Tag: ksef

KSeF – sprawdź swoją wiedzę i przygotowanie firmy! [Quiz/test]

Autor wpisu Autor: Adam Bakalarz
Data wpisu 19 września, 2025

Obowiązkowy Krajowy System e-Faktur (KSeF) zbliża się wielkimi krokami. Dla wielu przedsiębiorców to wciąż temat pełen pytań i niepewności. Czy wiesz, co dokładnie oznacza ta zmiana dla Twojej firmy? Czy jesteś gotowy na cyfrową rewolucję w fakturowaniu? Nie jesteś sam – przygotowanie do KSeF to wyzwanie, przed którym stoją tysiące polskich firm. Dlatego stworzyliśmy ten artykuł i krótki quiz, który pozwoli Ci szybko ocenić poziom swojej wiedzy i zidentyfikować obszary wymagające uwagi. Sprawdźmy, jak dobrze znasz KSeF!

Czym jest KSeF i dlaczego staje się obowiązkowy?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to centralna platforma rządowa, stworzona przez Ministerstwo Finansów, która zmieni sposób, w jaki firmy wystawiają, otrzymują i przechowują faktury. Zamiast tradycyjnych dokumentów papierowych czy plików PDF, przedsiębiorcy będą operować na tzw. fakturach ustrukturyzowanych – jednolitych plikach w formacie XML. Celem tej zmiany jest uszczelnienie systemu podatkowego, uproszczenie procesów księgowych i zwiększenie transparentności obrotu gospodarczego.

Najważniejsze pytanie brzmi: kogo i od kiedy to dotyczy? Harmonogram jest jasny:

Od 1 lutego 2026 r. – obowiązek obejmie największych podatników, których wartość sprzedaży w poprzednim roku przekroczyła 200 mln zł.
Od 1 kwietnia 2026 r. – obowiązek dotyczyć będzie wszystkich pozostałych przedsiębiorców zarejestrowanych jako czynni podatnicy VAT.

To oznacza, że praktycznie każda firma w Polsce musi przygotować się na tę rewolucję. Czasu jest coraz mniej, a ignorowanie tematu może prowadzić do poważnych konsekwencji.

Jakie korzyści i wyzwania niesie wdrożenie KSeF?

Każda duża zmiana budzi obawy, ale wdrożenie KSeF niesie ze sobą również szereg konkretnych korzyści. Z drugiej strony, nie można ignorować wyzwań, z jakimi przyjdzie się zmierzyć. Przyjrzyjmy się obu stronom medalu.

Korzyści z wdrożenia KSeF:

Uproszczenie księgowości: Standardowy format faktur ułatwia ich automatyczne przetwarzanie.
Szybszy zwrot VAT: Przedsiębiorcy korzystający z KSeF mogą liczyć na skrócenie terminu zwrotu podatku VAT.
Redukcja kosztów: Koniec z drukowaniem, wysyłaniem i fizycznym archiwizowaniem papierowych faktur.
Większe bezpieczeństwo: Faktury są przechowywane w centralnym, bezpiecznym systemie przez 10 lat, co minimalizuje ryzyko ich zgubienia.
Bieżący dostęp: Zarówno wystawca, jak i odbiorca mają stały dostęp do faktury od momentu jej wystawienia.

Wyzwania związane z KSeF:

Konieczność integracji: Wymaga dostosowania lub wymiany obecnych systemów księgowych i sprzedażowych.
Zmiana procesów wewnętrznych: Należy przeorganizować obieg dokumentów w firmie.
Szkolenie pracowników: Zespół musi nauczyć się obsługi nowego systemu i zrozumieć nowe procedury.
Wymagania techniczne: Potrzebny jest stały dostęp do internetu oraz sposób autoryzacji (np. kwalifikowany podpis elektroniczny lub Profil Zaufany).

Test wiedzy o KSeF – sprawdź, czy jesteś gotowy!

SPRAWDŹ WIEDZĘ O KSEF

Jak przygotować firmę do KSeF? Praktyczne rekomendacje

Niezależnie od wyniku quizu, przygotowania do KSeF warto potraktować jako projekt strategiczny. Oto kluczowe kroki, które powinieneś podjąć:

Audyt procesów: Przeanalizuj, jak obecnie wygląda proces fakturowania w Twojej firmie. Kto wystawia faktury? Jak trafiają do klientów? Jak są archiwizowane?
Wybór narzędzia: Zdecyduj, jak będziesz łączyć się z KSeF. Czy Twój obecny program księgowy oferuje integrację? A może potrzebujesz dedykowanego oprogramowania lub skorzystasz z darmowych narzędzi Ministerstwa Finansów?
Szkolenie zespołu: Przeszkol pracowników odpowiedzialnych za fakturowanie i księgowość. Upewnij się, że wszyscy rozumieją nowe zasady i potrafią obsługiwać nowe narzędzia.
Testy i integracja: Nie czekaj na ostatnią chwilę. Uruchom środowisko testowe i sprawdź, czy wszystko działa poprawnie. Przetestuj wysyłanie i odbieranie faktur, aby mieć pewność, że w dniu startu unikniesz problemów.

