Slide-in Box

Kategoria: artykuly

Kategorie
artykuly Dynamics 365/AX Polecane Produkty INLOGICA

Wysyłka JPK bez limitu rozmiaru – jak wysłać duży plik JPK do Ministerstwa Finansów?

Wysyłka JPK bez limitu rozmiaru - jak wysłać duży plik JPK do Ministerstwa Finansów

Wprowadzenie do JPK

Artykuł przeznaczony jest dla przedsiębiorców, księgowych i biur rachunkowych, którzy chcą dowiedzieć się, jak prawidłowo wysyłać pliki JPK, w tym duże pliki przekraczające 100 MB. Dowiesz się, jakie są wymagania techniczne, jak radzić sobie z ograniczeniami bramki MF oraz jak korzystać z profesjonalnych narzędzi do wysyłki JPK. W tym artykule wyjaśniamy, jak wygląda wysyłka JPK do Ministerstwa Finansów, jakie są najczęstsze problemy oraz jak je rozwiązać.

Jednolity Plik Kontrolny (JPK) to dokument elektroniczny, który został wprowadzony przez Ministerstwo Finansów jako narzędzie usprawniające kontrolę urzędu skarbowego oraz rozliczenia podatkowe przedsiębiorców. JPK składa się z dwóch części: ewidencyjnej oraz deklaracyjnej. JPK_VAT z deklaracją składa się z dwóch części: ewidencji VAT i deklaracji VAT. Część ewidencyjna zawiera szczegółowy zestaw informacji dotyczących sprzedaży i zakupów, które wynikają z ewidencji VAT prowadzonej przez przedsiębiorców. Natomiast część deklaracyjna obejmuje dane z deklaracji VAT, takich jak VAT-7 czy VAT-7K. Dzięki JPK urząd skarbowy otrzymuje kompletny obraz transakcji i rozliczeń podatnika za dany okres, co pozwala na szybszą i skuteczniejszą weryfikację poprawności rozliczeń.

Przygotowanie pliku JPK

Aby prawidłowo przygotować plik JPK, przedsiębiorcy muszą korzystać z programów komputerowych umożliwiających generowanie plików w formacie XML zgodnym z wymaganiami Ministerstwa Finansów. Plik JPK powinien zawierać wszystkie niezbędne dane dotyczące sprzedaży, zakupów, kontrahentów oraz przeprowadzonych transakcji. Ważne jest, aby przed wysyłką dokładnie sprawdzić kompletność i poprawność pliku, uwzględniając ewentualne korekty oraz eliminując błędy, które mogą wpłynąć na prawidłowość rozliczeń podatkowych. Przedsiębiorcy powinni pamiętać, że każda nieścisłość w pliku JPK może skutkować koniecznością jego ponownego złożenia lub wyjaśnień przed organami podatkowymi.

Twój plik JPK przekracza 100 MB i nie możesz go wysłać? Oto rozwiązanie

Masz gotowy plik XML z systemu księgowego. Próbujesz wysłać go przez bramkę Ministerstwa Finansów i widzisz komunikat o błędzie – plik jest za duży. To scenariusz, który dotyka coraz więcej polskich firm, szczególnie tych generujących duże wolumeny dokumentów księgowych.

Wysyłanie plików JPK do urzędu skarbowego wymaga autoryzacji oraz podpisu elektronicznego lub profilu zaufanego. Wszyscy czynni podatnicy VAT mają obowiązek wysyłania JPK_VAT z deklaracją.

Problem staje się jeszcze bardziej palący w kontekście nowego obowiązku JPK_CIT, gdzie pliki potrafią ważyć nawet 4 GB lub więcej. Standardowa bramka e-dokumenty.mf.gov.pl przyjmuje pliki do 100 MB – co dla wielu przedsiębiorstw oznacza poważne utrudnienie. JPK_VAT wysyła się do urzędu skarbowego w formacie XML, a pobranie UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru) potwierdza skuteczne złożenie dokumentu. UPO to oficjalne potwierdzenie złożenia dokumentu JPK w urzędzie skarbowym.

Rozwiązaniem jest profesjonalna bramka do wysyłki JPK, która automatycznie obsługuje pliki dowolnej wielkości, dzieli je zgodnie z wymogami MF i składa UPO w jednym procesie.

Wysyłaj duże pliki do MF - niezależnie od systemu ERP. Zgłoś się do nas już teraz:

Dlaczego wysyłka dużych plików JPK jest problemem?

Ministerstwo Finansów udostępnia bezpłatne narzędzia do wysyłki JPK – aplikację Klient JPK_WEB oraz platformę e-mikrofirma. Są one wystarczające dla małych firm, ale mają istotne ograniczenia. Plik JPK_VAT można wygenerować w odpowiedniej zakładce programu księgowego, najczęściej w zakładce 'Deklaracje’.

Najważniejsze ograniczenia to:

  • Limit 100 MB – to podstawowe ograniczenie bramki MF. Za pośrednictwem standardowych narzędzi można przesłać plik zawierający maksymalnie około 60 tysięcy faktur. Podatnicy rozliczają VAT miesięcznie lub kwartalnie, a obowiązek składania JPK_VAT dotyczy obu tych grup. Dla firm z większą skalą działalności to zdecydowanie za mało.
  • Brak możliwości samodzielnego dzielenia plików – przepisy nie przewidują ręcznego dzielenia plików JPK przez użytkownika. Potrzebujesz narzędzia, które zrobi to za Ciebie automatycznie i zgodnie z wymogami Ministerstwa Finansów.
  • Częste awarie bramki – użytkownicy regularnie zgłaszają problemy z dostępnością bramki MF, utrzymujący się status 120 (plik w trakcie przetwarzania) oraz trudności z pobraniem UPO. Terminy podatkowe nie czekają.

Pliki JPK_VAT muszą być zgodne z wymaganiami technicznymi i merytorycznymi, a ich zgodność jest weryfikowana przez system MF. JPK_VAT z deklaracją należy wysłać w terminie do 25. dnia miesiąca po miesiącu, którego dotyczy. Niedotrzymanie tego obowiązku może skutkować sankcjami i karami finansowymi.

JPK Delivery – uniwersalna bramka do wysyłki wszystkich plików JPK

JPK Delivery to profesjonalne narzędzie do wysyłki plików JPK, które eliminuje wszystkie wymienione problemy. Oto co oferuje:

3.2 Obsługa wszystkich struktur JPK

Narzędzie obsługuje wszystkie wymagane przez Ministerstwo Finansów struktury JPK, w tym:

  • JPK_VAT z deklaracją,
  • JPK_FA,
  • JPK_MAG,
  • JPK_PKPIR,
  • JPK_EWP,
  • JPK_ST (dla środków trwałych).

JPK_VAT z deklaracją dotyczy zarówno przedsiębiorców prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą, jak i większych podmiotów. Obowiązek ten obejmuje wszystkich czynnych podatników VAT, niezależnie od wielkości działalności gospodarczej. Każdy przedsiębiorca zarejestrowany jako czynny podatnik VAT musi wysyłać JPK_VAT z deklaracją drogą elektroniczną. W przypadku rozliczeń kwartalnych należy uwzględnić każdy miesiąc kwartału, a część ewidencyjna powinna być wypełniona zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów. W ewidencji należy prawidłowo oznaczać świadczenie usług, świadczenie usług zwolnionych, towarów, sprzedawców oraz środków trwałych, co jest kluczowe dla prawidłowego raportowania i uniknięcia wykroczenia skarbowego. Terminy wysyłki JPK_VAT są przesuwane na następny dzień roboczy, jeśli przypadają na dzień ustawowo wolny od pracy.

JPK_PKPIR obsługuje przedsiębiorców prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów. Od 2026 roku przedsiębiorcy będą mieli obowiązek prowadzenia JPK KPiR w formie jednolitego pliku kontrolnego, który będzie musiał być przesyłany do urzędu skarbowego wyłącznie w formie elektronicznej. Przedsiębiorcy, którzy dotychczas prowadzili podatkową księgę przychodów i rozchodów, będą musieli dostosować swoje systemy do nowych regulacji dotyczących JPK KPiR. Dane w JPK KPiR muszą być przesyłane w ściśle określonych terminach, a obowiązek ten dotyczy również osób rejestrujących działalność gospodarczą po 1 stycznia 2026 roku. JPK KPiR będzie zawierał szczegółowe dane o operacjach gospodarczych przedsiębiorstwa.

Korzystanie z narzędzi do wysyłki JPK powinno odbywać się zgodnie z instrukcją krok po kroku, aby zapewnić poprawność operacji i zgodność z wymogami prawnymi.

3.3 Niezależność od systemu księgowego

JPK Delivery działa niezależnie od używanego systemu księgowego – wystarczy wygenerować plik JPK w odpowiednim formacie XML i załadować go do aplikacji.

Pliki JPK muszą być zgodne z wymaganiami prawnymi i technicznymi, a poprawność danych – w tym części ewidencyjnej – powinna być każdorazowo weryfikowana przed wysyłką. Odpowiednie oznaczenie świadczenia usług, świadczenia usług zwolnionych, towarów, sprzedawców, środków trwałych oraz prawidłowe prowadzenie ewidencją są niezbędne dla spełnienia obowiązków podatkowych i uniknięcia wykroczenia skarbowego.

3.4 Bezpieczeństwo i poufność

Wszystkie dane są szyfrowane i przesyłane bezpiecznym kanałem SSL. Narzędzie nie przechowuje przesyłanych plików ani danych logowania.

Dane są chronione zgodnie z wymogami krajowego systemu e faktur (KSeF). Wdrożenie KSeF wymaga integracji systemów księgowych z nowymi regulacjami dotyczącymi e-faktur, a faktury muszą być zgodne z oficjalnym schematem i zawierać wszystkie niezbędne informacje.

3.5 Wygodne podpisywanie plików

Możliwość podpisania pliku JPK kwalifikowanym podpisem elektronicznym bezpośrednio w aplikacji.

JPK_VAT z deklaracją można podpisać profilem zaufanym lub elektronicznym podpisem. Przedsiębiorca może wyznaczyć pełnomocnika do podpisania i wysłania pliku, pod warunkiem udzielenia pełnomocnictwa na formularzu UPL-1.

3.6 Potwierdzenie wysyłki i archiwizacja

Po wysłaniu pliku użytkownik otrzymuje Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO), które stanowi dowód złożenia dokumentu w urzędzie skarbowym. Wszystkie wysłane pliki i UPO są archiwizowane w systemie.

Po pobraniu UPO należy zweryfikować zgodność pliku z wymaganiami. W przypadku konieczności korekty JPK_VAT, w elemencie 'nagłówek’ w pozycji 'Cel złożenia’ wpisuje się '2′. Podatnik ma obowiązek w ciągu 14 dni przesłać skorygowaną ewidencję lub złożyć wyjaśnienia. Naczelnik urzędu skarbowego może nałożyć karę pieniężną w wysokości 500 zł za każdy błąd w pliku JPK_VAT, jeśli uniemożliwia on weryfikację transakcji. Karę należy zapłacić bez wezwania w terminie 14 dni od dnia doręczenia decyzji.

W przypadku niezłożenia JPK_VAT w terminie, przedsiębiorca może złożyć plik razem z czynnym żalem, co chroni przed sankcjami.

Wysyłka bez limitu rozmiaru

Przyjmujemy pliki dowolnej wielkości. System automatycznie dzieli duże pliki na części zgodne z wymogami MF, wysyła je sekwencyjnie i składa kompletne UPO. Z perspektywy użytkownika wygląda to jak wysyłka jednego pliku – niezależnie czy waży 50 MB czy 5 GB.

Wszystkie struktury JPK w jednym miejscu

JPK Delivery obsługuje pełen zakres struktur JPK wymaganych przez Ministerstwo Finansów:

  • JPK_VAT (JPK_V7M, JPK_V7K) – comiesięczna/kwartalna ewidencja VAT z deklaracją
  • JPK_KR_PD – nowy obowiązkowy plik dla podatników CIT od 2025
  • JPK_FA – faktury VAT na żądanie
  • JPK_MAG – dokumenty magazynowe
  • JPK_WB – wyciągi bankowe
  • JPK_PKPIR – podatkowa księga przychodów i rozchodów
  • JPK_EWP – ewidencja przychodów

JPK_VAT z deklaracją dotyczy także przedsiębiorców prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą. W przypadku rozliczeń kwartalnych należy pamiętać, że każdy miesiąc kwartału musi być ujęty osobno w plikach JPK_VAT. W strukturach JPK konieczne jest prawidłowe oznaczanie świadczenia usług, świadczenia usług zwolnionych z VAT, towarów (w tym grup towarowych GTU) oraz środków trwałych, np. w JPK ST. Warto również zwrócić uwagę na przypadki zwolnienia z obowiązku prowadzenia PKPiR lub składania JPK_VAT – warunki i terminy takich zwolnień są ściśle określone przepisami.

Od 2026 roku przedsiębiorcy będą zobowiązani do prowadzenia JPK KPiR w formie jednolitego pliku kontrolnego, który należy przesyłać do urzędu skarbowego wyłącznie elektronicznie, w ściśle określonych terminach. Obowiązek ten obejmie także osoby rejestrujące działalność gospodarczą po 1 stycznia 2026 roku. Przedsiębiorcy, którzy dotychczas prowadzili podatkową księgę przychodów i rozchodów, będą musieli dostosować swoje systemy do nowych regulacji. JPK KPiR będzie zawierał szczegółowe dane o operacjach gospodarczych przedsiębiorstwa.

Niezależność od systemu księgowego

To kluczowa zaleta – JPK Delivery działa niezależnie od tego, jakiego systemu ERP lub księgowego używasz. Możesz korzystać z Comarch, SAP, Symfonii, Optimy, Microsoft Dynamics lub dowolnego innego oprogramowania. Jeśli Twój system generuje prawidłowy plik XML zgodny ze schematem Ministerstwa Finansów, JPK Delivery go wyśle.

Przed wysyłką plików JPK konieczna jest weryfikacja ich zgodności z wymaganiami technicznymi i merytorycznymi, a także dokładna weryfikacja danych w części ewidencyjnej. W JPK_VAT muszą być podane dodatkowe dane w części ewidencyjnej, zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów.

Warto pamiętać o prawnych obowiązkach związanych z prowadzeniem ewidencji elektronicznej, takich jak ewidencja VAT czy PKPiR, oraz o konieczności przechowywania i ewentualnych korektach ewidencji. Wdrożenie krajowego systemu e faktur (KSeF) obejmie wszystkich podatników posiadających siedzibę w Polsce oraz zagranicznych podatników prowadzących działalność w Polsce. Integracja systemów księgowych z KSeF będzie wymagała dostosowania do nowych regulacji, a faktury będą musiały być zgodne z oficjalnym schematem i zawierać wszystkie niezbędne informacje. KSeF umożliwi automatyczne przetwarzanie i porównywanie danych przez organy podatkowe, co zwiększy znaczenie zgodności i weryfikacji przesyłanych dokumentów.

Bezpieczeństwo na poziomie enterprise

Wszystkie dane są chronione zgodnie z najwyższymi standardami bezpieczeństwa:

  • Infrastruktura oparta na Microsoft Azure
  • Pełne szyfrowanie wszystkich przechowywanych informacji
  • Zgodność z aktualnymi wymogami bezpieczeństwa Ministerstwa Finansów

Ochrona danych musi być również zgodna z wymogami krajowego systemu e faktur (KSeF) oraz przepisami prawnymi dotyczącymi e-dokumentacji. Wdrożenie KSeF wymaga integracji systemów księgowych z nowymi regulacjami dotyczącymi e-faktur, co jest istotne dla prawnych obowiązków przedsiębiorców związanych z elektronicznym rozliczaniem się z urzędem skarbowym.

Podpis kwalifikowany w aplikacji

Pliki JPK możesz podpisać bezpośrednio w aplikacji własnym kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Alternatywnie, JPK_VAT z deklaracją można podpisać także profilem zaufanym.

Przedsiębiorca może wyznaczyć pełnomocnika do podpisania i wysłania JPK_VAT z deklaracją, jeśli udzieli mu pełnomocnictwa na formularzu UPL-1. JPK_VAT może wysyłać pełnomocnik, pod warunkiem, że posiada odpowiednie pełnomocnictwo.

Proces podpisywania i wysyłania JPK_VAT powinien być realizowany zgodnie z instrukcją krok po kroku, aby zapewnić poprawność operacji. Nie musisz korzystać z zewnętrznych narzędzi do podpisywania.

Pełna kontrola nad wysyłką

Po wysłaniu pliku masz dostęp do:

  • Statusu przetwarzania w czasie rzeczywistym
  • Możliwości pobrania UPO (Urzędowego Poświadczenia Odbioru)
  • Historii wszystkich wysłanych plików
  • Raportów błędów z konkretnym wskazaniem co wymaga poprawy

Dodatkowo, po skutecznej wysyłce pliku JPK_VAT należy pobrać UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru), które stanowi oficjalne potwierdzenie złożenia dokumentu.

