Backup Danych ERP: Dlaczego OneDrive i SharePoint to Nie Jest Backup?

OneDrive i SharePoint to narzędzia do synchronizacji plików, a nie do tworzenia kopii zapasowych (backupu). Jeśli plik zostanie uszkodzony, usunięty lub zaszyfrowany przez wirusa na jednym urządzeniu, ta zmiana natychmiast zsynchronizuje się na wszystkich pozostałych. Brak odpowiedniego backupu może prowadzić do utraty danych, co niesie poważne konsekwencje dla firm, takie jak utrata kluczowych informacji czy przestoje operacyjne.

Skuteczność backupu danych ERP zależy od wielu czynników, takich jak wybór odpowiedniego programu i aplikacji do backupu, częstotliwości wykonywania kopii zapasowych oraz rodzaju dysku (np. HDD, SSD, NAS), na którym są one przechowywane. Backupy muszą być zaszyfrowane zarówno podczas przesyłania, jak i przechowywania na nośnikach, aby chronić dane przed nieautoryzowanym dostępem. Model hybrydowy backupu, łączący szybkie przywracanie lokalne z bezpieczeństwem chmury, jest rekomendowany dla firm wymagających wysokiej dostępności danych. Dla firm o dużym natężeniu transakcji zaleca się częstotliwość backupu co 15-60 minut. Zastosowanie specjalnego oprogramowania do backupu jest kluczowe dla skutecznego tworzenia kopii zapasowych.

Aby w pełni chronić dane firmowe i dokumentację powiązaną z systemem ERP, potrzebujesz niezależnego rozwiązania do backupu, takiego jak Azure Backup dla Microsoft 365. Aż 75% firm nie posiada kompleksowego procesu tworzenia kopii zapasowych i odzyskiwania danych, co znacząco zwiększa ryzyko utraty danych.

Mit chmury: „Mam pliki na OneDrive, więc jestem bezpieczny”

Wiele małych i średnich przedsiębiorstw (MŚP) żyje w niebezpiecznym przekonaniu. Skoro ich pliki znajdują się “w chmurze”, uważają je za w pełni bezpieczne. To złudzenie wynika z niezrozumienia różnicy między synchronizacją a prawdziwą kopią zapasową oraz z braku strategicznego podejścia do bezpieczeństwa danych.

Podczas jednego z naszych webinarów, ekspert Ryszard Dałkowski celowo zapytał: “Czy używając M365, czyli OneDrive’a między innymi i SharePointa, ufasz w 100%?”. Prawda jest brutalna. Mechanizmy wbudowane w te platformy ułatwiają wspólną pracę, ale nie chronią przed trwałą utratą danych.

Regularne backupy są niezbędne dla bezpieczeństwa danych i umożliwiają odzyskanie informacji po przypadkowym usunięciu lub awarii.

Synchronizacja ≠ Backup (Gdzie leży różnica?)

Aby zrozumieć ryzyko, musimy jasno rozdzielić te dwa pojęcia:

• Synchronizacja (OneDrive, SharePoint): Jej celem jest utrzymanie identycznego stanu plików na wszystkich Twoich urządzeniach w czasie rzeczywistym. Zmiana w jednym miejscu oznacza zmianę wszędzie.
• Backup: To zamrożona w czasie, niezmienna (nieedytowalna) kopia Twoich danych, przechowywana w bezpiecznym, odizolowanym miejscu. Backup umożliwia przywrócenie danych do określonego punktu w czasie, co jest kluczowe w przypadku awarii lub utraty danych. Niezmienne kopie zapasowe (immutable) chronią przed atakami ransomware.

Wyróżniamy trzy główne typy backupów: pełny, różnicowy oraz przyrostowy. Backup pełny polega na kopiowaniu wszystkich danych za każdym razem, co zapewnia najszybsze przywrócenie, ale wymaga najwięcej przestrzeni dyskowej. Pełny backup obejmuje wszystkie dane w systemie w określonym punkcie czasu. Backup różnicowy zapisuje tylko zmiany od ostatniego backupu pełnego, a przyrostowy – tylko zmiany od ostatniego backupu (pełnego lub przyrostowego). Backupy różnicowe są szybsze niż pełne, ale wolniejsze niż przyrostowe. Czas odzyskiwania danych zależy od wybranego typu backupu.

Backupy mogą być wykonywane w różnych trybach pracy bazy danych, takich jak tryb full lub simple, co wpływa na sposób ich tworzenia i odtwarzania. Dodatkowo, prędkość odczytu i zapisu na dysku (np. HDD vs SSD) ma bezpośredni wpływ na szybkość tworzenia i przywracania kopii zapasowych.

