Deklaracja ZAW-FA – co to jest, kiedy musisz ją złożyć i jak poprawnie wypełnić?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) zmienia sposób, w jaki polskie firmy wystawiają i odbierają faktury. Zanim jednak Twoja organizacja zacznie korzystać z tego systemu, ktoś musi uzyskać do niego dostęp. I właśnie tutaj pojawia się formularz ZAW-FA – dokument, który dla wielu podmiotów stanowi „bramę wejściową” do świata e-fakturowania.

W tym praktycznym poradniku dowiesz się, czym dokładnie jest zawiadomienie ZAW-FA, w jakich sytuacjach jego złożenie jest obowiązkowe, jakie dane musisz przygotować i jak krok po kroku przejść przez cały proces – od wypełnienia formularza po aktywację uprawnień w KSeF.

Co to jest deklaracja / zawiadomienie ZAW-FA?

Zawiadomienie ZAW-FA to oficjalny, urzędowy formularz Ministerstwa Finansów, który służy do powiadomienia właściwego naczelnika urzędu skarbowego o nadaniu, zmianie lub odebraniu uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur. Formularz ZAW-FA należy złożyć do właściwego urzędu skarbowego przez podatnika lub podmiot, który chce uzyskać dostęp do KSeF. Obowiązek złożyć ZAW-FA dotyczy w szczególności podmiotów gospodarczych oraz instytucji publicznych, które chcą korzystać z systemu.

Wbrew potocznej nazwie „deklaracja”, ZAW-FA nie jest klasyczną deklaracją podatkową w rozumieniu VAT-7 czy PIT-36. To dokument o charakterze organizacyjno-technicznym, którego jedynym celem jest przypisanie odpowiednich uprawnień w systemie KSeF konkretnym osobom fizycznym. ZAW-FA jest wymagany także dla cudzoziemców, którzy chcą zalogować się do KSeF i podpisywać e-faktury bez posiadania numeru NIP lub PESEL.

Kto najczęściej potrzebuje ZAW-FA?

Formularz zaw fa jest potrzebny głównie podmiotom niebędącym osobami fizycznymi, które nie mogą samodzielnie uwierzytelnić się w KSeF za pomocą kwalifikowanej pieczęci elektronicznej lub podpisem elektronicznym. Do tej grupy należą:

• • spółki z o.o. i spółki akcyjne

• • spółki osobowe (jawne, komandytowe, partnerskie)

• • fundacje i stowarzyszenia

• • jednostki samorządu terytorialnego

• • szkoły, uczelnie, instytucje kultury

• • parafie i inne jednostki kościelne

Zawiadomienie ZAW-FA służy także do zgłoszenia danych unikalnych identyfikujących kwalifikowany podpis elektroniczny lub kwalifikowaną pieczęć elektroniczną, jeśli certyfikat nie zawiera numeru NIP ani PESEL. Dotyczy to na przykład członków zarządu będących obcokrajowcami lub osób korzystających z zagranicznych certyfikatów kwalifikowanych.

Ważna zasada: jedno zawiadomienie ZAW-FA dotyczy zawsze tylko jednej osoby fizycznej. Ta osoba po rejestracji staje się „administratorem” uprawnień w KSeF i może następnie nadawać uprawnienia kolejnym użytkownikom już z poziomu samego systemu. ZAW-FA przyznaje pełne prawa do zarządzania KSeF jednej wyznaczonej osobie, która może następnie nadawać dalsze uprawnienia elektronicznie.

Warto pamiętać, że procedura papierowa ZAW-FA jest czasochłonna w porównaniu do elektronicznych metod uwierzytelniania. Podpisem elektronicznym oraz kwalifikowaną pieczęcią można szybciej i sprawniej uzyskać dostęp do KSeF, bez konieczności składania papierowego zawiadomienia.

Kiedy ZAW-FA jest obowiązkowy, a kiedy niepotrzebny?

Zanim zaczniesz wypełniać druk ZAW, upewnij się, że w ogóle go potrzebujesz. Nie każdy podatnik musi przechodzić przez tę procedurę.

