Slide-in Box
Kategorie
artykuly Business Central Business Central poradnik Polecane Wiedza biznesowa

ERP w chmurze czy on-premise? Obalamy 5 mitów, które blokują rozwój Twojej firmy

Decyzja erp w chmurze czy on premise spędza sen z powiek wielu polskim dyrektorom IT. Oto pięć mitów, które warto obalić, zanim podejmiesz decyzję o przyszłości swojego systemu ERP.

Najważniejsze wnioski (dla zabieganych decydentów)

Zanim przejdziemy do szczegółów, oto kluczowe punkty, które każdy decydent powinien zapamiętać:

  • Wybór między systemem ERP w chmurze a on-premise zależy od budżetu, wymogów dotyczących bezpieczeństwa danych i specyfiki działania firmy – nie jest to decyzja zero-jedynkowa.

  • Modele hybrydowe pozwalają łączyć lokalny system ERP z rozwiązaniami chmurowymi i migrować etapami, bez ryzyka „jednej drogi”.

  • W 2026 r. chmura obliczeniowa (np. Microsoft Azure) oferuje wyższe standardy bezpieczeństwa niż przeciętna własna serwerownia średnich firm – certyfikaty bezpieczeństwa, jak ISO 27001, są standardem w chmurze.

  • Prawidłowo policzone TCO w horyzoncie 5–7 lat obala mit o „tańszym on-premise” – badania Rand Group pokazują oszczędności rzędu 30–60%.

  • ERP w chmurze zapewnia dostęp z dowolnego miejsca, a on-premises ERP daje pełną kontrolę nad danymi – oba podejścia mają swoje miejsce.

Dlaczego wciąż boimy się porzucić własną serwerownię?

Wyobraź sobie typowego dyrektora IT w 2026 r.: zaimplementowany system erp działa od lat na lokalnych serwerach, ale presja na cloud computing rośnie – zarząd pyta o koszty erp, audytorzy o zgodność z RODO, a klienci zagraniczni oczekują integracji. W 2023 roku 55,7% polskich firm korzysta z usług chmurowych, a dane Eurostatu za 2025 r. wskazują, że już 52,7% przedsiębiorstw w UE płaci za usługi chmurowe.

Mimo to trzy główne obawy hamują decyzję:

  • Utrata kontroli – on-premises ERP pozwala na pełną personalizację systemu i daje model on-premise, który umożliwia absolutną kontrolę nad środowiskiem informatycznym.

  • Nieprzewidywalność kosztów – lęk, że abonament w modelu chmurowym generuje zupełnie niepotrzebne koszty w porównaniu do jednorazowego zakupu.

  • Vendor lock-in – obawa, że migracja do jednego dostawcy zamknie drogę powrotu do lokalnego systemu.

Nowoczesna serwerownia z rzędami szaf rackowych, w której migające diody LED tworzą niebieskie oświetlenie, symbolizuje zaawansowane technologie wykorzystywane w chmurze obliczeniowej oraz systemach ERP. W tle widać elementy infrastruktury, które zapewniają maksymalną dostępność usług i bezpieczeństwo danych.

Umów konsultację ze specjalistą Microsoft ERP:

Mit 1: „Przenosząc dane do chmury, tracę nad nimi kontrolę”

Logika mitu jest prosta: lokalny system erp to serwer, który widzę – więc mam kontrolę. Tymczasem dane w ERP on-premise są przechowywane lokalnie w firmie, ale to nie gwarantuje wyższego poziomu ochrony. ERP on-premise wymaga samodzielnego zarządzania bezpieczeństwem danych, co w przypadku systemów erp w MŚP często oznacza brak zespołów reagujących 24/7 i ograniczone systemy zasilania awaryjnego.

W modelu chmurowym klient pozostaje właścicielem danych, a dostawcy ERP w chmurze stosują szyfrowanie danych – zarówno w spoczynku, jak i w transmisji. Regularne audyty są częścią zabezpieczeń w chmurze, a model on-premise zapewnia pełny dostęp do kodu źródłowego, lecz nie zawsze przekłada się to na lepsze bezpieczeństwo danych.

Fakt: Pełna suwerenność dzięki szyfrowaniu i modelom lokalnej chmury (np. Azure Local)

Rozwiązania typu Azure Local łączą cechy erp on premise i modelu chmurowego – to chmura w Twojej serwerowni, z możliwością pracy bez połączenia z internetem:

  • Szyfrowanie danych w spoczynku i transmisji, własne klucze (BYOK)

  • Kontrola dostępu oparta na rolach, logi audytowe zmian

  • Plan odzyskiwania danych i replikacja geograficzna przewyższające to, co utrzymują MŚP na własnej infrastrukturze

  • Przechowywanie danych w wybranym regionie UE – pełna suwerenność

Microsoft usługi sovereign cloud kieruje zarówno do instytucji rządowych (np. holenderski Kadaster), jak i do firm produkcyjnych potrzebujących kopii zapasowych w chmurze jako disaster recovery. Przy wyborze dostawcy warto zawsze żądać dokumentacji certyfikatów i architektury bezpieczeństwa.

Mit 2: „Chmura jest droższa niż własny sprzęt”

Przekonanie o tańszym on-premise często wynika z porównywania jedynie ceny zakupu serwerów i licencji dożywotnich z abonamentem w modelu subskrypcyjnym. On-premises ERP wymaga jednorazowej inwestycji w sprzęt i oprogramowanie, ale po zakupie systemu ERP on-premise ponoszone są tylko koszty utrzymania sprzętu i opłaty licencyjne – a to uproszczenie, bo koszty ukryte on-premises ERP obejmują konserwację i aktualizacje, energię, klimatyzację i etaty specjalistów.

ERP w chmurze eliminuje potrzebę zakupu serwerów i oferuje niższe koszty początkowe. System ERP w chmurze wymaga przewidywalnego abonamentu operacyjnego (Opex zamiast Capex), a dane Softabase pokazują, że w pierwszym roku koszty chmury są o 40–60% niższe.

Fakt: TCO on-premise vs modelu chmurowego – co naprawdę płacisz?

Licencje stanowią zaledwie 15–25% całkowitego TCO w perspektywie 5 lat. Oto co wchodzi w skład rzeczywistych kosztów:

Lokalny system (on premises): zakup serwerów, macierzy, licencje baz danych, system operacyjny, bazą danych, przestrzeń dyskową, zapasowe łącza internetowe, etaty IT, testy odtwarzania po awarii, modernizacja sprzętu co 4–5 lat. On-premises ERP wymaga wysokich kosztów początkowych i znacznych nakładów na licencje i sprzęt.

ERP w chmurze: abonament w modelu saas (per użytkownik/moduł), ewentualny transfer danych, konsulting migracyjny. ERP w chmurze eliminuje potrzebę posiadania własnej infrastruktury IT, a utrzymanie serwerów w chmurze leży po stronie dostawcy oprogramowania.

W przypadku sezonowości (np. szczyty e-commerce) możliwości korzystania z dodatkowych zasobów tylko wtedy, gdy są potrzebne, to przewaga niedostępna w modelu on premise z jego skokowym skalowaniem.

Mit 3: „Migracja do chmury to bilet w jedną stronę (vendor lock-in)”

Lęk przed „uwięzieniem” u jednego dostawcy jest zrozumiały, ale w 2026 r. większość nowoczesnych systemów ERP oferuje otwarte API, eksport w formatach SQL, CSV i JSON. Prawdziwym źródłem lock-in jest głęboka personalizacja kodu, a nie sam wybór chmury obliczeniowej. Model on-premise pozwala na zaawansowane dopasowanie oprogramowania i integrację z innymi systemami, ale chmura ERP może ograniczać personalizację systemu – dlatego warto rozważyć architekturę hybrydową. Dostawcy oferują dedykowane pakiety instalowane u klienta lub online, więc oprogramowanie erp jest oferowany zarówno lokalnie, jak i w chmurze.

Fakt: Środowisko hybrydowe i pełna mobilność danych

Model hybrydowy to lokalny system erp (np. produkcja) plus moduły w chmurze (CRM, BI, e-commerce):

  • Firma handlowa przenosi najpierw raportowanie do modelu chmurowego, potem sprzedaż

  • Producent zaczyna od kopii zapasowych w chmurze jako disaster recovery, potem rozbudowuje o integrację z łańcuchem dostaw

  • Dane replikowane przez API – stopniowa migracja bez ryzyka

Kluczowe: umowa z dostawcą ERP musi regulować format eksportu danych i koszty migracji, aby uniknąć sytuacji bez wyjścia.

Na zdjęciu widać zespół ludzi pracujących przy laptopach w nowoczesnym biurze open-space, które ma duże okna, zapewniające naturalne światło. Pracownicy koncentrują się na analizie procesów biznesowych, co może być istotne w kontekście wdrażania systemów ERP w chmurze, dostosowanych do rzeczywistych potrzeb przedsiębiorstwa.