Kontekst systemów ERP (np. Business Central)

Firmy korzystające z systemów takich jak Dynamics 365 Business Central rzadko trzymają w nich ciężkie pliki. Dokumenty towarzyszące, takie jak skany umów, zamówienia w PDF czy specyfikacje techniczne, lądują najczęściej na firmowym SharePoint. Utrata tych dokumentów z chmury, w połączeniu z ewentualną awarią lub uszkodzeniem systemu ERP, to dla firmy podwójny cios, który może całkowicie sparaliżować procesy biznesowe. System ERP oraz powiązane archiwum dokumentów muszą być objęte profesjonalnym backupem, a kopie zapasowe nie powinny być przechowywane na tym samym systemie co oryginalne dane. Każdy serwer, nawet ten przeznaczony do backupu, może ulec awarii, dlatego należy przygotować backup również dla serwera kopii zapasowych.

Warto pamiętać, że utrata lub uszkodzenie danych może prowadzić do poważnych strat finansowych i zakłóceń operacyjnych dla firm.

Co Microsoft naprawdę gwarantuje? (Model współdzielonej odpowiedzialności)

Wielu użytkowników nie czyta regulaminów do końca. Microsoft działa w oparciu o tak zwany Shared Responsibility Model (Model Współdzielonej Odpowiedzialności).

Oznacza to w praktyce:

• Odpowiedzialność Microsoftu: Dostępność infrastruktury. Gwarantują, że serwery działają, sieć funkcjonuje, a Ty możesz zalogować się do usługi.
• Odpowiedzialność Klienta: Ochrona danych. To Ty odpowiadasz za to, co wgrywasz, komu udostępniasz pliki i jak je zabezpieczasz przed utratą.

Skuteczna ochrona danych wymaga nie tylko regularnego tworzenia backupów, ale także ich aktywnego monitoringu. Monitoring kopii zapasowych pozwala na szybkie wykrycie błędów, awarii oraz zapewnia, że backup danych ERP jest zawsze dostępny i możliwy do odtworzenia w razie potrzeby. Złe działanie monitoringu kopii zapasowych może prowadzić do błędów w backupie i braku dostępu do aktualnej oraz poprawnej kopii zapasowej. Dlatego regularnie sprawdź i testuj swoje kopie zapasowe, aby mieć pewność, że w razie awarii backup będzie działał prawidłowo.

Dodatkowo, polityka retencji Microsoftu jest mocno ograniczona. Standardowy kosz w OneDrive oraz SharePoint przechowuje usunięte pliki tylko przez 93 dni. Po tym czasie dane przepadają bezpowrotnie.

Wymagania dotyczące backupu danych w bazy danych

W przypadku systemów ERP, takich jak Comarch ERP Optima czy Comarch ERP XL, bezpieczeństwo danych to nie tylko kwestia wygody, ale przede wszystkim obowiązek prawny i biznesowy. Bazy danych przechowują kluczowe informacje o klientach, transakcjach, dokumentach księgowych czy stanach magazynowych. Utrata tych danych – czy to w wyniku awarii serwera, ataku ransomware, czy błędu ludzkiego – może sparaliżować całą firmę, narazić ją na straty finansowe i konsekwencje prawne.

W Comarch IBARD użytkownicy mogą łatwo skonfigurować harmonogramy backupu dla plików, folderów oraz baz danych MS SQL i PostgreSQL, korzystając z dedykowanej zakładki w systemie. Aplikacja umożliwia w pełni automatyczny backup baz danych SQL oraz plików na komputerach lokalnych i lokalizacjach sieciowych FTP/SMB. Dodatkowo, Comarch IBARD oferuje funkcję wersjonowania plików, co pozwala użytkownikom na przywrócenie wcześniejszych wersji bez nadpisywania aktualnych.

W Comarch ERP Optima Cloud Standard użytkownicy mogą samodzielnie wykonać backup bazy danych bez kontaktu z Comarch SA – wystarczy przejść do odpowiedniej zakładki i kliknąć przycisk backup. Funkcja backupu w Comarch ERP Optima pozwala na uruchomienie skryptu backupu dla wszystkich baz jednym kliknięciem, bez użycia zewnętrznych narzędzi czy aplikacji. Dodatkowe funkcje, które można skonfigurować w systemie, umożliwiają automatyzację procesu backupu, co minimalizuje ryzyko błędów ludzkich.