Przed wysyłką pliku JPK_VAT zaleca się dokładną weryfikację poprawności danych, aby uniknąć błędów uniemożliwiających weryfikację transakcji przez organy podatkowe. W przypadku konieczności korekty JPK_VAT, w elemencie 'nagłówek’ w pozycji 'Cel złożenia’ należy wpisać '2′.

Jeśli podatnik nie złoży JPK_VAT w terminie, może przesłać plik wraz z czynnym żalem, co pozwala uniknąć sankcji.

Naczelnik urzędu skarbowego może nałożyć karę pieniężną w wysokości 500 zł za każdy błąd w pliku JPK_VAT, jeśli uniemożliwia on weryfikację transakcji. Karę należy zapłacić bez wezwania w terminie 14 dni od dnia doręczenia decyzji. W przypadku stwierdzenia błędów w JPK_VAT, podatnik ma obowiązek w ciągu 14 dni przesłać skorygowaną ewidencję lub złożyć wyjaśnienia.

Jeżeli termin wysyłki JPK_VAT przypada na dzień ustawowo wolny od pracy, plik należy wysłać w najbliższym dniu roboczym.

Warto pamiętać, że za błędy w JPK_VAT mogą grozić sankcje zarówno w postaci wykroczenia skarbowego (czyn zagrożony karą grzywny, dotyczący mniejszych uchybień), jak i przestępstwa skarbowego (poważniejsze naruszenia prawa podatkowego).

Dla kogo jest JPK Delivery?

Duże i średnie przedsiębiorstwa – firmy generujące dużą liczbę dokumentów, których pliki JPK regularnie przekraczają limit 100 MB.

Grupy kapitałowe – podmioty składające skonsolidowane dane, gdzie skala operacji naturalnie prowadzi do dużych plików.

Biura rachunkowe – firmy obsługujące wielu klientów, które potrzebują niezawodnego narzędzia do masowej wysyłki JPK.

Firmy z intensywną działalnością operacyjną – przedsiębiorstwa z rozbudowaną strukturą kont analitycznych i wieloma centrami kosztów.

Każda firma szukająca niezawodności – jeśli standardowa bramka MF nie spełnia Twoich oczekiwań w zakresie stabilności i dostępności.

Błędy i korekty w JPK

Jak dokonać korekty JPK?

W praktyce zdarza się, że plik JPK zawiera błędy wynikające z nieprawidłowego ujęcia transakcji, pomyłek w danych lub brakujących informacji. W przypadku wykrycia takich nieprawidłowości przedsiębiorca zobowiązany jest do sporządzenia korekty JPK. Nowy plik powinien uwzględniać wszystkie poprawki i być zgodny z aktualnymi wytycznymi Ministerstwa Finansów. Korekty należy dokonywać niezwłocznie po stwierdzeniu błędów, aby uniknąć ewentualnych sankcji podatkowych oraz zapewnić zgodność z obowiązującymi przepisami.

Terminy i konsekwencje błędów

W przypadku konieczności korekty JPK_VAT, w elemencie 'nagłówek’ w pozycji 'Cel złożenia’ wpisuje się '2′. Podatnik ma obowiązek w ciągu 14 dni przesłać skorygowaną ewidencję lub złożyć wyjaśnienia. Naczelnik urzędu skarbowego może nałożyć karę pieniężną w wysokości 500 zł za każdy błąd w pliku JPK_VAT, jeśli uniemożliwia on weryfikację transakcji. Karę należy zapłacić bez wezwania w terminie 14 dni od dnia doręczenia decyzji. W przypadku niezłożenia JPK_VAT w terminie, przedsiębiorca może złożyć plik razem z czynnym żalem, co chroni przed sankcjami.

JPK a KSeF

Powiązania JPK i KSeF

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to nowoczesne rozwiązanie umożliwiające wystawianie i raportowanie faktur w formie elektronicznej. JPK i KSeF są ze sobą powiązane, ponieważ dane zawarte w plikach JPK dotyczą transakcji, które są również rejestrowane w systemie KSeF.

Znaczenie integracji dla przedsiębiorców

Przedsiębiorcy korzystający z KSeF muszą pamiętać o obowiązku raportowania tych samych informacji w plikach JPK, co pozwala na pełną transparentność i zgodność rozliczeń podatkowych. Integracja obu systemów ułatwia kontrolę i automatyzuje procesy raportowania, co jest szczególnie istotne dla firm prowadzących intensywną działalność gospodarczą.

Wsparcie techniczne

Przedsiębiorcy, którzy napotykają trudności podczas przygotowywania plików JPK lub korzystania z KSeF, mogą liczyć na wsparcie techniczne zarówno ze strony urzędu skarbowego, jak i dostawców oprogramowania. Ministerstwo Finansów udostępnia szczegółowe instrukcje oraz wytyczne, które pomagają rozwiać wątpliwości i prawidłowo przygotować dokumenty do wysyłki. Wsparcie techniczne obejmuje pomoc w rozwiązywaniu problemów technicznych, wyjaśnianie niejasności dotyczących wymogów JPK oraz udzielanie informacji na temat najnowszych zmian w przepisach. Dzięki temu przedsiębiorcy mogą mieć pewność, że ich pliki JPK są zgodne z obowiązującymi standardami i bezpiecznie trafiają do Ministerstwa Finansów.

FAQ – Najczęściej zadawane pytania

Wysyłka i podpis

Jak wysłać plik JPK do Ministerstwa Finansów?

Aby wysłać plik JPK do Ministerstwa Finansów, należy:

  1. Przygotować plik JPK w formacie XML zgodnym ze schematem MF, korzystając z programu księgowego.
  2. Podpisać plik kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym.
  3. Wysłać plik za pomocą bramki MF lub profesjonalnego narzędzia, np. JPK Delivery.
  4. Po skutecznej wysyłce pobrać UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru), które jest oficjalnym potwierdzeniem złożenia dokumentu JPK w urzędzie skarbowym.

Czy mogę wysłać plik JPK większy niż 100 MB?

Tak. JPK Delivery automatycznie obsługuje pliki dowolnej wielkości. System dzieli duże pliki na części zgodne z wymogami Ministerstwa Finansów i składa kompletne UPO.

Warto pamiętać, że JPK_VAT należy wysyłać miesięcznie lub kwartalnie, w zależności od wybranej formy rozliczeń VAT. Po skutecznej wysyłce pliku możliwe jest pobranie UPO, które stanowi potwierdzenie prawidłowego złożenia JPK.

Jak podpisać plik JPK?

Pliki możesz podpisać bezpośrednio w aplikacji JPK Delivery własnym kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym. Jeśli nie chcesz podpisywać pliku osobiście, możesz wyznaczyć pełnomocnika do podpisania i wysłania JPK_VAT z deklaracją – wystarczy udzielić mu pełnomocnictwa na formularzu UPL-1. Szczegółową instrukcją krok po kroku dotyczącą podpisywania i wysyłania pliku znajdziesz w naszym poradniku.

Czy otrzymam UPO?

Tak. Po pomyślnym przetworzeniu pliku przez Ministerstwo Finansów możesz pobrać i zapisać UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru) bezpośrednio z aplikacji. Przed pobraniem UPO konieczna jest autoryzacja użytkownika, która potwierdza tożsamość i umożliwia dostęp do dokumentu. Pobranie UPO stanowi potwierdzenie skutecznej wysyłki pliku JPK do urzędu skarbowego.

Co się stanie, gdy bramka MF będzie niedostępna?

Otrzymasz informację o braku połączenia z bramką Ministerstwa Finansów. Możesz ponowić wysyłkę, gdy bramka będzie dostępna. Pamiętaj jednak o zachowaniu terminu wysyłki JPK – w przypadku, gdy termin przypada na dzień ustawowo wolny od pracy, plik należy wysłać w następnym dniu roboczym.

Bezpieczeństwo

Czy moje dane są bezpieczne?

Tak. System wykorzystuje infrastrukturę Microsoft Azure z pełnym szyfrowaniem danych. Wszystkie przechowywane informacje są zabezpieczone zgodnie z najwyższymi standardami bezpieczeństwa.

Obsługiwane struktury

Z jakimi systemami księgowymi działa JPK Delivery?

JPK Delivery jest niezależne od systemu księgowego. Współpracuje z każdym oprogramowaniem, które generuje pliki JPK w formacie XML zgodnym ze schematem MF – Comarch, SAP, Symfonia, Optima, Microsoft Dynamics i inne.

Przed wysyłką pliku JPK należy upewnić się, że jest on zgodny z wymaganiami technicznymi i merytorycznymi określonymi przez Ministerstwo Finansów. Dodatkowo, proces wysyłki wymaga autoryzacji, czyli potwierdzenia tożsamości użytkownika, co jest niezbędne do podpisania i przesłania pliku do urzędu skarbowego.

Czy JPK Delivery obsługuje nowy JPK_CIT?

Tak. System obsługuje wszystkie struktury JPK, w tym nowy JPK_KR_PD wymagany w ramach JPK_CIT od 2025 roku. JPK_CIT obejmuje również ewidencję środków trwałych, towarów oraz usług, w tym świadczenie usług zwolnionych z VAT, a także uwzględnia przypadki zwolnienia z obowiązku składania niektórych plików JPK.

 

Potrzebujesz niezawodnego rozwiązania do wysyłki JPK? Skontaktuj się z nami – pokażemy jak JPK Delivery rozwiąże Twoje problemy z wysyłką plików do Ministerstwa Finansów.

Kategorie
artykuly Business Central Polecane

Deklaracja ZAW-FA – co to jest, kiedy musisz ją złożyć i jak poprawnie wypełnić?

Deklaracja ZAW-FA – co to jest, kiedy musisz ją złożyć i jak poprawnie wypełnić

Krajowy System e-Faktur (KSeF) zmienia sposób, w jaki polskie firmy wystawiają i odbierają faktury. Zanim jednak Twoja organizacja zacznie korzystać z tego systemu, ktoś musi uzyskać do niego dostęp. I właśnie tutaj pojawia się formularz ZAW-FA – dokument, który dla wielu podmiotów stanowi „bramę wejściową” do świata e-fakturowania.

W tym praktycznym poradniku dowiesz się, czym dokładnie jest zawiadomienie ZAW-FA, w jakich sytuacjach jego złożenie jest obowiązkowe, jakie dane musisz przygotować i jak krok po kroku przejść przez cały proces – od wypełnienia formularza po aktywację uprawnień w KSeF.

Na obrazku widoczna jest osoba siedząca przy biurku, wypełniająca oficjalny formularz urzędowy na komputerze. W tle znajdują się dokumenty oraz akcesoria biurowe, co sugeruje pracę związaną z krajowym systemem e-faktur i wypełnianiem formularzy zaw fa.

Co to jest deklaracja / zawiadomienie ZAW-FA?

Zawiadomienie ZAW-FA to oficjalny, urzędowy formularz Ministerstwa Finansów, który służy do powiadomienia właściwego naczelnika urzędu skarbowego o nadaniu, zmianie lub odebraniu uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur. Formularz ZAW-FA należy złożyć do właściwego urzędu skarbowego przez podatnika lub podmiot, który chce uzyskać dostęp do KSeF. Obowiązek złożyć ZAW-FA dotyczy w szczególności podmiotów gospodarczych oraz instytucji publicznych, które chcą korzystać z systemu.

Wbrew potocznej nazwie „deklaracja”, ZAW-FA nie jest klasyczną deklaracją podatkową w rozumieniu VAT-7 czy PIT-36. To dokument o charakterze organizacyjno-technicznym, którego jedynym celem jest przypisanie odpowiednich uprawnień w systemie KSeF konkretnym osobom fizycznym. ZAW-FA jest wymagany także dla cudzoziemców, którzy chcą zalogować się do KSeF i podpisywać e-faktury bez posiadania numeru NIP lub PESEL.

Kto najczęściej potrzebuje ZAW-FA?

Formularz zaw fa jest potrzebny głównie podmiotom niebędącym osobami fizycznymi, które nie mogą samodzielnie uwierzytelnić się w KSeF za pomocą kwalifikowanej pieczęci elektronicznej lub podpisem elektronicznym. Do tej grupy należą:

    • spółki z o.o. i spółki akcyjne

    • spółki osobowe (jawne, komandytowe, partnerskie)

    • fundacje i stowarzyszenia

    • jednostki samorządu terytorialnego

    • szkoły, uczelnie, instytucje kultury

    • parafie i inne jednostki kościelne

Zawiadomienie ZAW-FA służy także do zgłoszenia danych unikalnych identyfikujących kwalifikowany podpis elektroniczny lub kwalifikowaną pieczęć elektroniczną, jeśli certyfikat nie zawiera numeru NIP ani PESEL. Dotyczy to na przykład członków zarządu będących obcokrajowcami lub osób korzystających z zagranicznych certyfikatów kwalifikowanych.

Ważna zasada: jedno zawiadomienie ZAW-FA dotyczy zawsze tylko jednej osoby fizycznej. Ta osoba po rejestracji staje się „administratorem” uprawnień w KSeF i może następnie nadawać uprawnienia kolejnym użytkownikom już z poziomu samego systemu. ZAW-FA przyznaje pełne prawa do zarządzania KSeF jednej wyznaczonej osobie, która może następnie nadawać dalsze uprawnienia elektronicznie.

Warto pamiętać, że procedura papierowa ZAW-FA jest czasochłonna w porównaniu do elektronicznych metod uwierzytelniania. Podpisem elektronicznym oraz kwalifikowaną pieczęcią można szybciej i sprawniej uzyskać dostęp do KSeF, bez konieczności składania papierowego zawiadomienia.

Kiedy ZAW-FA jest obowiązkowy, a kiedy niepotrzebny?

Zanim zaczniesz wypełniać druk ZAW, upewnij się, że w ogóle go potrzebujesz. Nie każdy podatnik musi przechodzić przez tę procedurę.

Sytuacje, gdy złożenie formularza ZAW-FA jest obowiązkowe:

    • Podmiot bez kwalifikowanej pieczęci elektronicznej – gdy spółka z o.o., fundacja, stowarzyszenie, uczelnia publiczna czy jednostka samorządu terytorialnego nie posiada pieczęci elektronicznej zawierającej NIP, a musi nadać pierwsze uprawnienia do KSeF

    • Podpis kwalifikowany bez NIP/PESEL – gdy osoba fizyczna lub członek zarządu korzysta z kwalifikowanego podpisu elektronicznego, który nie zawiera numeru PESEL ani NIP, i trzeba powiązać ten podpis z konkretnym podatnikiem

    • Formalne odebranie uprawnień – gdy trzeba cofnąć uprawnienia nadane wcześniej poprzez ZAW-FA (np. przy zmianie zarządu, zakończeniu współpracy z księgowym lub biurem rachunkowym)

Sytuacje, gdy ZAW-FA nie jest potrzebny:

    • Jednoosobowa działalność gospodarcza – osoba fizyczna prowadząca JDG może zwykle uwierzytelnić się w KSeF przez login.gov.pl, Profil Zaufany lub kwalifikowany podpis elektroniczny podatnika powiązany z PESEL

    • Podmiot z kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną – osoby prawne, które posiadają pieczęć elektroniczną zawierającą NIP, mogą od razu logować się do KSeF za pomocą kwalifikowanej pieczęci elektronicznej i nadawać uprawnienia bez papierowego zawiadomienia

    • Zmiany wewnątrz KSeF – gdy uprawnienia właścicielskie są już nadane i aktywne, a wszelkie modyfikacje wykonuje się wyłącznie z poziomu systemu KSeF

Warto wiedzieć, że ZAW-FA można też wykorzystać dobrowolnie – na przykład do porządkowania struktury uprawnień w dużej organizacji, nawet gdy nie ma twardego obowiązku składania formularza.

Uwaga na zmianę od 1 stycznia 2026 r.: Od tej daty zawiadomienie ZAW-FA wysłane przez ePUAP jako „Pismo ogólne” nie będzie traktowane jako skutecznie doręczone. Należy korzystać z e-Urzędu Skarbowego lub systemu e-doręczeń, ewentualnie poprzez e doręczenia w przypadku podmiotów zobowiązanych do ich posiadania.

Dodatkowo, zgodnie z planowanymi zmianami przepisów, formularz ZAW-FA będzie można składać również złożone elektronicznie np. przez e-Urząd Skarbowy lub e-doręczenia, oprócz dotychczasowej formy papierowej.

Kto może i na kogo złożyć deklarację ZAW-FA?

