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Seit einigen Tagen können die Business-Nutzer in Polen den neuen Service von Microsoft genießen – Windows 365 – den zu 100% cloud basierten Computer. Der Dienst ermöglicht ein sicheres Streamen von Windows mit dem gesamten Inhalt – Applikationen, Einstellungen, Daten – von der Microsoft Cloud auf ein beliebiges Gerät.

Windows 365 passt perfekt in die neue Realität der Remote- und Hybridarbeit.

Wenn du von überall auf verschiedenen Geräten arbeitest, brauchst du dir keine Sorgen um die Aktualisierung des Betriebssystems und der Applikationen, oder um die Verfügbarkeit und Sicherheit deiner Arbeit machen. Laptop, Tablet oder Telefon aufmachen, und alles ist da. Einfach und bequem.

Windows 365 ist in zwei Editionen erhältlich:

• Business für kleine und mittlere Unternehmen (bis 300 Nutzer)
• Enterprise für größere Unternehmen.

Je nach Bedarf an Anzahl virtueller Prozessoren, Arbeitsspeicher, Zugriff auf zusätzliche Dienste kann man die kostenoptimale Abbo-Variante wählen.

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Die polnische Nationale Steuerverwaltung (KAS) hat den Entwurf einer logischen Struktur veröffentlicht, in der die Rechnungen im zentralen nationalen System für elektronische Rechnungen (KSeF) ausgestellt und in das System gesendet werden können.

Die strukturierte Rechnung ist eine fakultative Rechnungsform, die ab 1. Januar 2022 angewendet werden kann.

Laut Ankündigungen des polnischen Finanzministers ist es durchaus möglich, dass die Pflicht zur Ausstellung von strukturierten Rechnungen für Unternehmer bereits 2023 eingeführt wird.

Wie soll das in der Praxis funktionieren?

Die Ausstellung einer strukturierten Rechnung wird zuallererst erfordern, die vorherige Zustimmung für diese Rechnungsform vom Rechnungsempfänger zu bekommen.

Sollte der Rechnungsempfänger mit dem Empfang der Rechnungen über das zentrale e-Rechnungssystem KSeF nicht einverstanden sein, wird die Ausstellung einer strukturierten Rechnung weiterhin möglich, allerdings wird man die Rechnung zusätzlich in einer anderen, mit dem Empfänger vereinbarten Form (elektronisch oder in Papierform), an den Empfänger weiterleiten müssen.

Rechnungen, die im strukturierten Format im lokalen oder cloudbasierten Buchhaltungssystem ausgestellt wurden, werden vom Buchhaltungssystem über API an das polnische Nationale e-Rechnungssystem (KSeF) gesendet.

• KSeF wird der Rechnung eine Identifikationsnummer im System mit Datum- und Zeitstempel zuweisen.
• Der Tag, an welchem die Rechnung an KSeF übersendet wird, gilt als Ausstellungsdatum der strukturierten Rechnung.
• Als Empfangsdatum einer Rechnung gilt der Tag, an welchem der Rechnung eine Identifikationsnummer durch das e-Rechnungssystem zugewiesen wird.

Sollte der Empfänger keine strukturierten Rechnungen akzeptieren, gelten die bislang funktionierenden Regeln im Bezug auf das Empfangsdatum einer Rechnung.

Die Kommunikation mit dem polnischen Nationalen e-Rechnungssystem soll es ermöglichen, eine einzelne Rechnung bzw. ein Rechnungsstapel herunterzuladen.

Die strukturierte Rechnung wird man mit Hilfe einer ebenfalls strukturierten Korrekturrechnung berichtigen können. Auf einer solchen Korrekturrechnung wird die der ursprünglichen zu berichtigenden Rechnung vom KSeF zugewiesene Identifikationsnummer stehen müssen.

Das Nationale E-Rechnungssystem wird keine Gutschriften, Rechnungen für mit Pauschalsteuer besteuerte Landwirte (sog. RR-Rechnungen) und keine Pro-forma-Rechnungen berücksichtigen. Diese werden wie bisher ausgestellt und empfangen.

Was sind die Vorteile der Nutzung von strukturierten Rechnungen für Unternehmer?

• Sicherheit, dass die Rechnung an den Kunden gelangen ist.
• Garantie für Echtheit der Herkunft, Integrität des Inhalts und Lesbarkeit der Rechnung.
• Steigerung der Effektivität der automatischen Buchung von Rechnungen durch die Vereinheitlichung der Rechnungsstruktur.
• Es werden keine Rechnungsduplikate mehr ausgestellt.
• Die Rechnungen müssen nicht mehr archiviert werden.
• Die Rechnungen brauchen bei behördlicher Steuerprüfung nicht mehr vorgelegt werden.
• Vorzugsfrist für die Rückerstattung der Mehrwertsteuer innerhalb von 40 Tagen.
• Freistellung von der Pflicht zur Übersendung der polnischen SAF-t Datei im Bereich Rechnungen auf Verlangen der Behörden (JPK-FA).

Aufgrund von Änderungen im polnischen Recht wurden einige Unternehmen ab 01.01.2021 vom polnischen Gesetzgeber dazu verpflichtet, einen Bericht über die anzuwendenden Zahlungsfristen vorzulegen.

Das Team von INLOGICA ist den Anfragen der Benutzer von Microsoft Dynamics 365/AX entgegen gekommen und hat eine Lösung entwickelt, die das Generieren von Daten, die zur Erstellung dieses Berichtes notwendig sind, unterstützt. Die Lösung automatisiert den Prozess der Datenabfrage und gestaltet es einfacher.

Die Funktionalität ist in zwei Varianten verfügbar: als Basic- und erweitere Version.

Die Basic-Version ermöglicht es, die Finanzdaten, die zur Abgabe des Jahresberichtes über die anzuwendenden Zahlungsfristen bei Handelsgeschäften (poln. Sprawozdanie o stosowanych terminach zapłaty w transakcjach handlowych) über die Plattform biznes.gov.pl, notwendig sind, unmittelbar im System Microsoft Dynamics 365/AX zu generieren.

Die erweiterte Version verfügt außer der Basic-Funktion zum Generieren von entsprechenden Daten für Zwecke des Berichtes selbst, auch die Möglichkeit, den potenziellen Zahlungsstau (poln. zatory platnicze) laufend zu überwachen. Dies schützt den Unternehmer davor, die gesetzlich vorgeschriebene Obergrenze der sog. „übermäßigen Verzögerung“ zu überschreiten.

Der Benutzer definiert selbstständig die Systemregeln, deren Verletzung eine Benachrichtigung (Systemalert) auslöst und so das Risiko minimiert, sich unwissentlich den Konsequenzen der Aufsichtsbehörden auszusetzen.

Add-on für Systeme Microsoft Dynamics: AX 4, 2009 und 2012

Die Lösung ermöglicht eine automatische Ergänzung von Daten der Kunden und Lieferanten durch die Integration mit der Datenbank des polnischen Statistischen Hauptamts REGON 1.

Nach der Eingabe der Steuer-Identifikationsnummer (NIP) werden folgende Daten der Kontrahenten automatisch ergänzt: Name, Adresse, Registrierungsdaten. Gleichzeitig werden die Stammdaten des Debitors/Kreditors erstellt bzw. aktualisiert.

Es gibt die Möglichkeit, die Lösung um die Funktionalität zur Überprüfung des Unternehmens im polnischen MwSt.-Register zu erweitern. Damit kann man den Empfänger der Waren und Dienstleistungen überprüfen, ob dieser als aktiver MwSt.-Zahler registriert ist.

Mit dem SAF-t Modul (JPK Modul) werden die polnischen Standard Audit Files for Tax (JPK), die sog. einheitlichen Kontrolldateien JPK, schnell erstellt. Diese entsprechen dem vom polnischen Finanzministerium veröffentlichten Muster der logischen Strukturen (Stand zum 8. Mai 2020).

Verfügbare SAF-t Strukturen im Modul:

• JPK_VAT (Erfassung der Mehrwertsteuer) Versionen (1)/(2)/(3), für Berichtsperioden bis 30.09.2020
• JPK_V7M (Erfassung der Mehrwertsteuer samt monatlicher MwSt.-Erklärungen) für Berichtsperioden ab 01.10.2020
• JPK_FA (Vertriebsrechnungen) Versionen (1)/(2)/(3)
• JPK_KR (Rechnungsbücher / Konten der Finanzbuchhaltung)
• JPK_WB (Kontoauszüge)
• JPK_MAG (Lagerinformationen)

Die Daten, die zur Erstellung von JPK-Dateien notwendig sind, werden auf Basis von Feldern und Funktionen von Microsoft Dynamics AX generiert. Die Standardfelder werden in der JPK-Applikation durch die Konfigurationsformulare vervollständigt. Die Konfiguration der Applikation wird einmalig nach der Installation der Software durchgeführt.

Ein Zwischenschritt bei der Erstellung von JPK-Dateien sind Daten, die in den Hilfstabellen gespeichert werden. Basierend auf den generierten Daten werden die XML-Dateien gemäß den logischen Strukturen der JPK erstellt. Diese Architektur der Lösung bietet einen Überblick über die generierten Daten bevor die Dateien im XML-Format erstellt werden.

Das Modul ist mit einer Versionierungsfunktion ausgestattet, die die Auswahl von Schema-Versionen im Erstellungsprozess der JPK-Datei ermöglicht.

Im Rahmen der Implementierung wird das System Microsoft Dynamics AX um die für die Einkaufs- und Verkaufsdokumente erforderlichen Kennzeichnungen erweitert: Waren- und Dienstleistungengruppen (poln. GTU), Dokumentarten und Verfahrenskennzeichnungen, die für eine korrekte Erstellung der JPK_V7M erforderlich sind.

Auf Anfrage kann das JPK-Modul zusätzlich mit JPK Delivery ausgestattet werden. Mit dieser Systemerweiterung ist die komplexe Verwaltung der JPK-Dateien und ihre Übermittlung an die Behörden unmittelbar aus dem System Microsoft Dynamics AX möglich.

Das polnische SAF-t Modul (JPK-Modul) ist für Microsoft Dynamics AX 4, 2009 und 2012 verfügbar.

Verifikation des Mehrwertsteuerzahlers Systemerweiterung für Microsoft Dynamics AX

Das polnische Finanzministerium ermöglicht auf seinen Webseiten die Überprüfung von Unternehmen im Mehrwertsteuer-Register. Mit dieser Lösung kann man eine Bestätigung darüber bekommen, ob abgefragter Kontrahent als aktiver Zahler der Mehrwertsteuer eingetragen worden ist. Das Team von INLOGICA ist den Anfragen der Benutzer von Microsoft Dynamics AX/365 entgegen gekommen und hat eine Lösung entwickelt, mit der man den Status direkt vom System heraus überprüfen kann.

Die Systemerweiterung Verifikation des Mehrwertsteuerzahlers überprüft den Status des Kunden bzw. Lieferanten in der Datenbank des Finanzministeriums auf Grundlage der polnischen Steuer-Identifikationsnummer (NIP) oder in der von der Europäischen Kommission zur Verfügung gestellten Datenbank VIES für Unternehmen, die in der Europäischen Union registriert worden sind.

Die Funktionalität erweitert optional die Buchungsprozesse von Finanzbelegen, Rechnungserfassungen und Bestellungen. Wenn das System bei der Überprüfung des Steuerzahlers feststellt, dass der Kontrahent nicht aktiv ist, wird die Buchung der Rechnung abgebrochen und der Benutzer über den Grund des Buchungsabbruchs durch entsprechende Meldung informiert.

Die Statusabfrage eines bestimmten Kunden bzw. Lieferanten ist auch durch die Auslösung des Überprüfungsprozesses direkt auf der Ebene der Debitoren- bzw. Kreditorenstammdaten möglich.

Das Add-on verfügt über folgende Einstellungen:

• Gültigkeitszeitraum der Überprüfung festlegen
• Systemfenster bestimmen, in welchen die Funktion angezeigt werden soll
• Prüfmodus für einzelne Journale definieren
• Prüfmodus bei Buchung der Bestellungen definieren

White list ist eine Funktionalität für Microsoft Dynamics AX.

Die Systemerweiterung sorgt für eine höhere Sicherheit der Transaktionen. Die Lösung bereichert das System Microsoft Dynamics um eine neue Funktionalität, die es ermöglicht, die den Kontrahenten zugewiesenen Bankkonten aufgrund der Integration mit der polnischen Liste der mehrwertsteuerpflichtigen Unternehmen (sog. White list, poln. Biała lista), die von der polnischen Nationalen Finanzverwaltung (KAS) geführt wird, automatisch zu überprüfen. Die Überprüfung erfolgt am Tag der Abfrage und die Abfrageergebnisse werden archiviert.

Das Add-on White list umfasst folgende Funktionen:

1. Überprüfung von Eingangsrechnungen auf Buchungsebene.

Die Überprüfung erfolgt bei der Buchung von Eingangsrechnungen über die Bestellungen .Das System verifiziert das der Rechnung zugewiesene Bankkonto.

Die Überprüfung erfolgt bei der Buchung von Eingangsrechnungen über die Rechnungserfassungen. Das System verifiziert das dem Kreditor zugewiesene Bankkonto. Die Überprüfung in den Journalen wird im Prozess der Validierung und Buchung ausgelöst.

2. Überprüfung im Prozess der Generierung einer Zahlung.

Die Überprüfung wird bei der Aktivierung der Funktion Zahlung generieren im Journal Kreditorenzahlung initiiert. Die Überprüfung wird auch im Prozess der Validierung und Buchung der Zahlungserfassung ausgelöst.

3. Massenverifizierung von Bankkonten der Kreditoren.

Die Funktion startet zum gewählten Tag und überprüft die Bankkonten der Lieferanten, die im System über flat file eingeführt sind.

Auf Anfrage ist es möglich, die Funktion der Überprüfung von Bankkonten der Kontrahenten in einem vom Kunden gewählten Buchungsprozess einzuschließen.

Am 1. Juli 2018 trat eine Änderung des polnischen Mehrwertsteuergesetzes in Kraft. Eine der vom Gesetzgeber vorbereiteten Änderungen innerhalb dieser Vorschriften ist die Einführung von Split payment, also einer gesplitteten Zahlung.

Der Mechanismus dieser Lösung funktioniert so, dass die Zahlung für ausgestellte Rechnung auf zwei Bankkonten aufgeteilt wird:

• Nettowert – auf das Bankkonto des Lieferanten
• Mehrwertsteuer (VAT) – auf spezielles Mehrwertsteuerkonto des Lieferanten

Die Hauptlast der Einführung des Split payment-Mechanismus wird in Polen von den Banken getragen. Diese haben u.a. spezielle Mehrwertsteuerkonten für Unternehmer eingerichtet und ihre Überweisungsformulare an die Anforderungen des Gesetzes angepasst.

Korrekturen sind aber auch auf der Ebene der Buchhaltungssysteme, die die Unternehmen nutzen, notwendig. Das Team von INLOGICA hat ein Split payment – Modul für Nutzer der Systeme Microsoft Dynamics AX und Dynamics 365 entwickelt.

Die Funktionalität Split payment ermöglicht die Kennzeichnung von Kontrahenten, für welche die gesplittete Zahlung realisiert werden soll. Auf dieser Grundlage erstellt das System einen Zahlungsvorschlag und identifiziert Rechnungen, die unter Anwendung dieser Zahlungsmethode gezahlt werden sollen. Die für die Splitzahlung erforderlichen Daten werden aus dem Microsoft Dynamics AX /365 System an das Electronic Banking System übertragen. Auf ihrer Grundlage führt die Bank die aufgegebenen Transaktionen durch.

Für Kunden, die in ihrem Business das Microsoft Dynamics AX System nutzen, entwickelte INLOGICA ein Asset Management Modul (CMMS) zur Verwaltung von Sachanlagen im Unternehmen. Die Lösung kann die Vorgänge solcher Unternehmensbereiche wie zum Beispiel Instandhaltungs- oder Messdienst unterstützen.

Zu den Hauptelementen des Moduls gehören: • Verwaltung von Maschinen und Geräten • Bedienung von Prozessen in Form von Aufgaben und Tätigkeiten • Verwaltung der Dienst-Mitarbeiter • Bedienung und Messung von Parametern • Objektvermietung • Zulassungen • Regeln

Das Asset Management Modul (CMMS) für Microsoft Dynamics AX/365 macht es möglich, die Struktur des Maschinenparks des Unternehmens, z.B. auf Basis von BOM zu erstellen. Eine solche Hierarchie ermöglicht die optimale Verwaltung von Maschinen, ihr Betrieb wird in einzelne Untergruppen und Komponente aufgeteilt. Der Prozess der Einrichtung von Sachanlagen nutzt vordefinierte Vorlagen. Dadurch müssen beim Hinzufügen von neuen Elementen nicht alle Informationen wiederholt eingegeben werden.

Mit dem Asset Management Modul können auch Geräte und Werkzeug verwaltet werden. Spezialgeräte können über zeitliche Zertifikate verfügen, die ihre Verwendung autorisieren. Ihre Erstellung basiert ebenfalls auf Vorlagen und Stücklistenstruktur.

Bedienung von Prozessen in Form von Aufgaben und Tätigkeiten.

Der Prozess der Bedienung von Geräten und Maschinen für Aufgaben des Instandhaltungs- bzw. Messdienstes erfolgt durch die Zuweisung von Aufgaben, die aus Tätigkeiten bestehen. Die Aufgaben und die zugehörigen Tätigkeiten können auf Grundlage von Vorlagen konfiguriert werden. Bei der Erstellung von neuen Aufgaben nach Vorlage braucht man nicht alle Informationen wiederholt anzugeben. Die Aufgaben haben eigenen Lebenszyklus und eigene Planungsphase. Dies sichert eine angemessene Überwachung ihrer Umsetzung.

Verwaltung der Dienst-Mitarbeiter.

Im Asset Management Modus (CMMS) für Microsoft Dynamics 365/AX werden die Mitarbeiter der Organisation ihren Aufgaben zugeschrieben. Die Lösung sichert auch die Verbindung mit einem Human Resources Modul, das angewendet wird.

Bedienung und Messung von Parametern.

Für Zwecke des Messdienstes gibt es die Möglichkeit, die Parameter der technischen Anlagen zu definieren. Durch die Überwachung ihrer Werte kann die Gültigkeit von Zertifikaten und die Eignung dieser Anlagen für den Betrieb kontrolliert werden. Das Modul archiviert auch die Historie der Messungen.

Objektvermietung.

Mit dem Asset Management Modul (CMMS) können die technischen Hilfsmittel einem Benutzer für einen bestimmten Zeitraum zugewiesen werden. Dadurch wird es möglich, den Verkehr von Messgeräten und Werkzeug, sowie technischen Materialien auf der Systemebene von Microsoft Dynamics 365/AX zu kontrollieren.

Zulassungen.

Mit der Lösung können die Zulassungen der Mitarbeiter zur Ausführung bestimmter Aufgaben im Rahmen des Instandhaltungsdienstes kontrolliert werden. Sie berücksichtigt auch die Zulassungen einzelner Mitarbeiter zur Bedienung von bestimmten Maschinen, Geräten und Werkzeug.

Regeln.

Die Benutzer haben im Asset Management Modul (CMMS) die Möglichkeit, die Reaktionen des Microsoft Dynamics 365/AX Systems auf bestimmte Ereignisse zu konfigurieren. Es sorgt auch für die Kontrolle der Ursache-Wirkungs-Kette zum Beispiel bei einem Ausfall.

Das Asset Management Modul (CMMS) für Microsoft Dynamics AX/365 ist ein professionelles Tool für Unternehmen mit ausgebauter Struktur von Sachanlagen. Mit der Lösung kann man Kosten, die mit der Reibungslosigkeit der Geschäftsabläufe im Unternehmen im Zusammenhang stehen, reduzieren sowie auch die Verwaltung der verfügbaren Ressourcen automatisieren.