Kategoria: Dynamics 365/AX

Jak nie sparaliżować pracy działu finansowego przy kolejnym sprawozdaniu o stosowanych terminach zapłaty w transakcjach handlowych?

Dobiegają nas branżowe słuchy o tym, że firmy, które po raz pierwszy w tym roku były zobowiązane do złożenia sprawozdania o stosowanych terminach zapłaty w transakcjach handlowych, czyli o tzw. zatorach płatniczych, spędziły nad tym grubo ponad 2 tygodnie. Cenny czas finansiści przeznaczyli tylko na to, aby uczynić zadość obowiązkom sprawozdawczym. Dlaczego? Prawdopodobnie przez brak odpowiednich narzędzi.

Czy można zatem przygotować sprawozdanie o zatorach płatniczych maksymalnie w kilka godzin

Zdecydowanie tak. Wystarczy wyposażyć swój system finansowo-księgowy w odpowiednią funkcjonalność wspierającą generowanie niezbędnych danych. Użytkownicy systemów Microsoft Dynamics 365/AX mogą wspierać się w tym zakresie rozwiązaniem przygotowanym przez zespół INLOGICA. Funkcjonalność zatorów płatniczych w wersji podstawowej umożliwia szybkie wygenerowanie raportu Zatory płatnicze, który obejmuje informacje finansowe potrzebne do złożenia sprawozdania o stosowanych terminach w transakcjach handlowych.

Sprawozdanie to jednak tylko część historii o zatorach płatniczych.

Niezwykle istotne jest monitorowanie firmowych praktyk płatniczych na bieżąco. Przekroczenie bowiem określonej przez przepisy wartości progowej zobowiązań niespełnionych i spełnionych po terminie w okresie 3 kolejnych miesięcy, uznaje się za tzw. nadmierne opóźnianie. Próg ten obecnie wynosi 5 mln złotych. Jego przekroczenie niesie ze sobą poważne konsekwencje. Od postępowania prowadzonego z urzędu przez Urząd Ochrony Konkurencji i Konsumentów, po wysokie kary pieniężne zależne bezpośrednio od wysokości opóźnionych płatności oraz długości okresu opóźnień. Wartość progu nadmiernego opóźniania w spełnianiu zobowiązań od stycznia 2022 będzie wynosiła 2 mln zł.

Jak to kontrolować?

Monitorować praktyki płatnicze na bieżąco. Funkcjonalność zatorów płatniczych INLOGICA dla Microsoft Dynamics 365/AX w rozszerzonej wersji produktu wyposażona jest w analitykę oraz bieżący monitoring opóźnień w transakcjach handlowych za pomocą definiowanych alertów systemowych.

W związku ze zmianami w prawie, część przedsiębiorców od 01.01.2021 r. została zobligowana przez ustawodawcę do złożenia sprawozdania o stosowanych terminach zapłaty.

Odpowiadając na zapotrzebowanie zgłaszane przez użytkowników systemu Microsoft Dynamics 365/AX, zespół INLOGICA przygotował rozwiązanie wspierające, ułatwiające i automatyzujące proces generowania danych koniecznych do sporządzenia ww. sprawozdania.

Funkcjonalność dostępna będzie w dwóch wariantach: podstawowym i rozszerzonym.

Podstawowy umożliwia wygenerowanie bezpośrednio z systemu Microsoft Dynamics 365/AX danych finansowych niezbędnych do złożenia rocznego sprawozdania o stosowanych terminach zapłaty w transakcjach handlowych za pośrednictwem platformy biznes.gov.pl

Rozszerzony, oprócz podstawowej funkcji generowania właściwych danych na użytek samego sprawozdania, daje również możliwość bieżącego monitorowania zatorów płatniczych, chroniąc przedsiębiorcę przed przekroczeniem pułapu „nadmiernego opóźniania” określonego w ustawie.

Użytkownik samodzielnie definiuje reguły w systemie, których ewentualne naruszenie wyzwala wysłanie powiadomienia (alertu systemowego), minimalizując tym samym ryzyko nieświadomego narażenia się na konsekwencje ze strony instytucji nadzorujących.