Mit 4: „Do obsługi chmury potrzebuję zupełnie nowych specjalistów IT”

Większość umiejętności administrowania systemem ERP jest przenaszalna – konfiguracja, uprawnienia, integracje. Zmienia się warstwa infrastruktury. W chmurze aktualizacje ERP są automatyczne i regularne, a ERP w chmurze oferuje automatyczne aktualizacje oprogramowania – wewnętrzny dział it nie musi już patchować systemu ręcznie. Własne środowisko IT wymaga specjalistów do zarządzania infrastrukturą, ale w modelu Software as a Service wiele z tych zadań przejmuje dostawca.

Fakt: Te same technologie, inna warstwa odpowiedzialności

W modelu shared responsibility dostawca odpowiada za infrastrukturę, a klient za konfigurację i polityki dostępu:

  • Znikają: wymiana dysków, aktualizacje firmware, konfiguracja RAID, ręczne backupy

  • Zostają i rosną: model uprawnień, audyt operacji, optymalizacja procesów, integracje

Znajomość VMware, Hyper-V czy zarządzania siecią stanowi dobrą bazę. Zespół it może uzupełnić kompetencje poprzez certyfikacje (Azure, AWS) – koszt szkoleń jest niższy niż utrzymania systemu serwerowego. Migracja to szansa na przesunięcie roli IT z „kosztu utrzymania” na partnera odpowiedzialnego za rozwój funkcjonowania procesów biznesowych.

Mit 5: „Chmura jest tylko dla korporacji, u nas w MŚP się nie sprawdzi”

Stereotyp, że rozwiązania chmurowe to domena korporacji, rozmija się z danymi: raport McKinsey wskazuje, że 23% polskich MŚP korzysta z usług w chmurze, a trend rośnie. ERP w chmurze jest bardziej elastyczny i skalowalny niż on-premises – system ERP w chmurze jest skalowalny bez rozbudowy infrastruktury, co ma znaczenie niezależnie od samej branży. ERP on-premise wymaga większych nakładów na infrastrukturę IT i dużych nakładów finansowych, co dla średnich firm bywa barierą nie do pokonania.

Fakt: Skalowanie w minuty i płacenie tylko za to, czego używasz

ERP w chmurze umożliwia łatwe dodawanie nowych użytkowników – oto realne scenariusze:

  • Sezonowość: firma handlowa zwiększa moc obliczeniową w Q4, a redukuje w Q1 – w on-premise wymagałoby to zakupu sprzętu na miesiące

  • Start od minimum: nie trzeba kupować pełnego zestawu dostępnych aplikacji – wystarczy zacząć od finansów i magazynu, a rozbudowywać w miarę dojrzewania

  • Szybsze wdrożenie: erp w chmurze działa szybciej niż lokalny system wymagający instalacji, co jest kluczowe dla MŚP z ograniczonymi zasobami w projektach erp

Brak konieczności zakupu serwerów i licencji dożywotnich pozwala utrzymać płynność finansową i adresować bieżące potrzeby, zamiast zamrażać kapitał. Koszt początkowy ERP w chmurze jest relatywnie niski, a system działa na infrastrukturze dostawcy.

Jak podejść do wyboru: najpierw system, potem architektura

Zanim odpowiesz na pytanie erp w chmurze czy on premise, przeprowadź analizy procesów biznesowych i rozpoznania kluczowych wymagań:

  • Mapowanie procesów i wymagań branżowych (integracje z maszynami, e-commerce, RODO)

  • Wybór system erp opartego na dopasowaniu możliwości systemu do rzeczywistych potrzeb przedsiębiorstwa i specyficznych potrzeb operacyjnych

  • Analiza TCO w scenariuszach: on-premise, chmura, hybryda

  • Lokalny system erp sprawdzi się tam, gdzie wymagana jest praca offline lub istnieją formalne zakazy korzystania z chmury – ale potrzeba pewnego łącza internetowego nie jest już barierą przy zapasowych łączach

  • Erp technical expert powinien ocenić, czy wersje chmurowe danego oprogramowania pokrywają rzeczywistych potrzeb firmy

Decyzję podejmuj na danych, a nie na podstawie trendów. Każdej nowoczesnej firmy dotyczy ta sama zasada: technologia wspiera strategię, nie odwrotnie.

Podsumowanie: chmura to narzędzie, nie ideologia

Celem tego artykułu było obalenie mitów, nie promowanie jednego „słusznego” modelu. Lokalny system, erp on premise, chmura obliczeniowa i rozwiązania hybrydowe to różne narzędzia do rozwiązania tego samego problemu – dopasowania systemu do rzeczywistych potrzeb. Warto pamiętać, że każdy system erp w chmurze może się istotnie różnić od premises erp pod względem kosztów, elastyczności i bezpieczeństwa.

Najważniejsze kryteria to: bezpieczeństwo danych, TCO, gwarancja dostępności (maksymalną dostępność usług zapewniają centra danych z SLA 99,9%), zgodność z regulacjami i dopasowanie do najnowszych technologii. Kompleksową platformę warto oceniać nie jako produktem masowym, lecz jako narzędzie do obsługi specyficznych potrzeb.

Zachęcam do przeprowadzenia wewnętrznego warsztatu z udziałem zarządu, IT i użytkowników końcowych. Dobrze zaplanowana migracja – nawet etapowa – pozwala ograniczyć ryzyka i wybrać najlepszego rozwiązania dla Twojej organizacji. Nie musisz rezygnować z pełnej kontroli, aby korzystać z najnowszej wersji oprogramowania i automatycznych aktualizacji. Modelu chmurowego i on-premise nie trzeba traktować jako przeciwieństw – to dwa bieguny tego samego spektrum, a Twoja firma może znaleźć się w dowolnym jego punkcie. Maksymalną dostępność i najnowszej wersji systemu zapewnisz niezależnie od wybranego modelu, jeśli podejdziesz do tematu z głową.

Na zdjęciu widać dłonie osoby korzystającej z tabletu, na ekranie którego wyświetlane są wykresy biznesowe. W tle znajduje się rozmyte biuro, co sugeruje nowoczesne podejście do analizy procesów biznesowych z wykorzystaniem systemu ERP w chmurze.

FAQ – najczęstsze pytania o ERP w chmurze i on-premise

Czy systemy ERP w chmurze są zgodne z RODO?

Tak – zgodność z RODO zależy od konfiguracji, lokalizacji danych (np. centra w UE) i umów powierzenia przetwarzania. Duzi dostawcy, jak Microsoft (Trust Center), publikują pełną dokumentację zgodności. Warto pamiętać, że brak RODO jest ryzykiem również w lokalnym systemie – odpowiedzialność za polityki bezpieczeństwa zawsze ponosi organizacja niezależnie od tego, czy korzysta z połączeniem internetowym do chmury, czy przechowuje dane lokalnie.

Jakie są możliwości migracji z ERP on-premise do chmury etapami?

Popularny scenariusz to: najpierw przeniesienie kopii zapasowych i raportowania, następnie CRM i sprzedaż, na końcu cały system. Taki model redukuje ryzyko i pozwala testować wydajność chmury na mniejszej skali. Przy projektowaniu nowego ERP warto od razu zadbać o formaty danych umożliwiające przenoszenie modułów między on-premise a chmurą, korzystając z najnowszych technologii integracyjnych.

Czy lokalny system ERP może współpracować z usługami w chmurze (model hybrydowy)?

Tak – większość nowoczesnych rozwiązań oferuje integrację przez API lub usługi iPaaS, które łączą lokalny system z chmurą obliczeniową. Przykłady: lokalne ERP do produkcji plus chmurowe BI, e-commerce i rozwiązania mobilne. Model hybrydowy pozwala zachować krytyczne procesy lokalnie – bez stabilnego połączenia z internetem system działa nadal – jednocześnie korzystając z elastyczności i innowacji w chmurze. To podejście sprawdza się wszędzie tam, gdzie trzeba zachować pełną kontrolę nad częścią procesów.

Jak bezpiecznie policzyć i porównać koszty ERP w chmurze i on-premise?

Porównuj TCO w horyzoncie minimum 5 lat. Uwzględnij: licencje (w tym licencje dożywotnie), infrastrukturę, energię, pracę zespołu IT, backup, audyty, aktualizacje i potencjalne przestoje. Przygotuj 2–3 scenariusze finansowe (on-premise, chmura, hybryda) i przedstaw je zarządowi razem z analizą ryzyka. Koszty erp mogą się istotnie różnić w zależności od wybranej architektury i skali wdrożenia.

Jakie rodzaje wdrożeń ERP są obecnie najpopularniejsze wśród polskich firm?

Trzy główne modele to: lokalny system ERP (on premises), system erp w chmurze (w modelu saas lub hostowany na infrastrukturze dostawcy) oraz rozwiązania hybrydowe. W Polsce trwa etap przejściowy – wiele firm utrzymuje krytyczne systemy lokalnie, jednocześnie rozwijając nowe funkcje w modelu chmurowym, korzystając z cloud computing do raportowania, analityki i mobilnego dostępu z dowolnego miejsca na świecie.

