- Ogranicz liczbę dokumentów dzięki wykorzystaniu Continia Document Capture
- Skanowanie i przetwarzanie dokumentów
- Przetwarzanie plików PDF
- Technologia OCR w Continia Document Capture
- Obsługa różnych typów dokumentów
- Analiza i przetwarzanie dokumentów
- Zatwierdzanie faktur zakupu
- Kopia zapasowa i archiwizacja
- Dla kogo przeznaczona jest technologia Document Capture i OCR?
- Zakres funkcji
- Korzyści
Ogranicz liczbę dokumentów dzięki wykorzystaniu Continia Document Capture
Document Capture to innowacyjne rozwiązanie biznesowe bazujące na technologii OCR (Optical Character Recognition), które zostało zaprojektowane w celu optymalizacji procesów biznesowych.
Dzięki integracji Continia Document Capture z Microsoft Dynamics 365 Business Central, można błyskawicznie skanować faktury zaraz po ich otrzymaniu. Zeskanowane dokumenty są automatycznie przesyłane do Microsoft Dynamics 365 Business Central, co oznacza, że wszystkie pozycje na fakturze są importowane, przechowywane i przypisywane do odpowiedniego zamówienia zakupu w systemie ERP. Jeśli faktura wymaga zatwierdzenia, odpowiedzialna osoba otrzymuje powiadomienie e-mail. Fakturę można zaakceptować zarówno w aplikacji Microsoft Dynamics 365 Business Central, jak i za pomocą przeglądarki internetowej. Dodatkowo, proces zatwierdzania jest szczegółowo rejestrowany, co umożliwia menedżerom zakupów śledzenie całego procesu zatwierdzania dokumentów.
Skanowanie i przetwarzanie dokumentów
Dzięki technologii OCR, Document Capture umożliwia szybkie skanowanie wszystkich dokumentów i ich natychmiastową dystrybucję w organizacji. Proces ten rozpoczyna się w momencie odbioru dokumentów. Po ich zeskanowaniu i zarejestrowaniu, dokumenty są automatycznie przesyłane do systemu ERP – Microsoft Dynamics 365 Business Central. Skanowanie dokumentów może być realizowane przy użyciu urządzeń wielofunkcyjnych oraz dedykowanych skanerów.
Przetwarzanie plików PDF
Faktury zakupu oraz zamówienia najczęściej otrzymujemy w formacie PDF. Dzięki Document Capture, możliwe jest bezpośrednie przesyłanie takich plików do Dynamics 365 Business Central z określonych folderów serwera plików lub bezpośrednio z poczty e-mail. Co więcej, aplikacja może równocześnie importować i przetwarzać zaszyfrowane pliki PDF, eliminując potrzebę ich drukowania i ręcznego skanowania.
Technologia OCR w Continia Document Capture
Document Capture wykorzystuje jedną z najbardziej uznanych technologii OCR na rynku, ABBY FineReader, która pozwala na precyzyjne rozpoznawanie tekstu w dokumentach. Ta zaawansowana technologia skutecznie identyfikuje kody kreskowe, znaki oraz litery w aż 180 językach.
Obsługa różnych typów dokumentów
Document Capture jest przystosowane do pracy z różnorodnymi formatami dokumentów. Użytkownicy mogą definiować niestandardowe szablony do przetwarzania takich dokumentów jak zamówienia zakupu, umowy, certyfikaty, dyplomy czy porozumienia. Istnieje także możliwość tworzenia reguł, które określają, jakie dane mają być przetwarzane podczas rejestracji dokumentów.
Analiza i przetwarzanie dokumentów
Zaawansowany mechanizm przetwarzania dokumentów w Document Capture analizuje zeskanowane pliki, wyodrębnia z nich istotne informacje i przesyła je do odpowiednich szablonów. Dokumenty są automatycznie przypisywane do właściwych szablonów na podstawie ich źródła. Te szablony mogą być dodatkowo optymalizowane poprzez zastosowanie reguł walidacji i innych wymagań, co zapewnia zgodność danych z normami i najlepszymi praktykami zapisanymi w systemie ERP, Microsoft Dynamics 365 Business Central.
