Michał Paluszczak: Dla mnie to jest bardzo dobra wiadomość, że będziemy rozmawiać o finansach. Drugi najczęściej pojawiający się tekst po stronie klienta to: „u nas wszystko jest proste”. Tak się w ERP nie da. Jakby nigdy się nie dawało.
Marek Mac: Ponownie w studio Michał Paluszczak, CEO INLOGICA. Cześć.
Michał Paluszczak: Cześć, spodobało mi się, więc jestem jeszcze raz.
Marek Mac: Dokładnie, bardzo dobrze. Chcieliśmy dzisiaj poruszyć z Tobą temat: jak wygląda podejście do wdrożenia Dynamics?
Michał Paluszczak: Chcesz poruszyć trudny temat finansowo-precyzowy?
Marek Mac: Tak, jesteś osobą, z którą będę mógł porozmawiać o finansach. To będzie ciekawe, bo nie każda firma chce o tym rozmawiać. Chciałem zapytać Cię, co się dzieje kiedy przychodzi do Was klient?
Michał Paluszczak: Zanim odpowiem na to pytanie, powiem dla mnie to też jest bardzo dobra wiadomość, że będziemy rozmawiać o finansach. Najważniejsze jest, aby nie rozczarować się wzajemnie w relacji z klientem. My dość otwarcie komunikujemy kwestie finansowe, staramy się na rzędach wielkości na początek, bo to jest proste. Wracając do Twojego pytania, co się dzieje, kiedy przychodzi klient? Jedno z pierwszych pytań: „ile to będzie kosztować?” Kiedyś miałem takie powiedzenie, ale ono się zużyło, że między 100 tys. a 100 mln. w zależności od tego, co wymyślimy w tym projekcie. Potrafimy to oszacować, tylko kiedy przychodzi klient, to często nie jest w stanie nam odpowiedzieć na podstawowe pytania, abyśmy mogli to zdiagnozować.
Marek Mac: Tak, często klienci nie wiedzą sami, czego chcą.
Michał Paluszczak: Tak i jaki jest ich ekosystem. Drugi najczęściej pojawiający się tekst po stronie klienta: „u nas wszystko jest proste”. Ja wiem, że u klienta to jest proste. W jego głowie, biznesie, świecie to wszystko jest oczywiste i banalne. My to musimy zrozumieć. Tak naprawdę, kiedy przychodzi klient, to musimy przede wszystkim zdefiniować, w jakim miejscu on jest w tej chwili. Czy on sam rozumie do końca, jak działa jego biznes? Czy ma zmapowane procesy w tym biznesie? Czy jest nam w stanie dostarczyć taką pigułkę wiedzy, abyśmy mogli poszukać analogii w historycznych projektach, w tym, co robimy być może w tej chwili dla innego klienta albo robiliśmy w przeszłości. Pierwszy krok- zrozummy się, tak bym go nazwał. Musimy nawiązać jakiś poziom zrozumienia.
Marek Mac: Widzę to po rynku: firmy na początku chcą mieć zrobioną analizę. Jest to w zasadzie uzasadnione. Chcą wiedzieć, jak to będzie wyglądało. Jak Wy do tego podchodzicie? Czy Wy też robicie analizę, czy macie trochę inne podejście?
Michał Paluszczak: Do niedawna też robiliśmy analizę.
Marek Mac: Dlaczego nie robicie?
Michał Paluszczak: Dlaczego nie robimy analizy? To ma związek z tym, że analiza jest takim usypiającym słowem. Z niego nic nie wynika. Co my będziemy tam analizować? Nas nie interesuje analiza w rozumieniu „pogłębmy wiedzę o kliencie”. To jest oczywiście ważne, ale nas jako firmę wdrożeniową interesują procesy, którymi powinniśmy się zaopiekować i odzwierciedlić w systemie. I robimy to już wiele lat. Dopiero niedawno stwierdziliśmy, że słowo analiza jest słowem pułapką. Po analizie możesz dostać np. prostego Excela z cyferkami, które będą mówić, że na obszar X przeznaczymy tyle czasu w tym wdrożeniu, na obszar Y- tyle. Dopiero kiedy cofniesz się przed analizę i zobaczysz, jak można efektywnie pracować z klientem w formie warsztatów, mapowania procesów, robiąc to z nim, wtedy to ma wartość. Analiza jest dla mnie ostatnio słowem bardzo usypiającym, staram się klientów, ale też wewnętrznie zespół, wiele lat posługiwaliśmy się tą nomenklaturą, uwrażliwić na to, aby nie dać się w tą pułapkę wpędzić, która często występuje: „u nas to jest proste”. Trzeba dogłębnie odkryć i dopatrzyć się w tym projekcie, co naprawdę robi klient i co powinno być przez nas uwzględnione.