Sytuacje, gdy złożenie formularza ZAW-FA jest obowiązkowe:

• • Podmiot bez kwalifikowanej pieczęci elektronicznej – gdy spółka z o.o., fundacja, stowarzyszenie, uczelnia publiczna czy jednostka samorządu terytorialnego nie posiada pieczęci elektronicznej zawierającej NIP, a musi nadać pierwsze uprawnienia do KSeF

• • Podpis kwalifikowany bez NIP/PESEL – gdy osoba fizyczna lub członek zarządu korzysta z kwalifikowanego podpisu elektronicznego, który nie zawiera numeru PESEL ani NIP, i trzeba powiązać ten podpis z konkretnym podatnikiem

• • Formalne odebranie uprawnień – gdy trzeba cofnąć uprawnienia nadane wcześniej poprzez ZAW-FA (np. przy zmianie zarządu, zakończeniu współpracy z księgowym lub biurem rachunkowym)

Sytuacje, gdy ZAW-FA nie jest potrzebny:

• • Jednoosobowa działalność gospodarcza – osoba fizyczna prowadząca JDG może zwykle uwierzytelnić się w KSeF przez login.gov.pl, Profil Zaufany lub kwalifikowany podpis elektroniczny podatnika powiązany z PESEL

• • Podmiot z kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną – osoby prawne, które posiadają pieczęć elektroniczną zawierającą NIP, mogą od razu logować się do KSeF za pomocą kwalifikowanej pieczęci elektronicznej i nadawać uprawnienia bez papierowego zawiadomienia

• • Zmiany wewnątrz KSeF – gdy uprawnienia właścicielskie są już nadane i aktywne, a wszelkie modyfikacje wykonuje się wyłącznie z poziomu systemu KSeF

Warto wiedzieć, że ZAW-FA można też wykorzystać dobrowolnie – na przykład do porządkowania struktury uprawnień w dużej organizacji, nawet gdy nie ma twardego obowiązku składania formularza.

Uwaga na zmianę od 1 stycznia 2026 r.: Od tej daty zawiadomienie ZAW-FA wysłane przez ePUAP jako „Pismo ogólne” nie będzie traktowane jako skutecznie doręczone. Należy korzystać z e-Urzędu Skarbowego lub systemu e-doręczeń, ewentualnie poprzez e doręczenia w przypadku podmiotów zobowiązanych do ich posiadania.

Dodatkowo, zgodnie z planowanymi zmianami przepisów, formularz ZAW-FA będzie można składać również złożone elektronicznie np. przez e-Urząd Skarbowy lub e-doręczenia, oprócz dotychczasowej formy papierowej.

Kto może i na kogo złożyć deklarację ZAW-FA?

W zawiadomieniu ZAW-FA występują dwa podmioty: podatnik (lub podmiot) składający formularz oraz osoba fizyczna, której nadaje się uprawnienia. Zrozumienie tej relacji jest kluczowe dla prawidłowego wypełnienia druku.

Formularz ZAW-FA musi być podpisany przez wszystkich reprezentantów w liczbie wymaganej przez zasady reprezentacji danego podmiotu.

Kto może być składającym zawiadomienie?

Na kogo można „wystawić” ZAW-FA?

Zawiadomienie zawsze wskazuje jedną konkretną osobę fizyczną – może to być:

• • prezes zarządu lub członek zarządu

• • dyrektor finansowy

• • główny księgowy

• • pracownik biura rachunkowego

• • stały doradca podatkowy

Co ważne, osoba wskazana w ZAW-FA nie musi być formalnie uprawniona do reprezentacji podmiotu. W praktyce jednak zaleca się, by pierwszą osobą zgłoszoną w formularzu był członek zarządu lub inna osoba reprezentująca podmiot zgodnie z KRS. Taka osoba następnie nada uprawnienia księgowym i biuru rachunkowemu już z poziomu KSeF.