W zawiadomieniu ZAW-FA występują dwa podmioty: podatnik (lub podmiot) składający formularz oraz osoba fizyczna, której nadaje się uprawnienia. Zrozumienie tej relacji jest kluczowe dla prawidłowego wypełnienia druku.

Formularz ZAW-FA musi być podpisany przez wszystkich reprezentantów w liczbie wymaganej przez zasady reprezentacji danego podmiotu.

Kto może być składającym zawiadomienie?

Typ podmiotu Przykłady
Osoby prawne spółka akcyjna, spółka z o.o., fundacja, stowarzyszenie rejestrowe
Jednostki organizacyjne bez osobowości prawnej spółka jawna, spółka komandytowa, spółka partnerska
Jednostki sektora finansów publicznych gmina, powiat, województwo, samorządowa jednostka budżetowa, zakład budżetowy
Osoby fizyczne w szczególnych przypadkach gdy kwalifikowany podpis elektroniczny nie zawiera NIP ani numeru PESEL podatnika

Na kogo można „wystawić” ZAW-FA?

Zawiadomienie zawsze wskazuje jedną konkretną osobę fizyczną – może to być:

    • prezes zarządu lub członek zarządu

    • dyrektor finansowy

    • główny księgowy

    • pracownik biura rachunkowego

    • stały doradca podatkowy

Co ważne, osoba wskazana w ZAW-FA nie musi być formalnie uprawniona do reprezentacji podmiotu. W praktyce jednak zaleca się, by pierwszą osobą zgłoszoną w formularzu był członek zarządu lub inna osoba reprezentująca podmiot zgodnie z KRS. Taka osoba następnie nada uprawnienia księgowym i biuru rachunkowemu już z poziomu KSeF.

Pamiętaj, że formularz może wymagać podpisu kilku osób reprezentujących danego podmiotu zgodnie z zasadami reprezentacji wynikającymi z KRS lub umowy spółki. Na przykład, jeśli spółka wymaga działania dwóch członków zarządu łącznie, obaj muszą podpisać wyłącznie osoby uprawnione do reprezentacji podmiotu.

Jakie dane zawiera formularz ZAW-FA?

Formularz ZAW-FA składa się z pól wstępnych (pozycje 1–4) oraz pięciu części oznaczonych literami A–E. Każda sekcja ma ściśle określoną funkcję.

Pola wstępne (poz. 1–4):

    • Poz. 1 – NIP podatnika/podmiotu składającego zawiadomienie

    • Poz. 2–3 – dane porządkowe i identyfikacyjne druku (np. oznaczenie aktualnej wersji formularza „ZAW-FA (2)”)

    • Poz. 4 – numer kolejnego zawiadomienia i łączna liczba zawiadomień, jeśli składanych jest kilka formularzy jednocześnie

    • Poz. 5 – należy wpisać urząd skarbowy, w którym składane jest zawiadomienie. W przypadku składania dokumentu elektronicznie, należy wybrać właściwy urząd w e urzędzie skarbowym, korzystając z platformy ePUAP lub e-Urzędu Skarbowego.

Część A – Miejsce i cel składania

W tej sekcji wskazujesz:

    • urząd skarbowy (właściwego naczelnika urzędu skarbowego według siedziby podatnika)

    • cel złożenia zawiadomienia: nadanie uprawnień, zmiana uprawnień, odebranie uprawnień lub zgłoszenie danych unikalnych podpisu/pieczęci

Część B – Dane podatnika

Sekcja zawiera dane dotyczące spółki lub innego podmiotu:

    • pełna nazwa zgodna z KRS/CEIDG

    • NIP podatnika i REGON (jeśli dotyczy)

    • dane adresowe podatnika (ulica, numer, kod pocztowy, miejscowość)

    • dane kontaktowe – telefon (opcjonalnie) i obowiązkowy adres e-mail do powiadomień z KSeF

    • jeśli osoba uprawniona posiada identyfikatora podatkowego, należy go podać w odpowiednim polu

Część C – Dane osoby uprawnionej

W części C deklaracji zaw fa należy szczegółowo wprowadzić dane osoby uprawnionej do korzystania z KSeF. W tej sekcji wymagane są dane identyfikacyjne, adresowe oraz kontaktowe osoby uprawnionej, takie jak identyfikator podatkowy (PESEL lub NIP) lub dane paszportowe/dowodu dla nierezydentów, imię i nazwisko, adres e-mail (obowiązkowy), a w przypadku nierezydenta – obywatelstwo i data urodzenia. Dodatkowo, w części C należy podać informacje dotyczące kwalifikowanego podpisu elektronicznego, jeśli jest stosowany, ponieważ podpis elektroniczny jest jednym z kluczowych elementów identyfikacji i uwierzytelniania użytkowników w systemie KSeF.

Część D – Dane unikalne podpisu/pieczęci

Sekcja wypełniana tylko wtedy, gdy podpis lub pieczęć nie zawiera NIP/PESEL:

    • skrót kryptograficzny certyfikatu (SHA-256)

    • dane identyfikujące kwalifikowany podpis elektroniczny lub pieczęć

    • informacje pozwalające na zgłoszenie danych unikalnych identyfikujących certyfikat

Część E – Podpis podatnika/reprezentantów

W części E wpisujesz:

    • imię i nazwisko osoby reprezentującej

    • funkcję/stanowisko (np. „prezes zarządu”, „członek zarządu”)

Liczba podpisów musi odpowiadać liczbie wymaganej przez zasady reprezentacji podmiotu.

    • podpis podatnika lub osób uprawnionych do reprezentacji

W przypadku, gdy liczba osób podpisujących przekracza miejsca na formularzu, należy skorzystać z dodatkowym formularzu ZAW FA.

Aktualne wzory formularza ZAW-FA oraz szczegółowa instrukcja wypełniania są dostępne na portalu ksef.podatki.gov.pl.

 

Masz pytania odnośnie deklaracji ZAW-FA w ERP Microsoft? Napisz do nas. Pomożemy.

Jak wypełnić ZAW-FA krok po kroku?

Prawidłowe wprowadzeniu danych do formularza ZAW-FA jest kluczowe dla skutecznego nadania uprawnień w systemie KSeF.

Poniżej znajdziesz praktyczną instrukcję wypełniania formularza ZAW-FA, opartą o rzeczywiste pola dokumentu. Przygotuj wcześniej wyciąg z KRS (lub CEIDG), dane osoby, której nadajesz uprawnienia, oraz – jeśli dotyczy – informacje o certyfikacie kwalifikowanego podpisu.

Za pomocą formularza ZAW-FA można również zgłosić uprawnienia do odbierania faktur ustrukturyzowanych w KSeF.

Krok 1: Pola wstępne

 

    1. W poz. 1 wpisz NIP podatnika/podmiotu, który nadaje lub odbiera uprawnienia

    1. W poz. 4 przy pierwszym formularzu wpisz „1” jako numer zawiadomienia i „1” jako łączną liczbę; przy wielu formularzach stosuj numerację kolejną (np. „2/5” oznacza drugi formularz z pięciu)

Krok 2: Część A – Miejsce i cel złożenia

 

    1. W polu organu wskaż właściwego naczelnika, np. „Naczelnik Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście”

    1. Zaznacz jeden cel złożenia:

       

        • nadanie uprawnień do korzystania z KSeF

        • zmiana uprawnień

        • informacja o nadaniu lub odebraniu uprawnień

        • zgłoszenie danych unikalnych identyfikujących kwalifikowany podpis elektroniczny lub pieczęć

Jeśli jednocześnie odbierasz uprawnienia jednej osobie i nadajesz innej, musisz złożyć oddzielne formularze dla każdej operacji.

Krok 3: Część B – Dane identyfikacyjne podatnika

 

    1. Wpisz pełną nazwę podmiotu zgodną z KRS/CEIDG

    1. Uzupełnij NIP podatnika (10 cyfr, bez myślników)

    1. Podaj adres siedziby: ulica, numer budynku/lokalu, kod pocztowy, miejscowość

    1. Wypełnij obowiązkowe pole adresu e-mail – to na ten adres urząd skarbowy i KSeF będą wysyłać potwierdzenia

Wskazówka: Upewnij się, że podany adres e-mail jest aktywnie monitorowany przez dział księgowości lub zarząd.

Krok 4: Część C – Dane osoby uprawnionej

 

    1. Wybierz rodzaj identyfikatora:

       

        • PESEL – dla obywateli polskich

        • NIP – jeśli osoba go posiada

        • inny numer identyfikacyjny – dla nierezydentów bez PESEL/NIP

    1. Wpisz imię i nazwisko dokładnie jak w dokumencie tożsamości

    1. Dla nierezydentów bez polskiego identyfikatora podatkowego podaj:

       

        • datę urodzenia

        • serię i numer dokumentu tożsamości

        • kraj wydania dokumentu

    1. Uzupełnij adres e-mail osoby uprawnionej (może być służbowy)

Krok 5: Część D – Dane unikalne (tylko gdy brak NIP/PESEL w certyfikacie)

Tę sekcję wypełniasz wyłącznie wtedy, gdy kwalifikowany podpis lub pieczęć nie zawiera numeru PESEL ani NIP:

 

    1. Uzyskaj od dostawcy kwalifikowanego podpisu tzw. „odcisk palca” certyfikatu (fingerprint SHA-256)

    1. Wpisz dane unikalne identyfikujące kwalifikowany podpis elektroniczny lub pieczęć w odpowiednim polu

Ważne: Każdą zmianę certyfikatu (odnowienie, wymiana) musisz zgłosić osobnym ZAW-FA jako nadanie uprawnień z nowymi danymi.

Krok 6: Część E – Podpisy

 

    1. W każdym wierszu wpisz:

       

        • imię i nazwisko osoby reprezentującej

        • funkcję (np. „Prezes Zarządu”, „Członek Zarządu”, „Wspólnik”)

        • czytelny podpis

    1. Liczba podpisów musi odpowiadać zasadom reprezentacji podmiotu z KRS. Jeśli w spółce obowiązuje reprezentacja łączna dwóch członków zarządu – obaj muszą podpisać formularz.

    1. Gdy liczba pozostałych uprawnionych do reprezentacji przekracza liczbę miejsc na formularzu, należy użyć dodatkowego formularza ZAW FA lub postępować zgodnie z instrukcją MF.

Przykład: Spółka ABC sp. z o.o. zgłasza prezesa zarządu Jana Kowalskiego jako pierwszą osobę w KSeF. Formularz podpisują obaj członkowie zarządu (Jan Kowalski i Anna Nowak), ponieważ zgodnie z KRS spółka wymaga reprezentacji łącznej.

Na zdjęciu widać ręce piszące na klawiaturze laptopa, obok których leżą oficjalne dokumenty związane z zawiadomieniem zaw fa oraz formularzami do złożenia w właściwym urzędzie skarbowym. Dokumenty mogą dotyczyć korzystania z krajowego systemu e-faktur oraz nadania uprawnień do korzystania z kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

Jak i gdzie złożyć deklarację ZAW-FA oraz kiedy uprawnienia zaczynają działać?

Od 1 stycznia 2026 roku zawiadomienie ZAW-FA składane przez ePUAP do urzędów skarbowych nie będzie uznawane za skutecznie doręczone. W związku z tym należy korzystać z e-Urząd Skarbowy lub e-doręczenia, aby złożyć dokument w e urzędzie skarbowym.

Po wypełnieniu formularza ZAW-FA możesz go złożyć elektronicznie np. przez e-Urząd Skarbowy, ePUAP lub e-doręczenia, ale dokument musi być podpisany przez wszystkich uprawnionych przedstawicieli podmiotu. Pomocą ZAW FA można zarządzać uprawnieniami do KSeF – proces ten obejmuje weryfikację formalną oraz wprowadzeniu danych do systemu.

Po złożeniu dokumentu pracownik właściwego urzędu skarbowego dokonuje weryfikacji formalnej zawiadomienia oraz wprowadzeniu danych do systemu KSeF. Weryfikacja formalna polega na sprawdzeniu poprawności i kompletności dokumentu przed aktywacją uprawnień.

Formy złożenia zawiadomienia ZAW-FA:

Forma Opis Uwagi
Papierowo – osobiście Składasz oryginał formularza bezpośrednio w urzędzie skarbowym Pamiętaj o potwierdzeniu złożenia na kopii
Papierowo – pocztą Wysyłasz listem poleconym za potwierdzeniem odbioru Zachowaj dowód nadania
Elektronicznie – e-Urząd Skarbowy Załączasz skan/PDF podpisany kwalifikowanym podpisem lub Profilem Zaufanym jako załącznik do pisma ogólnego Rekomendowana forma od 2026 r.
Poprzez e-doręczenia Wysyłasz przez system e-doręczeń Dla podmiotów zobowiązanych do posiadania adresu do e-doręczeń

Uwaga: Od 1 stycznia 2026 r. wysyłka przez ePUAP jako samodzielny kanał może być uznana za nieskuteczną. Korzystaj z e-Urzędu Skarbowego lub systemu e-doręczeń.

Korzystanie z systemów księgowych

Popularne programy księgowe (np. wFirma.pl i inne) umożliwiają wygenerowanie PDF formularza ZAW-FA z automatycznym uzupełnieniem danych firmy. Pamiętaj jednak, że:

 

    • system księgowy nie wysyła ZAW-FA bezpośrednio do Ministerstwa Finansów

    • wygenerowany plik musisz ręcznie podpisać i przesłać wybranym kanałem

Proces weryfikacji po stronie urzędu

Po złożeniu formularza:

 

    1. Weryfikacja formalna – pracownik właściwego urzędu skarbowego sprawdza kompletność formularza, zgodność podpisów z reprezentacją i poprawność danych

    1. Kontakt w razie błędów – przy brakach lub wątpliwościach urząd kontaktuje się telefonicznie lub e-mailem z prośbą o wyjaśnienie

    1. Wprowadzenie danych – po pozytywnej weryfikacji dane są wprowadzane do KSeF i przypisywane do podatnika

Kiedy uprawnienia zaczynają działać?

Uprawnienia nadane przez ZAW-FA stają się aktywne dopiero po wprowadzeniu ich do systemu KSeF przez administrację skarbową. Potwierdzeniem jest zazwyczaj wiadomość e-mail wysłana na adresy podane w formularzu, zawierająca:

 

    • numer sprawy

    • zakres nadanych uprawnień

    • datę aktywacji

Od tego momentu osoba wskazana w ZAW-FA może logować się do KSeF i rozpocząć ustanowienia osoby uprawnionej do nadawania dalszych uprawnień innym użytkownikom.

Co zrobić po aktywacji?

Po otrzymaniu potwierdzenia aktywacji:

 

    1. Zaloguj się do KSeF – sprawdź, czy widzisz poprawne dane podmiotu

    1. Nadaj uprawnienia – przekaż dostęp pracownikom, biuru rachunkowemu lub zintegruj systemy finansowo-księgowe przez API

    1. Wprowadź procedury – ustal zasady, jak odbiera uprawnienia w przypadku odejścia pracownika (np. głównej księgowej)

Pamiętaj, że osoba, która jako pierwsza uzyskała dostęp przez ZAW-FA, odpowiada za całe zarządzanie uprawnieniami w imieniu podmiotu.

Gdzie znaleźć aktualny formularz ZAW-FA i pomocne materiały?

Korzystaj wyłącznie z aktualnych wzorów formularzy i oficjalnych źródeł. Nieaktualna wersja druku może zostać odrzucona przez urząd skarbowy, co opóźni cały proces.

Główne źródła oficjalne:

 

    • Portal KSeF (ksef.podatki.gov.pl) – aktualne wzory ZAW-FA w formacie PDF oraz struktury logiczne formularza

    • Serwis podatki.gov.pl – formularze interaktywne i instrukcje Ministerstwa Finansów w zakładkach dotyczących krajowego systemu e faktur KSeF

    • E-Urząd Skarbowy – możliwość pobrania oraz wysłania wypełnionego formularza jako załącznika do pisma ogólnego

Materiały pomocnicze:

 

    • Prezentacje i webinary MF wyjaśniające zasady nadawania uprawnień do korzystania z krajowego systemu e-faktur

    • Oficjalne instrukcje do druku ZAW (opis poszczególnych pól, przykłady wypełnienia)

    • Poradniki publikowane przez branżowe portale podatkowe

    • Dokumentacja od dostawców kwalifikowanych podpisów i e-pieczęci

Na co zwrócić uwagę?

Sprawdź zawsze datę i wersję dokumentów, z których korzystasz:

 

    • Rozporządzenie Ministra Finansów z 27 grudnia 2021 r. w sprawie korzystania z KSeF oraz późniejsze nowelizacje

    • Aktualna wersja formularza (obecnie wersja 2, obowiązująca do końca stycznia 2026 r.)

