Nowy termin obowiązku KSeF. Biznes odsuwa w czasie decyzję o wdrożeniu. Czy warto to robić?

Czym są faktury ustrukturyzowane KSeF?

Co to jest Krajowy System e-faktur wiedzą już chyba wszyscy. W skrócie jest to polski system do wystawiania i odbierania faktur w formie elektronicznej pomiędzy przedsiębiorcami. Faktury mają jednolitą strukturę narzuconą przez administrację skarbową.

To nowe scentralizowane rozwiązanie wymaga od firm pracujących na kompleksowych systemach ERP, takich jak na przykład Microsoft Dynamics AX/365, przeprowadzenia ich integracji bezpośrednio z platformą KSeF lub z aplikacjami pośredniczącymi w elektronicznej wymianie danych dostępnymi na rynku. Wymaga to czasu. Pytanie zasadnicze na kiedy ostatecznie muszą być gotowi.

KSeF OD KIEDY?

Konsultacje z biznesem doprowadziły do korekty założeń między innymi co do terminu obowiązku korzystania z krajowego systemu faktur elektronicznych. Zgodnie z najnowszymi publikacjami organów skarbowych KSeF będzie obowiązkowy dla

• firm czynnych podatników VAT: od 1 lipca 2024,
• firm zwolnionych z VAT: od 1 sierpnia 2025.

Wydłużenie czasu na przygotowanie się do nowego obowiązku stosowania KSeF spowodowało, że gorączka wokół tego tematu trochę opadła. Jednak wbrew powszechnemu rozluźnieniu nie warto odwlekać decyzji o wdrożeniu organizacji do pracy z KSeF, szczególnie, gdy pracujemy na systemach on-premise bez automatycznych aktualizacji oprogramowania dostosowujących system do wymagań wynikających z lokalnych przepisów prawa.

Masz dług technologiczny? Nie zwlekaj z wdrożeniem KSeF.

Decyzja o momencie rozpoczęcia procesu integracji z KSeF po stronie biznesu poza oczywistym deadlinem urzędowym, powinna brać pod uwagę przede wszystkim dostępność doświadczonych zespołów IT, które będą wspierać cały proces. Jest to szczególnie ważne w przypadku firm, które borykają się z długiem technologicznym.

Firmy, które nie pracują jeszcze na rozwiązaniach w chmurze stoją przed wyzwaniem dostosowania starszych wersji systemów do nowych wymagań rynku. Systemy ERP Microsoft Dynamics w wersjach AX 2012, AX 2009 czy AX 4 nie są już wspierane przez producenta, a liczba specjalistów z wysokimi kompetencjami w zakresie ich utrzymania i rozwoju jest coraz mniejsza. Trzeba sobie zapewnić ich dostępność. Zaplanować czas nie tylko na wdrożenie standardu rozwiązania dostępnego na rynku, ale i na dostosowanie go do modyfikacji systemowych, które w starszych wersjach oprogramowania są pewne jak śmierć i podatki. Poza tym należy sobie zaplanować przynajmniej 1-2 miesięczny czas na przetestowanie praktycznej pracy z platformą KSeF zanim stanie się ona realnym obowiązkiem.