Pamiętaj, że formularz może wymagać podpisu kilku osób reprezentujących danego podmiotu zgodnie z zasadami reprezentacji wynikającymi z KRS lub umowy spółki. Na przykład, jeśli spółka wymaga działania dwóch członków zarządu łącznie, obaj muszą podpisać wyłącznie osoby uprawnione do reprezentacji podmiotu.

Jakie dane zawiera formularz ZAW-FA?

Formularz ZAW-FA składa się z pól wstępnych (pozycje 1–4) oraz pięciu części oznaczonych literami A–E. Każda sekcja ma ściśle określoną funkcję.

Pola wstępne (poz. 1–4):

• • Poz. 1 – NIP podatnika/podmiotu składającego zawiadomienie

• • Poz. 2–3 – dane porządkowe i identyfikacyjne druku (np. oznaczenie aktualnej wersji formularza „ZAW-FA (2)”)

• • Poz. 4 – numer kolejnego zawiadomienia i łączna liczba zawiadomień, jeśli składanych jest kilka formularzy jednocześnie

• • Poz. 5 – należy wpisać urząd skarbowy, w którym składane jest zawiadomienie. W przypadku składania dokumentu elektronicznie, należy wybrać właściwy urząd w e urzędzie skarbowym, korzystając z platformy ePUAP lub e-Urzędu Skarbowego.

Część A – Miejsce i cel składania

W tej sekcji wskazujesz:

• • urząd skarbowy (właściwego naczelnika urzędu skarbowego według siedziby podatnika)

• • cel złożenia zawiadomienia: nadanie uprawnień, zmiana uprawnień, odebranie uprawnień lub zgłoszenie danych unikalnych podpisu/pieczęci

Część B – Dane podatnika

Sekcja zawiera dane dotyczące spółki lub innego podmiotu:

• • pełna nazwa zgodna z KRS/CEIDG

• • NIP podatnika i REGON (jeśli dotyczy)

• • dane adresowe podatnika (ulica, numer, kod pocztowy, miejscowość)

• • dane kontaktowe – telefon (opcjonalnie) i obowiązkowy adres e-mail do powiadomień z KSeF

• • jeśli osoba uprawniona posiada identyfikatora podatkowego, należy go podać w odpowiednim polu

Część C – Dane osoby uprawnionej

W części C deklaracji zaw fa należy szczegółowo wprowadzić dane osoby uprawnionej do korzystania z KSeF. W tej sekcji wymagane są dane identyfikacyjne, adresowe oraz kontaktowe osoby uprawnionej, takie jak identyfikator podatkowy (PESEL lub NIP) lub dane paszportowe/dowodu dla nierezydentów, imię i nazwisko, adres e-mail (obowiązkowy), a w przypadku nierezydenta – obywatelstwo i data urodzenia. Dodatkowo, w części C należy podać informacje dotyczące kwalifikowanego podpisu elektronicznego, jeśli jest stosowany, ponieważ podpis elektroniczny jest jednym z kluczowych elementów identyfikacji i uwierzytelniania użytkowników w systemie KSeF.

Część D – Dane unikalne podpisu/pieczęci

Sekcja wypełniana tylko wtedy, gdy podpis lub pieczęć nie zawiera NIP/PESEL:

• • skrót kryptograficzny certyfikatu (SHA-256)

• • dane identyfikujące kwalifikowany podpis elektroniczny lub pieczęć

• • informacje pozwalające na zgłoszenie danych unikalnych identyfikujących certyfikat

Część E – Podpis podatnika/reprezentantów

W części E wpisujesz:

• • imię i nazwisko osoby reprezentującej

• • funkcję/stanowisko (np. „prezes zarządu”, „członek zarządu”)

Liczba podpisów musi odpowiadać liczbie wymaganej przez zasady reprezentacji podmiotu.

• • podpis podatnika lub osób uprawnionych do reprezentacji

W przypadku, gdy liczba osób podpisujących przekracza miejsca na formularzu, należy skorzystać z dodatkowym formularzu ZAW FA.

Aktualne wzory formularza ZAW-FA oraz szczegółowa instrukcja wypełniania są dostępne na portalu ksef.podatki.gov.pl.