    • Komunikaty MF dotyczące zmian w trybie nadania uprawnień

W związku z etapowym wdrażaniem KSeF (pilotaż, dobrowolne korzystanie, obowiązek powszechny) zasady obsługi ZAW-FA mogą się zmieniać. Przed złożeniem formularza zawsze weryfikuj, czy korzystasz z aktualnego wzoru.

Podsumowanie: Poprawne złożenie zawiadomienia ZAW-FA jest zazwyczaj jednorazową czynnością, która otwiera Twojej organizacji drogę do sprawnego zarządzania fakturami ustrukturyzowanymi w KSeF. Po nadaniu pierwszych uprawnień dalsze zmiany – dodawanie użytkowników, odbieranie faktur ustrukturyzowanych, integracja z systemami FK – wykonujesz już wyłącznie drogą elektroniczną z poziomu samego systemu.

Zanim obligatoryjny KSeF wejdzie w życie, zadbaj o uporządkowanie struktury uprawnień w Twojej firmie. Przygotuj dane, zweryfikuj zasady reprezentacji w KRS i złóż ZAW-FA z odpowiednim wyprzedzeniem – dzięki temu unikniesz problemów, gdy e-fakturowanie stanie się obowiązkowe dla wszystkich.

Kategorie
artykuly Inne produkty Microsoft Polecane

Licencje Microsoft dla Firm i Biznesu – Kompletny Przewodnik 2025

Licencje Microsoft dla Firm i Biznesu - Kompletny Przewodnik 2025
Licencje Microsoft dla Firm i Biznesu - Kompletny Przewodnik 2025

Microsoft Office to nie tylko najpopularniejszy pakiet biurowy na świecie, ale przede wszystkim kluczowe narzędzie wspierające działalność firm i dużych przedsiębiorstw. W 2025 roku ponad 345 milionów użytkowników korzysta z microsoft 365, a w sektorze B2B licencje Microsoft stanowią fundament legalnego i efektywnego zarządzania oprogramowaniem w organizacjach każdej wielkości.

 

Porównanie cen licencji INLOGICA

Porównanie cen licencji Microsoft

Sprawdź sam - KALKULATOR ONLINE

Każda aplikacja wchodząca w skład pakietu Office jest dostępna w różnych wersjach i pakietach, przeznaczonych dla różnych grup użytkowników.

Wybór odpowiedniej licencji Microsoft dla firmy ma kluczowe znaczenie dla zapewnienia bezpieczeństwa informacji, optymalizacji kosztów oraz zwiększenia wydajności pracy zespołów. Produkty Microsoft są dostępne na różne systemy operacyjne, w tym na urządzenia Apple, a ich funkcjonalność zależy od wybranej licencji i wersji produktu. Do aktywacji licencji niezbędne jest posiadanie konta Microsoft, a proces instalacji wymaga użycia klucza produktu. Subskrypcje Microsoft 365 umożliwiają korzystanie z usług w chmurze, a wybór odpowiedniej licencji zależy od zależności sprzętowych i potrzeb użytkownika. Ten przewodnik pomoże Ci zrozumieć dostępne modele licencjonowania, sposoby na obniżenie kosztów licencji Microsoft w biznesie oraz jak wybrać rozwiązanie najlepiej dopasowane do potrzeb Twojej organizacji.

Zespół pracowników w nowoczesnym biurze korzystający z aplikacji pakietu Microsoft Office, takich jak Word, Excel i PowerPoint, z widocznymi zaawansowanymi funkcjami wspierającymi współpracę i bezpieczeństwo danych w firmie.

Wprowadzenie do licencji Microsoft

Licencje Microsoft stanowią fundament legalnego i bezpiecznego korzystania z oprogramowania zarówno przez użytkowników indywidualnych, jak i firmy. Dzięki nim można w pełni wykorzystywać potencjał pakietu Microsoft Office, który od lat pozostaje najpopularniejszym narzędziem biurowym na świecie. Word, Excel, PowerPoint czy Outlook to aplikacje, które oferują zaawansowane funkcje wspierające codzienną pracę, naukę oraz rozrywkę.

Dla użytkowników indywidualnych licencje Microsoft to gwarancja dostępu do najnowszych wersji oprogramowania, ochrony przed utratą danych oraz możliwości pracy w czasie rzeczywistym na różnych urządzeniach. Firmy natomiast zyskują narzędzia do efektywnego zarządzania dokumentami, współpracy zespołowej i ochrony informacji. Właściwy wybór licencji pozwala nie tylko na legalne korzystanie z office, ale także na pełne wykorzystanie funkcji takich jak współtworzenie dokumentów, zaawansowane narzędzia analityczne w Excel czy integracja z innymi usługami Microsoft.

Niezależnie od tego, czy jesteś użytkownikiem domowym, czy reprezentujesz firmę, licencje Microsoft zapewniają bezpieczeństwo, wygodę i dostęp do innowacyjnych rozwiązań, które wspierają rozwój i codzienną pracę.

Dlaczego licencje Microsoft są kluczowe dla firm

Licencje Microsoft to formalne umowy, które pozwalają firmom legalnie korzystać z oprogramowania, zapewniając dostęp do pełnej funkcjonalności, aktualizacji i wsparcia technicznego. Zamówienie licencji Microsoft można zrealizować przez oficjalne witryny lub autoryzowanych partnerów, co gwarantuje szybką wysyłkę i dostęp do oryginalnego produktu. W środowisku biznesowym legalność oprogramowania to nie tylko kwestia zgodności z prawem, ale także bezpieczeństwa danych i reputacji firmy.

Oryginalne licencje Microsoft gwarantują:

    • Pełen dostęp do zaawansowanych funkcji oprogramowania, w tym narzędzi do zarządzania dokumentami i współpracy online

    • Regularne aktualizacje zabezpieczeń, chroniące przed cyberzagrożeniami

    • Profesjonalne wsparcie techniczne i możliwość integracji z innymi usługami firmy Microsoft, takimi jak Microsoft Teams, Power Automate czy Power Apps

    • Zgodność z przepisami prawa i politykami compliance

Realizacja zamówienia i wysyłka klucza produktu odbywa się zazwyczaj elektronicznie, co przyspiesza proces wdrożenia oprogramowania w firmie.

Nielegalne oprogramowanie niesie ze sobą ryzyko poważnych konsekwencji, takich jak kary finansowe, audyty, utrata danych czy naruszenia bezpieczeństwa, które mogą poważnie zaszkodzić firmie.

KALKULATOR LICENCJI - policz sam

Typy licencji Microsoft

Microsoft oferuje różnorodne typy licencji, które można dopasować do indywidualnych potrzeb użytkowników oraz specyfiki firm. Jedną z najpopularniejszych opcji jest jednorazowy zakup licencji, który pozwala na stałe korzystanie z wybranej wersji pakietu Office bez konieczności ponoszenia regularnych opłat. To rozwiązanie szczególnie cenione przez użytkowników indywidualnych oraz firmy, które preferują tradycyjny model zakupu oprogramowania.

Alternatywą jest subskrypcja Microsoft 365, która zapewnia dostęp do najnowszych wersji pakietu Office oraz dodatkowych usług, takich jak Power Apps czy Power Automate. Dzięki subskrypcji użytkownicy mogą korzystać z oprogramowania na różnych urządzeniach – komputerach PC, laptopach, tabletach i smartfonach z systemem Windows, Android lub iOS. Model subskrypcyjny umożliwia elastyczne zarządzanie licencjami, szybkie wdrażanie nowych funkcji oraz korzystanie z zaawansowanych narzędzi do automatyzacji i tworzenia aplikacji biznesowych.

Wybór odpowiedniego typu licencji zależy od potrzeb organizacji, liczby użytkowników oraz preferowanego modelu korzystania z oprogramowania. Zarówno jednorazowy zakup, jak i subskrypcja Microsoft 365 gwarantują legalność, bezpieczeństwo i dostęp do najważniejszych funkcji pakietu Office.

Modele licencjonowania Microsoft dla firm i jak obniżyć koszty licencji Microsoft

Microsoft oferuje różnorodne modele licencjonowania, które pozwalają firmom elastycznie zarządzać oprogramowaniem i optymalizować wydatki. Wybór odpowiedniego modelu licencjonowania zależy od zależności między liczbą użytkowników, typem pakietu oraz wymaganiami sprzętowymi.

Licencje wolumetryczne (Volume Licensing) to rozwiązanie dedykowane dla organizacji powyżej 5 stanowisk, umożliwiające centralne zarządzanie licencjami, negocjację cen i korzystanie z programów takich jak Enterprise Agreement czy Microsoft Customer Agreement. Dzięki temu firmy mogą znacznie obniżyć koszty licencji Microsoft, dostosowując licencje do swojej struktury i potrzeb.

Microsoft 365 Business to subskrypcyjny model licencjonowania, oferujący różne plany, takie jak Business Basic, Standard czy Premium, które łączą aplikacje desktopowe, usługi chmurowe oraz zaawansowane zabezpieczenia. Subskrypcje Microsoft 365 to elastyczne rozwiązanie przeznaczone dla firm o różnych potrzebach, a dostępne pakiety i produkty pozwalają na dopasowanie do specyfiki działalności. Model ten pozwala na elastyczne skalowanie liczby użytkowników i dostęp do najnowszych funkcji w czasie rzeczywistym.

Licencje OEM są często wykorzystywane przy zakupie nowych komputerów firmowych, jednak ich ograniczenia w przenoszeniu na inne urządzenia sprawiają, że są mniej popularne w środowisku korporacyjnym.

Porozmawiajmy o Twoich licencjach - obniżymy ich cenę:

Microsoft Office 2024 i Microsoft 365 – wybór dla firm

Rok 2024 przynosi firmy szeroki wybór wersji i edycji Microsoft Office, które można dopasować do specyficznych wymagań biznesowych. Każda wersja pakietu Office jest dostępna na różne systemy operacyjne, w tym na urządzenia Apple, co pozwala użytkownikom wybrać odpowiednią wersję programu do swoich potrzeb.

Wersja Cena Aplikacje i usługi Model licencji
Office 2024 Home & Business 1299 zł Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook Jednorazowy zakup
Office 2024 Professional 2199 zł Pełny pakiet + Access, Publisher Jednorazowy zakup
Microsoft 365 Business Basic 25 zł/mies. Aplikacje webowe, Exchange, Teams, OneDrive Subskrypcja
Microsoft 365 Business Standard 57 zł/mies. Aplikacje desktopowe i usługi online Subskrypcja
Microsoft 365 Business Premium 95 zł/mies. Standard + zaawansowane zabezpieczenia i zarządzanie Subskrypcja

Aplikacje i programy wchodzące w skład poszczególnych pakietów różnią się w zależności od wybranej wersji oraz przeznaczenia. Dostępna jest szeroka gama produktów, które można zainstalować na różnych systemach operacyjnych, w tym Windows 10, Windows 11 oraz macOS na urządzeniach Apple.

Microsoft 365 Business Premium to pakiet rekomendowany dla firm, które potrzebują zaawansowanych funkcji ochrony danych (protection), zarządzania urządzeniami i compliance, co jest szczególnie ważne dla dużych przedsiębiorstw.

Nowości w oprogramowaniu Microsoft w 2024 roku

Rok 2024 przyniósł szereg nowości i usprawnień w oprogramowaniu Microsoft, które odpowiadają na rosnące wymagania użytkowników indywidualnych i firm. Najnowsza wersja pakietu Office została wzbogacona o zaawansowane zabezpieczenia, chroniące dane przed utratą oraz nieautoryzowanym dostępem. Dzięki temu zarówno firmy, jak i użytkownicy domowi mogą mieć pewność, że ich dokumenty są bezpieczne i dostępne w każdej chwili.

Jedną z kluczowych innowacji jest możliwość współtworzenia dokumentów w czasie rzeczywistym, co znacząco ułatwia pracę zespołową i komunikację. Nowe funkcje pakietu Office pozwalają na jeszcze lepszą organizację pracy, automatyzację zadań oraz integrację z innymi usługami firmy Microsoft. Oprogramowanie jest stale rozwijane, a regularne aktualizacje zapewniają dostęp do najnowszych narzędzi i rozwiązań, które wspierają efektywność i bezpieczeństwo pracy.

Dzięki tym zmianom, zarówno użytkownicy indywidualni, jak i firmy mogą korzystać z nowoczesnych funkcji, które zwiększają wydajność, ułatwiają zarządzanie dokumentami i zapewniają ochronę danych na najwyższym poziomie.

Zaawansowane funkcje i narzędzia do współpracy w firmach

Współczesne środowisko pracy wymaga narzędzi, które umożliwiają współtworzenie dokumentów w czasie rzeczywistym, automatyzację procesów oraz efektywne zarządzanie informacjami. Microsoft 365 umożliwia przechowywanie i współtworzenie dokumentów w chmurze, a integracja z chmurą pozwala na pracę z dowolnego miejsca i urządzenia.

Microsoft 365 oferuje:

    • Współtworzenie dokumentów online w Word, Excel i PowerPoint

    • Integrację z Microsoft Teams i Skype dla firm, umożliwiającą komunikację i organizację spotkań

    • Power Automate do automatyzacji procesów biznesowych

    • Power Apps do tworzenia niestandardowych aplikacji firmowych

    • Zaawansowane zabezpieczenia i ochronę danych (protection) na poziomie platformy

    • Usługi stream i wideo do prowadzenia szkoleń i prezentacji online

Dzięki tym narzędziom firmy mogą zwiększyć efektywność pracy zespołów, usprawnić zarządzanie projektami oraz poprawić bezpieczeństwo informacji.

Proces zakupu i aktywacji licencji Microsoft dla firm

Zakup licencji Microsoft w środowisku biznesowym powinien odbywać się za pośrednictwem autoryzowanych partnerów lub bezpośrednio od Microsoft, aby zapewnić legalność i wsparcie. Po złożeniu zamówienia na licencję Microsoft, wysyłka klucza produktu odbywa się elektronicznie, co umożliwia szybką instalację i aktywację oprogramowania.

Partnerzy CSP (Cloud Solution Provider) – tacy jak INLOGICA – oferują lokalne wsparcie, elastyczne warunki płatności oraz możliwość dopasowania licencji do potrzeb firmy. Dzięki temu można uzyskać tańsze licencje Microsoft i profesjonalne doradztwo.

Bezpośredni zakup od Microsoft zapewnia szybki dostęp do produktów i automatyczne powiązanie licencji z kontem firmowym. Proces instalacji wymaga użycia otrzymanego klucza oraz powiązania licencji z kontem firmowym.

Ważne jest, aby unikać podejrzanie tanich ofert na aukcjach czy nieznanych sklepach, które mogą oferować nielegalne licencje, narażając firmę na ryzyko utraty danych i konsekwencje prawne.

Jak dobrać licencję Microsoft i obniżyć koszty – praktyczne narzędzia i przykłady wdrożeń

Dobór odpowiednich licencji Microsoft w firmie nie musi być skomplikowany. Aby ułatwić przedsiębiorcom ten proces, przygotowaliśmy kalkulator licencji Microsoft – proste, intuicyjne narzędzie, które w kilku krokach pozwala oszacować koszt subskrypcji oraz sprawdzić, który model licencjonowania będzie najbardziej opłacalny. Wystarczy wybrać interesujące licencje, określić ich liczbę i wysłać zapytanie. W odpowiedzi użytkownik otrzymuje pełną wycenę oraz bezpłatne doradztwo w zakresie najlepszego doboru licencji dla swojej organizacji. Kalkulator dostępny jest tutaj: Kalkulator licencji Microsoft.

Jako autoryzowany partner Microsoft, INLOGICA zapewnia licencje w modelu CSP z minimalną marżą, elastycznymi formami rozliczeń (miesięcznymi lub rocznymi) oraz wsparciem technicznym i administracyjnym. Dzięki temu firmy mogą korzystać z pełnej funkcjonalności oprogramowania Microsoft w atrakcyjnej cenie, bez ryzyka i zbędnych kosztów. To idealne rozwiązanie dla organizacji, które chcą szybko przejść na nowoczesne rozwiązania chmurowe przy zachowaniu pełnego bezpieczeństwa i zgodności z wymogami Microsoft.

Nasze doświadczenie pokazuje, że odpowiednia rekalkulacja licencji może przynieść firmom realne oszczędności. W ramach projektów zrealizowanych przez INLOGICA pomogliśmy obniżyć koszty subskrypcji licencji Microsoft w wielu branżach – od teleinformatycznej, przez transportową, po spożywczą. Każdy przypadek obejmował analizę wykorzystania licencji, dostosowanie pakietów do faktycznych potrzeb oraz wsparcie przy migracji do bardziej efektywnego modelu subskrypcji. Te wdrożenia pokazują, że optymalizacja licencji Microsoft to nie tylko oszczędność, ale również większa kontrola nad środowiskiem IT i lepsza organizacja pracy zespołów.

Podsumowanie

W 2024 roku licencje Microsoft dla firm to nie tylko dostęp do oprogramowania, ale przede wszystkim inwestycja w bezpieczeństwo, produktywność i rozwój biznesu. Wybór odpowiedniego modelu licencjonowania, takiego jak Microsoft 365 Business czy licencje wolumetryczne, pozwala na optymalizację kosztów i wykorzystanie zaawansowanych funkcji wspierających zarządzanie i współpracę.

Skontaktuj się z autoryzowanym partnerem Microsoft, aby wybrać najlepsze rozwiązanie dla Twojej firmy i zapewnić sobie pełne wsparcie oraz legalność korzystania z oprogramowania.

Inwestycja w legalne licencje Microsoft to fundament nowoczesnej i bezpiecznej infrastruktury IT w każdej organizacji.

KALKULATOR LICENCJI - policz sam
Kategorie
artykuly Business Central Business Central poradnik Polecane

Business Central jako Inwestycja w Rozwój Firmy

Business Central jako Inwestycja w Rozwój Firmy

W naszej wspólnej podróży przez świat Microsoft Dynamics 365 Business Central przeszliśmy imponującą drogę. Rozpoczęliśmy od zrozumienia, że to nie jest kolejny program, lecz cyfrowy fundament rozwoju osadzony w potężnym ekosystemie Microsoft. Zajrzeliśmy pod maskę kluczowych modułów, odkrywając, jak automatyzują finanse, sprzedaż i logistykę.

Przeanalizowaliśmy fundamentalne korzyści biznesowe, zobaczyliśmy, jak AI w postaci Copilota staje się inteligentnym partnerem w rozwoju, i podjęliśmy strategiczną decyzję dotyczącą chmury vs. serwera własnego. Na koniec odkryliśmy, że dzięki Microsoft AppSource system jest elastyczny jak klocki LEGO.

Teraz, uzbrojeni w kompletną wiedzę, stajemy przed ostatecznym pytaniem, które zadaje sobie każdy lider, CFO i Dyrektor IT: No dobrze, ale co to wszystko oznacza dla mojego biznesu?

W tym finałowym rozdziale podsumowujemy, dlaczego wybór Microsoft Dynamics 365 Business Central to nie jest wydatek. To najważniejsza strategiczna inwestycja w efektywność, kontrolę i przyszłą przewagę konkurencyjną Twojej firmy.

Więcej niż ERP. Twój Cyfrowy Fundament Rozwoju

Podstawowy błąd w myśleniu o Business Central to postrzeganie go jako „oprogramowania”. To błąd. Business Central to platforma. To cyfrowy układ nerwowy, który łączy wszystkie kluczowe obszary Twojej organizacji w jeden, sprawnie działający organizm.

To koniec z silosami danych, Excelem jako głównym narzędziem raportowym i chaosem informacyjnym. Zyskujesz:

  • Jedno Źródło Prawdy: Dane wpisane raz są natychmiast dostępne dla finansów, magazynu i zarządu. Koniec z pomyłkami, ręcznym przepisywaniem i kwestionowaniem raportów.
  • Skalowalność i Elastyczność: System rośnie razem z Tobą. W modelu chmurowym możesz w ciągu kilku minut dodać nowych użytkowników, uruchomić nowy oddział w innym kraju lub rozbudować system o aplikacje z AppSource. Nie musisz przewidywać przyszłości na 10 lat – platforma jest na nią gotowa.

Wybierając Business Central, nie kupujesz zamkniętego pudełka. Inwestujesz w fundament, który dostosuje się do każdej zmiany strategii, każdego nowego rynku i każdego wyzwania, które postawi przed Tobą biznes.

Inteligentne Środowisko Pracy

Większość starych systemów ERP działa w trybie reaktywnym – czekają, aż wprowadzisz dane. Business Central działa proaktywnie – staje się partnerem Twojego zespołu.

Siła tej platformy leży w jej DNA: natywnej integracji z całym ekosystemem Microsoft.

  • Integracja z Microsoft 365: Twój zespół już dziś pracuje w Outlooku, Excelu i Teams. Zamiast zmuszać ich do pracy w kolejnym, obcym narzędziu, Business Central wchodzi do ich środowiska. Pozwala zarządzać ofertami z poziomu maila w Outlooku, analizować dane finansowe w Excelu jednym kliknięciem i współpracować nad projektami w Teams.
  • Inteligencja AI (Copilot): Microsoft Copilot to nie gadżet. To inteligentny asystent, który analizuje dane, tworzy opisy produktów, prognozuje płynność finansową i automatyzuje uzgadnianie wyciągów bankowych. Zwalnia Twoich ludzi z rutyny, by mogli skupić się na myśleniu strategicznym.
  • Demokratyzacja Danych (Power Platform): Dzięki integracji z Power BI, zaawansowana analityka przestaje być domeną analityków. Każdy menedżer otrzymuje interaktywny pulpit do podejmowania świadomych decyzji.

To nie jest już tylko „planowanie zasobów”. To inteligentne zarządzanie, które przekształca dane w konkretne działania i przewagę konkurencyjną.

Porozmawiajmy o Twoim systemie ERP

Inteligentne Środowisko Pracy

Większość starych systemów ERP działa w trybie reaktywnym – czekają, aż wprowadzisz dane. Business Central działa proaktywnie – staje się partnerem Twojego zespołu.

Siła tej platformy leży w jej DNA: natywnej integracji z całym ekosystemem Microsoft.

  • Integracja z Microsoft 365: Twój zespół już dziś pracuje w Outlooku, Excelu i Teams. Zamiast zmuszać ich do pracy w kolejnym, obcym narzędziu, Business Central wchodzi do ich środowiska. Pozwala zarządzać ofertami z poziomu maila w Outlooku, analizować dane finansowe w Excelu jednym kliknięciem i współpracować nad projektami w Teams.
  • Inteligencja AI (Copilot): Microsoft Copilot to nie gadżet. To inteligentny asystent, który analizuje dane, tworzy opisy produktów, prognozuje płynność finansową i automatyzuje uzgadnianie wyciągów bankowych. Zwalnia Twoich ludzi z rutyny, by mogli skupić się na myśleniu strategicznym.
  • Demokratyzacja Danych (Power Platform): Dzięki integracji z Power BI, zaawansowana analityka przestaje być domeną analityków. Każdy menedżer otrzymuje interaktywny pulpit do podejmowania świadomych decyzji.

To nie jest już tylko „planowanie zasobów”. To inteligentne zarządzanie, które przekształca dane w konkretne działania i przewagę konkurencyjną.

Globalna Moc, Lokalna Pewność: Inwestycja Zbudowana na Zaufaniu

Decyzja o zmianie systemu ERP to decyzja na lata. Wiąże się z ryzykiem. Business Central w unikalny sposób to ryzyko minimalizuje, łącząc w sobie dwa światy:

  1. Globalne Bezpieczeństwo: Opierasz swój biznes na infrastrukturze Microsoft Azure – światowego lidera w dziedzinie bezpieczeństwa chmury. Zyskujesz gwarancję ciągłości działania, zgodności z RODO i ochrony przed cyberzagrożeniami na poziomie, na który samodzielnie nie mogłaby sobie pozwolić żadna firma z sektora MŚP.
  2. Lokalne Dopasowanie i Wsparcie: Jednocześnie system jest w pełni dostosowany do polskich realiów. Polska lokalizacja gwarantuje zgodność z JPK, KSeF i lokalnymi przepisami. Co ważniejsze, nie jesteś sam. Wybierasz technologię wspieraną przez globalną sieć certyfikowanych partnerów, takich jak INLOGICA, którzy rozumieją Twój biznes i biorą odpowiedzialność za transformację „od A do Z”.

Otrzymujesz spokój ducha – globalną technologię wdrożoną przez lokalnych ekspertów.

Ostateczny Werdykt: Dlaczego Business Central to Strategiczny Wybór?

Wybór Microsoft Dynamics 365 Business Central to strategiczna deklaracja: „Kończymy z chaosem. Stawiamy na efektywność, kontrolę i inteligentny wzrost”.

To inwestycja nie tylko w technologię, ale przede wszystkim w:

  • Efektywniejsze Zarządzanie: Zyskujesz pełną transparentność finansów i operacji.
  • Lepsze Wykorzystanie Zasobów: Automatyzujesz rutynę i uwalniasz potencjał swojego zespołu.
  • Dynamiczny Rozwój: Budujesz skalowalny fundament, który jest gotowy na przyszłość.

To logiczny krok dla każdej firmy, która wyrosła z prostych programów księgowych i arkuszy kalkulacyjnych, a teraz potrzebuje niezawodnego partnera w cyfrowej transformacji.

Twoja Transformacja Zaczyna Się Teraz. Porozmawiajmy o Twojej Strategii.

Przeszedłeś cały nasz przewodnik. Masz teraz solidną wiedzę, aby zrozumieć, dlaczego Business Central rewolucjonizuje rynek MŚP.

Pytanie nie brzmi już „Czy warto?”, ale „Kiedy zaczynamy?”.

Czujesz, że nadszedł czas, aby Twoja firma weszła na wyższy poziom efektywności? Nie trać czasu na kolejne demo. Porozmawiaj z ekspertami INLOGICA o Twoich konkretnych wyzwaniach biznesowych.

Pomożemy Ci zbudować strategię wdrożenia, która stanie się prawdziwym akceleratorem Twojego sukcesu.

Zrozumieć Business Central - wszystkie rozdziały

Rozdział 1: Czym jest Microsoft Dynamics 365 Business Central
Rozdział 2: Business Central – podstawy
Rozdział 3: Pod maską systemu: Kluczowe moduły i funkcjonalności Microsoft Dynamics 365 Business Central
Rozdział 4: Od „Dlaczego?” do „Dlaczego nie zrobiliśmy tego wcześniej?” – Kluczowe Korzyści z Wdrożenia Business Central
Rozdział 5: Copilot w Business Central: Twój inteligentny partner w rozwoju firmy
Rozdział 6: Chmura czy Serwer Własny? Kluczowa Decyzja: Business Central Cloud vs. On-Premise
Rozdział 7: Od teorii do praktyki: Twoje pierwsze kroki z Business Central
Rozdział 8: Globalna moc, lokalne dopasowanie: Business Central na polskim rynku
Rozdział 9: Business Central jak klocki LEGO: Nieograniczone Możliwości z Microsoft AppSource
Rozdział 10: Najczęściej Zadawane Pytania (FAQ) o Microsoft Dynamics 365 Business Central
Rozdział 11: Business Central jako Inwestycja w Rozwój Firmy

 

Kategorie
artykuly Business Central Business Central poradnik Polecane

Najczęściej Zadawane Pytania (FAQ) o Microsoft Dynamics 365 Business Central

Najczęściej Zadawane Pytania (FAQ) o Microsoft Dynamics 365 Business Central
Najczęściej Zadawane Pytania (FAQ) o Microsoft Dynamics 365 Business Central

W naszej wspólnej podróży przez świat Microsoft Dynamics 365 Business Central dotarliśmy do samego końca. Zbudowaliśmy solidny obraz systemu – od jego miejsca w potężnym ekosystemie Microsoft, przez analizę kluczowych modułów i fundamentalnych korzyści, aż po zrozumienie, jak AI w postaci Copilota i dopasowanie do polskiego rynku czynią go strategicznym wyborem dla nowoczesnych firm. W ostatnim rozdziale odkryliśmy, że dzięki Microsoft AppSource jego możliwości są niemal nieograniczone.

Zbudowaliśmy kompletną wiedzę, która pozwala podejmować świadome decyzje. Jednak każda strategiczna zmiana rodzi naturalne pytania i wątpliwości. To ostatni, ale kluczowy etap – moment na rozwianie wszelkich niepewności, aby z pełnym przekonaniem postawić krok w kierunku cyfrowej transformacji.

W tym finałowym rozdziale zebraliśmy najczęściej zadawane pytania i udzieliliśmy na nie konkretnych, strategicznych odpowiedzi. To Twoja ostateczna baza wiedzy, która zamieni ostatnie znaki zapytania w pewność i gotowość do działania.

Najczęściej Zadawane Pytania (FAQ) o Microsoft Dynamics 365 Business Central

Czym dokładnie jest system ERP i dlaczego moja firma go potrzebuje?

System ERP (Enterprise Resource Planning), czyli cyfrowy fundament rozwoju firmy, to zintegrowana platforma, która centralizuje i porządkuje wszystkie kluczowe procesy biznesowe w jednym, spójnym środowisku. Od finansów, przez sprzedaż i zakupy, aż po magazyn, produkcję i projekty.

Twoja firma potrzebuje go, by zakończyć erę chaosu informacyjnego i silosów danych. Zamiast dziesiątek arkuszy kalkulacyjnych i niekompatybilnych aplikacji, zyskujesz jedno źródło prawdy. Pozwala to zautomatyzować powtarzalne zadania, podejmować decyzje w oparciu o rzetelne dane w czasie rzeczywistym i, co najważniejsze, uwolnić potencjał Twojego zespołu, by mógł skupić się na strategicznym wzroście, a nie na ręcznym przepisywaniu informacji.

Czy Microsoft Dynamics 365 Business Central jest odpowiedni dla bardzo małej firmy (np. kilkuosobowej)?

Zdecydowanie tak. Microsoft Dynamics 365 Business Central został zaprojektowany z myślą o demokratyzacji dostępu do zaawansowanych narzędzi. Jego największą siłą jest skalowalność. Możesz zacząć od planu Essentials dla zaledwie kilku kluczowych użytkowników, a system będzie rósł razem z Tobą. Elastyczny model subskrypcyjny eliminuje potrzebę ogromnych inwestycji początkowych w infrastrukturę, co czyni go dostępnym finansowo nawet dla najmniejszych, ale ambitnych organizacji gotowych na inteligentny rozwój.

Jakie są główne różnice między Business Central a innymi systemami ERP na rynku?

Business Central wyróżnia się na trzech fundamentalnych płaszczyznach, które czynią go nie tylko systemem, ale platformą biznesową:

  1. Głęboka integracja z ekosystemem Microsoft: Żaden inny system nie oferuje tak płynnej, natywnej współpracy z narzędziami, których Twój zespół używa na co dzień – Microsoft 365 (Outlook, Excel, Teams) i Power Platform (Power BI, Power Apps). To nie jest dodatek, to DNA tego rozwiązania.
  2. Wbudowana sztuczna inteligencja: Microsoft Copilot nie jest futurystyczną wizją, ale praktycznym, codziennym narzędziem, które staje się Twoim inteligentnym asystentem, automatyzując zadania i dostarczając proaktywnych rekomendacji.
  3. Nieograniczona elastyczność: Dostęp do tysięcy certyfikowanych aplikacji w Microsoft AppSource sprawia, że system można precyzyjnie skroić na miarę unikalnych potrzeb Twojej firmy bez konieczności kosztownych, niestandardowych modyfikacji.

Ile kosztuje partnerstwo w transformacji cyfrowej z Business Central?

Koszt wdrożenia Business Central należy postrzegać nie jako wydatek, lecz jako inwestycję w efektywność i przyszły wzrost. Całkowity koszt posiadania (TCO) składa się z dwóch głównych elementów:

  • Licencje: Przewidywalne, miesięczne lub roczne opłaty subskrypcyjne za użytkownika, uzależnione od wybranego planu (Essentials, Premium, Team Members). To model operacyjny (OpEx), który eliminuje duże inwestycje początkowe.
  • Usługi partnera wdrożeniowego: To koszt partnerstwa w transformacji – obejmuje analizę procesów, projekt rozwiązania, konfigurację, bezpieczną migrację danych i kluczowe szkolenia dla zespołu.

Choć inwestycja początkowa jest realna, dobrze zaplanowane wdrożenie przynosi wysoki i mierzalny zwrot z inwestycji (ROI) poprzez oszczędność czasu, redukcję błędów i lepsze decyzje biznesowe. Precyzyjną wycenę, dopasowaną do Twoich celów, zawsze przygotowuje doświadczony partner po dogłębnej analizie.

Porozmawiajmy o Twoim systemie ERP

Jak długo trwa proces wdrożenia Business Central?

Czas wdrożenia zależy od skali transformacji, na jaką jesteś gotów. Proste wdrożenia dla mniejszych firm, skupione na kluczowych procesach, mogą trwać od kilku tygodni do kilku miesięcy. Bardziej złożone projekty, obejmujące wiele modułów, zaawansowane dostosowania i migrację dużych ilości danych, mogą zająć od 3 do 12 miesięcy. Kluczem do sukcesu jest partnerskie zaangażowanie obu stron – im lepsza współpraca, tym sprawniejszy i szybszy jest cały proces.

Czy mogę zintegrować Business Central z moim obecnym sklepem internetowym lub innymi systemami?

