Business Central wdrożenie - firma funeralna

Klient:

Średniej wielkości firma funeralna świadcząca kompleksowe usługi pogrzebowe, obejmujące organizację ceremonii, transport zwłok, kremacje, sprzedaż trumien i urn oraz wsparcie w formalnościach administracyjnych.

Czas realizacji:

Październik–Grudzień 2024

Nasze wsparcie:

instalacja systemu
konfiguracja danych podstawowych
- uprawnienia
- baza produktów, usług i dostawców
raporty
testy
szkolenia

Cechy projektu:

Planowanie i zarządzanie zadaniami
Usprawnienie procesów administracyjnych
Elastyczność oprogramowania

Wyzwania:

Brak scentralizowanego systemu zarządzania zleceniami, co prowadziło do nieścisłości w organizacji ceremonii i harmonogramach.
Złożona obsługa administracyjna – ręczne wypełnianie wymaganej dokumentacji wydłużało czas realizacji usług.
Trudności w zarządzaniu czasem – koordynacja dostępności miejsc pochówku i personelu wymagała dużej elastyczności i szybkiego reagowania na zmiany.
Niespójna kontrola stanów magazynowych – brak automatycznej kontroli dostępności materiałów pogrzebowych prowadził do opóźnień lub nadmiernych zapasów.
Brak integracji systemu obsługi klienta z finansami, co utrudniało analizę rentowności poszczególnych usług i kosztów operacyjnych.
Konieczność zapewnienia wysokiej elastyczności – branża funeralna wymaga błyskawicznego reagowania na nagłe sytuacje i dostosowania usług do indywidualnych potrzeb rodzin.

Nasza rola:

Realizacja wdrożenia została rozłożona na etapy, które obejmowały:

Instalację systemu:
1. Konfiguracja ERP dostosowanego do specyfiki branży funeralnej
2. Personalizacja wersji mobilnej wykorzystywanej w terenie przez pracowników firmy
3. Dodatkowe integracje z zewnętrznymi systemami dostawców usług
Obsługę administracyjną i dokumentację:
1. Wspólna baza danych obejmująca dostawców, towary, usługi i klientów ze szczegółową historią zapisanych transakcji
2. Możliwość przygotowania kosztorysu wstępnego w odpowiedzi na zapytanie klienta
3. Ewidencja pełnego cyklu życia zlecenia wraz z rejestracją dokumentacji dostarczonej przez Klienta
4. Usprawnienie współpracy z instytucjami poprzez generowanie gotowych formularzy wniosków, zezwoleń, upoważnień lub oświadczeń
5. Drukowanie nekrologów i etykiet
Zarządzanie czasem i elastyczność operacyjna:
1. Planowanie szczegółowego harmonogramu ceremonii pogrzebowych, transportu i pracy personelu na podstawie precyzyjnych kalendarzy
2. Automatyczne przypomnienia dla pracowników i koordynacja ich pracy
3. Zarządzanie flotą samochodową
Optymalizację zarządzania magazynem:
1. Monitorowanie stanów trumien, urn i akcesoriów w czasie rzeczywistym, eliminacja braków i nadmiernych zapasów
2. Automatyczne zamawianie produktów od dostawców bez opóźnień wpływających na realizację usług
Zintegrowane finanse i raportowanie:
1. Wystawianie niezbędnych dokumentów sprzedaży, obsługa VAT, raportów kasowych i rozrachunków
2. Śledzenie w czasie rzeczywistym kosztów operacyjnych oraz optymalizacja wydatków dzięki raportom i wskaźnikom
Szkolenie personelu i wsparcie techniczne:
1. Przeprowadzenie warsztatów z obsługi systemu dla pracowników obsługi klienta, zaopatrzenia i księgowości
2. Zapewnienie wsparcia technicznego w pierwszych tygodniach użytkowania systemu

Efekt:

Sprawniejsza obsługa administracyjna – skrócenie czasu na formalności, eliminacja błędów w dokumentacji.
Lepsze zarządzanie czasem i zasobami – harmonogramy w czasie rzeczywistym, możliwość natychmiastowych zmian zgodnie z życzeniem rodziny.
Optymalizacja magazynu – zawsze dostępne trumny, urny i akcesoria bez ryzyka braków lub nadmiernych zapasów.
Większa kontrola finansowa – lepsza analiza rentowności usług i efektywne zarządzanie kosztami.
Elastyczność i szybkie reagowanie na potrzeby klientów – usprawnione procesy pozwalające na natychmiastowe dostosowanie usług do sytuacji i oczekiwań rodzin.

Dzięki wdrożeniu Business Central firma funeralna istotnie usprawniła proces obsługi klientów i podniosła standard zarządzania przy zachowaniu pełnej elastyczności oraz empatycznego podejścia w branży wymagającej taktu i zrozumienia.