Marek Mac: A możemy to rozdzielić? Czyli robimy i analizę i takie warsztaty. Klient sobie wybiera, z czego chce skorzystać albo z tego i z tego. Ale jest mała gwiazdka.
Michał Paluszczak: Tak. Możemy potraktować to jako odrębne procesy. Natomiast ja bym chciał mówić i komunikować, i aby nasi klienci przychodząc do takiego projektu, do nas mówiąc: „mamy potrzebę wdrożyć nowy system ERP, uruchomić nowy system”, aby przychodzili do nas z nastawieniem, że to będzie współpraca. Analiza, moim zdaniem, ma takie ukryte przesłanie: ktoś przyjdzie, mnie wysłucha, a potem do mnie wróci i przedstawi mi gotowe rozwiązanie.
Tak się w ERP nie da. Nigdy się nie dawało. Teraz nie daje się szczególnie.
Zaraz powiem, dlaczego. Musimy cofnąć się i od początku włączyć klienta w ten proces. Nie da się szczególnie dlatego, że pracujemy w Scrum, w metodykach zwinnych, więc kontakt z klientem, który w czasie projektu będzie się już odbywał, jest dość intensywny. Jeżeli od początku klient przyjdzie z takim nastawieniem, że przyjdą ludzie, wysłuchają mnie i magicznie stworzą mi system, to się nie może skończyć dobrze.
Mieliśmy taki przykład przy ostatnim wdrożeniu, gdzie komentarze ze strony użytkowników klienta były takie: „ale to jeszcze nie gotowe, niby szkolenie, ale to jeszcze nie działa” i tak dalej. I odpychali ten moment, kiedy użytkownicy wejdą do systemu. Pojawili się bardzo krótko przed go live. Można by powiedzieć, że projekt zawisł na włosku, bo testy odbywały się praktycznie po uruchomieniu.
Kiedy mamy do czynienia z taką pracą warsztatową, mapowaniem procesów, współpracą od początku, już na etapie analizy, kiedy tą analizę zaczniemy ubierać w formę, usiądziemy razem przed Visio i zaczniemy wspólnie te procesy kreślić. Nie w takiej formule analitycznej-przyjeżdża konsultant, wysłuchuje klienta, potem wraca i on to próbuje drugi raz rozpisać. Bez sensu zupełnie.
Staramy się skrócić teraz tą drogę, tak aby dużo od początku realizować wspólnie z klientem. To jest takie przygotowanie klienta na to, co się będzie działo w projekcie. Umówmy się, że przy tej analityce początkowej, klient jest świadomy, to przy samym wdrożeniu są klienci, którzy są gotowi włączyć się w odpowiednim momencie. Bardzo wielu klientów przy takim podejściu przyjmowało postawę, przecież o tym rozmawialiśmy już podczas analizy. No dobrze, rozmawialiśmy, a teraz trzeba to skonkretyzować. Nie. Szczegóły na początku. Przestawmy tą dźwignię, nie przeskakujmy tego kroku.
Marek Mac: Dla Was to jest dobry moment, gdyż nie będzie zgrzytu. Często klienci nie są świadomi, że po analizie, musimy to doprecyzować i wychodzą rzeczy, o których nikt na początku nie pomyślał.
Michał Paluszczak: Tak, moim zdaniem dopiero kiedy zobaczysz, możesz stwierdzić, że coś czujesz. Staramy się bardzo mocno klientów zachęcić od początku, aby to nie była praca na ogólnikach, na dużych obszarach klockowych.
Usiądźmy, narysujmy i umówmy się wtedy między sobą, co będziemy w tym systemie robić i w tym momencie mój zespół może podać w miarę wiarygodne estymaty: czasowe, budżetowe i jak to będziemy realizować w praktyce.