Oczywiście. Otwartość na integracje to jedna z fundamentalnych zasad Business Central. System został zaprojektowany jako centralne ogniwo Twojego ekosystemu technologicznego. Dzięki nowoczesnym interfejsom API oraz tysiącom gotowych konektorów dostępnych w Microsoft AppSource, możesz płynnie połączyć go z niemal każdym kluczowym narzędziem – od platform e-commerce (np. Shopify, Allegro), przez systemy płatności, po specjalistyczne oprogramowanie branżowe.

Gdzie mogę znaleźć wsparcie i pomoc techniczną?

Twoim pierwszym i najważniejszym punktem kontaktu jest doświadczony partner wdrożeniowy, taki jak INLOGICA. To Twój strategiczny przewodnik, który nie tylko wdrożył system, ale rozumie specyfikę Twojej konfiguracji i Twojego biznesu. Dodatkowo, inwestując w technologię Microsoft, zyskujesz dostęp do globalnej bazy wiedzy:

  • Microsoft Learn: Bezpłatne, interaktywne szkolenia online.
  • Oficjalna dokumentacja techniczna: Szczegółowe przewodniki i opisy funkcji.
  • Fora społeczności Dynamics 365: Miejsce wymiany doświadczeń z tysiącami użytkowników z całego świata.

Czy potrzebuję specjalistycznej wiedzy IT, aby korzystać z Business Central?

Do codziennej pracy – absolutnie nie. System został zaprojektowany z myślą o użytkowniku biznesowym. Intuicyjny interfejs, personalizowane Centra Ról i wsparcie asystenta AI Copilot sprawiają, że praca staje się prosta i efektywna. Wiedza i doświadczenie certyfikowanego partnera Microsoft są natomiast kluczowe na etapie strategicznego projektowania i wdrożenia systemu – to on bierze na siebie techniczną złożoność, abyś Ty mógł cieszyć się prostotą użytkowania.

Na jakie wyzwania mogę natrafić na początku i jak sobie z nimi radzić?

Początkowy okres to naturalny czas adaptacji. Najczęstsze wyzwania to przyzwyczajenie zespołu do nowych procesów i zrozumienie pełni możliwości systemu. Kluczem do sukcesu jest proaktywne podejście:

  • Aktywnie uczestnicz w szkoleniach: Wiedza to pewność siebie.
  • Korzystaj z zasobów edukacyjnych: Microsoft Learn i baza wiedzy partnera są na wyciągnięcie ręki.
  • Nie bój się pytać: Twój partner wdrożeniowy jest po to, by wspierać Cię na każdym kroku.
  • Zacznij od małych kroków: Skup się na opanowaniu kluczowych procesów, a z czasem naturalnie zaczniesz odkrywać bardziej zaawansowane funkcje.

Pamiętaj, że wdrożenie systemu ERP to podróż, a nie jednorazowe zdarzenie. System jest stale rozwijany, a dobry partner będzie Ci towarzyszył, pomagając rozwiązywać problemy i w pełni wykorzystywać jego rosnący potencjał.

Podsumowanie: Twoja podróż dopiero się zaczyna

W naszym kompletnym przewodniku „Zrozumieć Business Central” przeszliśmy całą drogę: od poznania potęgi ekosystemu Microsoft, przez analizę modułów i korzyści, aż po praktyczne wskazówki dotyczące startu i odpowiedzi na kluczowe pytania. Masz teraz solidną, 360-stopniową wiedzę, aby podjąć świadomą i strategiczną decyzję, która wprowadzi Twoją firmę na nowy poziom efektywności, kontroli i wzrostu.

To koniec naszego przewodnika, ale początek Twojej transformacji.

Czujesz, że nadszedł czas, aby Twoje pytania zamienić w konkretne działania? Skontaktuj się z ekspertami INLOGICA. Porozmawiajmy o Twoich celach, wyzwaniach i o tym, jak Microsoft Dynamics 365 Business Central może stać się akceleratorem Twojego sukcesu.

Zrozumieć Business Central - wszystkie rozdziały

Rozdział 1: Czym jest Microsoft Dynamics 365 Business Central
Rozdział 2: Business Central – podstawy
Rozdział 3: Pod maską systemu: Kluczowe moduły i funkcjonalności Microsoft Dynamics 365 Business Central
Rozdział 4: Od „Dlaczego?” do „Dlaczego nie zrobiliśmy tego wcześniej?” – Kluczowe Korzyści z Wdrożenia Business Central
Rozdział 5: Copilot w Business Central: Twój inteligentny partner w rozwoju firmy
Rozdział 6: Chmura czy Serwer Własny? Kluczowa Decyzja: Business Central Cloud vs. On-Premise
Rozdział 7: Od teorii do praktyki: Twoje pierwsze kroki z Business Central
Rozdział 8: Globalna moc, lokalne dopasowanie: Business Central na polskim rynku
Rozdział 9: Business Central jak klocki LEGO: Nieograniczone Możliwości z Microsoft AppSource
Rozdział 10: Najczęściej Zadawane Pytania (FAQ) o Microsoft Dynamics 365 Business Central
Rozdział 11: Business Central jako Inwestycja w Rozwój Firmy

Kategorie
artykuly Business Central Business Central poradnik Polecane

Business Central jak klocki LEGO: Nieograniczone Możliwości z Microsoft AppSource (Przewodnik, Rozdział 9)

Business Central jak klocki LEGO- Nieograniczone Możliwości z Microsoft AppSource (Przewodnik, Rozdział 9)

W naszej wspólnej podróży przez świat Microsoft Dynamics 365 Business Central dotarliśmy niemal do końca. Zbudowaliśmy solidny obraz systemu – od jego miejsca w potężnym ekosystemie Microsoft, przez analizę kluczowych modułów i fundamentalnych korzyści, aż po zrozumienie, jak AI w postaci Copilota i dopasowanie do polskiego rynku czynią go strategicznym wyborem dla nowoczesnych firm.

Wiemy już, czym jest, co potrafi i dlaczego warto go wdrożyć. Ale co w sytuacji, gdy standardowe, nawet najbogatsze funkcje, to wciąż za mało? Co, jeśli Twoja firma ma unikalne potrzeby, specyficzne procesy lub działa w niszowej branży, która wymaga dedykowanych narzędzi?

W tym ostatnim rozdziale naszego przewodnika odkryjemy odpowiedź na to pytanie. Pokażemy, jak Microsoft Dynamics 365 Business Central przekształca się z gotowego produktu w otwartą, elastyczną platformę, którą możesz rozbudowywać niemal w nieskończoność. Poznaj Microsoft AppSource – Twoją bramę do świata certyfikowanych rozszerzeń, które skroją system idealnie na miarę Twojego biznesu.

Czym jest Microsoft AppSource? Twój System ERP staje się Platformą

Wyobraź sobie, że Business Central to niezwykle zaawansowany i solidny zestaw klocków LEGO. Już w pudełku dostajesz wszystko, czego potrzebujesz, by zbudować fantastyczną, w pełni funkcjonalną konstrukcję. Microsoft AppSource to gigantyczny, oficjalny katalog dodatkowych, specjalistycznych klocków, które pozwalają Ci tę konstrukcję dowolnie modyfikować, rozbudowywać i udoskonalać.

Mówiąc prościej, Microsoft AppSource to oficjalny sklep z aplikacjami biznesowymi dla produktów Microsoft. Pomyśl o nim jak o App Store dla Twojego iPhone’a lub Google Play dla smartfona z Androidem. Zamiast gier i aplikacji społecznościowych, znajdziesz tu tysiące certyfikowanych przez Microsoft rozwiązań, które:

  • Dodają nowe funkcjonalności do Business Central.
  • Integrują go z innymi systemami i platformami.
  • Dostosowują go do specyficznych wymagań branżowych i prawnych.

Dzięki AppSource, Business Central przestaje być tylko „produktem”. Staje się otwartą „platformą”, co demokratyzuje dostęp do zaawansowanych technologii. Nie musisz już inwestować setek tysięcy złotych w tworzenie oprogramowania od zera. Możesz skorzystać z gotowych, sprawdzonych i bezpiecznych rozwiązań, stworzonych przez ekspertów z całego świata.

Jakie problemy możesz rozwiązać dzięki aplikacjom z AppSource?

W katalogu AppSource znajdziesz rozwiązania, które odpowiadają na konkretne wyzwania biznesowe. Oto najpopularniejsze kategorie rozszerzeń, które mogą zrewolucjonizować działanie Twojej firmy:

Turbodoładowanie standardowych funkcji

Aplikacje te rozbudowują istniejące moduły, automatyzując zadania i dodając nowe, zaawansowane możliwości.

Dedykowane rozwiązania dla Twojej branży

Każdy rynek ma swoją specyfikę. W AppSource znajdziesz gotowe pakiety, które dostosowują Business Central do unikalnych potrzeb Twojego sektora – od handlu detalicznego, przez produkcję, aż po usługi profesjonalne.

  • Przykład: Aplikacje wspierające zaawansowane zarządzanie jakością w firmach produkcyjnych lub systemy do obsługi wynajmu sprzętu.

Budowanie mostów do innych systemów

Twoja firma korzysta z wielu narzędzi? AppSource oferuje gotowe konektory, które płynnie połączą Business Central z Twoim ekosystemem technologicznym.

  • Przykład: Zaawansowane integracje z platformami e-commerce (np. Shopify, Magento) lub specjalistycznymi systemami CRM, które centralizują dane i eliminują potrzebę ich ręcznego przepisywania.

Dostosowanie do lokalnych przepisów

AppSource to także miejsce, gdzie znajdziesz pakiety lokalizacyjne, które gwarantują zgodność systemu z prawem danego kraju.

  • Przykład: Wspomniany w poprzednim rozdziale Polish Localization Pack, który zapewnia obsługę JPK, Białej Listy czy integrację z NBP. Dla polskich firm kluczowe mogą być też aplikacje rozszerzające system o moduł Kadr i Płac (HR & Payroll), w pełni zgodny z naszym prawem pracy i ZUS.

Porozmawiajmy o Twoim systemie ERP

Dlaczego warto korzystać z AppSource? Kluczowe korzyści

Decyzja o rozszerzeniu systemu za pomocą aplikacji z AppSource to strategiczny ruch, który przynosi wymierne korzyści.

1. Innowacja bez czekania i ryzyka

Zamiast angażować się w wielomiesięczny, kosztowny i ryzykowny projekt tworzenia oprogramowania od podstaw, możesz wdrożyć gotowe, sprawdzone rozwiązanie w ciągu kilku dni lub tygodni.

2. Bezpieczeństwo i pewność wyboru

Każda aplikacja w AppSource przechodzi rygorystyczny proces weryfikacji przez Microsoft. Daje Ci to pewność, że instalujesz oprogramowanie wysokiej jakości, które jest bezpieczne i w pełni kompatybilne z Twoim systemem.

3. Inteligentna oszczędność – koniec z przepłacaniem za customizację

Korzystanie z gotowych aplikacji jest niemal zawsze tańsze niż tworzenie dedykowanych modyfikacji. Płacisz za gotowy produkt, a nie za godziny pracy programistów, unikając nieprzewidzianych kosztów i opóźnień.

4. System skrojony na miarę, nie na siłę

AppSource daje Ci elastyczność, o jakiej do tej pory można było tylko marzyć. Możesz precyzyjnie dopasować system do swoich potrzeb, wybierając dokładnie te funkcje, których potrzebujesz, i tworząc rozwiązanie idealnie skrojone na miarę Twojej firmy.

Podsumowanie: Twoja podróż do cyfrowej transformacji dopiero się zaczyna

W naszym kompletnym przewodniku „Zrozumieć Business Central” przeszliśmy całą drogę: od poznania potęgi ekosystemu Microsoft, przez analizę modułów i korzyści, aż po praktyczne wskazówki dotyczące startu. Dziś domknęliśmy ten obraz, pokazując, że Business Central to nie jest system o zamkniętych granicach. To żywa, rozwijająca się platforma, której możliwości są tak szerokie, jak potrzeby Twojego biznesu.

Microsoft AppSource to klucz do tej elastyczności. To gwarancja, że system, w który inwestujesz dzisiaj, będzie rósł i adaptował się razem z Tobą, odpowiadając na wyzwania, które przyniesie przyszłość.

Masz teraz kompletną wiedzę, aby podjąć świadomą decyzję i wprowadzić swoją firmę na nowy poziom efektywności. Twoja podróż do cyfrowej transformacji właśnie nabiera tempa.

Czujesz, że elastyczność i możliwość idealnego dopasowania systemu to klucz do Twojego sukcesu? Skontaktuj się z ekspertami Inlogica. Pomożemy Ci nawigować po świecie AppSource i dobrać aplikacje, które staną się prawdziwym akceleratorem Twojego wzrostu.

Zrozumieć Business Central - wszystkie rozdziały

Rozdział 1: Czym jest Microsoft Dynamics 365 Business Central
Rozdział 2: Business Central – podstawy
Rozdział 3: Pod maską systemu: Kluczowe moduły i funkcjonalności Microsoft Dynamics 365 Business Central
Rozdział 4: Od „Dlaczego?” do „Dlaczego nie zrobiliśmy tego wcześniej?” – Kluczowe Korzyści z Wdrożenia Business Central
Rozdział 5: Copilot w Business Central: Twój inteligentny partner w rozwoju firmy
Rozdział 6: Chmura czy Serwer Własny? Kluczowa Decyzja: Business Central Cloud vs. On-Premise
Rozdział 7: Od teorii do praktyki: Twoje pierwsze kroki z Business Central
Rozdział 8: Globalna moc, lokalne dopasowanie: Business Central na polskim rynku
Rozdział 9: Business Central jak klocki LEGO: Nieograniczone Możliwości z Microsoft AppSource
Rozdział 10: Najczęściej Zadawane Pytania (FAQ) o Microsoft Dynamics 365 Business Central
Rozdział 11: Business Central jako Inwestycja w Rozwój Firmy

Kategorie
artykuly Business Central Business Central poradnik Polecane

Globalna moc, lokalne dopasowanie: Business Central na polskim rynku (Przewodnik, Rozdział 8)

Business Central Polska

W naszej wspólnej podróży przez świat Microsoft Dynamics 365 Business Central dotarliśmy do ostatniego, kluczowego etapu. Zrozumieliśmy już, że to serce potężnego ekosystemu Microsoft, poznaliśmy jego kluczowe moduły, odkryliśmy fundamentalne korzyści dla biznesu i zobaczyliśmy, jak sztuczna inteligencja w postaci Copilota staje się inteligentnym partnerem w rozwoju.

Wiemy już, czym jest, co potrafi i dlaczego warto wdrożyć Business Central. Teraz stajemy przed pytaniem, które dla każdej polskiej firmy jest absolutnie kluczowe: Czy ten globalny system naprawdę rozumie specyfikę polskich przepisów i realia naszego rynku?

W tym rozdziale udowodnimy, że odpowiedź brzmi: zdecydowanie tak. Pokażemy, jak Microsoft Dynamics 365 Business Central, dzięki głębokiemu dostosowaniu do lokalnych wymogów, staje się bezpiecznym i potężnym narzędziem dla polskich przedsiębiorców. To dowód na to, że globalna technologia może mówić płynnie po polsku.

Business Central Polska

Polska lokalizacja Business Central: zgodność z przepisami to konieczność, nie opcja

Aby system ERP mógł legalnie i efektywnie funkcjonować w Polsce, musi być w pełni zgodny z naszym skomplikowanym systemem prawnym i podatkowym. W przypadku Business Central tę zgodność zapewnia dedykowany pakiet lokalizacyjny (Polish Localization Pack). To nie jest opcjonalny dodatek – to fundament, który świadczy o dojrzałości rozwiązania na naszym rynku.

Dzięki niemu zyskujesz pewność, że system jest zawsze gotowy na wymogi urzędów. Kluczowe obszary objęte polską lokalizacją to:

  • Jednolity Plik Kontrolny (JPK): Pełna obsługa i możliwość generowania plików JPK w wymaganych przez Ministerstwo Finansów strukturach (m.in. JPK_VAT z deklaracją, JPK_FA, JPK_MAG).
  • Kompleksowa Obsługa VAT: System jest przygotowany na wszystkie niuanse polskiego VAT, w tym prowadzenie rejestrów, obsługę mechanizmu podzielonej płatności (Split Payment) oraz transakcji wewnątrzwspólnotowych.
  • Weryfikacja Kontrahentów (Biała Lista): Automatyczna integracja z API Ministerstwa Finansów pozwala na błyskawiczne sprawdzanie statusu podatnika i numerów jego rachunków bankowych bezpośrednio z poziomu systemu.
  • Integracja z NBP: Automatyczne pobieranie i aktualizacja kursów walut Narodowego Banku Polskiego, co jest kluczowe dla firm prowadzących transakcje w obcych walutach.
  • Zgodność z Ustawą o Rachunkowości: Możliwość generowania sprawozdań finansowych (bilans, rachunek zysków i strat) w strukturze zgodnej z polskimi przepisami.

