7
Odpuszczenie dokumentacji
Często, niezależnie od branży czy projektu, słyszy się pytanie: “czy masz to na mailu?”
I nie ma się co dziwić. Jest to niezwykle ważny aspekt w każdej pracy, w której zdani jesteśmy na decyzje innych ludzi, a zwłaszcza gdy w rachubę wchodzą pieniądze i nakład czasu pracy całych zespołów specjalistów.
Zazwyczaj przeszkodą w spisywaniu ustaleń po spotkaniach biznesowych, roboczych, podsumowujących jest po prostu brak czasu. Górę biorą ustalenia “na słowo”. Wzajemne zaufanie to podstawa, ale są aspekty, w których należy działać zgodnie z zasadą ograniczonego zaufania na drodze. Lepiej być mądrym przed ewentualną szkodą i dokumentować wszelkie ustalenia dotyczące projektu.
Unikniemy w ten sposób szeregu nieporozumień, a prace pójdą zgodnie z wcześniejszym zapisem. Każdorazowo możemy oczywiście zmienić zapis czy zaktualizować status czy zakres zadań.
Znamy niepisaną zasadę, że ważniejszy jest działający system, niż szczegółowa dokumentacja, to jednak wolimy nie ryzykować ustaleń “na twarz”.
Dążmy do zdefiniowania kryteriów akceptacyjnych zadania, czy choćby ustalenia definicji zakończenia zadania.
W przeciwnym razie, może dojść do sytuacji, że otrzymamy coś, czego już nie potrzebujemy lub czego w ogóle nie zamawialiśmy lub nie dostaniemy tego, co chcieliśmy.
Sprawnie realizowane wdrożenie cechuje się elastycznością projektową. Istotne jest jednak, aby w umowie lub innym dokumencie projektowym zapisać wspólne zrozumienie celu i zakresu wdrożenia. A tzw. ustalenia „na słowo” lepiej udokumentować w formie podsumowania w mailu, czy też innym ustalonym narzędziu komunikacyjnym. Pozwoli to zaoszczędzić czas, a w efekcie pieniądze.
Zasłanianie się brakiem czasu na napisanie krótkiego maila podsumowującego jest niezrozumiałe, bo w praktyce często nie zajmuje to dłużej niż kwadrans i kosztuje tyle co nic (chociaż de facto kosztuje – i musi być częścią rejestrowanych nakładów pracy w projekcie).
Dzięki dokumentacji, w przypadku nieporozumienia, błędu czy zwyczajnego „zawalenia sprawy” w trakcie realizacji, mamy spisane założenia. W przypadku kwestii spornych, zarówno po stronie Klienta, jak i zespołu wdrożeniowego, będzie do czego się odnieść. Zdrowy rozsądek w takiej sytuacji często pozwala uniknąć nerwów i rosnących kosztów po obu stronach. Warto mieć wszystko “czarno na białym”.
Najlepsze rady
- Zainwestuj czas w udokumentowanie założeń biznesowych.
- Tam, gdzie to możliwe stosuj mapy procesów, grafiki, schematy.
- Uwzględnij sporządzenie dokumentacji dla użytkownika końcowego – będzie pomocna przy wprowadzaniu nowych pracowników.
- Uwzględnij czas i budżet na sporządzenie dokumentacji w harmonogramie prac.
To już ostatnia publikacja. Jeśli chcesz pobrać je wszystkie w formie darmowego ebooka, kliknij ten link:
