KSeF strukturierte e-Rechnungen

Integration von Microsoft Dynamics AX und Dynamics 365 mit polnischem nationalem System für elektronische Rechnungen zur Bearbeitung von strukturierten Ausgangs- und Eingangsrechnungen, nach der vom polnischen Finanzministerium veröffentlichten Vorlage der logischen Struktur für Rechnungen FA(1).

KSeF Modul Funktionalitäten:

Ausgangsrechnungen – Export ins KSeF.
- Die Daten zur Erstellung strukturierter Rechnungen werden auf Grundlage von Feldern und Funktionen der Standardversion des Systems Microsoft Dynamics AX / 365 generiert.
- Die strukturierten Rechnungen werden für Freitextrechnungen und Verkaufsrechnungen, Anzahlungs- und Abrechnungsrechnungen zu den Aufträgen erstellt. Darüber hinaus auch für Korrekturrechnungen zu Dokumenten, die über KSeF-ID verfügen.
- Entsprechende Parametrisierung von Debitoren entscheidet darüber, ob die Rechnungen für den jeweiligen Kunden über das KSeF-System bearbeitet werden und ob die Angabe von KSeF-ID auf dem Ausdruck der Rechnung notwendig ist. Durch die Auswahl der Markierung „Verfahren im KSeF” werden alle für den jeweiligen Kunden ausgestellten Rechnungen ins KSeF exportiert.
- Bei der Rechnungsbuchung im System Microsoft Dynamics AX / 365 wird eine XML-Datei mit der Rechnung erstellt, die mit der geltenden logischen Struktur einer strukturierten Rechnung FA(1) übereinstimmt.
- Die erstellen Rechnungsdateien werden über API in das Nationale E-Invoicing-System nach vorheriger Authentifizierung mit Token übersendet.
- KSeF weist jeder empfangenen Rechnung eine Nummer mit Datum- und Zeitangabe zu, die diese Rechnung in seinem System identifiziert. Microsoft Dynamics AX / 365 fragt das KSeF-ID und den Bearbeitungsstand der Rechnungen in regelmäßigen Abständen ab, ruft die Rückinformationen automatisch ab und aktualisiert sie.
Eingangsrechnungen – Import der Rechnungen aus KSeF.
- Im Rahmen der Integration mit KSeF-Plattform ruft Microsoft Dynamics AX bzw. Dynamics 365 die mit Hilfe des E-Invoicing-Systems für den Nutzer ausgestellten strukturierten Rechnungen im XML-Format ab.
  Diese Dateien werden in einem im AX-System neu erstellten Formular der Eingangsrechnungen automatisch registriert, wo sie vorvalidiert und hinterher dem Konto des jeweiligen Lieferanten (Kreditoren) in Microsoft Dynamics AX / Dynamics 365 auf Grundlage der Steuer-Identifikationsnummer (NIP) zugeschrieben werden.
- Der Nutzer hat die Möglichkeit, die Daten der Eingangsrechnung zu überprüfen und die erforderlichen Felder manuell einzustellen. Folglich kann er darüber entscheiden, wo das Dokument im System abgespeichert werden soll – als Kosten- bzw. Anzahlungsrechnung oder als mit einer Bestellung verbundene Einkaufsrechnung.
Versionierung.
- Es gibt die Möglichkeit in der Zukunft weitere Versionen des strukturierten Rechnungsschemas, die vom Finanzministerium veröffentlicht werden, hinzuzufügen.
Datenverlauf
- Alle erstellten und empfangenen Dateien mit strukturierten Rechnungen im XML-Format werden archiviert. Die Informationen über den Datenverlauf und den Status der Ausgangs- und Eingangsrechnungen sind in speziellen Formularen im System Microsoft Dynamics AX / 365 abrufbar.

Vorteile:

Handhabung der Integration mit KSeF an einem Ort, in einer für den Benutzer vertrauten Umgebung
keine zusätzlichen externen Anwendungen und damit verbundenen Mehrkosten notwendig
Sicherheit aufgrund fehlender Vermittlungsdienste
Verkürzung der Bearbeitungszeiten für Eingangs- und Ausgangsrechnungen
Automatisierung der Rechnungsstellung
Garantie für Einhaltung von Pflichten bezüglich der Gewährleistung der Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und der Lesbarkeit der Rechnungen
Kein Verlust von Dokumenten möglich, Gewissheit, dass die Rechnungen die Kunden erreichen
keine mit OCR-Tools verbundenen Kosten mehr
Vermeidung von Kosten der zusätzlichen Ablage von Rechnungen
Rechnungsduplikate nicht mehr notwendig
unabhängige Übermittlung einzelner Rechnungen in das KSeF-System, was im Falle eines möglichen Fehlers in einer bzw. in mehreren Rechnungen das Risiko ausschließt, dass die übrigen Verkaufsdokumente nicht an KSEF übermittelt werden