Po wykonaniu backupu możliwe jest udostępnienie kopii zapasowych użytkownikom, którzy mogą je pobrać lub wykorzystać zgodnie z potrzebami. Ważne jest jednak, aby tylko uprawnieni administratorzy mieli dostęp do plików backupu, co zapobiega ich przypadkowemu usunięciu.

Wybór rozwiązań backupowych zależy od wielu czynników, takich jak ilość danych, wymagany poziom bezpieczeństwa czy specyfika organizacji. W praktyce stosuje się różne technologie przechowywania backupów – od dysków lokalnych, przez NAS, po rozwiązania chmurowe – w zależności od scenariusza użycia i potrzeb firmy.

Kluczowe jest utrzymywanie procesu backupu, czyli stałe monitorowanie, testowanie i doskonalenie procedur. Regularne próby odtworzenia bazy ERP w środowisku testowym są niezbędne do weryfikacji skuteczności backupu, szczególnie po każdej aktualizacji systemu – brak takich testów może prowadzić do problemów podczas rzeczywistego przywracania danych. Okno backupowe, czyli czas, gdy system jest najmniej obciążony, pozwala na wykonywanie kopii zapasowych bez spowalniania pracy działów.

Automatyzacja backupu danych ERP

Automatyzacja backupu danych ERP to jeden z najważniejszych filarów bezpieczeństwa danych w Twojej firmie. W praktyce oznacza to, że proces tworzenia kopii zapasowych baz danych, folderów i plików odbywa się bez udziału użytkownika, zgodnie z ustalonym harmonogramem. Dzięki temu minimalizujesz ryzyko utraty danych w wyniku awarii, błędu ludzkiego czy ataku złośliwego oprogramowania.

Systemy Comarch ERP Optima oraz Comarch ERP XL zostały wyposażone w funkcjonalności, które pozwalają na automatyczne wykonywanie kopii bezpieczeństwa baz danych. W przypadku Comarch ERP Optima możesz skonfigurować harmonogram backupu danych, co zapewnia regularne tworzenie kopii zapasowych bez konieczności ręcznej ingerencji. To rozwiązanie pozwala na szybkie odtworzenie bazy danych w przypadku awarii lub utraty danych, gwarantując ciągłość działania firmy.

Comarch ERP XL również oferuje rozbudowane możliwości automatycznego backupu danych. Dzięki temu masz pewność, że kluczowe informacje przechowywane w bazach danych są regularnie zabezpieczane, a proces tworzenia kopii zapasowych przebiega zgodnie z ustalonymi harmonogramami. Automatyzacja backupu eliminuje ryzyko pominięcia tego zadania przez pracowników i pozwala skupić się na rozwoju biznesu, zamiast na ręcznym zarządzaniu kopiami bezpieczeństwa.

Warto zwrócić uwagę na usługę Comarch IBARD, która umożliwia nie tylko automatyczne tworzenie kopii zapasowych baz danych, ale także folderów i plików. Kopie bezpieczeństwa są przechowywane w chmurze, co zapewnia dodatkową warstwę ochrony – nawet w przypadku awarii lokalnego serwera czy uszkodzenia sprzętu, Twoje dane pozostają bezpieczne i dostępne do odtworzenia z dowolnego miejsca. Comarch IBARD pozwala również na monitorowanie procesu backupu oraz szybkie przywrócenie danych w razie potrzeby.

Należy pamiętać, że regularne wykonywanie i monitorowanie kopii zapasowych to nie tylko kwestia wygody, ale przede wszystkim gwarancja bezpieczeństwa danych i ciągłości działania firmy. Automatyzacja backupu danych ERP pozwala zminimalizować ryzyko utraty danych, a w przypadku awarii – umożliwia sprawne odtworzenie bazy danych i szybki powrót do pracy.

Podsumowując, wdrożenie automatycznego backupu danych w systemach Comarch ERP Optima, Comarch ERP XL oraz korzystanie z usługi Comarch IBARD to najlepsza praktyka, która zapewnia bezpieczeństwo danych, ochronę przed utratą informacji oraz możliwość szybkiego odtworzenia bazy danych w każdej sytuacji. Jeśli masz pytania dotyczące konfiguracji lub monitorowania backupu danych ERP, warto skorzystać z dokumentacji producenta lub wsparcia technicznego, aby mieć pewność, że proces tworzenia kopii zapasowych działa prawidłowo i skutecznie chroni zasoby Twojej firmy.