue Version der Struktur JPK-FA(4)? Ab 1. April 2022.

Was hat sich bei JPK-FA(4) verändert? In die Struktur wurden u.a. aktuelle Liste der Ländercodes der EU-Mitgliedstaaten und aktuelle Liste der Währungscodes eingeführt, der Datenknoten mit den Identifizierungsdaten der sog. nichtnatürlichen Personen um die Identifikationsnummer für Zwecke der OSS- und IOSS-Verfahren (EUPLVATID und IMPLVATID) erweitert. Es wurde ein neues Element zur Berichterstattung über die OSS- und IOSS-Sätze eingeführt sowie auch mehrere Beschreibungen der Strukturelemente selbst geändert. Die Details sind in der Informationsbroschüre über JPK_FA(4) auf den Webseiten des Finanzministeriums zu finden.

Alle Nutzer sowohl der älteren Editionen des ERP-Systems Microsoft Dynamics AX als auch der neusten Applikationen Dynamics 365, laden wir ein, das JPK-Modul von INLOGICA zu nutzen.

Wir überwachen Änderungen und sorgen für ruhigen Schlaf der Buchhaltung!

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Zahlungsstau in Handelsgeschäften

Was tun, um die Arbeit der Finanzabteilung bei der Erstellung des bevorstehenden Jahresberichtes über die bei Handelsgeschäften angewandten Zahlungsfristen, nicht lahm zu legen?

Branchen-Gerüchten nach, haben Unternehmen, die dieses Jahr nach den polnischen Vorschriften zum ersten Mal dazu verpflichtet waren, den Bericht über die bei Handelsgeschäften angewandten Zahlungsfristen (poln. Sprawozdanie o stosowanych terminach zapłaty w transakcjach handlowych), also über den sog. Zahlungsstau, vorzulegen, weit über 2 Wochen damit verbracht. Die Fachleute von der Buchhaltung verbrauchten also ihre kostbare Zeit allein damit, den polnischen Berichterstattungspflichten nachzukommen. Warum? Vermutlich mangels geeigneter Tools.

Die Frage ist also folgende: ist es möglich, den Bericht über den Zahlungsstau innerhalb weniger Stunden zu erstellen?

Definitiv ja. Es genügt, das Finanz- und Buchhaltungssystem mit entsprechender Funktionalität auszustatten, die das Generieren von notwendigen Daten unterstützt. Die Benutzer der Systeme Microsoft Dynamics 365 / Dynamics AX können sich in diesem Bereich einer von INLOGICA entwickelten Lösung bedienen. Die Funktionalität von INLOGICA in der Basic-Version ermöglicht es, den Report Zahlungsstau zu generieren. Dieser umfasst Finanzinformationen, die zur Erstellung des polnischen Berichtes über die bei Handelsgeschäften angewandten Zahlungsfristen notwendig sind.

Dieser Bericht ist jedoch nur ein Teil der Geschichte über den Zahlungsstau.

Es ist äußerst wichtig, die Zahlungspraktiken des Unternehmens laufend zu überwachen. Denn die Überschreitung des in Polen gesetzlich vorgeschriebenen Schwellenwertes für unerfüllte und verspätet erfüllte Verbindlichkeiten innerhalb von 3 aufeinanderfolgenden Monaten als übermäßige Verzögerung gilt. Dieser Schwellenwert beträgt derzeit 5 Mio. PLN. Seine Überschreitung hat schwerwiegende Folgen. Beginnend mit einem Verfahren, die vom polnischen Amt für Wettbewerbs- und Endverbraucherschutz (poln. Urząd Ochrony Konkurencji i Konsumentów) geführt wird, mit hohen Bußgeldern endend, die unmittelbar von der Höhe der verspäteten Zahlungen und der Länge der Verzögerungszeit abhängen. Der Schwellenwert der übermäßigen Verzögerung bei der Zahlung von Verbindlichkeiten wird ab Januar 2022 2 Mio. PLN betragen.

Wie kann man es kontrollieren?

Die Zahlungspraktiken laufend überwachen. Die Funktionalität des Zahlungsstaus von INLOGICA für Microsoft Dynamics 365/AX in der erweiterten Edition des Produkts ist mit Analyse und laufender Überwachung der Verzögerungen bei den Handelsgeschäften mit Hilfe von definierbaren Systemmeldungen ausgestattet.