Integracje z polskimi systemami: jeden system, by połączyć wszystko

Siła Business Central tkwi również w jego otwartości. System nie jest zamkniętą twierdzą – to centrum dowodzenia, które płynnie łączy się z innymi narzędziami kluczowymi dla polskiego biznesu. Tworzy to spójny, zautomatyzowany ekosystem, w którym dane przepływają bez przeszkód.

Do najpopularniejszych integracji w Polsce należą:

  • Platformy E-commerce: Bezproblemowe połączenie z gigantami polskiego handlu, takimi jak Allegro czy Shoper (często za pośrednictwem integratorów typu BaseLinker). Umożliwia to automatyczną synchronizację zamówień, stanów magazynowych i danych klientów.
  • Polskie Systemy Bankowe: Dedykowane aplikacje pozwalają zautomatyzować komunikację z bankami, np. poprzez import wyciągów czy eksport poleceń przelewu.
  • Operatorzy Logistyczni: Integracja z firmami kurierskimi, takimi jak InPost czy DHL, automatyzuje procesy wysyłki, generowanie etykiet i śledzenie przesyłek.
  • Krajowy System e-Faktur (KSeF): Wraz z wprowadzeniem obowiązku fakturowania ustrukturyzowanego, partnerzy Microsoft dostarczają gotowe rozwiązania, które zapewnią pełną integrację Business Central z platformą KSeF, gwarantując zgodność z przyszłymi regulacjami.

Chcesz zobaczyć, jak płynnie Business Central integruje się z narzędziami, których już używasz? Skontaktuj się z nami i umów na spersonalizowane demo!

Porozmawiajmy o Twoim systemie ERP

Branże i przykłady wdrożeń: kto w Polsce korzysta z Business Central?

Teoria to jedno, ale prawdziwą wartość systemu widać w praktyce. Microsoft Dynamics 365 Business Central zdobywa zaufanie coraz większej liczby polskich firm z różnorodnych branż. Liderzy rynkowi, tacy jak Vistula Group (branża odzieżowa), Booksy (globalna platforma rezerwacji online) czy Auto Fus Group (dealer samochodowy), wybrali Business Central, aby zintegrować swoje operacje i przyspieszyć rozwój.

System najczęściej staje się wyborem firm z sektorów:

  • Handel i Dystrybucja (hurt, detal, e-commerce)
  • Usługi Profesjonalne i Serwisowe
  • Produkcja (zwłaszcza małe i średnie przedsiębiorstwa)

Wsparcie i społeczność: lokalni eksperci na wyciągnięcie ręki

Wybierając Business Central, nie zostajesz sam. Inwestujesz w technologię wspieraną przez silną, lokalną sieć ekspertów. Polscy partnerzy Microsoft, tacy jak Inlogica, zapewniają nie tylko wdrożenie, ale także pełne wsparcie merytoryczne, szkolenia i doradztwo. Co więcej, prężnie rozwija się polska społeczność użytkowników i specjalistów, która spotyka się na konferencjach, takich jak Dynamics Business Forum, oraz wymienia wiedzą na forach internetowych.

Podsumowanie i kolejny krok: Twoja globalna przewaga, zbudowana na lokalnym fundamencie

W naszym kompletnym przewodniku „Zrozumieć Business Central” przeszliśmy całą drogę: od poznania potęgi ekosystemu Microsoft, przez analizę modułów i korzyści, aż po praktyczne wskazówki dotyczące startu. Dziś domknęliśmy ten obraz, udowadniając, że Business Central to rozwiązanie nie tylko globalnie potężne, ale także lokalnie inteligentne.

Dzięki dedykowanej polskiej lokalizacji, szerokim możliwościom integracji i wsparciu lokalnych ekspertów, system ten staje się bezpiecznym i strategicznym wyborem dla każdej polskiej firmy, która myśli o skalowalnym wzroście.

Masz teraz kompletną wiedzę, aby podjąć świadomą decyzję i wprowadzić swoją firmę na nowy poziom efektywności. Twoja podróż do cyfrowej transformacji właśnie się rozpoczyna.

Czujesz, że globalna technologia dopasowana do polskich realiów to klucz do Twojego sukcesu? Skontaktuj się z ekspertami Inlogica. Pomożemy Ci ocenić potrzeby, odpowiemy na wszystkie pytania i pokażemy, jak Business Central może stać się akceleratorem Twojego wzrostu.

 

Najczęściej Zadawane Pytania (FAQ)

Czy Business Central obsługuje JPK?

Tak, w pełni. Dzięki dedykowanemu pakietowi polskiej lokalizacji, Microsoft Dynamics 365 Business Central umożliwia generowanie wszystkich wymaganych struktur Jednolitego Pliku Kontrolnego, w tym JPK_VAT z deklaracją, zapewniając pełną zgodność z wymogami Ministerstwa Finansów.

Jak wygląda wsparcie po wdrożeniu?

Wsparcie po wdrożeniu jest kluczowym elementem oferty doświadczonych partnerów, takich jak Inlogica. Obejmuje ono pomoc techniczną, konsultacje merytoryczne, dostęp do aktualizacji oraz wsparcie w dalszym rozwoju i optymalizacji systemu, aby odpowiadał na zmieniające się potrzeby Twojej firmy.

Zrozumieć Business Central - wszystkie rozdziały

Rozdział 1: Czym jest Microsoft Dynamics 365 Business Central
Rozdział 2: Business Central – podstawy
Rozdział 3: Pod maską systemu: Kluczowe moduły i funkcjonalności Microsoft Dynamics 365 Business Central
Rozdział 4: Od „Dlaczego?” do „Dlaczego nie zrobiliśmy tego wcześniej?” – Kluczowe Korzyści z Wdrożenia Business Central
Rozdział 5: Copilot w Business Central: Twój inteligentny partner w rozwoju firmy
Rozdział 6: Chmura czy Serwer Własny? Kluczowa Decyzja: Business Central Cloud vs. On-Premise
Rozdział 7: Od teorii do praktyki: Twoje pierwsze kroki z Business Central
Rozdział 8: Globalna moc, lokalne dopasowanie: Business Central na polskim rynku
Rozdział 9: Business Central jak klocki LEGO: Nieograniczone Możliwości z Microsoft AppSource
Rozdział 10: Najczęściej Zadawane Pytania (FAQ) o Microsoft Dynamics 365 Business Central
Rozdział 11: Business Central jako Inwestycja w Rozwój Firmy

Kategorie
artykuly Business Central Business Central poradnik Polecane

Od teorii do praktyki: Twoje pierwsze kroki z Business Central (Przewodnik, Rozdział 7)

Poradnik Zrozumieć Business Central - Pierwsze kroki z Business Central

W naszej podróży przez świat Microsoft Dynamics 365 Business Central przeszliśmy imponującą drogę. Zbudowaliśmy solidne fundamenty, rozumiejąc, że to serce potężnego ekosystemu Microsoft. Odkryliśmy jego kluczowe moduły, poznaliśmy fundamentalne korzyści biznesowe, zobaczyliśmy, jak sztuczna inteligencja w postaci Copilota staje się inteligentnym partnerem w rozwoju, a na końcu podjęliśmy strategiczną decyzję dotyczącą wyboru między chmurą a serwerem własnym.

Wiemy już czym jest, co potrafi i dlaczego warto wdrożyć Business Central. Teraz nadszedł czas, aby od strategicznych decyzji przejść do działania.

W tym rozdziale przeprowadzimy Cię za rękę przez pierwsze, kluczowe kroki na drodze do cyfrowej transformacji. Pokażemy, jak bezpiecznie i świadomie rozpocząć pracę z systemem, jak znaleźć przewodnika w tej podróży i gdzie szukać wiedzy, aby w pełni wykorzystać potencjał tej technologii. Zaczynamy!

Pierwsze kroki z Business Central

Poczuj moc systemu – bezpłatna wersja próbna

Najlepszy sposób, by przekonać się o możliwościach systemu, to po prostu zacząć go używać. Microsoft doskonale to rozumie, dlatego oferuje w pełni funkcjonalną, bezpłatną wersję próbną Business Central (trial). To Twoja bezpieczna piaskownica, w której możesz bez żadnych zobowiązań sprawdzić, jak system sprawdzi się w realiach Twojej firmy.

Wersja próbna pozwala na:

  • Testowanie kluczowych modułów i sprawdzenie, jak odpowiadają na Twoje procesy.
  • Zapoznanie się z intuicyjnym interfejsem i nawigacją w systemie.
  • Wprowadzenie przykładowych danych, aby zobaczyć, jak system przetwarza informacje.
  • Ocenę, czy Business Central jest rozwiązaniem, którego szukasz.

Pro-tip: Aby maksymalnie wykorzystać okres próbny, przygotuj listę 3-5 kluczowych procesów w Twojej firmie (np. obsługa zamówienia sprzedaży, proces zakupu, fakturowanie projektu) i zaangażuj w testy przyszłych użytkowników. Ich opinie będą bezcenne.

Najważniejsza decyzja – jak wybrać partnera wdrożeniowego?

Chociaż Business Central jest systemem przyjaznym dla użytkownika, jego skuteczne wdrożenie to znacznie więcej niż instalacja oprogramowania. To proces transformacji biznesowej, który wymaga doświadczenia, wiedzy i zrozumienia Twoich unikalnych potrzeb. Dlatego wybór partnera wdrożeniowego jest decyzją równie ważną, co wybór samego systemu.

Dobry partner to nie tylko dostawca – to Twój strategiczny doradca i przewodnik. Jego rolą jest:

  • Zrozumieć Twój biznes i pomóc zdefiniować cele i zakres wdrożenia.
  • Doradzić w wyborze optymalnego planu licencyjnego.
  • Skonfigurować i dopasować system do Twoich unikalnych procesów.
  • Bezpiecznie przenieść dane z dotychczasowych narzędzi.
  • Przeszkolić Twój zespół, aby pracownicy czuli się pewnie w nowym środowisku.
  • Zapewnić wsparcie techniczne i merytoryczne po uruchomieniu systemu.

Na co zwrócić uwagę przy wyborze partnera?

  • Doświadczenie i referencje: Sprawdź, ile wdrożeń firma ma na koncie i poproś o studia przypadków z Twojej branży lub firm o podobnym profilu.
  • Specjalizacje branżowe: Czy partner rozumie specyfikę Twojego rynku i posiada dedykowane dla niej rozwiązania?
  • Jakość komunikacji: Czy od początku czujesz, że partner słucha, rozumie Twoje wyzwania i mówi Twoim językiem?
  • Wsparcie lokalne: Upewnij się, że partner działa na polskim rynku i zna lokalne przepisy (np. KSeF, JPK).

System dopasowany do Ciebie – podstawy personalizacji

Business Central od pierwszego logowania wita Cię Centrum Ról – spersonalizowanym pulpitem, który jest dostosowany do Twoich codziennych zadań. To dowód na fundamentalną zasadę tego systemu: ma on pasować do Ciebie, a nie Ty do niego.

Co najważniejsze, wiele zmian możesz wprowadzić samodzielnie, bez angażowania programistów. Każdy użytkownik może:

  • Dostosować widoki list, np. zmieniając kolejność i widoczność kolumn.
  • Dodawać lub ukrywać pola na kartotekach klientów czy produktów.
  • Personalizować menu i układać polecenia tak, jak mu wygodnie.
  • Tworzyć własne skróty na pulpicie do najczęściej używanych funkcji.

Ta elastyczność sprawia, że praca z systemem staje się szybsza, bardziej intuicyjna i po prostu przyjemniejsza.

Porozmawiajmy o Twoim systemie ERP

Wiedza na wyciągnięcie ręki – zasoby edukacyjne i społeczność

Inwestycja w Business Central to także dostęp do ogromnej bazy wiedzy, która pomoże Twojemu zespołowi stale rozwijać swoje kompetencje. Microsoft i jego społeczność udostępniają bogactwo bezpłatnych zasobów, które obniżają barierę wejścia i koszty szkoleń.

Najważniejsze źródła wiedzy to:

  • Microsoft Learn: Oficjalna platforma e-learningowa z interaktywnymi kursami i ścieżkami szkoleniowymi dla każdej roli w firmie.
  • Oficjalna dokumentacja Microsoft: Szczegółowe opisy wszystkich funkcji i przewodniki krok po kroku.
  • Blogi i fora społeczności: Miejsca, gdzie praktycy z całego świata dzielą się wiedzą, rozwiązują problemy i dyskutują o najlepszych praktykach.
  • Baza wiedzy Twojego partnera: Doświadczeni partnerzy, tacy jak Inlogica, tworzą własne materiały, webinary i szkolenia dopasowane do potrzeb polskiego rynku.

Mapa drogowa do sukcesu – typowy proces wdrożenia

Każde wdrożenie jest unikalne, ale jego sukces opiera się na sprawdzonym, uporządkowanym procesie. Zrozumienie poszczególnych etapów pomoże Ci lepiej przygotować organizację na zmianę.

  1. Analiza i planowanie: Wspólne warsztaty z partnerem w celu zrozumienia potrzeb i zdefiniowania celów projektu.
  2. Projektowanie rozwiązania: Stworzenie szczegółowej „mapy” przyszłego systemu – jak będzie skonfigurowany, jakie dane obejmie i jak zintegruje się z innymi narzędziami.
  3. Konfiguracja i dostosowanie: „Budowa” systemu zgodnie z przygotowanym projektem.
  4. Migracja danych: Bezpieczne przeniesienie kluczowych informacji z Twoich starych systemów.
  5. Testowanie: Kluczowy etap, w którym weryfikujesz, czy system działa dokładnie tak, jak tego oczekujesz.
  6. Szkolenie użytkowników: Przygotowanie Twojego zespołu do płynnego startu i efektywnej pracy.
  7. Go-Live (start produkcyjny): Uruchomienie systemu i rozpoczęcie pracy na nowym, cyfrowym fundamencie.
  8. Wsparcie po wdrożeniu: Ciągła opieka partnera, który pomaga w optymalizacji i dalszym rozwoju systemu.

Podsumowanie: Twoja podróż dopiero się zaczyna

Rozpoczęcie pracy z Microsoft Dynamics 365 Business Central może wydawać się dużym krokiem, ale jak widzisz, jest to podróż z jasno wyznaczoną mapą i profesjonalnym wsparciem. Pamiętaj, że nie musisz przechodzić tej drogi samotnie. Wykorzystanie wersji próbnej, wybór doświadczonego partnera i czerpanie z bogatych zasobów edukacyjnych to klucze do sukcesu, które sprawią, że wdrożenie stanie się nie wyzwaniem, a ekscytującą inwestycją w przyszłość.

W naszym kompletnym przewodniku „Zrozumieć Business Central” przeszliśmy całą drogę: od poznania potęgi ekosystemu Microsoft, przez analizę modułów i korzyści, aż po praktyczne wskazówki dotyczące startu. Masz teraz solidną wiedzę, aby podjąć świadomą decyzję i wprowadzić swoją firmę na nowy poziom efektywności.

Czujesz, że nadszedł czas, aby Twoja firma zrobiła kolejny krok? Skontaktuj się z ekspertami Inlogica. Pomożemy Ci ocenić potrzeby, odpowiemy na wszystkie pytania i pokażemy, jak Business Central może stać się akceleratorem Twojego sukcesu.

Zrozumieć Business Central - wszystkie rozdziały

Rozdział 1: Czym jest Microsoft Dynamics 365 Business Central
Rozdział 2: Business Central – podstawy
Rozdział 3: Pod maską systemu: Kluczowe moduły i funkcjonalności Microsoft Dynamics 365 Business Central
Rozdział 4: Od „Dlaczego?” do „Dlaczego nie zrobiliśmy tego wcześniej?” – Kluczowe Korzyści z Wdrożenia Business Central
Rozdział 5: Copilot w Business Central: Twój inteligentny partner w rozwoju firmy
Rozdział 6: Chmura czy Serwer Własny? Kluczowa Decyzja: Business Central Cloud vs. On-Premise
Rozdział 7: Od teorii do praktyki: Twoje pierwsze kroki z Business Central
Rozdział 8: Globalna moc, lokalne dopasowanie: Business Central na polskim rynku
Rozdział 9: Business Central jak klocki LEGO: Nieograniczone Możliwości z Microsoft AppSource
Rozdział 10: Najczęściej Zadawane Pytania (FAQ) o Microsoft Dynamics 365 Business Central
Rozdział 11: Business Central jako Inwestycja w Rozwój Firmy

Kategorie
artykuly Dynamics 365/AX Polecane

KSeF – sprawdź swoją wiedzę i przygotowanie firmy! [Quiz/test]

Test wiedzy o KSeF

Obowiązkowy Krajowy System e-Faktur (KSeF) zbliża się wielkimi krokami. Dla wielu przedsiębiorców to wciąż temat pełen pytań i niepewności. Czy wiesz, co dokładnie oznacza ta zmiana dla Twojej firmy? Czy jesteś gotowy na cyfrową rewolucję w fakturowaniu? Nie jesteś sam – przygotowanie do KSeF to wyzwanie, przed którym stoją tysiące polskich firm. Dlatego stworzyliśmy ten artykuł i krótki quiz, który pozwoli Ci szybko ocenić poziom swojej wiedzy i zidentyfikować obszary wymagające uwagi. Sprawdźmy, jak dobrze znasz KSeF!

