KSeF i faktury ustrukturyzowane obowiązkowe w Polsce od 1 stycznia 2024.
Co to jest KSeF?
KSeF to Krajowy System e-Faktur. Umożliwia wystawianie, przechowywanie i odbiór faktur elektronicznych. Polska jest czwartym krajem w Unii Europejskiej wprowadzającym faktury elektroniczne w formie ustrukturyzowanej. System ma uprościć dokumentowanie sprzedaży oraz kontrolę prawidłowości fakturowania w obrocie gospodarczym. Ministerstwo Finansów udostępniło w maju tego roku produkcyjną aplikację KSeF. Można z niej już korzystać na zasadach dobrowolności, jeżeli firma zdecyduje się na wystawianie faktur w formie ustrukturyzowanej. Należy pamiętać o tym, że fakultatywne faktury z KSeF wymagają akceptacji takiej formy przez odbiorcę faktury. Można oczywiście zakładać, że taka akceptacja nie będzie już konieczna wraz z wejściem obowiązku stosowania KSeF.
Faktura ustrukturyzowana, czyli jaka?
Faktura ustrukturyzowana to faktura wystawiona za pomocą KSeF wraz z przydzielonym jej przez system numerem identyfikacyjnym. Faktura sporządzana jest w formacie xml, a jej struktura jest zgodna ze strukturą logiczną e-faktury publikowaną przez resort finansów.
W przypadku integracji systemów finansowo-księgowych z KSeF: wysłanie faktury do KSeF będzie oznaczać wystawienie faktury i od tego momentu dokument będzie w obrocie. Na potwierdzenie KSeF wyda Urzędowe Poświadczenie Odbioru. Każdej fakturze zostanie również przydzielony numer KSeF-ID, co będzie oznaczać, że Klient fakturę otrzymał.
Jakie są główne korzyści ze stosowania faktur ustrukturyzowanych?
- Jednolite faktury. Skrócenie czasu obsługi faktur przychodzących i wychodzących, automatyzacja procesów.
- Wyeliminowanie kosztów związanych z narzędziami OCR, wydrukiem i wysyłką faktur papierowych.
- Pewność spełnienia obowiązków w zakresie zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz czytelności faktur.
- Archiwizacja faktur w KSeF przez dziesięć lat. Oszczędności w zakresie obsługi archiwum i zasobów sprzętowych.
- Gwarancja dotarcia faktury do odbiorcy. Brak konieczności wystawiania duplikatów. Nie bez znaczenia jest również fakt, że przejście z tradycyjnych faktur papierowych na e-faktury to już nie tylko trend i duży ukłon w kierunku środowiska, ale też konieczność.
Od kiedy obowiązek KSeF?
Rada Unii Europejskiej w ubiegłym miesiącu zgodziła się na to, aby fakturowanie elektroniczne w Polsce stało się obowiązkiem od 1 stycznia 2024 roku. Oznacza to, że wszystkie firmy będą musiały wystawiać i odbierać faktury ustrukturyzowane za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur.
KSeF a JPK?
W okresie fakultatywnym firmy korzystające z KSeF nie muszą przesyłać na żądanie Urzędu Skarbowego jednolitego pliku kontrolnego w zakresie faktur.
Czyli wszyscy, którzy zdecydują się na pracę z KSeF dopiero w momencie, gdy stanie się on obligatoryjny, w dalszym ciągu muszą być gotowi na prezentację organom skarbowym plików JPK dotyczących faktur sprzedaży zgodnie z najnowszym obowiązującym schematem JPK-FA(4).
Szukasz sposobu na integrację systemu Microsoft Dynamics AX/365 z KSeF?
Porozmawiajmy!