Narzędzie dedykowane dla oprogramowania Microsoft Dynamics 365/AX dostępne dla wersji systemu: AX 4, 2009 i 2012

Narzędzie umożliwia automatyczne uzupełnianie danych odbiorcy/dostawcy w oparciu o integrację z Bazą Internetową REGON 1, prowadzoną przez Główny Urząd Statystyczny.

Po wprowadzeniu numeru NIP w systemie automatycznie uzupełniane są dane kontrahentów, takie jak: nazwa, adres, dane rejestracyjne. Jednocześnie tworzy się lub aktualizuje kartoteka odbiorcy/dostawcy.

Istnieje możliwość rozszerzenia o funkcjonalność pozwalającą na weryfikację podmiotu gospodarczego w rejestrze VAT. Dzięki temu można zweryfikować nabywcę towarów i usług, czy jest zarejestrowany jako czynny płatnik VAT.

Autorski moduł JPK dla Microsoft Dynamics 365/AX pozwala na szybkie generowanie jednolitych plików kontrolnych zgodnie ze wzorcem struktur logicznych opublikowanych przez Ministerstwo Finansów (według stanu na dzień 8 maja 2020). Dostępne struktury w module:

• JPK_VAT (ewidencja podatku vat) wersje schematów (1)/(2)/(3), dla okresów do 30.09.2020
• JPK_V7M (ewidencja i miesięczna deklaracja podatku vat), dla okresów od 01.10.2020
• JPK_FA (faktury sprzedaży) wersje schematów (1)/(2)/(3)
• JPK_KR (księgi rachunkowe)
• JPK_WB (wyciągi bankowe)
• JPK_MAG (magazyn)

Dane do utworzenia plików JPK generowane są w oparciu o pola i funkcje Microsoft Dynamics 365/AX. Uzupełnieniem standardowych pól są formularze konfiguracyjne w aplikacji JPK. Konfiguracja aplikacji wykonywana jest jednorazowo po instalacji oprogramowania.

Krokiem pośrednim w tworzeniu plików JPK są dane, które przechowywane są w tabelach pomocniczych. Na podstawie utworzonych danych generowane są pliki XML zgodne ze strukturami logicznymi JPK. Taka architektura rozwiązania umożliwia przegląd wygenerowanych danych przed utworzeniem plików w formacie XML.

Moduł wyposażony jest w dodatek, umożliwiający wybór wersji schematu pliku w procesie jego generowania.

W ramach wdrożenia system Microsoft Dynamics 365/AX zostanie zaktualizowany o oznaczenia wymagane dla dokumentów zakupu i sprzedaży: grupy towarów i usług (GTU), typy dokumentów i oznaczenia procedur, niezbędne do prawidłowego wygenerowania pliku JPK_V7M.

Na życzenie Klienta moduł JPK może zostać rozszerzony o dodatek JPK Delivery umożliwiający kompleksowe zarządzanie wygenerowanymi plikami jpk oraz ich wysyłkę do urzędu, bezpośrednio z poziomu systemu Microsoft Dynamics 365/AX.

Weryfikacja płatnika VAT dodatek dla Microsoft Dynamics AX

Ministerstwo Finansów umożliwia na swoich stronach internetowych weryfikację podmiotów gospodarczych w rejestrze VAT. Dzięki temu rozwiązaniu możliwe jest uzyskanie potwierdzenia, czy dany kontrahent zarejestrowany jest jako czynny płatnik VAT. Odpowiadając na zapotrzebowanie użytkowników systemów Microsoft Dynamics AX/365 zespół INLOGICA przygotował rozwiązanie, które pozwala sprawdzić ten status bezpośrednio z poziomu systemu.

Dodatek Weryfikacja płatnika VAT sprawdza status odbiorcy/dostawcy na podstawie polskiego Numeru Identyfikacji Podatkowej (NIP) w bazie Ministerstwa Finansów lub w bazie udostępnionej przez Komisję Europejską VIES dla podmiotów zarejestrowanych w Unii Europejskiej.