Najczęstsze pytania i wątpliwości dotyczące KSeF

Co grozi za brak wdrożenia KSeF na czas? Po wejściu w życie obowiązku, za niewystawienie faktury w KSeF lub zrobienie tego w sposób niezgodny z przepisami, naczelnik urzędu skarbowego będzie mógł nałożyć na podatnika karę pieniężną.

Gdzie mogę znaleźć oficjalne i wiarygodne informacje? Najlepszym źródłem jest oficjalna strona rządowa ksef.podatki.gov.pl oraz materiały publikowane przez Ministerstwo Finansów.

Czy faktury korygujące również będą w KSeF? Tak, zarówno faktury korygujące in minus, jak i in plus będą musiały być wystawiane za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur.

Podsumowanie i dalsze kroki

KSeF to nieuchronna zmiana, która dotknie każdego przedsiębiorcę w Polsce. Zamiast traktować ją jak zagrożenie, warto spojrzeć na nią jak na szansę – na cyfryzację, automatyzację i usprawnienie działania firmy. Kluczem do sukcesu jest świadome i odpowiednio wczesne przygotowanie. Mamy nadzieję, że nasz quiz i porady pomogły Ci uporządkować wiedzę i zaplanować kolejne działania. Nie odkładaj tego na później – przyszłość fakturowania zaczyna się już dziś.

Tagi ksef

artykuly Dynamics 365/AX Polecane Produkty INLOGICA

KSeF – od kiedy obowiązkowy? Oficjalny harmonogram, kary i rewolucja w fakturowaniu B2B

Autor wpisu Autor: Adam Bakalarz
Data wpisu 6 sierpnia, 2025

Pytanie „KSeF od kiedy?” od miesięcy spędzało sen z powiek polskim przedsiębiorcom. Dziś znamy już ostateczną odpowiedź. Uchwalenie ustawy w lipcu 2025 roku zakończyło okres spekulacji i uruchomiło oficjalny kalendarz wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur. To rewolucja, która dotknie każdą firmę w Polsce, niezależnie od jej wielkości czy formy prawnej.

Poniżej przedstawiamy kompletny i ostateczny harmonogram zmian, który pozwoli Ci precyzyjnie zaplanować działania i uniknąć kosztownych niespodzianek.

Oficjalny harmonogram KSeF: Odliczanie do nowej ery fakturowania

Lipiec 2025: Ustawa przyjęta – koniec spekulacji 25 lipca 2025 roku Sejm przyjął ustawę o KSeF, co dało przedsiębiorcom pewność co do ostatecznych terminów i zakresu wdrożenia.

Jesień/zima 2025: Faza testów i przygotowań technicznych

Wrzesień 2025: Planowane jest uruchomienie środowiska testowego KSeF 2.0. To kluczowy moment dla dostawców oprogramowania i wewnętrznych działów IT na rozpoczęcie prac nad integracją systemów ERP.
Listopad 2025: Przedsiębiorcy będą mogli ubiegać się o specjalne certyfikaty uwierzytelniające (niezbędne do automatyzacji) oraz testować nową, darmową Aplikację Podatnik KSeF 2.0.

1 Luty 2026: Pierwszy dzwonek – obowiązek dla największych i zmiana dla wszystkich To data graniczna, która wprowadza dwie fundamentalne zmiany:

Obowiązek wystawiania e-faktur w KSeF dla podatników, których obrót w 2024 roku przekroczył 200 mln zł.
Obowiązek odbioru e-faktur dla wszystkich podatników. Od tego dnia każda firma w Polsce musi być technicznie przygotowana na to, by móc odebrać fakturę ustrukturyzowaną, np. poprzez swój system ERP lub Aplikację Podatnika.

1 Kwiecień 2026: Pełne wdrożenie – KSeF dla każdego przedsiębiorcy Obowiązek wystawiania e-faktur obejmie wszystkich pozostałych przedsiębiorców, zarówno czynnych podatników VAT, jak i tych, którzy korzystają ze zwolnienia.

1 Styczeń 2027: Nowa era płatności i sankcji Z początkiem 2027 roku rewolucja wchodzi w finalną fazę:

Rusza obowiązek podawania numeru KSeF w tytule przelewu podczas płatności za fakturę. Banki i systemy księgowe muszą być na to gotowe do 31 lipca 2026 r.
Kończy się okres bez kar. Organy skarbowe zyskują prawo do nakładania sankcji za nieprzestrzeganie obowiązku KSeF.
Obowiązek obejmuje najmniejsze firmy, które do tej pory były czasowo wyłączone.

Co ta rewolucja oznacza w praktyce? (KSeF w pigułce)

Za tymi datami kryje się fundamentalna zmiana w procesach biznesowych. KSeF to centralny system do wymiany ustandaryzowanych faktur w formacie XML. W praktyce oznacza to, że Twoja firma zamiast wysyłać PDF mailem, prześle dane do KSeF, a system sam dostarczy je odbiorcy.