Marek Mac: Jak klienci reagują na takie Wasze podejście?
Michał Paluszczak: O dziwo całkiem nieźle.
Marek Mac: Wydaje mi się, że podejście warsztatowe będzie droższe i dłuższe.
Michał Paluszczak: Troszkę.
Marek Mac: Co w przypadku, jeśli klient po warsztatach stwierdzi: „to system nie dla nas” albo Wy to stwierdzicie.
Michał Paluszczak: Nie ten klient na ten system.
Marek Mac: Tak.
Michał Paluszczak: Dla klienta najlepszą informacją jest to, że kiedy pójdzie do innego partnera, dostawcy tego systemu, będzie miał obiektywnie spisane i skatalogowane procesy.
To jest praca, której często klienci nie mają czasu wykonać wewnętrznie, nie przymuszani taką sytuacją, jak wdrożenie systemu ERP. Kiedy powiemy sobie: „no słuchajcie, to jednak nie jest dla was”, nie powinienem tak mówić, bo Microsoft to system dla wszystkich i wszyscy się na pewno wpiszą, ale gdyby klient stwierdził: „nie dla nas ten budżet”, „musimy znaleźć coś tańszego” albo „z innej półki”, to też jest ok. Etap tych warsztatów, pracy wstępnej, mocno intensywnej, we współpracy z klientem, na pewno spowoduje, że efektem, będzie mapa procesów, spisane wrażliwe obszary, zaznaczone didaskalia na wykresach i to właśnie jest problematyczny obszar, którym trzeba się mocno zająć, ustandaryzować go lub zmienić.
Mogę przedstawić wam mail pod tytułem: u nas wszystko jest proste versus efekt. Mamy prosty biznes, proste zamówienia, tylko sprzedajemy, dystrybucja, żadnych fajerwerków i taki wykres, nie wygląda strasznie, ale kroków ma kilkanaście co najmniej. Więc od prostego – ja kupuję i sprzedaję do faktycznego, co ja robię, jest bardzo duża przestrzeń do zdefiniowania.
Marek Mac: Jesteś w stanie określić, ile takie warsztaty czasowo mogą trwać? I jak wyglądają finansowo?
Michał Paluszczak: Tak, możemy porozmawiać otwarcie o finansach, jeżeli mówimy o firmie, zatrudniającej 20-30 osób, wdrożenie niewielkie, mamy firmę – sprzedaż dystrybucyjna, wiemy, że musimy porozmawiać z ludźmi w dziale zakupów, sprzedaży i z magazynem. Weźmy to przez pryzmat ludzi. Chcemy zmapować te procesy, wyślijmy do każdego z tych obszarów pracownika na 2 dni, żeby spokojnie usiadł w każdym z tych departamentów, mógł sobie omówić, jak ci ludzie pracują, jakie są główne procesy, czyli co ja deklaratywnie robię, aby w miarę mógł wyłapać te wszystkie wyjątki tego prostego procesu, który zawsze w głowie klienta jest prosty, to mamy 2 dni w każdym dziale, każdego konsultanta, który jedzie i rozmawia – 6 dni w sumie. Ten pracownik musi wrócić, przemyśleć, przedyskutować to, co zebrał, w jakiś sposób to skatalogować.
Dzień ekstra dla każdego z nich, to mamy dni 9. Dajmy jeszcze każdemu z nich po dniu na dopieszczenie tej dokumentacji, on zaczął rysować z klientem, tworzyć jakieś grafy, procesy. Dajmy mu jeszcze dzień, taki ekstra, żeby spokojnie mógł jeszcze to dopieścić.
Dni 12. Spotkanie podsumowujące z prezentacją wyników – każde z nich, trwa pół dnia, z klientem w zestawieniu.
Ile nam wyszło? 13 i pół dnia x stawka, którą się posługujemy- koszt około 10 tys. Euro- za pracę wejściową.