Zatwierdzanie faktur zakupu
Jeśli faktura zakupu wymaga zatwierdzenia, odpowiednia osoba otrzymuje automatyczne powiadomienie e-mail. Dokument nie może zostać zatwierdzony i przetworzony, dopóki wszystkie osoby odpowiedzialne nie udzielą swojej akceptacji. Podczas procesu zatwierdzania, osoby te mogą przeglądać oryginalny dokument na swoich urządzeniach, dodawać notatki oraz załączać dodatkowe pliki. Document Capture pozwala również na śledzenie pełnej historii zatwierdzania, dostarczając narzędzi ułatwiających zarządzanie tym procesem.
Zamówienia zakupu można zintegrować ze zeskanowanymi fakturami, co automatyzuje ich zatwierdzanie, pod warunkiem, że różnice w wartościach mieszczą się w ustalonych granicach.
Kopia zapasowa i archiwizacja
Wszystkie zeskanowane dokumenty są przechowywane w formacie PDF/A i można do nich uzyskać dostęp bezpośrednio z Microsoft Dynamics 365 Business Central. Dokumenty są łatwe do zlokalizowania dzięki numeracji kont lub wymiarów. Możliwe jest także wykorzystanie wyszukiwania pełnotekstowego na podstawie treści dokumentów. Ta funkcja pozwala na przeszukiwanie zarówno zarejestrowanych pól szablonów, jak i pełnych tekstów dokumentów, co umożliwia szybkie odnalezienie istotnych informacji dotyczących dostawców lub umów. Wszystkie oryginalne dokumenty są bezpiecznie przechowywane w archiwum Data Capture.
Chcesz uprościć swoje procesy administracyjne? Wybierz Document Capture z technologią OCR i zredukuj papierkową biurokrację do minimum!
Dla kogo przeznaczona jest technologia Document Capture i OCR?
Technologia Document Capture, oparta na zaawansowanych rozwiązaniach OCR, staje się coraz bardziej popularna wśród firm z różnych sektorów. Jest to doskonałe narzędzie dla organizacji o dowolnej wielkości i branży.
Technologia OCR została stworzona z myślą o redukcji papierowych dokumentów i usprawnieniu procesów administracyjnych w firmach.
Zakres funkcji:
- możliwość skanowania dokumentów zdalnie oraz lokalnie, bezpośrednio do Dynamics 365 Business Central,
- automatyczne pobieranie i rejestrowanie plików PDF, bez potrzeby instalacji dodatkowego oprogramowania,
- wbudowana technologia OCR ABBYY FineReader rozpoznaje tekst w 180 językach i dialektach,
- przetwarzanie zaszyfrowanych plików PDF możliwe bez konieczności ich odblokowywania,
- automatyczne rozpoznawanie sprzedawców zarejestrowanych w systemie ERP - Dynamics 365 Business Central,
- ulepszone zarządzanie finansami, w tym kontrola kwot VAT oraz terminów płatności,
- automatyczne przypisywanie zatwierdzających na podstawie dostawcy, wymiarów i kwoty faktury,
- możliwość tymczasowej rejestracji faktur z pełną automatyzacją procesu,
- automatyczne łączenie zamówień z fakturami, z opcją automatycznego zatwierdzania,
- księgowi i osoby zatwierdzające mogą dostosowywać wymiary i konta G/L bezpośrednio na liniach,
- dokumenty są indeksowane według daty oryginalnego dokumentu,
- wyszukiwanie pełno tekstowe w dokumentach bezpośrednio w Dynamics 365 Business Central,
- obsługa wielu typów dokumentów.
Korzyści:
- przyspieszenie i efektywniejsza realizacja procesów administracyjnych,
- błyskawiczny dostęp do cyfrowych wersji dokumentów,
- zoptymalizowany przepływ pracy,
- ulepszona komunikacja i współpraca wewnątrz zespołu,
- redukcja kosztów związanych z archiwizacją kopii zapasowych.
Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na temat naszej oferty, zapraszamy do kontaktu. Chętnie udzielimy szczegółowych informacji.
