Business Central wdrożenie - mała firma IT

Klient:

Mała firma informatyczna specjalizująca się w tworzeniu oprogramowania, aplikacji mobilnych i rozwiązań chmurowych. Zespół składa się zarówno z wewnętrznych specjalistów, jak i współpracujących freelancerów oraz osób zatrudnionych na umowy B2B.

Czas realizacji:

Maj-lipiec 2024

Nasze wsparcie:

instalacja systemu
konfiguracja danych podstawowych
uprawnienia
baza podwykonawców i klientów
raporty
integracje
testy
szkolenia

Cechy projektu:

Zarządzanie budżetem i pracą programistów
Raportowanie i rozliczanie
CRM

Wyzwania:

Zarządzanie czasem i dostępnością specjalistów – trudności w planowaniu zadań i rozliczaniu czasu pracy współpracowników zewnętrznych.
Budżetowanie i kontrola kosztów projektów – brak precyzyjnych narzędzi do monitorowania wydatków oraz rentowności poszczególnych zleceń.
Raportowanie wykonanych prac – konieczność zbierania informacji od zewnętrznych pracowników, co prowadziło do opóźnień i błędów w rozliczeniach.
Kontakt z klientem i organizacja zleceń – brak centralnej bazy informacji o projektach, co utrudniało śledzenie postępów i komunikację.
Rozliczanie się z klientami i wystawianie faktur – ręczne generowanie faktur, co prowadziło do błędów i opóźnień w płatnościach.
Rozliczanie dokumentów z biurem rachunkowym – konieczność ręcznego przekazywania faktur i umów, co wydłużało proces księgowy.
Prognozowanie czasu i budżetu projektów – trudności w estymacji kosztów i terminów realizacji, co wpływało na rentowność firmy.
Weryfikacja zatrudnionych pracowników – brak systemu do oceny efektywności współpracowników i jakości wykonanych zadań.

Nasza rola:

Wdrożenie Microsoft Dynamics 365 Business Central objęło:

Zarządzanie projektami i kontakt z klientem:
- Baza klientów ze szczegółową historią współpracy i dotychczasowych projektów.
- Wykorzystanie modułu CRM do automatycznych powiadomień i komunikacji z klientem.
Zarządzanie czasem i dostępnością specjalistów:
- Przypisywanie zasobów do projektów według rozmaitych kryteriów
- Integracja z wewnętrznymi narzędziami do śledzenia czasu pracy członków zespołów
Kontrola budżetu i rentowności projektów:
- Przypisywanie kosztów do poszczególnych zadań w projekcie
- Monitorowanie rentowności projektów za pomocą automatycznie generowanych raportów
Raportowanie wykonanych prac:
- Weryfikowanie postępów zaplanowanych zadań w czasie rzeczywistym
- Rozbudowane mechanizmy kontrolne weryfikujące braki i nieścisłości w raportowanych rozliczeniach
Weryfikacja jakości pracy współpracowników:
- Dedykowany system oceny jakości wykonanych zadań
- Analiza kosztów i efektywności poszczególnych współpracowników
Wystawianie faktur:
- Automatyczne generowanie faktur na podstawie przepracowanych godzin i zatwierdzonych raportów
- Integracja z zewnętrznym systemem księgowym – automatyczne przekazywanie dokumentów do biura rachunkowego
- Możliwość generowania faktur cyklicznych dla klientów z umowami abonamentowymi

Efekt:

Lepsza organizacja pracy i zarządzanie czasem – dynamiczna alokacja specjalistów do projektów, optymalne wykorzystanie zasobów.
Większa kontrola nad budżetem i rentownością projektów – monitorowanie kosztów i przychodów w czasie rzeczywistym.
Szybsze i dokładniejsze rozliczenia – automatyczne raportowanie czasu pracy i fakturowanie.
Efektywne zarządzanie dokumentacją księgową – automatyczne przesyłanie dokumentów do biura rachunkowego.
Prognozowanie wzrostu i przyszłych projektów – analiza dotychczasowych wyników i optymalne planowanie zasobów.
Lepsza weryfikacja pracowników i freelancerów – system ocen i analiza efektywności pracy.

Dzięki wdrożeniu Business Central firma IT usprawniła zarządzanie czasem, budżetem i zespołem współpracowników, zwiększając efektywność realizacji projektów oraz poprawiając kontrolę nad finansami i rentownością działalności.