Marek Mac: To nie jest dużo. Ja pamiętam sytuację, gdzie klienci do nas na portal się zgłaszali: o analizę; jak podejść, jak wybrać i tak dalej. Często staramy się zasugerować, aby spróbowali sami rozpisać te procesy. I mamy rekordzistę! Trwało to 8 miesięcy. Gdyby to policzyć: 8 miesięcy koszt i tak dalej…
Michał Paluszczak: To może tyle trwać. Jeżeli skala firmy jest taka, wchodzimy w korporacyjne wdrożenie i użytkowników będzie 100, 200, tak naprawdę możemy analizę robić wiele lat nawet. Ja powiedziałem o prostym scenariuszu, znowu możemy wziąć pracownika, zastanowić się, ile on tam będzie, koszt naszej pracy to koszt ludzi, których zatrudniamy do tej pracy. Tutaj nie ma żadnych kosztów ukrytych, to nie jest tak, że ja ekspercko to wyliczam. Muszę zastanowić się po ludzku, jaki czas nasi ludzie, to jest też ciekawy temat, gdyż klienci się zastanawiają, skąd te koszty, skąd się bierze stawka, te wolumeny. Musimy wziąć pracownika, wysłać do Was, do klienta, on tam spędzi dzień, 2, w takim wariancie, jak teraz opowiadałem, mamy 3 dni takiej pracy warsztatowej w departamencie. Wydaje się dużo nawet. Można zrobić to szybciej, ale dajmy sobie bufor, aby zmieścić się w czasie, bo okaże się, że pierwszy dzień poszedł bardzo opornie i musimy zrobić dogrywkę. Zawsze można ją zrobić. Ważne jest, że te wolumeny nie biorą się znikąd. To jest praca tych ludzi. Microsoft nie jest najtańszym we wdrożeniu systemu ERP. Jest systemem bardzo uniwersalnym, ale wymagającym bardzo wiele konfiguracji wstępnej, aby ruszyć z miejsca, aby mógł zadziałać.
Jeżeli firma klienta jest wielowymiarowa i potrzebuje zintegrowanego systemu, pracownicy z tych departamentów, którzy wrócą, muszą usiąść razem i porozmawiać o tym. To jest kolejny czas. Jaki wpływ ruchy magazynowe mają mieć na sprzedaż, czy są specyficzne wymagania co do trzymania wysokości stoków albo śledzenia magazynu w drodze. To wszystko ma znaczenie.
Te koszty wynikają bezpośrednio z pracy ludzi, z czasu, który spędzają z klientem. Można sobie go na dużych klockach bardzo łatwo wyobrazić. Tak jak mówię, w dużej firmie to mogą być tygodnie albo miesiące w procesie spędzone u klienta i wtedy taki scenariusz, w którym mówisz, że coś trwa pół roku, też jest możliwe.
Marek Mac: Takie warsztaty są dla każdego? Czy będą sytuacje: zróbmy standardową analizę?
Michał Paluszczak: Uważam, że warsztaty są dla każdego.
Jestem świeżo po zmianach, które wprowadzamy wewnętrznie, więc jestem entuzjastą tego podejścia. Uważam, że podejście pasywno-słuchające, nieaktywne, wychodzi mocno z obiegu. Nie da się w ten sposób realizować projektów. Mieliśmy bardzo wiele historii tego rodzaju, nie wciągnięcie klienta w odpowiednim momencie w pracę warsztatową, wspólną – bardzo mocno rezonowało później w projekcie, kiedy realizowaliśmy wdrożenie.
Klient nie był do tego przyzwyczajony, nie rozumiał naszych oczekiwań, był wyrywany ze swojej pracy. Tak to odbierał, że ciągle coś od niego chcemy. Więc od początku angażujemy go delikatnie i mówimy: słuchaj, my tak pracujemy, nie pracujemy w próżni. Znam takie historie od klientów, którzy przychodzą do nas i mówią: „przekazaliśmy wszystko firmie, która u nas to wdrażała albo wdraża, potrzebujemy pomocy, oni zniknęli, potem wrócili z czymś, to nie spełnia naszych oczekiwań”. To nie jest wina tej firmy, która to robiła.
Jeżeli klient się w to nie zaangażował, nie był na bieżąco, tak naprawdę może mieć pretensje do siebie. Takie sytuacje się zdarzają- jakaś grupa osób albo pracowników w organizacji klienta, chroni resztę przed tym, aby nie za mocno byli angażowani na etapie wdrożenia, bo mają swoją robotę. To błąd. To co będziemy testować dopiero po uruchomieniu, to zrozumienie systemu, jego ergonomii, wyglądu, gdzie to się, mówiąc bezpośrednio, klika w systemie, jak on jest skonstruowany wizualnie nawet.