Kategorie
artykuly Business Central Dynamics 365/AX Polecane Wiedza biznesowa

Koszt backupu: Porównanie scenariuszy

Klienci planujący zabezpieczenie infrastruktury najczęściej zadają jedno pytanie: „Ile to będzie kosztować?”. Panuje powszechne przekonanie, że utrzymywanie profesjonalnych kopii zapasowych w chmurze to ogromny wydatek. Praktyka pokazuje jednak coś zupełnie innego. Backup w ekosystemie Azure nie jest „kosztem” – to ubezpieczenie firmy, za które płacisz ułamek wartości chronionych danych. Usługa Azure Backup jest dostępna dla różnych typów danych, jednak obsługa warstwy Archiwum nie jest możliwa dla kopii zapasowych serwera lokalnego. Magazyn danych w chmurze (storage) pozwala na elastyczne przechowywanie i zachowanie informacji zgodnie z polityką firmy, przy wykorzystaniu nowoczesnych standardów bezpieczeństwa oraz procedur tworzenia kopii zapasowych.

W tej trzeciej, ostatniej części naszej serii o bezpieczeństwie danych, przeprowadzimy twardą kalkulację kosztów. Pokażemy, za co dokładnie płacisz i udowodnimy, że brak kopii zapasowej to luksus, na który nie możesz sobie pozwolić. W ramach pakietu usług dostępne jest wsparcie techniczne oraz zarządzanie kopiami zapasowymi. Backup obejmuje maszyny wirtualne, komputery z systemem Windows oraz różne urządzenia, umożliwiając tworzenie kopii zapasowych plików i backup witryn internetowych. Dodatkowo, rozwiązania backupu pozwalają na ochronę całych folderów oraz ważnych dokumentów, co minimalizuje ryzyko utraty kluczowych danych firmowych. Zarządzanie procesem odbywa się przez dedykowany program lub konto użytkownika, co zapewnia wygodę, pełną kontrolę oraz ochronę swoich danych zgodnie z zasadami przechowywania informacji i wymogami zgodności.

Klientom oferujemy także inne usługi IT wspierające backup i ochronę danych. Backup stanowi kompleksowe rozwiązanie dla infrastruktury IT, obejmujące zarówno komputery, serwery, jak i środowiska chmurowe. Usługi backupu umożliwiają tworzenie kopii zapasowej danych oraz kopii zapasowej plików, zapewniając bezpieczeństwo i łatwy dostęp do przechowywanych informacji. Proces transferu i zapisu danych do storage w chmurze jest zautomatyzowany i bezpieczny, co gwarantuje ciągłość działania firmy. Kluczowe jest opracowanie odpowiedniej strategii backupu oraz przestrzeganie zasad i zgodności z regulacjami prawnymi dotyczącymi przechowywania danych.

Wprowadzenie do backupu

Tworzenie kopii zapasowych to fundament bezpieczeństwa każdej nowoczesnej firmy. Backup, czyli regularne tworzenie kopii danych, pozwala skutecznie chronić się przed skutkami awarii sprzętu, błędami użytkowników czy nieprzewidzianymi incydentami, takimi jak cyberataki czy katastrofy naturalne. Dzięki rozwiązaniom typu cloud backup, firmy mogą przechowywać swoje kopie w chmurze, co nie tylko zwiększa bezpieczeństwo, ale także umożliwia szybkie przywrócenie danych w razie potrzeby. Tworzenie kopii w chmurze pozwala na elastyczne zarządzanie zasobami i dostęp do backupu z dowolnego miejsca, co jest nieocenione w sytuacjach awaryjnych. Współczesne usługi backupu gwarantują, że nawet w przypadku poważnej awarii, przywrócenie kluczowych danych jest szybkie i bezproblemowe, a firma może kontynuować działalność bez zbędnych przestojów.

Rodzaje kopii zapasowych

Wybór odpowiedniego rodzaju backupu to kluczowy element skutecznej strategii ochrony danych w każdej organizacji. W praktyce firmy mają dziś do dyspozycji szeroką gamę rozwiązań, które można dopasować do specyfiki działalności, rodzaju przechowywanych danych oraz wymagań dotyczących bezpieczeństwa i dostępności.

Najpopularniejszym rozwiązaniem jest obecnie tworzenie kopii zapasowych w chmurze (cloud backup). Pozwala ono na przechowywanie danych w zdalnych, profesjonalnie zabezpieczonych centrach danych, co minimalizuje ryzyko utraty informacji w przypadku awarii lokalnej infrastruktury, kradzieży czy katastrofy naturalnej. Usługi backupu w chmurze oferują elastyczność – możesz łatwo skalować przestrzeń, ustalać harmonogram tworzenia kopii oraz korzystać z zaawansowanych funkcji, takich jak szyfrowanie danych czy automatyczne powiadomienia o statusie procesu.

Alternatywą lub uzupełnieniem chmury są kopie zapasowe przechowywane lokalnie – na serwerze firmowym, dedykowanych dyskach lub nośnikach taśmowych. Tego typu rozwiązania sprawdzają się tam, gdzie wymagane jest szybkie przywracanie danych lub istnieją ograniczenia prawne dotyczące lokalizacji przechowywanych informacji. Warto jednak pamiętać, że backup lokalny wymaga regularnej kontroli, testowania procesu przywracania oraz fizycznego zabezpieczenia sprzętu.

Specjalistyczne usługi backupu dedykowane są również bazom danych, maszynom wirtualnym czy aplikacjom biznesowym. W przypadku baz danych kluczowe jest nie tylko regularne tworzenie kopii, ale także możliwość przywracania środowiska do konkretnego punktu w czasie (tzw. backup point-in-time), co pozwala zminimalizować straty w przypadku awarii lub błędu użytkownika. Backup maszyn wirtualnych umożliwia szybkie odtworzenie całego środowiska IT, a dedykowane rozwiązania dla aplikacji (np. Microsoft 365, Teams) gwarantują ochronę zasobów przechowywanych w chmurze publicznej.

Nie można zapominać o wsparciu technicznym – profesjonalne usługi oferują dostęp do ekspertów, którzy pomagają w konfiguracji, monitorowaniu oraz przywracaniu danych w razie potrzeby. To szczególnie ważne dla firm, które nie posiadają własnego zespołu IT lub chcą mieć pewność, że ich dane są chronione zgodnie z najlepszymi praktykami.

Wybierając rozwiązanie do tworzenia kopii zapasowych, warto zwrócić uwagę na takie funkcje jak: możliwość szyfrowania danych, elastyczny harmonogram, przejrzysty cennik subskrypcji, skalowalność przestrzeni, obsługa wielu użytkowników oraz integracja z istniejącymi systemami. Kluczowe jest także zrozumienie zależności między danymi – niektóre aplikacje wymagają spójnego backupu kilku powiązanych baz lub plików, by proces przywracania był skuteczny.

Podsumowując: skuteczny backup to nie tylko kopia plików, ale cały system ochrony, który pozwala firmie działać bez zakłóceń – niezależnie od tego, czy korzystasz z rozwiązań lokalnych, chmurowych, czy hybrydowych. Warto regularnie analizować swoje potrzeby, testować proces przywracania i korzystać z usług, które zapewniają nie tylko bezpieczeństwo, ale i realne wsparcie w codziennym zarządzaniu danymi.

Strategia wyceny: Co dostaniesz za 157 EUR miesięcznie?

Podczas naszego ostatniego webinaru pokazaliśmy bardzo konkretny, wręcz „drogi” scenariusz dla średniej firmy. Zamiast zaczynać od najtańszej opcji, celowo przeanalizowaliśmy rozwiązanie ze średnio-wyższej półki.

Wyjściowy scenariusz z webinaru obejmował:

  • Zabezpieczenie 2 serwerów, każdy po 500 GB danych.
  • Bardzo długą politykę retencji (przechowywanie kopii przez prawie 3 lata).
  • Maksymalne bezpieczeństwo (kopia rozproszona geograficznie po 3 różnych Data Center).

Warto podkreślić, że opłata za backup jest obliczana na podstawie liczby chronionych urządzeń, maszyn wirtualnych oraz wolumenu danych przechowywanych w magazynie. Ostateczny koszt zależy od liczby zapisów oraz rozmiaru danych, które wpływają na wydajność i skalowalność rozwiązania.

Koszt takiego wariantu to około 157 EUR miesięcznie. Dobrze jest pokazać, że zaawansowana ochrona ma swoją cenę, ale daje niesamowite możliwości biznesowe. Następnie zadajemy kluczowe pytania: Czy naprawdę potrzebujesz trzymać te dane aż trzy lata? Jaka jest ich rzeczywista zmienność? Czy są to krytyczne bazy danych, czy rzadko używane pliki statyczne? Jeżeli zoptymalizujemy ten scenariusz i zrezygnujemy z potrójnej replikacji na rzecz jednego Data Center, koszt spada do jednej trzeciej, czyli około 52 EUR miesięcznie. Przy mniejszej zmienności danych ta kwota będzie jeszcze niższa.

Szczegóły oferty oraz indywidualną wycenę można uzyskać, kontaktując się z nami bezpośrednio lub korzystając z kalkulatora online. Proces zakupu usługi backupu jest prosty i polega na użyciu konta w chmurze oraz wyborze odpowiedniego pakietu, który może być predefiniowany lub dostosowany do ilości danych i specyficznych potrzeb firmy, zapewniając elastyczność i skalowalność. Warto pamiętać, że finalna cena backupu zależy również od kursów walut oraz modelu rozliczania transakcji w chmurze, co może wpływać na ostateczny koszt usługi.