Funkcjonalność opcjonalnie rozszerza proces księgowania arkuszy finansowych, arkuszy faktur i zamówień zakupu. Jeśli podczas weryfikacji płatnika system ustali, iż kontrahent jest nieczynny, księgowanie faktury zostanie przerwane, a użytkownik jest informowany o powodzie zatrzymania księgowania stosownym komunikatem.

Możliwe jest również sprawdzenie statusu konkretnego kontrahenta poprzez uruchomienie procesu weryfikacji z poziomu kartoteki dostawcy/odbiorcy.

Dodatek Weryfikacji płatnika VAT posiada ustawienia, które pozwalają:

• określić okres ważności sprawdzenia
• określić, w jakich oknach funkcja ma być widoczna
• zdefiniować tryb sprawdzenia dla poszczególnych arkuszy
• zdefiniować tryb sprawdzenia podczas księgowania zamówień zakupu

‘Biała lista’ to funkcjonalność Microsoft Dynamics 365/AX dostępna dla wersji systemu AX 4 i 2012

Narzędzie zapewnia wyższy stopień bezpieczeństwa realizowanych transakcji. Rozwiązanie wzbogaca system Microsoft Dynamics o nową funkcjonalność, która pozwala w sposób automatyczny zrewidować rachunki bankowe przypisane do kontrahenta w oparciu o integrację z Wykazem podatników VAT, prowadzonym przez Krajową Administrację Skarbową. Sprawdzenie następuje w dniu złożenia zapytania, a wyniki zapytania są archiwizowane.

Dodatek ‘Biała lista’ zawiera funkcjonalności: Weryfikacja na poziomie księgowania faktur zakupu. Sprawdzenie zostanie uruchomione podczas księgowania faktur zakupu poprzez zamówienie. System weryfikuje rachunek bankowy przypisany do faktury. Sprawdzenie zostanie uruchomione podczas księgowania faktur zakupu poprzez arkusze faktur. System weryfikuje rachunek bankowy przypisany do dostawcy dla wiersza/załącznika faktury. Weryfikacja w arkuszach uruchamiana jest w procesach: Sprawdzanie poprawności oraz Księgowanie.

Weryfikacja w procesie generowania płatności. Sprawdzenie zostanie zainicjowane podczas uruchomienia funkcji Generuj płatności w arkuszu płatności dostawców. Weryfikacja zostanie również zainicjowana w procesach: Sprawdzanie poprawności oraz Księgowanie arkusza płatności.

Weryfikacja masowa rachunków bankowych dostawców. Funkcja uruchamiana w wybrany dzień weryfikująca rachunki bankowe dostawców wprowadzone w systemie z plikiem płaskim. Na indywidualne zamówienie istnieje możliwość dodania funkcji weryfikującej rachunek bankowy kontrahenta do wskazanego przez klienta procesu księgowania.

1 lipca 2018 roku weszła w życie nowelizacja ustawy dotyczącej podatku VAT. Jedną z przygotowanych przez ustawodawcę zmian w ramach tych przepisów jest wprowadzenie split payment, czyli podzielonej płatności.

Mechanizm funkcjonowania tego rozwiązania polega na tym, że płatność za wystawioną fakturę zostanie podzielona na dwa rachunki bankowe:

• wartość netto – na rachunek bankowy dostawcy
• VAT – na specjalny rachunek VAT dostawcy

Główny ciężar wprowadzenia mechanizmu ‘Split payment’ wzięły na siebie instytucje bankowe min. zakładając przedsiębiorcom rachunki VAT czy przystosowując formatki przelewów do wymogów ustawy.

Korekty konieczne są również na poziomie systemów księgowych wykorzystywanych przez przedsiębiorstwa. Zespół INLOGICA przygotował moduł ‘Split payment’ dla użytkowników systemu Microsoft Dynamics 365 i AX.

INLOGICA oferuje kompleksową obsługę programistyczno-konsultancyjną w ramach umowy realizacji funkcjonalności “Split payment” zgodnie z Ustawą z dnia 15 grudnia 2017 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2018 r. poz. 62).