Każda minuta, godzina spędzona klienta na etapie tych warsztatów już podczas wdrożenia, od samego początku jest istotna, to się nie dzieje w próżni, my rozmawiamy o tych procesach, czasami są dyskusje i są pytania: „jak to wygląda w tej chwili w systemie, na przykładzie?” Konsultant wyciąga komputer, odpala system i mówi: tak to możemy zamodelować, tak zrobiliśmy na naszej wersji demo lub prezentacji, czy dla Was to jest ok? I ta praca musi tak wyglądać. Jak o tym mówię nawet, to słyszę wewnętrzny głos, a jak mogłoby wyglądać inaczej? Podejście do analizy przy wielu wdrożeniach, które robiliśmy, było przeprowadzone po macoszemu. Nie do końca uważam z perspektywy czasu, że robiliśmy to dobrze i dobrze kierunkowaliśmy energię klienta w tych wdrożeniach.
Marek Mac: Najgorsze według mnie, jak trafisz na klienta, który faktycznie nie przyłożył się do tradycyjnej analizy, a podczas wdrożenia przy procesie powie: „a jeszcze to!”. Być może nie wywróci to całego projektu, ale potrafi dołożyć tyle godzin, że pojawiają się problemy.
Michał Paluszczak: Oczywiście.
Przede wszystkim tak już powiedziałem podczas pierwszego naszego spotkania, musimy mieć świadomość, na co się z klientem umawiamy. Wszystkie słowa, sformułowania ryzykowne: mówiliśmy o tym, wspominaliśmy o tym… Świetnie, ale jaki jest po tym ślad? Wiadomo, że analiza, nawet w tym tradycyjnym ujęciu, powinna się kończyć podsumowaniem, dokumentem.
Stawiamy w tej chwili mocno na głębszą interakcję od samego początku. Wdrożenie we współpracy, a nie wdrożenie dla klienta. Myślę, że jednym zdaniem można byłoby to podsumować.
Marek Mac: Wspomniałeś wcześniej, że wdrożenie systemu Microsoft nie należy do najtańszych. Moje pytanie: ile to może kosztować?
Michał Paluszczak: Rozumiem, między 100 tys. a 100 mln., tak?
Marek Mac: Tak.
Michał Paluszczak: Najważniejsze, dlaczego tak jest. Produkty nie są najtańsze, gdyż są uniwersalne. System Microsoft Dynamics i w wersji Business Central i w wersji Finance & Operations jest systemem stworzonym przez producenta na cały świat.
To tak, jakbyśmy rozsypali klocki Lego, możemy z nich coś ułożyć. Tak samo działa ten system. Możemy z niego ułożyć obraz dla bardzo małej firmy, ale mając do dyspozycji zasobnik tego systemu, możemy utworzyć system dla bardzo dużej organizacji, zaopiekować się procesami korporacyjnymi. Zaraz odpowiem na pytanie, ile to może kosztować. 2-3 przykłady mogę Ci podać. Najważniejsze jest zrozumienie, dlaczego tak jest. Nie jest jak w polskich systemach finansowo- księgowych – kiedy wszystko jest gotowe – pewne procesy są zamodelowane. Microsoft ‘u nie interesuje, że w Polsce JPK składa się w ten sposób po stronie finansów, albo wymogi formalne są takie a nie inne. On jest uniwersalny. Ma swoje lokalizacyjne paczki, które wymagają za każdym razem dostosowania do potrzeb klienta.
Rozmawialiśmy ostatnio o naszym wzorcowym wdrożeniu w 5 dni- to koszt kilkunastu tys. zł. Wdrożenie takiego systemu w małej organizacji może kosztować kilkanaście-kilkadziesiąt tys. zł. W organizacjach, które zatrudniają około 80-100 użytkowników, raczej mówimy już stanowczo o 6-ciu zerach – pewnie to będą miliony złotych. W dawnych czasach, kiedy OnPrem królował, mówiło się, że wartość zakupu licencji (jednorazowej) to mniej więcej równoważnik tego, ile będzie kosztowało wdrożenie. A najlepiej, gdyby to wdrożenie jeszcze przemnożyć razy 1,5.