Umów konsultację ze specjalistą Microsoft ERP:

Co faktycznie wpływa na koszt kopii zapasowych? (5 kluczowych czynników)

Koszty w chmurze Microsoft Azure nie są zgadywanką. Składają się z bardzo mierzalnych parametrów. Oto 5 elementów, które determinują końcowy rachunek:

  1. Ilość danych (GB/TB) – całkowity wolumen informacji, które podlegają ochronie. Na koszt wpływa nie tylko rozmiar, ale także liczba operacji zapisu oraz rodzaj magazynu, w którym przechowywane są kopie zapasowe.
  2. Zmienność danych (Churn Rate) – jak dużo danych zmienia się każdego dnia. W chmurze płacisz za backup tego, co uległo modyfikacji (tzw. backup przyrostowy). Liczba zapisów i częstotliwość zmian mają bezpośredni wpływ na opłaty.
  3. Czas przechowywania (Retencja) – jak daleko wstecz chcesz móc przywrócić system (np. kopie z ostatnich 30 dni vs archiwa sprzed 5 lat). Zachowanie kopii zapasowych przez dłuższy czas oraz stosowane modele cenowe mogą znacząco zwiększać koszty. Kwota zależy także od momentu utworzenia kopii oraz wybranych opcji magazynowania.
  4. Redundancja geograficzna – przechowywanie kopii w jednym centrum danych (taniej) vs rozproszenie w 3 centrach danych w różnych regionach (drożej, ale odporniej na katastrofy naturalne). Wybór typu magazynu i jego lokalizacji wpływa na końcową cenę.
  5. Typ danych – bazy danych transakcyjnych zachowują się inaczej i generują inny ruch niż duże archiwa plików graficznych. Stosowane technologie i standardy bezpieczeństwa mogą również wpływać na koszt backupu. Dodatkowo, na końcowy koszt backupu wpływa także obciążenie generowane przez backupowane maszyny wirtualne oraz sieci, które w przypadku usług takich jak Azure Backup może być rozliczane osobno od podstawowych usług.

Bezpieczeństwo backupu

Bezpieczeństwo danych to priorytet w każdej strategii tworzenia kopii zapasowych. Nowoczesne rozwiązania backupowe w chmurze opierają się na zaawansowanych technologiach, które zapewniają ochronę informacji na każdym etapie – od szyfrowania danych podczas transferu i przechowywania, po ciągłe monitorowanie infrastruktury. Dane przechowywane w chmurze są chronione przez wielowarstwowe zabezpieczenia, takie jak firewalle, systemy wykrywania zagrożeń oraz regularne aktualizacje oprogramowania. Dzięki temu firmy mogą mieć pewność, że ich backup jest nie tylko dostępny, ale także odporny na nieautoryzowany dostęp czy utratę poufności. Wysoki poziom bezpieczeństwa, jaki oferują profesjonalne usługi backupu, pozwala skupić się na rozwoju biznesu, mając pewność, że dane są chronione zgodnie z najlepszymi standardami branżowymi.

Trzymanie danych

Trzymanie danych w chmurze to rozwiązanie, które zyskuje coraz większą popularność wśród firm poszukujących niezawodności i elastyczności. Kopie zapasowe przechowywane w chmurze pozwalają na szybki dostęp do danych z każdego miejsca i urządzenia, co znacząco ułatwia zarządzanie informacjami oraz współpracę zespołową. Dane przechowywane w chmurze są regularnie zabezpieczane poprzez automatyczne tworzenie kopii zapasowych, co minimalizuje ryzyko utraty ważnych plików. Nowoczesne serwery gwarantują nie tylko bezpieczeństwo, ale także wysoką dostępność i wydajność, dzięki czemu firmy mogą bez przeszkód korzystać ze swoich zasobów. Trzymanie danych w chmurze pozwala również na łatwe skalowanie przestrzeni oraz dostosowanie usług do zmieniających się potrzeb biznesowych.

Koszty backupu i bezpieczeństwo danych a środowisko Dynamics 365 Business Central

Z perspektywy wdrożeń systemów ERP, na których się skupiamy (np. w Inlogica), sytuacja wygląda jeszcze korzystniej. Backup systemów ERP jest dostosowany do indywidualnych potrzeb klientów z sektora MŚP, co pozwala na optymalne zabezpieczenie danych i aplikacji biznesowych. Typowa baza danych Business Central dla sektora MŚP zajmuje zaledwie od 10 do 50 GB.

Bazy transakcyjne ERP mają wysoką zmienność dzienną, ale sam ich rozmiar jest niewielki. Standardowa i bezpieczna polityka retencji dla takiego systemu to zazwyczaj: kopie dzienne przez 30 dni, 12 kopii miesięcznych oraz kopie roczne. Ze względu na mały wolumen danych początkowych (poniżej 50 GB), koszt backupu systemu ERP dla sektora MŚP będzie w większości przypadków znacznie niższy niż przytoczony wcześniej przykład za 52 EUR miesięcznie. Dodatkowo, backup systemów ERP znacząco ułatwia proces migracji danych i infrastruktury do chmury lub nowego środowiska, zapewniając bezpieczeństwo oraz ciągłość działania podczas przenoszenia systemów.

Jak samodzielnie zweryfikować koszty?

Nie musisz wierzyć nam na słowo. Ekosystem Microsoftu jest w pełni transparentny. Wszystkie ceny są publicznie dostępne i łatwe do samodzielnej weryfikacji. Służą do tego dwa darmowe narzędzia:

  • Azure Pricing Calculator: Pozwala wyklikać dokładne parametry (ilość GB, typ replikacji, czas przechowywania) i uzyskać precyzyjną wycenę co do centa.
  • Azure TCO Calculator: Umożliwia porównanie całkowitego kosztu utrzymania (TCO) infrastruktury lokalnej (on-premise) z rozwiązaniami chmurowymi.

Dowiedz się więcej o kosztach backupu, korzystając z dostępnych narzędzi kalkulacyjnych Microsoft Azure.

Monitorowanie kopii zapasowych

Skuteczne monitorowanie kopii zapasowych to jeden z filarów ochrony danych firmowych. Stały monitoring pozwala na szybkie wykrywanie wszelkich nieprawidłowości, awarii czy prób nieautoryzowanego dostępu, co umożliwia natychmiastową reakcję i minimalizację ryzyka utraty informacji. Usługi backupu oferujące monitoring 24/7 zapewniają, że wszystkie kopie są przechowywane zgodnie z ustalonym harmonogramem, a ewentualne problemy są rozwiązywane, zanim wpłyną na bezpieczeństwo danych. Dzięki temu firmy mogą mieć pewność, że ich dane są nie tylko regularnie archiwizowane, ale także aktywnie chronione i dostępne w każdej chwili, gdy zajdzie potrzeba ich przywrócenia.

Awaryjne odtwarzanie danych

Awaryjne odtwarzanie danych to kluczowy element każdej strategii backupu, który pozwala firmom szybko wrócić do normalnego funkcjonowania po awarii sprzętu, ataku ransomware czy innym kryzysie. Dzięki profesjonalnym usługom backupu, proces przywrócenia danych jest zautomatyzowany i zoptymalizowany, co pozwala na minimalizację przestojów i ograniczenie strat biznesowych. Niezależnie od przyczyny awarii, backup w chmurze pozwala na szybkie przywrócenie kluczowych plików, baz danych czy całych środowisk IT. To rozwiązanie, które daje firmom pewność, że nawet w najtrudniejszych sytuacjach ich dane są bezpieczne i gotowe do natychmiastowego użycia.

Twarda kalkulacja: Koszt backupu i odzyskiwania danych vs Koszt przestoju

Zestawmy teraz te liczby z realiami biznesowymi. Profesjonalne wdrożenie systemu ERP, takiego jak Business Central, to dla firmy inwestycja rzędu minimum 9 900 EUR.

  • Inwestycja początkowa: od 9 900 EUR
  • Miesięczny koszt ochrony (Backup Azure): ~50 – 157 EUR
  • Koszt utraty danych: Potencjalna strata całej inwestycji we wdrożenie, utrata ciągłości finansowej, kary umowne i wstrzymanie operacyjności.

W przypadku awarii lub ataku ransomware kluczowe znaczenie ma proces odzyskiwania i przywracania danych z backupu. Szybkie i skuteczne odzyskanie informacji minimalizuje straty w Twojej firmie, pozwalając na sprawne przywrócenie działania systemów i ograniczenie przestojów.

Jak podsumował to prowadzący na naszym webinarze: “Co kosztuje firmę więcej? 8 godzin martwej sprzedaży (a w praktyce często 8 tygodni przywracania danych po ataku ransomware), czy 1% przychodów zainwestowanych co miesiąc w profesjonalną ochronę?”.

Wniosek jest prosty. Miesięczny koszt profesjonalnego, chmurowego backupu to kwota niższa niż koszt jednej godziny przestoju całej firmy lub pracy zespołu IT próbującego odzyskać bezpowrotnie utracone pliki.

Jeśli chcesz uzyskać indywidualną wycenę lub masz pytania dotyczące backupu, skontaktuj się z naszym zespołem.