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Neue Version der polnischen SAF-t mit Mehrwertsteuererklärung ab Januar 2022

Das polnische Finanzministerium hat eine Arbeitsstruktur der nächsten Version der SAF-t Datei im Bereich der Mehrwertsteuererfassung samt Steuererklärung veröffentlicht. JPK-V7M(2).

Die Aktualisierung enthält eine Reihe von Änderungen, die seit Juli dieses Jahres in Kraft getreten sind. Und so würden zum Beispiel:

  • die GTU-Codes (Waren- und Dienstleistungsgruppen) präzisiert,
  • die Markierungen des sog. MPP-Verfahrens (Split payment Mechanismus) gelöscht,
  • die Kennzeichnungen von SW- (Versandhandel aus dem Inland) und EE-Verfahren (Erbringung von Telekommunikations-, Rundfunk- und elektronischen Dienstleistungen) durch einen gemeinsamen WSTO_EE Code (innergemeinschaftlicher Fernabsatz von Waren und Erbringung von Telekommunikations-, Rundfunk- und elektronischen Dienstleistungen für Verbraucher und Nichtsteuerpflichtige in einem anderen EU-Land) ersetzt,
  • ein Element zur Markierung von IED-Verfahren (für Steuerpflichtige, die im Rahmen ihrer Geschäftstätigkeit den Kontakt zwischen Verkäufer und Käufer über eine elektronische Schnittstelle, z.B. ein Online-Shop erleichtern) eingeführt,
  • eine Vielzahl von Felderdeifinitionen und Kommentaren aktualisiert, u.a. bezüglich der Rückerstattung von Mehrwertsteuer, wobei auch neue beschleunigte Erstattungsfristen dazu gekommen sind, wie etwa die 40-Tage-Frist für die Rückerstattung der Mehrwertsteuer in Verbindung mit der Nutzung des polnischen Nationalen e-Rechnungssystems (KSeF), dessen Start auf Januar 2022 geplant ist).

Die neue SAF-t Struktur für Mehrwertsteuer JPK-V7M(2) wird für Berichtsperioden ab Januar 2022 obligatorisch. In der Praxis werden die ersten Übermittlungen der JPK-V7M-Datei in der neuen Edition ab Februar des nächsten Jahres erfolgen.

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CSP als führendes Software-Vertriebsmodell von Microsoft

Nach 20 Jahren wird das Modell des Softwareerwerbs von Microsoft im Rahmen von Open License Program ad acta gelegt. Die Kunden – meistens kleine und mittlere Unternehmen, Regierungs- und Bildungseinrichtungen – hatten im Rahmen dieses Programms offene Verträge geschlossen, auf deren Grundlage sie Services und Lizenzen (in der Regel perpetual) erworben haben. Das Programm endet am 31. Dezember 2021.

Im nächsten Jahr wird es nicht mehr möglich, die Lizenzen zu verlängern bzw. neue Lizenzen im Rahmen der Open License Verträge zu kaufen. An diese Stelle tritt das schon seit einiger Zeit aktive Modell Cloud Solution Provider (CSP) und wird zum führenden Verkaufsmodell der Software von Microsoft für kleine und mittlere Organisationen (bis 500 Nutzer).

Im Rahmen von CSP kann man Monats- oder Jahresabonnements sämtlicher Software-Lizenzen aus der Gruppe Microsoft 365, Office 365, oder Dynamics 365 kaufen. In das CSP Programm werden schrittweise auch unbefristete Lizenzen, die sog. perpetual Lizenzen, die ausschließlich lokal installiert werden können, wie zum Beispiel die populäre Office Standard 2019 Edition, eingeführt. Bei CSP sind auch ein- und dreijährige Lizenzen verfügbar.

Hast du Fragen zu CSP? Brauchst du Microsoft Lizenzen?

Wir sind für dich da.

Als autorisierter Reseller von Microsoft-Software im CSP-Modell liefern wir die gewünschten Lizenzen schnell und effektiv auf einem ganz einfachen und transparenten Auftragsabwicklungsweg.