Kiedyś licencja kosztowała 4 tys. Euro na usera. Jeżeli miałeś 80 userów, to znaczy, że zakup licencji kosztował cię 320 tys. Euro, to mniej więcej 1,5 mln musiałeś zaplanować na inwestycje w wykonanie tego projektu dla takich firm wdrożeniowych jak nasza. Teraz wydaje się, że ta bariera się zmieniła, trudno ją złapać, bo są subskrypcje, więc jest troszeczkę inaczej.
Ostatnio przy Business Central rozmawialiśmy z klientem, który ma dość prosty biznes, bez robienia tych warsztatów, liczyliśmy koszt licencji: około 50 userów, jeżeli przyjmę cenę licencji miesięcznej dla Business Central około 80 Euro x 50 userów, czyli 4 tys. miesięcznie x 1 rok około 50 tys. Euro w licencjach, to nie wiem, czy uda mi się zrobić to wdrożenie za 50 tys. Euro. To by było nadużycie, ale przemnażając to x 1,5 -myślę, że jesteśmy w równowartości w tym przypadku- mamy firmę, która zajmuje się rozliczaniem projektu, mamy faktury, sprzedaż, zakupy, spinamy to w module projektowym – stosunkowo powtarzalny i prosty deklaratywnie biznes. Zaraz przechodzimy do warsztatów, więc powiem Ci, może przy następnym spotkaniu czy z tego prostego procesu zbieram faktury kosztowe, fakturuję klienta i rozliczam projekt. Czy to będzie rzeczywiście takie proste, czy pokażę Ci jakiś wielki diagram przy następnym spotkaniu.
Marek Mac: Wspomniałeś o wdrożeniu w 5 dni, zrobiliśmy o tym odcinek i wiem, że macie już jeden case opisany.
Michał Paluszczak: Tak, jeden case już się skończył, w warsztacie samochodowym, jak możemy to gdzieś podlinkujmy i pokażmy jak to się odbyło.
Marek Mac: Tak. Opinie były skrajne i ciekawe po tym odcinku. Jedni się pukali w głowę. Mamy komentarze: „jak w 5 dni? To jest marketingowy chwyt”. Okazuje się, że nie jest.
Michał Paluszczak: Nieustannie zapraszam do skonfrontowania tej propozycji z oczekiwaniami, to musi wybrzmieć: poczyniliśmy założenia i te oferujemy w ramach wdrożenia.
Przewagą jest, że system Business Central, w naszej propozycji, możemy rozwinąć. Jeżeli będą elementy, które nie będą pasowały klientowi wzorcowemu, zawsze możemy je zmienić. Rzeczywiście to są dodatkowe koszty i nakład prac, ale pytanie o skalę.
Jeżeli ktoś będzie chciał wzorcowe wdrożenie, które jest dla firm usługowych do kilku użytkowników systemu, przepiąć na firmę produkcyjną, to oczywiście nie mamy o czym mówić. Ale jeżeli ktoś mi powie, że oprócz usługi prowadzi jeszcze drobną sprzedaż z magazynu, to nie zajmie dużo więcej niż 5 dni. Jeżeli będziemy mieli skonfigurować przyboczny magazyn, to też będzie w tych granicach.
Marek Mac: Dla mnie to jest intrygujące wejście do świata systemów ERP niewielkim kosztem, kiedy właściciel firmy ma bardzo dobry pomysł na biznes, aby go skalować.
Michał Paluszczak: Zgadza się. Wiemy jakie są stawki na rynku IT. Będąc małą firmą, 5-10 osobową, to jest cały Twój biznes, możesz finanse, księgowość, sprzedaż i zakupy prowadzić w genialnym, skalowalnym narzędziu na przyszłość- to jest proste.
To naprawdę może się zdarzyć w 5 dni. Odsyłamy, mam nadzieję, do case’a i wciąż zachęcam do tego, aby się z nami skontaktować i skonfrontować swój biznes, najlepiej usługowy, z naszą propozycją.
Marek Mac: Michale, bardzo Ci dziękuję za udział i mam nadzieję do zobaczenia. Porozmawiamy następnym razem o warsztatach.
Michał Paluszczak: Porozmawiamy o warsztatach. Dzięki.