W tej trzeciej, ostatniej części naszej serii o bezpieczeństwie danych, przeprowadzimy twardą kalkulację kosztów. Pokażemy, za co dokładnie płacisz i udowodnimy, że brak kopii zapasowej to luksus, na który nie możesz sobie pozwolić. W ramach pakietu usług dostępne jest wsparcie techniczne oraz zarządzanie kopiami zapasowymi. Backup obejmuje maszyny wirtualne, komputery z systemem Windows oraz różne urządzenia, umożliwiając tworzenie kopii zapasowych plików i backup witryn internetowych. Dodatkowo, rozwiązania backupu pozwalają na ochronę całych folderów oraz ważnych dokumentów, co minimalizuje ryzyko utraty kluczowych danych firmowych. Zarządzanie procesem odbywa się przez dedykowany program lub konto użytkownika, co zapewnia wygodę, pełną kontrolę oraz ochronę swoich danych zgodnie z zasadami przechowywania informacji i wymogami zgodności.

Klientom oferujemy także inne usługi IT wspierające backup i ochronę danych. Backup stanowi kompleksowe rozwiązanie dla infrastruktury IT, obejmujące zarówno komputery, serwery, jak i środowiska chmurowe. Usługi backupu umożliwiają tworzenie kopii zapasowej danych oraz kopii zapasowej plików, zapewniając bezpieczeństwo i łatwy dostęp do przechowywanych informacji. Proces transferu i zapisu danych do storage w chmurze jest zautomatyzowany i bezpieczny, co gwarantuje ciągłość działania firmy. Kluczowe jest opracowanie odpowiedniej strategii backupu oraz przestrzeganie zasad i zgodności z regulacjami prawnymi dotyczącymi przechowywania danych.

Wprowadzenie do backupu

Tworzenie kopii zapasowych to fundament bezpieczeństwa każdej nowoczesnej firmy. Backup, czyli regularne tworzenie kopii danych, pozwala skutecznie chronić się przed skutkami awarii sprzętu, błędami użytkowników czy nieprzewidzianymi incydentami, takimi jak cyberataki czy katastrofy naturalne. Dzięki rozwiązaniom typu cloud backup, firmy mogą przechowywać swoje kopie w chmurze, co nie tylko zwiększa bezpieczeństwo, ale także umożliwia szybkie przywrócenie danych w razie potrzeby. Tworzenie kopii w chmurze pozwala na elastyczne zarządzanie zasobami i dostęp do backupu z dowolnego miejsca, co jest nieocenione w sytuacjach awaryjnych. Współczesne usługi backupu gwarantują, że nawet w przypadku poważnej awarii, przywrócenie kluczowych danych jest szybkie i bezproblemowe, a firma może kontynuować działalność bez zbędnych przestojów.

Rodzaje kopii zapasowych

Wybór odpowiedniego rodzaju backupu to kluczowy element skutecznej strategii ochrony danych w każdej organizacji. W praktyce firmy mają dziś do dyspozycji szeroką gamę rozwiązań, które można dopasować do specyfiki działalności, rodzaju przechowywanych danych oraz wymagań dotyczących bezpieczeństwa i dostępności.

Najpopularniejszym rozwiązaniem jest obecnie tworzenie kopii zapasowych w chmurze (cloud backup). Pozwala ono na przechowywanie danych w zdalnych, profesjonalnie zabezpieczonych centrach danych, co minimalizuje ryzyko utraty informacji w przypadku awarii lokalnej infrastruktury, kradzieży czy katastrofy naturalnej. Usługi backupu w chmurze oferują elastyczność – możesz łatwo skalować przestrzeń, ustalać harmonogram tworzenia kopii oraz korzystać z zaawansowanych funkcji, takich jak szyfrowanie danych czy automatyczne powiadomienia o statusie procesu.

Alternatywą lub uzupełnieniem chmury są kopie zapasowe przechowywane lokalnie – na serwerze firmowym, dedykowanych dyskach lub nośnikach taśmowych. Tego typu rozwiązania sprawdzają się tam, gdzie wymagane jest szybkie przywracanie danych lub istnieją ograniczenia prawne dotyczące lokalizacji przechowywanych informacji. Warto jednak pamiętać, że backup lokalny wymaga regularnej kontroli, testowania procesu przywracania oraz fizycznego zabezpieczenia sprzętu.

Specjalistyczne usługi backupu dedykowane są również bazom danych, maszynom wirtualnym czy aplikacjom biznesowym. W przypadku baz danych kluczowe jest nie tylko regularne tworzenie kopii, ale także możliwość przywracania środowiska do konkretnego punktu w czasie (tzw. backup point-in-time), co pozwala zminimalizować straty w przypadku awarii lub błędu użytkownika. Backup maszyn wirtualnych umożliwia szybkie odtworzenie całego środowiska IT, a dedykowane rozwiązania dla aplikacji (np. Microsoft 365, Teams) gwarantują ochronę zasobów przechowywanych w chmurze publicznej.

Nie można zapominać o wsparciu technicznym – profesjonalne usługi oferują dostęp do ekspertów, którzy pomagają w konfiguracji, monitorowaniu oraz przywracaniu danych w razie potrzeby. To szczególnie ważne dla firm, które nie posiadają własnego zespołu IT lub chcą mieć pewność, że ich dane są chronione zgodnie z najlepszymi praktykami.

Wybierając rozwiązanie do tworzenia kopii zapasowych, warto zwrócić uwagę na takie funkcje jak: możliwość szyfrowania danych, elastyczny harmonogram, przejrzysty cennik subskrypcji, skalowalność przestrzeni, obsługa wielu użytkowników oraz integracja z istniejącymi systemami. Kluczowe jest także zrozumienie zależności między danymi – niektóre aplikacje wymagają spójnego backupu kilku powiązanych baz lub plików, by proces przywracania był skuteczny.

Podsumowując: skuteczny backup to nie tylko kopia plików, ale cały system ochrony, który pozwala firmie działać bez zakłóceń – niezależnie od tego, czy korzystasz z rozwiązań lokalnych, chmurowych, czy hybrydowych. Warto regularnie analizować swoje potrzeby, testować proces przywracania i korzystać z usług, które zapewniają nie tylko bezpieczeństwo, ale i realne wsparcie w codziennym zarządzaniu danymi.

Strategia wyceny: Co dostaniesz za 157 EUR miesięcznie?

Podczas naszego ostatniego webinaru pokazaliśmy bardzo konkretny, wręcz „drogi” scenariusz dla średniej firmy. Zamiast zaczynać od najtańszej opcji, celowo przeanalizowaliśmy rozwiązanie ze średnio-wyższej półki.

Wyjściowy scenariusz z webinaru obejmował:

  • Zabezpieczenie 2 serwerów, każdy po 500 GB danych.
  • Bardzo długą politykę retencji (przechowywanie kopii przez prawie 3 lata).
  • Maksymalne bezpieczeństwo (kopia rozproszona geograficznie po 3 różnych Data Center).

Warto podkreślić, że opłata za backup jest obliczana na podstawie liczby chronionych urządzeń, maszyn wirtualnych oraz wolumenu danych przechowywanych w magazynie. Ostateczny koszt zależy od liczby zapisów oraz rozmiaru danych, które wpływają na wydajność i skalowalność rozwiązania.

Koszt takiego wariantu to około 157 EUR miesięcznie. Dobrze jest pokazać, że zaawansowana ochrona ma swoją cenę, ale daje niesamowite możliwości biznesowe. Następnie zadajemy kluczowe pytania: Czy naprawdę potrzebujesz trzymać te dane aż trzy lata? Jaka jest ich rzeczywista zmienność? Czy są to krytyczne bazy danych, czy rzadko używane pliki statyczne? Jeżeli zoptymalizujemy ten scenariusz i zrezygnujemy z potrójnej replikacji na rzecz jednego Data Center, koszt spada do jednej trzeciej, czyli około 52 EUR miesięcznie. Przy mniejszej zmienności danych ta kwota będzie jeszcze niższa.

Szczegóły oferty oraz indywidualną wycenę można uzyskać, kontaktując się z nami bezpośrednio lub korzystając z kalkulatora online. Proces zakupu usługi backupu jest prosty i polega na użyciu konta w chmurze oraz wyborze odpowiedniego pakietu, który może być predefiniowany lub dostosowany do ilości danych i specyficznych potrzeb firmy, zapewniając elastyczność i skalowalność. Warto pamiętać, że finalna cena backupu zależy również od kursów walut oraz modelu rozliczania transakcji w chmurze, co może wpływać na ostateczny koszt usługi.