Funkcjonalność ‘Split payment” umożliwia oznaczenie kontrahentów, dla których ma zostać zrealizowana podzielona płatność. Na tej podstawie system generuje propozycje płatności i identyfikuje faktury, które powinny zostać zapłacone z wykorzystaniem tej metody. Niezbędne do wykonania płatności podzielonej dane z systemu Microsoft Dynamics 365/AX zostają przekazane do systemu bankowości elektronicznej. Na ich podstawie bank wykona zlecone operacje.

Zespół INLOGICA przygotował dla klientów wykorzystujących w swojej działalności system Microsoft Dynamics 365/AX moduł ‘Asset Managment’ (CMMS) przeznaczony do obsługi środków trwałych w przedsiębiorstwie. Rozwiązanie może wspierać działania realizowane przez takie działy, jak: służba utrzymania ruchu czy służba pomiarowa.

Do głównych elementów modułu należą:

• zarządzanie maszynami i urządzeniami
• obsługa procesu w postaci zadań i czynności
• obsługa pracowników służb
• obsługa i pomiar parametrów
• wypożyczalnia obiektów
• zezwolenia
• zasady

Moduł 'Asset Managment’ (CMMS) dla Microsoft Dynamics 365/AX pozwala na stworzenie struktury parku maszynowego firmy (np. w oparciu o BOM). Hierarchia taka umożliwia optymalne zarządzanie maszynami poprzez rozbicie ich obsługi na poszczególne podzespoły i komponenty. Proces tworzenia środków trwałych wykorzystuje wstępnie zdefiniowane szablony. Dzięki temu dodawanie nowych elementów nie wymaga wprowadzania wszystkich informacji od początku.

Moduł 'Asset Managment’ pozwala także zarządzać urządzeniami i narzędziami. Urządzenia specjalistyczne mogą posiadać czasowe certyfikaty uprawniające do ich użytkowania. Ich tworzenie opiera się również na szablonach i strukturze BOM.

Obsługa procesu w postaci zadań i czynności.

Proces obsługi urządzeń i maszyn dla zadań służby utrzymania ruchu lub służby pomiarowej odbywa się poprzez przydzielanie zadań składających się z czynności. Zadania i powiązane z nimi czynności mogą być konfigurowane na podstawie szablonów. Dodawanie nowych zadań na bazie szablonu nie wymaga wprowadzenia wszystkich informacji na nowo. Zadania posiadają swój cykl życia i fazę planowania. Zapewnia to odpowiedni nadzór nad ich wykonaniem.

Obsługa pracowników służb.

W module Asset Managment (CMMS) dla Microsoft Dynamics 365/AX pracownicy organizacji są przypisani do zadań. Rozwiązanie zapewnia również powiązanie z wykorzystywanym modułem ‘Human Resources’.

Obsługa i pomiar parametrów.

Dla potrzeb służby pomiarowej istnieje możliwość zdefiniowania parametrów urządzeń technicznych. Dzięki monitorowaniu ich wartości można kontrolować ważność certyfikatów i przydatność tych urządzeń do pracy. Moduł archiwizuje również historię pomiarów.

Wypożyczalnia obiektów.

Moduł Asset Managment (CMMS) pozwala na przypisanie narzędzi technicznych do użytkownika na określony czas. Pozwala to z poziomu systemu Microsoft Dynamics 365/AX kontrolować przepływy urządzeń pomiarowych i narzędzi, oraz materiałów technicznych.

Zezwolenia.

Rozwiązanie pozwala kontrolować uprawnienia pracowników do wykonywania danych czynności w ramach służby utrzymania ruchu. Uwzględnia także uprawnienia poszczególnych pracowników do obsługi konkretnych maszyn, urządzeń i narzędzi.

Zasady.

W module Asset Managment (CMMS) użytkownicy mają możliwość skonfigurowania reakcji systemu Microsoft Dynamics 365/AX na określone zdarzenia. Zapewnia on kontrolę łańcucha: przyczyna i skutek np. w sytuacji awarii.

Moduł Asset Managment (CMMS) dla Microsoft Dynamics 365/AX to profesjonalne narzędzie przeznaczone dla firm posiadających rozbudowaną strukturę środków trwałych. Dzięki niemu można ograniczyć koszty związane z płynnością procesów biznesowych w firmie i zautomatyzować zarządzanie dostępnymi w jego ramach zasobami.