Wdrożenie Microsoft Dynamics 365 Business Central dla Organizacji Pożytku Publicznego

1. Dane podstawowe – Ewidencja beneficjentów 

Nowy moduł ewidencji beneficjentów 

Wprowadzono kompleksowe zarządzanie danymi osób i podmiotów korzystających z systemu. Nowa funkcjonalność znacząco usprawniła zarządzanie informacjami o beneficjentach oraz powiązanie ich z operacjami finansowymi. 

• Możliwość wprowadzania szczegółowych danych beneficjentów (podopiecznych), takich jak: 
  • Dane kontaktowe (adresy, numery telefonów, e-maile), 
  • Numer identyfikacyjny i status w systemie, 
  • Historia i powiązane dokumenty. 
• Klasyfikacja beneficjentów (dostawców) według określonych kategorii, co ułatwia:
  • Segmentację klientów według typów działalności lub relacji biznesowych, 
  • Tworzenie raportów i analiz finansowych dostosowanych do różnych grup użytkowników. 
• Automatyczne generowanie raportów, co pozwala na: 
  • Sprawniejsze monitorowanie i analizowanie relacji z beneficjentami, 
  • Optymalizację działań w zakresie rozliczeń i współpracy z partnerami biznesowymi. 
• Powiązanie beneficjentów z transakcjami finansowymi i dokumentami księgowymi, co zapewnia: 
  • Większą przejrzystość przepływów finansowych, 
  • Łatwiejsze śledzenie zobowiązań i należności. 

2. Księgowość

Blokada korygowania wymiarów w zamkniętym okresie  

Zmiany w wymiarach księgowych mogły prowadzić do niezgodności w raportowaniu, dlatego wdrożono mechanizm ich blokowania. 

• System uniemożliwia użytkownikom dokonywanie zmian w wymiarach po zamknięciu okresu finansowego, co pozwala na: 
  • Zachowanie integralności danych księgowych, 
  • Zgodność z regulacjami rachunkowości. 
• Wprowadzona została kontrola dostępu, która pozwala na: 
  • Przypisanie uprawnień tylko do wybranych użytkowników, 
  • Możliwość wprowadzenia wyjątków po uzyskaniu odpowiedniej autoryzacji. 
• Ograniczono ryzyko błędów w raportowaniu dzięki: 
  • Automatycznym powiadomieniom o próbie edycji danych, 
  • Mechanizmowi zatwierdzania zmian przez osoby decyzyjne. 

Mechanizm naliczania odsetek dla beneficjentów 

Wdrożono funkcjonalność automatycznego obliczania odsetek dla beneficjentów posiadających rachunki bankowe. 

• System automatycznie nalicza odsetki na podstawie: 
  • Ustalonych stawek procentowych, 
  • Określonych terminów płatności. 
• Korzyści: 
  • Automatyczne księgowanie naliczonych odsetek, 
  • Eliminacja błędów wynikających z manualnych obliczeń, 
  • Możliwość generowania raportów z naliczonymi wartościami. 

Mechanizm uzgadniania sald kont bankowych wg numeru konta bankowego 

Nowa funkcja pozwala na automatyczne dopasowanie transakcji bankowych do poszczególnych kont. 

• System porównuje saldo na rachunku bankowym z księgami systemowymi, co: 
  • Redukuje błędy wynikające z manualnego uzgadniania danych, 
  • Umożliwia szybkie identyfikowanie rozbieżności i ich korygowanie. 

• Usprawniona analiza transakcji umożliwia: 
  • Bieżącą kontrolę płatności, 
  • Automatyczne generowanie raportów uzgadniających. 

3. Finanse

Usprawnienia w generowaniu raportów finansowych 

• Nowy mechanizm generowania raportów umożliwia: 
  • Szybsze przetwarzanie dużych zbiorów danych,
  • Eksport raportów do różnych formatów, w tym Excel i PDF. 
• Personalizacja raportów: 
  • Możliwość zastosowania filtrów i dostosowania widoku danych, 
  • Wybór zakresu dat, typów transakcji i innych parametrów. 

4. Środki trwałe

Automatyzacja generowania dokumentów 

Użytkownicy mogą automatycznie tworzyć raporty dotyczące amortyzacji, przeszacowań oraz wartości księgowej aktywów. 

• Wprowadzone ulepszenia pozwalają na: 
  • Szybsze przygotowanie dokumentacji dla działu księgowego, 
  • Zwiększenie dokładności analiz finansowych. 

Dodanie wymiarów 

Każdy środek trwały może być teraz przypisany do dodatkowych wymiarów analitycznych, co pozwala na: 

• Precyzyjne śledzenie wartości poszczególnych aktywów, 
• Lepsze zarządzanie inwestycjami firmy. 

Zmiana układu graficznego 

Przeprojektowano interfejs modułu środków trwałych, co zapewniło: 

• Bardziej intuicyjną nawigację i łatwiejsze wyszukiwanie informacji, 
• Czytelniejsze prezentowanie danych. 

5. Magazyn

Automatyzacja wydruków dokumentów magazynowych 

Nowe funkcjonalności obejmują automatyczne generowanie i drukowanie dokumentów magazynowych: 

• PZ (Przyjęcie Zewnętrzne) – rejestracja przyjęcia towarów do magazynu. 
• WZ (Wydanie Zewnętrzne) – dokument dotyczący wydania towaru do klienta. 
• MM (Przesunięcie Międzymagazynowe) – dokumentacja przesunięć towarów między magazynami. 
• RW (Rozchód Wewnętrzny) – dokument rejestrujący zużycie materiałów na potrzeby firmy. 

Korzyści: 

• Skrócenie czasu obsługi magazynu – dokumenty generowane są automatycznie, 
• Minimalizacja błędów – wyeliminowanie konieczności manualnego sporządzania dokumentów, 
• Lepsza kontrola nad przepływem towarów – bieżący podgląd stanu magazynowego i historii operacji. 

Wprowadzone modyfikacje w systemie Microsoft Dynamics 365 Business Central znacząco usprawniły zarządzanie kluczowymi obszarami działalności firmy. Dzięki automatyzacji procesów, zwiększeniu bezpieczeństwa danych oraz rozszerzeniu możliwości analitycznych użytkownicy mogą efektywniej zarządzać finansami, księgowością i operacjami magazynowymi. 

System stał się bardziej elastyczny, dostosowany do indywidualnych potrzeb użytkowników i gotowy na dalszy rozwój. 

Wdrożenie Microsoft Dynamics 365 Business Central pozwoliło SOS Wioskom Dziecięcym zoptymalizować zarządzanie finansami i projektami. Nowoczesne narzędzie ERP usprawniło codzienną pracę kilkudziesięciu pracowników organizacji w różnych placówkach w Polsce, poprawiając efektywność operacyjną i zgodność z regulacjami prawnymi. 

To wdrożenie pokazuje, jak system ERP dostosowany do specyfiki OPP usprawnia ich działalność. Jeśli chcesz dowiedzieć się, jak Business Central może wspierać Twoją organizację, skontaktuj się z naszym zespołem ekspertów! 🚀