Co faktycznie wpływa na koszt kopii zapasowych? (5 kluczowych czynników)

Koszty w chmurze Microsoft Azure nie są zgadywanką. Składają się z bardzo mierzalnych parametrów. Oto 5 elementów, które determinują końcowy rachunek:

  1. Ilość danych (GB/TB) – całkowity wolumen informacji, które podlegają ochronie. Na koszt wpływa nie tylko rozmiar, ale także liczba operacji zapisu oraz rodzaj magazynu, w którym przechowywane są kopie zapasowe.
  2. Zmienność danych (Churn Rate) – jak dużo danych zmienia się każdego dnia. W chmurze płacisz za backup tego, co uległo modyfikacji (tzw. backup przyrostowy). Liczba zapisów i częstotliwość zmian mają bezpośredni wpływ na opłaty.
  3. Czas przechowywania (Retencja) – jak daleko wstecz chcesz móc przywrócić system (np. kopie z ostatnich 30 dni vs archiwa sprzed 5 lat). Zachowanie kopii zapasowych przez dłuższy czas oraz stosowane modele cenowe mogą znacząco zwiększać koszty. Kwota zależy także od momentu utworzenia kopii oraz wybranych opcji magazynowania.
  4. Redundancja geograficzna – przechowywanie kopii w jednym centrum danych (taniej) vs rozproszenie w 3 centrach danych w różnych regionach (drożej, ale odporniej na katastrofy naturalne). Wybór typu magazynu i jego lokalizacji wpływa na końcową cenę.
  5. Typ danych – bazy danych transakcyjnych zachowują się inaczej i generują inny ruch niż duże archiwa plików graficznych. Stosowane technologie i standardy bezpieczeństwa mogą również wpływać na koszt backupu. Dodatkowo, na końcowy koszt backupu wpływa także obciążenie generowane przez backupowane maszyny wirtualne oraz sieci, które w przypadku usług takich jak Azure Backup może być rozliczane osobno od podstawowych usług.

Bezpieczeństwo backupu

Bezpieczeństwo danych to priorytet w każdej strategii tworzenia kopii zapasowych. Nowoczesne rozwiązania backupowe w chmurze opierają się na zaawansowanych technologiach, które zapewniają ochronę informacji na każdym etapie – od szyfrowania danych podczas transferu i przechowywania, po ciągłe monitorowanie infrastruktury. Dane przechowywane w chmurze są chronione przez wielowarstwowe zabezpieczenia, takie jak firewalle, systemy wykrywania zagrożeń oraz regularne aktualizacje oprogramowania. Dzięki temu firmy mogą mieć pewność, że ich backup jest nie tylko dostępny, ale także odporny na nieautoryzowany dostęp czy utratę poufności. Wysoki poziom bezpieczeństwa, jaki oferują profesjonalne usługi backupu, pozwala skupić się na rozwoju biznesu, mając pewność, że dane są chronione zgodnie z najlepszymi standardami branżowymi.

Trzymanie danych

Trzymanie danych w chmurze to rozwiązanie, które zyskuje coraz większą popularność wśród firm poszukujących niezawodności i elastyczności. Kopie zapasowe przechowywane w chmurze pozwalają na szybki dostęp do danych z każdego miejsca i urządzenia, co znacząco ułatwia zarządzanie informacjami oraz współpracę zespołową. Dane przechowywane w chmurze są regularnie zabezpieczane poprzez automatyczne tworzenie kopii zapasowych, co minimalizuje ryzyko utraty ważnych plików. Nowoczesne serwery gwarantują nie tylko bezpieczeństwo, ale także wysoką dostępność i wydajność, dzięki czemu firmy mogą bez przeszkód korzystać ze swoich zasobów. Trzymanie danych w chmurze pozwala również na łatwe skalowanie przestrzeni oraz dostosowanie usług do zmieniających się potrzeb biznesowych.

Koszty backupu i bezpieczeństwo danych a środowisko Dynamics 365 Business Central

Z perspektywy wdrożeń systemów ERP, na których się skupiamy (np. w Inlogica), sytuacja wygląda jeszcze korzystniej. Backup systemów ERP jest dostosowany do indywidualnych potrzeb klientów z sektora MŚP, co pozwala na optymalne zabezpieczenie danych i aplikacji biznesowych. Typowa baza danych Business Central dla sektora MŚP zajmuje zaledwie od 10 do 50 GB.

Bazy transakcyjne ERP mają wysoką zmienność dzienną, ale sam ich rozmiar jest niewielki. Standardowa i bezpieczna polityka retencji dla takiego systemu to zazwyczaj: kopie dzienne przez 30 dni, 12 kopii miesięcznych oraz kopie roczne. Ze względu na mały wolumen danych początkowych (poniżej 50 GB), koszt backupu systemu ERP dla sektora MŚP będzie w większości przypadków znacznie niższy niż przytoczony wcześniej przykład za 52 EUR miesięcznie. Dodatkowo, backup systemów ERP znacząco ułatwia proces migracji danych i infrastruktury do chmury lub nowego środowiska, zapewniając bezpieczeństwo oraz ciągłość działania podczas przenoszenia systemów.

Jak samodzielnie zweryfikować koszty?

Nie musisz wierzyć nam na słowo. Ekosystem Microsoftu jest w pełni transparentny. Wszystkie ceny są publicznie dostępne i łatwe do samodzielnej weryfikacji. Służą do tego dwa darmowe narzędzia:

  • Azure Pricing Calculator: Pozwala wyklikać dokładne parametry (ilość GB, typ replikacji, czas przechowywania) i uzyskać precyzyjną wycenę co do centa.
  • Azure TCO Calculator: Umożliwia porównanie całkowitego kosztu utrzymania (TCO) infrastruktury lokalnej (on-premise) z rozwiązaniami chmurowymi.

Dowiedz się więcej o kosztach backupu, korzystając z dostępnych narzędzi kalkulacyjnych Microsoft Azure.

Monitorowanie kopii zapasowych

Skuteczne monitorowanie kopii zapasowych to jeden z filarów ochrony danych firmowych. Stały monitoring pozwala na szybkie wykrywanie wszelkich nieprawidłowości, awarii czy prób nieautoryzowanego dostępu, co umożliwia natychmiastową reakcję i minimalizację ryzyka utraty informacji. Usługi backupu oferujące monitoring 24/7 zapewniają, że wszystkie kopie są przechowywane zgodnie z ustalonym harmonogramem, a ewentualne problemy są rozwiązywane, zanim wpłyną na bezpieczeństwo danych. Dzięki temu firmy mogą mieć pewność, że ich dane są nie tylko regularnie archiwizowane, ale także aktywnie chronione i dostępne w każdej chwili, gdy zajdzie potrzeba ich przywrócenia.

Awaryjne odtwarzanie danych

Awaryjne odtwarzanie danych to kluczowy element każdej strategii backupu, który pozwala firmom szybko wrócić do normalnego funkcjonowania po awarii sprzętu, ataku ransomware czy innym kryzysie. Dzięki profesjonalnym usługom backupu, proces przywrócenia danych jest zautomatyzowany i zoptymalizowany, co pozwala na minimalizację przestojów i ograniczenie strat biznesowych. Niezależnie od przyczyny awarii, backup w chmurze pozwala na szybkie przywrócenie kluczowych plików, baz danych czy całych środowisk IT. To rozwiązanie, które daje firmom pewność, że nawet w najtrudniejszych sytuacjach ich dane są bezpieczne i gotowe do natychmiastowego użycia.

Twarda kalkulacja: Koszt backupu i odzyskiwania danych vs Koszt przestoju

Zestawmy teraz te liczby z realiami biznesowymi. Profesjonalne wdrożenie systemu ERP, takiego jak Business Central, to dla firmy inwestycja rzędu minimum 9 900 EUR.

  • Inwestycja początkowa: od 9 900 EUR
  • Miesięczny koszt ochrony (Backup Azure): ~50 – 157 EUR
  • Koszt utraty danych: Potencjalna strata całej inwestycji we wdrożenie, utrata ciągłości finansowej, kary umowne i wstrzymanie operacyjności.

W przypadku awarii lub ataku ransomware kluczowe znaczenie ma proces odzyskiwania i przywracania danych z backupu. Szybkie i skuteczne odzyskanie informacji minimalizuje straty w Twojej firmie, pozwalając na sprawne przywrócenie działania systemów i ograniczenie przestojów.

Jak podsumował to prowadzący na naszym webinarze: “Co kosztuje firmę więcej? 8 godzin martwej sprzedaży (a w praktyce często 8 tygodni przywracania danych po ataku ransomware), czy 1% przychodów zainwestowanych co miesiąc w profesjonalną ochronę?”.

Wniosek jest prosty. Miesięczny koszt profesjonalnego, chmurowego backupu to kwota niższa niż koszt jednej godziny przestoju całej firmy lub pracy zespołu IT próbującego odzyskać bezpowrotnie utracone pliki.

Jeśli chcesz uzyskać indywidualną wycenę lub masz pytania dotyczące backupu, skontaktuj się z naszym zespołem.

Kategorie
artykuly Polecane Wiedza biznesowa

Backup Danych ERP: Dlaczego OneDrive i SharePoint to Nie Jest Backup?

OneDrive i SharePoint to narzędzia do synchronizacji plików, a nie do tworzenia kopii zapasowych (backupu). Jeśli plik zostanie uszkodzony, usunięty lub zaszyfrowany przez wirusa na jednym urządzeniu, ta zmiana natychmiast zsynchronizuje się na wszystkich pozostałych. Brak odpowiedniego backupu może prowadzić do utraty danych, co niesie poważne konsekwencje dla firm, takie jak utrata kluczowych informacji czy przestoje operacyjne.