Czym jest KSeF i dlaczego staje się obowiązkowy?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to centralna platforma rządowa, stworzona przez Ministerstwo Finansów, która zmieni sposób, w jaki firmy wystawiają, otrzymują i przechowują faktury. Zamiast tradycyjnych dokumentów papierowych czy plików PDF, przedsiębiorcy będą operować na tzw. fakturach ustrukturyzowanych – jednolitych plikach w formacie XML. Celem tej zmiany jest uszczelnienie systemu podatkowego, uproszczenie procesów księgowych i zwiększenie transparentności obrotu gospodarczego.

Najważniejsze pytanie brzmi: kogo i od kiedy to dotyczy? Harmonogram jest jasny:

  • Od 1 lutego 2026 r. – obowiązek obejmie największych podatników, których wartość sprzedaży w poprzednim roku przekroczyła 200 mln zł.
  • Od 1 kwietnia 2026 r. – obowiązek dotyczyć będzie wszystkich pozostałych przedsiębiorców zarejestrowanych jako czynni podatnicy VAT.

To oznacza, że praktycznie każda firma w Polsce musi przygotować się na tę rewolucję. Czasu jest coraz mniej, a ignorowanie tematu może prowadzić do poważnych konsekwencji.

Jakie korzyści i wyzwania niesie wdrożenie KSeF?

Każda duża zmiana budzi obawy, ale wdrożenie KSeF niesie ze sobą również szereg konkretnych korzyści. Z drugiej strony, nie można ignorować wyzwań, z jakimi przyjdzie się zmierzyć. Przyjrzyjmy się obu stronom medalu.

Korzyści z wdrożenia KSeF:

  • Uproszczenie księgowości: Standardowy format faktur ułatwia ich automatyczne przetwarzanie.
  • Szybszy zwrot VAT: Przedsiębiorcy korzystający z KSeF mogą liczyć na skrócenie terminu zwrotu podatku VAT.
  • Redukcja kosztów: Koniec z drukowaniem, wysyłaniem i fizycznym archiwizowaniem papierowych faktur.
  • Większe bezpieczeństwo: Faktury są przechowywane w centralnym, bezpiecznym systemie przez 10 lat, co minimalizuje ryzyko ich zgubienia.
  • Bieżący dostęp: Zarówno wystawca, jak i odbiorca mają stały dostęp do faktury od momentu jej wystawienia.

Wyzwania związane z KSeF:

  • Konieczność integracji: Wymaga dostosowania lub wymiany obecnych systemów księgowych i sprzedażowych.
  • Zmiana procesów wewnętrznych: Należy przeorganizować obieg dokumentów w firmie.
  • Szkolenie pracowników: Zespół musi nauczyć się obsługi nowego systemu i zrozumieć nowe procedury.
  • Wymagania techniczne: Potrzebny jest stały dostęp do internetu oraz sposób autoryzacji (np. kwalifikowany podpis elektroniczny lub Profil Zaufany).

Test wiedzy o KSeF – sprawdź, czy jesteś gotowy!

SPRAWDŹ WIEDZĘ O KSEF

Jak przygotować firmę do KSeF? Praktyczne rekomendacje

Niezależnie od wyniku quizu, przygotowania do KSeF warto potraktować jako projekt strategiczny. Oto kluczowe kroki, które powinieneś podjąć:

  1. Audyt procesów: Przeanalizuj, jak obecnie wygląda proces fakturowania w Twojej firmie. Kto wystawia faktury? Jak trafiają do klientów? Jak są archiwizowane?
  2. Wybór narzędzia: Zdecyduj, jak będziesz łączyć się z KSeF. Czy Twój obecny program księgowy oferuje integrację? A może potrzebujesz dedykowanego oprogramowania lub skorzystasz z darmowych narzędzi Ministerstwa Finansów?
  3. Szkolenie zespołu: Przeszkol pracowników odpowiedzialnych za fakturowanie i księgowość. Upewnij się, że wszyscy rozumieją nowe zasady i potrafią obsługiwać nowe narzędzia.
  4. Testy i integracja: Nie czekaj na ostatnią chwilę. Uruchom środowisko testowe i sprawdź, czy wszystko działa poprawnie. Przetestuj wysyłanie i odbieranie faktur, aby mieć pewność, że w dniu startu unikniesz problemów.

Najczęstsze pytania i wątpliwości dotyczące KSeF

Co grozi za brak wdrożenia KSeF na czas? Po wejściu w życie obowiązku, za niewystawienie faktury w KSeF lub zrobienie tego w sposób niezgodny z przepisami, naczelnik urzędu skarbowego będzie mógł nałożyć na podatnika karę pieniężną.

Gdzie mogę znaleźć oficjalne i wiarygodne informacje? Najlepszym źródłem jest oficjalna strona rządowa ksef.podatki.gov.pl oraz materiały publikowane przez Ministerstwo Finansów.

Czy faktury korygujące również będą w KSeF? Tak, zarówno faktury korygujące in minus, jak i in plus będą musiały być wystawiane za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur.

Podsumowanie i dalsze kroki

KSeF to nieuchronna zmiana, która dotknie każdego przedsiębiorcę w Polsce. Zamiast traktować ją jak zagrożenie, warto spojrzeć na nią jak na szansę – na cyfryzację, automatyzację i usprawnienie działania firmy. Kluczem do sukcesu jest świadome i odpowiednio wczesne przygotowanie. Mamy nadzieję, że nasz quiz i porady pomogły Ci uporządkować wiedzę i zaplanować kolejne działania. Nie odkładaj tego na później – przyszłość fakturowania zaczyna się już dziś.

Kategorie
artykuly Business Central Business Central poradnik Polecane

Chmura czy Serwer Własny? Kluczowa Decyzja: Business Central Cloud vs. On-Premise (Rozdział 6)

Microsoft Dynamics 365 Business Central - Cloud vs On-Premise - co wybrać, chmurę czy serwer własny

Cloud vs On-Premise – ostatni strategiczny krok przed transformacją

W naszej wspólnej podróży przez świat Microsoft Dynamics 365 Business Central dotarliśmy do kluczowego momentu. Zrozumieliśmy już, że Business Central to nie tylko system ERP, ale cyfrowy fundament rozwoju firmy osadzony w potężnym ekosystemie Microsoft. Prześledziliśmy jego ewolucję od legendarnego Navision, zajrzeliśmy pod maskę, analizując kluczowe moduły, i odkryliśmy, jak sztuczna inteligencja w postaci Microsoft Copilot przekształca go w proaktywnego partnera biznesowego.

Wiemy już, czym jest Business Central i dlaczego warto go wdrożyć. Teraz stajemy przed ostatnią, fundamentalną decyzją, która zdefiniuje, jak Twoja firma będzie korzystać z tej potęgi: wybór modelu wdrożenia. Chmura czy serwer własny? To nie jest tylko pytanie techniczne. To strategiczna decyzja, która wpłynie na całkowity koszt posiadania (TCO), elastyczność operacyjną, bezpieczeństwo i, co najważniejsze, zdolność Twojej firmy do innowacji w przyszłości.

Business Central w chmurze (SaaS) – elastyczność i innowacja jako standard

Model chmurowy (SaaS – Software as a Service) to obecnie preferowana i najbardziej przyszłościowa opcja dla większości małych i średnich przedsiębiorstw. W tym podejściu system jest hostowany na globalnej, bezpiecznej infrastrukturze Microsoft Azure, a Ty i Twój zespół uzyskujecie do niego dostęp przez przeglądarkę internetową lub aplikacje mobilne – z dowolnego miejsca na świecie.

Główne korzyści modelu chmurowego:

  • Niższa bariera wejścia: Brak konieczności inwestowania dziesiątek tysięcy złotych w zakup i utrzymanie własnych serwerów. Budżet możesz przeznaczyć na rozwój biznesu, a nie na sprzęt.
  • Przewidywalność kosztów: Płacisz stałą, miesięczną lub roczną subskrypcję za użytkownika. Ułatwia to budżetowanie i eliminuje ryzyko nieoczekiwanych wydatków na utrzymanie infrastruktury IT.
  • Zawsze aktualny system: Microsoft bierze na siebie pełną odpowiedzialność za konserwację, aktualizacje i wdrażanie poprawek bezpieczeństwa. Twój system jest zawsze nowoczesny, zgodny z przepisami i bezpieczny, a Twój dział IT może skupić się na strategicznych inicjatywach.
  • Skalowalność na wyciągnięcie ręki: Twoja firma dynamicznie rośnie? A może mierzysz się z sezonowością? W chmurze możesz błyskawicznie dodawać lub usuwać użytkowników i zasoby, płacąc tylko za to, czego aktualnie potrzebujesz.
  • Bezpieczeństwo na najwyższym poziomie: Powierzasz ochronę swoich danych globalnemu liderowi technologii. Microsoft Azure zapewnia wielowarstwowe zabezpieczenia, szyfrowanie i zgodność z międzynarodowymi standardami, w tym RODO.
  • Pełen dostęp do innowacji: Użytkownicy wersji chmurowej jako pierwsi otrzymują dostęp do najnowszych funkcji, w tym pełnych możliwości AI Copilot, które rewolucjonizują codzienną pracę.

Business Central On-Premise – kiedy pełna kontrola jest priorytetem

W modelu On-Premise oprogramowanie jest instalowane na serwerach należących do Twojej firmy i przez nią zarządzanych. Choć daje to pozornie większą kontrolę, wiąże się ze znacznie większą odpowiedzialnością operacyjną i finansową.

Kiedy warto rozważyć model On-Premise?

  • Rygorystyczne wymogi prawne: Jeśli Twoja branża lub wewnętrzne regulacje korporacyjne bezwzględnie wymagają, aby dane były przechowywane fizycznie w Twojej lokalizacji.
  • Głębokie modyfikacje kodu źródłowego: W rzadkich przypadkach, gdy unikalne procesy biznesowe wymagają modyfikacji na poziomie kodu źródłowego systemu (co jest praktyką generalnie niezalecaną przez Microsoft ze względu na komplikacje przy aktualizacjach).
  • Niezależność od internetu: Gdy kluczowe operacje muszą być wykonywane nawet przy braku stabilnego połączenia z internetem (choć wymaga to i tak dostępu do sieci lokalnej).

Porozmawiajmy o Twoim systemie ERP

Wyzwania i odpowiedzialności modelu On-Premise:

  • Wysoka inwestycja początkowa: Konieczność zakupu lub modernizacji serwerów, zakupu licencji wieczystych oraz poniesienia kosztów instalacji.
  • Pełna odpowiedzialność za utrzymanie: Twój zespół (lub partner zewnętrzny) musi samodzielnie dbać o konserwację serwerów, tworzenie kopii zapasowych, instalowanie aktualizacji i zapewnienie ciągłości działania systemu.
  • Wolniejszy dostęp do innowacji: Proces aktualizacji jest manualny, kosztowny i czasochłonny, co często prowadzi do pracy na przestarzałej wersji systemu i braku dostępu do najnowszych funkcji.
  • Ukryte koszty: Należy uwzględnić koszty energii elektrycznej, chłodzenia, zabezpieczeń fizycznych oraz personelu IT niezbędnego do obsługi infrastruktury.

Tabela Porównawcza: Chmura vs. On-Premise w pigułce

Kryterium Business Central Cloud (SaaS) Business Central On-Premise
Koszt początkowy Niski (opłata subskrypcyjna) Wysoki (zakup sprzętu i licencji wieczystych)
Koszt bieżący Przewidywalna subskrypcja Zmienne koszty utrzymania sprzętu, energii, personelu
Aktualizacje Automatyczne, w cenie subskrypcji, zarządzane przez Microsoft Manualne, kosztowne, zarządzane przez firmę
Utrzymanie IT Minimalne, głównie zarządzanie użytkownikami Pełna odpowiedzialność po stronie firmy
Skalowalność Błyskawiczna i elastyczna Ograniczona posiadanym sprzętem, wymaga inwestycji
Dostępność Z dowolnego miejsca i urządzenia z dostępem do internetu Głównie z sieci lokalnej (dostęp zdalny wymaga konfiguracji)
Bezpieczeństwo Odpowiedzialność współdzielona z Microsoft (liderem rynku) Pełna odpowiedzialność po stronie firmy
Dostęp do AI/Copilot Pełny i natychmiastowy dostęp do najnowszych funkcji Ograniczony lub całkowity brak
Kontrola nad danymi Dane na serwerach Microsoft, pełna kontrola nad dostępem Pełna, fizyczna kontrola nad serwerem i danymi

 

Jak podjąć właściwą decyzję? Kluczowe pytania dla Twojej firmy

Wybór modelu wdrożenia powinien być świadomą, strategiczną decyzją. Zanim ją podejmiesz, odpowiedz na poniższe pytania:

  1. Strategia IT: Czy chcemy inwestować w rozwój własnej infrastruktury serwerowej, czy wolimy, aby zarządzał nią globalny ekspert, co pozwoli naszemu zespołowi IT skupić się na wspieraniu biznesu?
  2. Model kosztowy: Czy preferujemy przewidywalne koszty operacyjne (OpEx) w modelu subskrypcyjnym, czy jesteśmy gotowi na dużą inwestycję początkową (CapEx) i zmienne koszty utrzymania?
  3. Potrzeba innowacji: Jak ważne jest dla nas, aby mieć stały dostęp do najnowszych technologii, w tym sztucznej inteligencji, które mogą dać nam przewagę konkurencyjną?
  4. Elastyczność i wzrost: Jak szybko nasza firma się rozwija? Czy potrzebujemy systemu, który może elastycznie i bezproblemowo skalować się wraz z naszym sukcesem?
  5. Bezpieczeństwo i zgodność: Czy nasze wymogi bezpieczeństwa i regulacje prawne są spełnione przez certyfikaty i standardy chmury Microsoft, czy bezwzględnie wymagają one fizycznego przechowywania danych na miejscu?

Podsumowanie: wybór fundamentu na lata

Decyzja „Chmura vs. On-Premise” to wybór fundamentu, na którym będziesz budować przyszłość swojej firmy. Chociaż model lokalny wciąż ma swoje zastosowanie w bardzo specyficznych scenariuszach, dla zdecydowanej większości małych i średnich przedsiębiorstw model chmurowy (SaaS) jest dziś strategicznym standardem. Oferuje on niższe bariery wejścia, większą elastyczność, wyższy poziom bezpieczeństwa i stały dostęp do innowacji, które napędzają wzrost.

Wybór odpowiedniego modelu to kluczowy element sukcesu wdrożenia. To decyzja, której nie musisz podejmować w pojedynkę.

Chcesz dowiedzieć się, który model wdrożenia będzie optymalny dla Twojej firmy? Skontaktuj się z ekspertami INLOGICA. Przeprowadzimy analizę dopasowaną do Twoich unikalnych potrzeb i pomożemy wybrać rozwiązanie, które stanie się prawdziwym akceleratorem Twojego sukcesu.

Zrozumieć Business Central - wszystkie rozdziały

Rozdział 1: Czym jest Microsoft Dynamics 365 Business Central
Rozdział 2: Business Central – podstawy
Rozdział 3: Pod maską systemu: Kluczowe moduły i funkcjonalności Microsoft Dynamics 365 Business Central
Rozdział 4: Od „Dlaczego?” do „Dlaczego nie zrobiliśmy tego wcześniej?” – Kluczowe Korzyści z Wdrożenia Business Central
Rozdział 5: Copilot w Business Central: Twój inteligentny partner w rozwoju firmy
Rozdział 6: Chmura czy Serwer Własny? Kluczowa Decyzja: Business Central Cloud vs. On-Premise
Rozdział 7: Od teorii do praktyki: Twoje pierwsze kroki z Business Central
Rozdział 8: Globalna moc, lokalne dopasowanie: Business Central na polskim rynku
Rozdział 9: Business Central jak klocki LEGO: Nieograniczone Możliwości z Microsoft AppSource
Rozdział 10: Najczęściej Zadawane Pytania (FAQ) o Microsoft Dynamics 365 Business Central
Rozdział 11: Business Central jako Inwestycja w Rozwój Firmy