Najważniejsze korzyści i nowe funkcje:

Szybszy zwrot VAT: Okres oczekiwania skróci się z 60 do zaledwie 40 dni.
Automatyzacja księgowości: Ujednolicony format danych eliminuje ręczne wprowadzanie faktur i redukuje ryzyko błędów.
Brak kosztów archiwizacji: Wszystkie faktury będą bezpiecznie przechowywane w systemie przez 10 lat.
Tryb Offline24 i załączniki: Nowa wersja systemu KSeF 2.0 pozwoli na wystawienie faktury w trybie offline i dosłanie jej w ciągu 24 godzin, a także na dołączanie do faktur plików, np. protokołów odbioru.

Integracja z ERP: Nieunikniony krok ku automatyzacji

Choć Ministerstwo Finansów udostępni darmową aplikację, dla większości firm będzie to rozwiązanie niewystarczające. Prawdziwą moc KSeF uwalnia dopiero głęboka integracja z systemem ERP, takim jak Microsoft Dynamics AX 4, 2009, 2012. To ona pozwala na pełną automatyzację procesów – od wygenerowania faktury na podstawie danych z zamówienia, przez jej wysyłkę do KSeF, aż po automatyczne pobranie i zdekretowanie faktur zakupowych. API systemu KSeF zostało stworzone właśnie z myślą o takiej bezpośredniej komunikacji.

Ryzyko braku działania: Kary za nieprzestrzeganie KSeF od 2027 roku

Ustawodawca dał firmom cały 2026 rok na adaptację bez ryzyka finansowego. Jednak od 1 stycznia 2027 r. ignorowanie obowiązku będzie kosztowne. Kary administracyjne mogą sięgać nawet 100% kwoty podatku VAT wykazanego na fakturze wystawionej poza systemem lub do 18,7% wartości faktury brutto w przypadku braku VAT.

Harmonogram jest jasny, a czas na przygotowania realnie ograniczony. Jeśli chcesz mieć pewność, że Twój system ERP Miscrosoft jest gotowy na nadchodzące zmiany i chcesz wykorzystać KSeF jako szansę na usprawnienie działania firmy, skontaktuj się z naszym zespołem. Pomożemy Ci ocenić gotowość Twojej organizacji i zaplanować proces wdrożenia.

Tagi ksef

artykuly Dynamics 365/AX Polecane Produkty INLOGICA

KSeF od 2026 roku a Microsoft Dynamics: Jak przygotować firmę i uniknąć ryzyka?

Autor wpisu Autor: Adam Bakalarz
Data wpisu 23 czerwca, 2025

Od 1 lutego 2026 r. największe firmy (ze sprzedażą powyżej 200 mln zł w 2025 r.), a od 1 kwietnia 2026 r. wszyscy pozostali przedsiębiorcy, będą musieli obowiązkowo wystawiać faktury przez Krajowy System e-Faktur. Chociaż te daty wydają się odległe, kluczowe decyzje dotyczące przygotowania systemu IT trzeba podjąć już teraz.

Dlaczego nie warto zwlekać z wdrożeniem KSeF?

Wdrożenie KSeF to złożony proces, wymagający nie tylko samego narzędzia, ale także potencjalnego przemodelowania i przetestowania obiegu faktur. Opóźnienia mogą prowadzić do poważnych konsekwencji, takich jak:

Dotkliwe kary finansowe, sięgające nawet 100% kwoty VAT na fakturze.
Zakłócenia w kluczowych procesach sprzedażowych i zakupowych.

Szczególne wyzwanie dla użytkowników starszych wersji ERP

Szczególną uwagę powinni zachować użytkownicy starszych wersji systemów ERP. Jeśli Państwa firma korzysta z Microsoft Dynamics AX w wersji 2012, 2009, a nawet 4, ryzyko komplikacji znacząco wzrasta.

Starsze systemy mogą wymagać skomplikowanych i kosztownych modyfikacji, aby zapewnić kompatybilność z nowymi strukturami e-faktur (np. FA(3) od 2026 r.).

Zapewnij sobie spokój i przewagę nad konkurencją

Nie pozwól, aby KSeF zaskoczył Waszą firmę. Kalendarze doświadczonych zespołów IT zapełniają się bardzo szybko.

W INLOGICA jesteśmy gotowi pomóc Państwu przejść przez ten proces sprawnie i bezpiecznie. Nasza oferta obejmuje:

Analizę gotowości Państwa systemu Microsoft Dynamics na KSeF.
Opracowanie optymalnego planu wdrożenia.
Wsparcie ekspertów na każdym etapie.

Gdy konkurencja będzie zmagać się z implementacją, Państwo możecie już spokojnie fakturować na nowych zasadach. Dowiedz się, jak możemy pomóc Twojej firmie przygotować się na KSeF i uniknąć niepotrzebnego stresu oraz kosztów.

Skontaktuj się z nami

Jeśli masz jakiekolwiek pytania lub chcesz dowiedzieć się więcej, jesteśmy do Twojej dyspozycji:

Telefon: +48 61 278 58 30
E-mail: office@inlogica.com

Tagi ksef