Skuteczność backupu danych ERP zależy od wielu czynników, takich jak wybór odpowiedniego programu i aplikacji do backupu, częstotliwości wykonywania kopii zapasowych oraz rodzaju dysku (np. HDD, SSD, NAS), na którym są one przechowywane. Backupy muszą być zaszyfrowane zarówno podczas przesyłania, jak i przechowywania na nośnikach, aby chronić dane przed nieautoryzowanym dostępem. Model hybrydowy backupu, łączący szybkie przywracanie lokalne z bezpieczeństwem chmury, jest rekomendowany dla firm wymagających wysokiej dostępności danych. Dla firm o dużym natężeniu transakcji zaleca się częstotliwość backupu co 15-60 minut. Zastosowanie specjalnego oprogramowania do backupu jest kluczowe dla skutecznego tworzenia kopii zapasowych.

Aby w pełni chronić dane firmowe i dokumentację powiązaną z systemem ERP, potrzebujesz niezależnego rozwiązania do backupu, takiego jak Azure Backup dla Microsoft 365. Aż 75% firm nie posiada kompleksowego procesu tworzenia kopii zapasowych i odzyskiwania danych, co znacząco zwiększa ryzyko utraty danych.

Mit chmury: „Mam pliki na OneDrive, więc jestem bezpieczny”

Wiele małych i średnich przedsiębiorstw (MŚP) żyje w niebezpiecznym przekonaniu. Skoro ich pliki znajdują się “w chmurze”, uważają je za w pełni bezpieczne. To złudzenie wynika z niezrozumienia różnicy między synchronizacją a prawdziwą kopią zapasową oraz z braku strategicznego podejścia do bezpieczeństwa danych.

Podczas jednego z naszych webinarów, ekspert Ryszard Dałkowski celowo zapytał: “Czy używając M365, czyli OneDrive’a między innymi i SharePointa, ufasz w 100%?”. Prawda jest brutalna. Mechanizmy wbudowane w te platformy ułatwiają wspólną pracę, ale nie chronią przed trwałą utratą danych.

Regularne backupy są niezbędne dla bezpieczeństwa danych i umożliwiają odzyskanie informacji po przypadkowym usunięciu lub awarii.

Synchronizacja ≠ Backup (Gdzie leży różnica?)

Aby zrozumieć ryzyko, musimy jasno rozdzielić te dwa pojęcia:

  • Synchronizacja (OneDrive, SharePoint): Jej celem jest utrzymanie identycznego stanu plików na wszystkich Twoich urządzeniach w czasie rzeczywistym. Zmiana w jednym miejscu oznacza zmianę wszędzie.
  • Backup: To zamrożona w czasie, niezmienna (nieedytowalna) kopia Twoich danych, przechowywana w bezpiecznym, odizolowanym miejscu. Backup umożliwia przywrócenie danych do określonego punktu w czasie, co jest kluczowe w przypadku awarii lub utraty danych. Niezmienne kopie zapasowe (immutable) chronią przed atakami ransomware.

Wyróżniamy trzy główne typy backupów: pełny, różnicowy oraz przyrostowy. Backup pełny polega na kopiowaniu wszystkich danych za każdym razem, co zapewnia najszybsze przywrócenie, ale wymaga najwięcej przestrzeni dyskowej. Pełny backup obejmuje wszystkie dane w systemie w określonym punkcie czasu. Backup różnicowy zapisuje tylko zmiany od ostatniego backupu pełnego, a przyrostowy – tylko zmiany od ostatniego backupu (pełnego lub przyrostowego). Backupy różnicowe są szybsze niż pełne, ale wolniejsze niż przyrostowe. Czas odzyskiwania danych zależy od wybranego typu backupu.

Backupy mogą być wykonywane w różnych trybach pracy bazy danych, takich jak tryb full lub simple, co wpływa na sposób ich tworzenia i odtwarzania. Dodatkowo, prędkość odczytu i zapisu na dysku (np. HDD vs SSD) ma bezpośredni wpływ na szybkość tworzenia i przywracania kopii zapasowych.

Kontekst systemów ERP (np. Business Central)

Firmy korzystające z systemów takich jak Dynamics 365 Business Central rzadko trzymają w nich ciężkie pliki. Dokumenty towarzyszące, takie jak skany umów, zamówienia w PDF czy specyfikacje techniczne, lądują najczęściej na firmowym SharePoint. Utrata tych dokumentów z chmury, w połączeniu z ewentualną awarią lub uszkodzeniem systemu ERP, to dla firmy podwójny cios, który może całkowicie sparaliżować procesy biznesowe. System ERP oraz powiązane archiwum dokumentów muszą być objęte profesjonalnym backupem, a kopie zapasowe nie powinny być przechowywane na tym samym systemie co oryginalne dane. Każdy serwer, nawet ten przeznaczony do backupu, może ulec awarii, dlatego należy przygotować backup również dla serwera kopii zapasowych.

Warto pamiętać, że utrata lub uszkodzenie danych może prowadzić do poważnych strat finansowych i zakłóceń operacyjnych dla firm.

Co Microsoft naprawdę gwarantuje? (Model współdzielonej odpowiedzialności)

Wielu użytkowników nie czyta regulaminów do końca. Microsoft działa w oparciu o tak zwany Shared Responsibility Model (Model Współdzielonej Odpowiedzialności).

Oznacza to w praktyce:

  • Odpowiedzialność Microsoftu: Dostępność infrastruktury. Gwarantują, że serwery działają, sieć funkcjonuje, a Ty możesz zalogować się do usługi.
  • Odpowiedzialność Klienta: Ochrona danych. To Ty odpowiadasz za to, co wgrywasz, komu udostępniasz pliki i jak je zabezpieczasz przed utratą.

Skuteczna ochrona danych wymaga nie tylko regularnego tworzenia backupów, ale także ich aktywnego monitoringu. Monitoring kopii zapasowych pozwala na szybkie wykrycie błędów, awarii oraz zapewnia, że backup danych ERP jest zawsze dostępny i możliwy do odtworzenia w razie potrzeby. Złe działanie monitoringu kopii zapasowych może prowadzić do błędów w backupie i braku dostępu do aktualnej oraz poprawnej kopii zapasowej. Dlatego regularnie sprawdź i testuj swoje kopie zapasowe, aby mieć pewność, że w razie awarii backup będzie działał prawidłowo.

Dodatkowo, polityka retencji Microsoftu jest mocno ograniczona. Standardowy kosz w OneDrive oraz SharePoint przechowuje usunięte pliki tylko przez 93 dni. Po tym czasie dane przepadają bezpowrotnie.

Wymagania dotyczące backupu danych w bazy danych

W przypadku systemów ERP, takich jak Comarch ERP Optima czy Comarch ERP XL, bezpieczeństwo danych to nie tylko kwestia wygody, ale przede wszystkim obowiązek prawny i biznesowy. Bazy danych przechowują kluczowe informacje o klientach, transakcjach, dokumentach księgowych czy stanach magazynowych. Utrata tych danych – czy to w wyniku awarii serwera, ataku ransomware, czy błędu ludzkiego – może sparaliżować całą firmę, narazić ją na straty finansowe i konsekwencje prawne.

W Comarch IBARD użytkownicy mogą łatwo skonfigurować harmonogramy backupu dla plików, folderów oraz baz danych MS SQL i PostgreSQL, korzystając z dedykowanej zakładki w systemie. Aplikacja umożliwia w pełni automatyczny backup baz danych SQL oraz plików na komputerach lokalnych i lokalizacjach sieciowych FTP/SMB. Dodatkowo, Comarch IBARD oferuje funkcję wersjonowania plików, co pozwala użytkownikom na przywrócenie wcześniejszych wersji bez nadpisywania aktualnych.

W Comarch ERP Optima Cloud Standard użytkownicy mogą samodzielnie wykonać backup bazy danych bez kontaktu z Comarch SA – wystarczy przejść do odpowiedniej zakładki i kliknąć przycisk backup. Funkcja backupu w Comarch ERP Optima pozwala na uruchomienie skryptu backupu dla wszystkich baz jednym kliknięciem, bez użycia zewnętrznych narzędzi czy aplikacji. Dodatkowe funkcje, które można skonfigurować w systemie, umożliwiają automatyzację procesu backupu, co minimalizuje ryzyko błędów ludzkich.

Po wykonaniu backupu możliwe jest udostępnienie kopii zapasowych użytkownikom, którzy mogą je pobrać lub wykorzystać zgodnie z potrzebami. Ważne jest jednak, aby tylko uprawnieni administratorzy mieli dostęp do plików backupu, co zapobiega ich przypadkowemu usunięciu.

Wybór rozwiązań backupowych zależy od wielu czynników, takich jak ilość danych, wymagany poziom bezpieczeństwa czy specyfika organizacji. W praktyce stosuje się różne technologie przechowywania backupów – od dysków lokalnych, przez NAS, po rozwiązania chmurowe – w zależności od scenariusza użycia i potrzeb firmy.

