Nota korygująca to narzędzie służące do poprawiania drobnych błędów na fakturach. Choć najczęściej wykorzystywana przez odbiorców faktur, nota korygująca jest dokumentem, który wymaga od wystawcy faktury zgody na wprowadzenie zmian. Omówimy tutaj dokładnie, czym jest nota korygująca, jakie pełni funkcje, kto ją może wystawić oraz jakie elementy musi zawierać.
Nota korygująca to dokument, który umożliwia poprawienie drobnych pomyłek na fakturze. Jest alternatywą dla faktury korygującej, która jest wystawiana przez sprzedawcę w przypadku poważniejszych błędów, takich jak niepoprawna kwota podatku czy błędna wartość towaru. Notę korygującą stosuje się najczęściej w sytuacjach, gdy faktura zawiera niewielkie błędy w danych formalnych, jak na przykład literówki w nazwie kontrahenta, błędny adres czy numer NIP.
W przeciwieństwie do faktury korygującej, która jest wystawiana przez sprzedawcę, notę korygującą wystawia odbiorca faktury, czyli nabywca. Jest to więc narzędzie, które pozwala na szybkie i łatwe poprawienie faktury bez potrzeby angażowania wystawcy faktury w proces korygowania błędów formalnych.
Co to jest nota korygująca
Nota korygująca to dokument, który ma na celu poprawienie błędnych danych formalnych na fakturze. W przypadku drobnych pomyłek, takich jak błędny adres, numer NIP lub literówka w nazwie firmy, nabywca towarów lub usług ma prawo wystawić notę korygującą i przesłać ją do wystawcy faktury. Dzięki temu można uniknąć konieczności wystawiania faktury korygującej, która wiąże się z bardziej złożonym procesem księgowym.
Nota korygująca pozwala na poprawienie takich elementów jak:
- literówki w nazwie firmy,
- błędny adres firmy,
- niepoprawny numer NIP,
- błędna data sprzedaży,
- numer konta bankowego (jeśli jest on podany na fakturze).
Należy pamiętać, że nota korygująca nie jest dokumentem korygującym wartości na fakturze. Nie można nią poprawić takich elementów, jak cena jednostkowa, ilość towaru, wartość brutto czy wysokość podatku VAT. Do tego rodzaju poprawek służy faktura korygująca, która musi być wystawiona przez sprzedawcę.
Nota korygująca – do czego służy?
Nota korygująca jest wykorzystywana w sytuacjach, gdy na fakturze występują niewielkie błędy formalne, które jednak nie wpływają na kwotę transakcji ani na wartość podatku. Jest to dokument, który ma na celu zachowanie porządku w dokumentacji finansowej, a jednocześnie ułatwia życie obu stronom transakcji. Noty korygujące pozwalają na łatwe i szybkie skorygowanie błędów, które mogłyby prowadzić do nieporozumień lub problemów podczas kontroli podatkowej.
W praktyce nota korygująca jest wygodnym rozwiązaniem, ponieważ nie wymaga skomplikowanego procesu korygowania całego dokumentu. Jej wystawienie jest stosunkowo proste, a dzięki temu możliwe jest uniknięcie ponownego generowania faktury.
Kto wystawia notę korygującą?
Notę korygującą wystawia odbiorca faktury, czyli nabywca towarów lub usług. Warto podkreślić, że noty korygującej nie może wystawić sprzedawca. Jeśli sprzedawca zauważy błędy na fakturze, których nie można poprawić za pomocą noty korygującej, musi wystawić fakturę korygującą.
Procedura wystawiania noty korygującej wygląda następująco:
- nabywca zauważa błąd na fakturze, który można poprawić notą korygującą (np. błąd w adresie lub numerze NIP).
- nabywca wystawia notę korygującą, w której wskazuje błędne informacje oraz poprawną wersję.
- następnie nota korygująca jest przesyłana do sprzedawcy, który powinien ją zaakceptować i potwierdzić jej otrzymanie.
Akceptacja noty korygującej przez sprzedawcę nie jest formalnie wymagana, jednak z punktu widzenia bezpieczeństwa prawnego i księgowego jest zalecana. Potwierdzenie przyjęcia noty korygującej może być dokonane drogą elektroniczną, na przykład za pomocą maila, co ułatwia proces obiegu dokumentów.
Nota korygująca – co musi zawierać?
Aby nota korygująca była dokumentem ważnym i poprawnym pod względem formalnym, powinna zawierać określone elementy. Do podstawowych elementów, które muszą znaleźć się na nocie korygującej, należą:
- data wystawienia noty korygującej – każda nota korygująca powinna być datowana, aby było wiadomo, kiedy została wystawiona.
- numer noty korygującej – każda nota powinna mieć swój indywidualny numer. Numeracja może być prowadzona w dowolny sposób, jednak musi być spójna i umożliwiać identyfikację dokumentu.
- dane nabywcy – pełna nazwa nabywcy, adres oraz numer NIP.
- dane sprzedawcy – pełna nazwa sprzedawcy, adres oraz numer NIP.
- numer faktury, której dotyczy nota korygująca – na nocie musi być wskazany numer faktury, która jest korygowana, aby możliwe było jednoznaczne powiązanie dokumentów.
- opis błędu – nota korygująca powinna dokładnie określić, co jest błędne na fakturze, a także wskazać poprawną wersję informacji.
- podpis osoby wystawiającej notę – choć formalnie podpis nie jest wymagany, dla bezpieczeństwa dokumentu i zgodności z wewnętrznymi regulacjami warto, aby nota korygująca była podpisana przez osobę upoważnioną.
