Wdrożenie Microsoft Dynamics 365 Business Central dla Organizacji Pożytku Publicznego

Microsoft Dynamics 365 Business Central dla Organizacji Pożytu Publicznego
Klient:

Stowarzyszenie SOS Wioski Dziecięce 

Wyzwanie

Dług technologiczny – stary system NAV zawierał wiele modyfikacji, co komplikowało migrację danych. 
Spełnienie międzynarodowych standardów – konieczność dostosowania nowego systemu do wymogów globalnej federacji. 
Zmiany regulacyjne – konieczność wdrożenia nowych funkcji, takich jak KSeF czy weryfikacja płatnika VAT. 
Efektywność pracy użytkowników – poprawa ergonomii systemu i automatyzacja codziennych operacji. 

Nasza rola

Wdrożenie Microsoft Dynamics 365 Business Central w OPP objęło: 

  • Zarządzanie finansami i zgodność z regulacjami 
    • Automatyczna weryfikacja kontrahentów na białej liście VAT, 
    • Obsługa KSeF i zgodność z nowymi przepisami podatkowymi, 
    • Lepsza kontrola nad budżetami projektów. 
  • Migracja i weryfikacja danych 
    • Dokładne przeniesienie danych historycznych, 
    • Weryfikacja i czyszczenie bazy danych, eliminacja błędów, 
    • Wdrożenie nowej numeracji dokumentów. 
  • Raportowanie i analiza 
    • Zintegrowane raportowanie finansowe i projektowe, 
    • Podgląd księgowań i analiza danych w czasie rzeczywistym, 
    • Integracja z Power BI do zaawansowanych analiz. 
  • Usprawnienie procesów organizacyjnych 
    • Automatyzacja zatwierdzania dokumentów, 
    • Integracja z Microsoft 365 (Outlook, Teams, Excel), 
    • Optymalizacja obiegu dokumentów w organizacji. 
  • Szkolenia i wsparcie użytkowników 
    • Warsztaty przedwdrożeniowe i testy systemu, 
    • Szkolenia dla pracowników w różnych placówkach, 
    • Stałe wsparcie powdrożeniowe i konsultacje techniczne. 

Największym wyzwaniem były indywidualne modyfikacje w starym systemie, do których brakowało dokumentacji. Dzięki zaangażowaniu doświadczonych użytkowników NAV udało się przenieść z sukcesem najważniejsze funkcjonalności do Business Central. 

Podczas warsztatów przedwdrożeniowych przeprowadzono audyt procesów i przygotowano środowisko testowe nowego systemu. To właśnie wtedy użytkownicy mogli na bieżąco porównywać funkcjonalności i dostosowywać system do swoich potrzeb. 

Dodatkowo wdrożono nową koncepcję numeracji dokumentów oraz zweryfikowano poprawność danych podstawowych. 

Dostosowane modyfikacje programistyczne w systemie Microsoft Dynamics 365 Business Central – rozszerzenia wdrożone przez INLOGICA zgodnie z potrzebami klienta

1. Dane podstawowe – Ewidencja beneficjentów 

Nowy moduł ewidencji beneficjentów 

Wprowadzono kompleksowe zarządzanie danymi osób i podmiotów korzystających z systemu. Nowa funkcjonalność znacząco usprawniła zarządzanie informacjami o beneficjentach oraz powiązanie ich z operacjami finansowymi. 

  • Możliwość wprowadzania szczegółowych danych beneficjentów (podopiecznych), takich jak: 
    • Dane kontaktowe (adresy, numery telefonów, e-maile), 
    • Numer identyfikacyjny i status w systemie, 
    • Historia i powiązane dokumenty. 
  • Klasyfikacja beneficjentów (dostawców) według określonych kategorii, co ułatwia:
    • Segmentację klientów według typów działalności lub relacji biznesowych, 
    • Tworzenie raportów i analiz finansowych dostosowanych do różnych grup użytkowników. 
  • Automatyczne generowanie raportów, co pozwala na: 
    • Sprawniejsze monitorowanie i analizowanie relacji z beneficjentami, 
    • Optymalizację działań w zakresie rozliczeń i współpracy z partnerami biznesowymi. 
  • Powiązanie beneficjentów z transakcjami finansowymi i dokumentami księgowymi, co zapewnia: 
    • Większą przejrzystość przepływów finansowych, 
    • Łatwiejsze śledzenie zobowiązań i należności. 

2. Księgowość

Blokada korygowania wymiarów w zamkniętym okresie  

Zmiany w wymiarach księgowych mogły prowadzić do niezgodności w raportowaniu, dlatego wdrożono mechanizm ich blokowania. 

  • System uniemożliwia użytkownikom dokonywanie zmian w wymiarach po zamknięciu okresu finansowego, co pozwala na: 
    • Zachowanie integralności danych księgowych, 
    • Zgodność z regulacjami rachunkowości. 
  • Wprowadzona została kontrola dostępu, która pozwala na: 
    • Przypisanie uprawnień tylko do wybranych użytkowników, 
    • Możliwość wprowadzenia wyjątków po uzyskaniu odpowiedniej autoryzacji. 
  • Ograniczono ryzyko błędów w raportowaniu dzięki: 
    • Automatycznym powiadomieniom o próbie edycji danych, 
    • Mechanizmowi zatwierdzania zmian przez osoby decyzyjne. 

Mechanizm naliczania odsetek dla beneficjentów 

Wdrożono funkcjonalność automatycznego obliczania odsetek dla beneficjentów posiadających rachunki bankowe. 

  • System automatycznie nalicza odsetki na podstawie: 
    • Ustalonych stawek procentowych, 
    • Określonych terminów płatności. 
  • Korzyści: 
    • Automatyczne księgowanie naliczonych odsetek, 
    • Eliminacja błędów wynikających z manualnych obliczeń, 
    • Możliwość generowania raportów z naliczonymi wartościami. 

Mechanizm uzgadniania sald kont bankowych wg numeru konta bankowego 

Nowa funkcja pozwala na automatyczne dopasowanie transakcji bankowych do poszczególnych kont. 

  • System porównuje saldo na rachunku bankowym z księgami systemowymi, co: 
    • Redukuje błędy wynikające z manualnego uzgadniania danych, 
    • Umożliwia szybkie identyfikowanie rozbieżności i ich korygowanie. 
  • Usprawniona analiza transakcji umożliwia: 
    • Bieżącą kontrolę płatności, 
    • Automatyczne generowanie raportów uzgadniających. 

3. Finanse

Usprawnienia w generowaniu raportów finansowych 

  • Nowy mechanizm generowania raportów umożliwia: 
    • Szybsze przetwarzanie dużych zbiorów danych,
    • Eksport raportów do różnych formatów, w tym Excel i PDF. 
  • Personalizacja raportów: 
    • Możliwość zastosowania filtrów i dostosowania widoku danych, 
    • Wybór zakresu dat, typów transakcji i innych parametrów. 

4. Środki trwałe

Automatyzacja generowania dokumentów 

Użytkownicy mogą automatycznie tworzyć raporty dotyczące amortyzacji, przeszacowań oraz wartości księgowej aktywów. 

  • Wprowadzone ulepszenia pozwalają na: 
    • Szybsze przygotowanie dokumentacji dla działu księgowego, 
    • Zwiększenie dokładności analiz finansowych. 

Dodanie wymiarów 

Każdy środek trwały może być teraz przypisany do dodatkowych wymiarów analitycznych, co pozwala na: 

  • Precyzyjne śledzenie wartości poszczególnych aktywów, 
  • Lepsze zarządzanie inwestycjami firmy. 

Zmiana układu graficznego 

Przeprojektowano interfejs modułu środków trwałych, co zapewniło: 

  • Bardziej intuicyjną nawigację i łatwiejsze wyszukiwanie informacji, 
  • Czytelniejsze prezentowanie danych. 

5. Magazyn

Automatyzacja wydruków dokumentów magazynowych 

Nowe funkcjonalności obejmują automatyczne generowanie i drukowanie dokumentów magazynowych: 

  • PZ (Przyjęcie Zewnętrzne) – rejestracja przyjęcia towarów do magazynu. 
  • WZ (Wydanie Zewnętrzne) – dokument dotyczący wydania towaru do klienta. 
  • MM (Przesunięcie Międzymagazynowe) – dokumentacja przesunięć towarów między magazynami. 
  • RW (Rozchód Wewnętrzny) – dokument rejestrujący zużycie materiałów na potrzeby firmy. 

Korzyści: 

  • Skrócenie czasu obsługi magazynu – dokumenty generowane są automatycznie, 
  • Minimalizacja błędów – wyeliminowanie konieczności manualnego sporządzania dokumentów, 
  • Lepsza kontrola nad przepływem towarów – bieżący podgląd stanu magazynowego i historii operacji. 

Wprowadzone modyfikacje w systemie Microsoft Dynamics 365 Business Central znacząco usprawniły zarządzanie kluczowymi obszarami działalności firmy. Dzięki automatyzacji procesów, zwiększeniu bezpieczeństwa danych oraz rozszerzeniu możliwości analitycznych użytkownicy mogą efektywniej zarządzać finansami, księgowością i operacjami magazynowymi. 

System stał się bardziej elastyczny, dostosowany do indywidualnych potrzeb użytkowników i gotowy na dalszy rozwój. 

 

Wdrożenie Microsoft Dynamics 365 Business Central pozwoliło SOS Wioskom Dziecięcym zoptymalizować zarządzanie finansami i projektami. Nowoczesne narzędzie ERP usprawniło codzienną pracę kilkudziesięciu pracowników organizacji w różnych placówkach w Polsce, poprawiając efektywność operacyjną i zgodność z regulacjami prawnymi. 

To wdrożenie pokazuje, jak system ERP dostosowany do specyfiki OPP usprawnia ich działalność. Jeśli chcesz dowiedzieć się, jak Business Central może wspierać Twoją organizację, skontaktuj się z naszym zespołem ekspertów! 🚀 

Efekt:
Czas realizacji:

Czerwiec 2024 – Luty 2025 

Cechy projektu:

Organizacja Pożytku Publicznego bez chaosu? To możliwe! 🎯

Sprawdź jak w łatwy sposób zarządzać finansami, zasobami ludzkimi i projektami przez Organizacje Pożytku Publicznego (OPP) i Non Governmental Organisations (NGO). 

Przeczytałeś właśnie jedną z wybranych realizacji. Szukasz sprawdzonych rozwiązań?