Kluczowe jest utrzymywanie procesu backupu, czyli stałe monitorowanie, testowanie i doskonalenie procedur. Regularne próby odtworzenia bazy ERP w środowisku testowym są niezbędne do weryfikacji skuteczności backupu, szczególnie po każdej aktualizacji systemu – brak takich testów może prowadzić do problemów podczas rzeczywistego przywracania danych. Okno backupowe, czyli czas, gdy system jest najmniej obciążony, pozwala na wykonywanie kopii zapasowych bez spowalniania pracy działów.

Automatyzacja backupu danych ERP

Automatyzacja backupu danych ERP to jeden z najważniejszych filarów bezpieczeństwa danych w Twojej firmie. W praktyce oznacza to, że proces tworzenia kopii zapasowych baz danych, folderów i plików odbywa się bez udziału użytkownika, zgodnie z ustalonym harmonogramem. Dzięki temu minimalizujesz ryzyko utraty danych w wyniku awarii, błędu ludzkiego czy ataku złośliwego oprogramowania.

Systemy Comarch ERP Optima oraz Comarch ERP XL zostały wyposażone w funkcjonalności, które pozwalają na automatyczne wykonywanie kopii bezpieczeństwa baz danych. W przypadku Comarch ERP Optima możesz skonfigurować harmonogram backupu danych, co zapewnia regularne tworzenie kopii zapasowych bez konieczności ręcznej ingerencji. To rozwiązanie pozwala na szybkie odtworzenie bazy danych w przypadku awarii lub utraty danych, gwarantując ciągłość działania firmy.

Comarch ERP XL również oferuje rozbudowane możliwości automatycznego backupu danych. Dzięki temu masz pewność, że kluczowe informacje przechowywane w bazach danych są regularnie zabezpieczane, a proces tworzenia kopii zapasowych przebiega zgodnie z ustalonymi harmonogramami. Automatyzacja backupu eliminuje ryzyko pominięcia tego zadania przez pracowników i pozwala skupić się na rozwoju biznesu, zamiast na ręcznym zarządzaniu kopiami bezpieczeństwa.

Warto zwrócić uwagę na usługę Comarch IBARD, która umożliwia nie tylko automatyczne tworzenie kopii zapasowych baz danych, ale także folderów i plików. Kopie bezpieczeństwa są przechowywane w chmurze, co zapewnia dodatkową warstwę ochrony – nawet w przypadku awarii lokalnego serwera czy uszkodzenia sprzętu, Twoje dane pozostają bezpieczne i dostępne do odtworzenia z dowolnego miejsca. Comarch IBARD pozwala również na monitorowanie procesu backupu oraz szybkie przywrócenie danych w razie potrzeby.

Należy pamiętać, że regularne wykonywanie i monitorowanie kopii zapasowych to nie tylko kwestia wygody, ale przede wszystkim gwarancja bezpieczeństwa danych i ciągłości działania firmy. Automatyzacja backupu danych ERP pozwala zminimalizować ryzyko utraty danych, a w przypadku awarii – umożliwia sprawne odtworzenie bazy danych i szybki powrót do pracy.

Podsumowując, wdrożenie automatycznego backupu danych w systemach Comarch ERP Optima, Comarch ERP XL oraz korzystanie z usługi Comarch IBARD to najlepsza praktyka, która zapewnia bezpieczeństwo danych, ochronę przed utratą informacji oraz możliwość szybkiego odtworzenia bazy danych w każdej sytuacji. Jeśli masz pytania dotyczące konfiguracji lub monitorowania backupu danych ERP, warto skorzystać z dokumentacji producenta lub wsparcia technicznego, aby mieć pewność, że proces tworzenia kopii zapasowych działa prawidłowo i skutecznie chroni zasoby Twojej firmy.

Umów konsultację ze specjalistą Microsoft ERP:

3 scenariusze, w których synchronizacja niszczy Twoje dane

Dlaczego poleganie wyłącznie na OneDrive to błąd? Oto trzy najczęstsze sytuacje, które prowadzą do katastrofy:

  1. Przypadkowe usunięcie pliku – użytkownik nieświadomie kasuje ważny dokument, a synchronizacja powoduje, że znika on z każdego urządzenia i kopii w chmurze.
  2. Sabotaż pracownika – niezadowolony pracownik celowo usuwa pliki lub całe foldery, które są synchronizowane z chmurą. W efekcie wszystkie dane, w tym foldery z istotnymi dokumentami, znikają z systemu lokalnego i chmury, co może prowadzić do poważnych strat.
  3. Atak ransomware – zainfekowany komputer szyfruje pliki, a OneDrive automatycznie synchronizuje zaszyfrowane wersje, nadpisując zdrowe kopie.

Pamiętaj, że regularne testy odtworzenia kopii zapasowych są kluczowe, aby mieć pewność, że backup danych ERP oraz folderów rzeczywiście chroni Twoją firmę przed utratą danych.

1. Atak Ransomware (Oprogramowanie szyfrujące)

Jak trafnie ujął to Ryszard Dałkowski: „Po co backupować OneDrive’a? Przecież to mi się synchronizuje. No jasne. Więc jak ktoś ci zaszyfruje plik, to ci się zsynchronizuje, jest zaszyfrowany”. Jeśli ransomware zaatakuje jeden komputer, w ciągu kilku sekund złośliwy kod zsynchronizuje zaszyfrowane pliki z chmurą. Masz trzy komputery? Będziesz miał trzy zaszyfrowane, bezużyteczne kopie.

2. Sabotaż pracownika

Odchodzący, skonfliktowany pracownik usuwa kluczowe foldery z projektami lub celowo blokuje witrynę SharePoint, a następnie opróżnia systemowy kosz. Bez zewnętrznego backupu odzyskanie tych danych jest praktycznie niemożliwe.

Rozwiązania backupowe powinny być dostępne użytkownikom, aby mogli samodzielnie przywracać utracone dane bez angażowania działu IT.

3. Przypadkowe usunięcie (Błąd ludzki)

Pracownik przypadkowo kasuje ważny folder ze starymi umowami. Nikt nie zauważa tego błędu. Problem wychodzi na jaw podczas audytu po 4 miesiącach. Ze względu na 93-dniowy limit retencji Microsoftu, plików nie da się już odzyskać z kosza.

Przechowywanie archiwum starszych wersji plików umożliwia jednak odzyskanie danych nawet po upływie okresu retencji w chmurze.

Rozwiązanie: Azure Backup dla M365

Aby uniknąć powyższych scenariuszy, należy wdrożyć prawdziwy backup chmury w chmurze. Najprostszym i najbardziej natywnym scenariuszem jest włączenie usługi Azure Backup dla usług Microsoft 365. Backup jako usługa (backup as a service) świadczony przez zewnętrznych dostawców to profesjonalne rozwiązanie, które zapewnia bezpieczeństwo danych oraz wsparcie techniczne, w tym monitorowanie i testy odtworzeniowe.

Obejmuje ona ochroną wszystkie kluczowe elementy:

  • Skrzynki pocztowe Exchange Online
  • Zasoby OneDrive for Business
  • Witryny SharePoint Online

Wszystko to zarządzane jest z jednego miejsca. Z technicznego punktu widzenia konfiguracja jest banalnie prosta. To dosłownie jeden checkbox, plus trzeba dodać dwie informacje: ID subskrypcji i grupę zasobów.

Warto pamiętać, że kopie zapasowe powinny być przechowywane na innej infrastrukturze niż ta, która jest zabezpieczana, aby zminimalizować ryzyko utraty danych w przypadku awarii.

FAQ – Najczęściej zadawane pytania

1. Czy Microsoft robi backup moich plików na OneDrive? Nie. Microsoft dba o to, aby serwery OneDrive działały, ale to Ty jesteś odpowiedzialny za wykonanie kopii zapasowej swoich danych (zgodnie z modelem współdzielonej odpowiedzialności).

2. Ile czasu pliki są przechowywane w koszu OneDrive i SharePoint? Usunięte pliki trafiają do kosza, gdzie są przechowywane maksymalnie przez 93 dni. Po tym czasie są trwale usuwane z serwerów Microsoftu.

3. Co się stanie, jeśli wirus zaszyfruje moje pliki na komputerze z OneDrive? Aplikacja OneDrive natychmiast wykryje zmianę w pliku i zsynchronizuje nową, zaszyfrowaną wersję z chmurą. Nadpisze to Twoje zdrowe pliki na serwerze i na innych zsynchronizowanych urządzeniach.

4. Dlaczego użytkownicy systemów ERP muszą backupować środowisko M365? Systemy ERP (jak Business Central) często przechowują ciężkie załączniki i dokumenty na powiązanym SharePoint. Brak backupu tych dokumentów oznacza utratę kluczowego kontekstu dla danych transakcyjnych w ERP. Dodatkowo, aby mieć pewność, że backup danych ERP jest skuteczny, regularnie sprawdź i testuj kopie zapasowe – przeprowadzaj próby odtworzenia bazy ERP w środowisku testowym. Tylko w ten sposób zweryfikujesz, czy backup rzeczywiście działa i pozwoli na szybkie przywrócenie danych w razie awarii.

Pobierz nasz e-book

Zrozumieć Microsoft Dynamics 365 Business Central

Wypełnij formularz i pobierz za darmo nasz kompletny przewodnik po cyfrowej transformacji przedsiębiorstwa.