CYFRYZACJA w BIZNESIE – Wdrożenie Microsoft Business Central w 5 dni | Michał Paluszczak

Michał Paluszczak: Wśród naszych klientów są firmy, które zaczynały od tego wzorcowego wdrożenia, o którym wspomniałem, czyli w 6-12 tygodni. Wyzwalaczy tego pomysłu było więcej niż jeden.

Marek Mac: Michał Paluszczak, prawie 10 lat doświadczenia w branży, CEO firmy INLOGICA. Cześć.

Michał Paluszczak: Dzień dobry, cześć. Dzięki za zaproszenie.

Marek Mac: Michale, dzisiaj mamy fajny temat, coś na co czekałem i dogadywaliśmy już bardzo długo, czyli wdrożenie Business Central w 5 dni.

Michał Paluszczak: Tak. Tak fajne, że aż niewiarygodne.

Marek Mac: Dokładnie. Jak to jest możliwe? Od razu tak z grubej rury!

Michał Paluszczak: Z grubej rury? To jest możliwe, ponieważ robi to INLOGICA. Taka odpowiedź byłaby najprostsza. My zawsze byliśmy firmą do zadań specjalnych. Natomiast to wdrożenie, koncept rodził się. To nie jest pomysł wariata, który się prześnił i usiedliśmy kiedyś przy kawie i stwierdziliśmy, że to jest dobra idea. To jest pomysł, który ewoluował. Ewoluował od momentu, kiedy zajęliśmy się Business Central.

Wcześniej INLOGICA zajmowała się głównie systemami Dynamics z rodziny AX, czyli AX 9-12 Finance & Operations, natomiast w momencie, kiedy zaczęliśmy prowadzić wdrożenia Business Central, zauważyliśmy bardzo wyraźną powtarzalność. Zwłaszcza w obszarze finansowo-księgowym.

No i na początku stworzyliśmy taki wzorcowy harmonogram wdrożenia w obszarze finansowo-księgowym, który był realizowany u klientów w 2-3 miesięcy, 6-12 tygodni. A kolejnym krokiem było większe wykorzystanie tej powtarzalności i stworzenie systemu już prekonfigurowanego, tak można było to nazwać, który jest możliwy do uruchomienia w 5 dni.

Marek Mac: Wiesz, to trochę brzmi marketingowo.

Michał Paluszczak: Wydaje mi się, że w tym roku było wiele prób różnych firm, które mówiły wdrożymy w 30 dni, wdrożymy w 3 miesiące… Tutaj rozmawiamy o wdrożeniu w 5 dni, więc co za tym się kryje? Jaka jest logika?

Wiesz, wśród naszych klientów są firmy, które zaczynały od tego wzorcowego wdrożenia, o którym wspomniałem, czyli w 6-12 tygodni, a wdrożenie trwało wielokrotnie więcej i było bardziej złożone. Oczywiście jest to na poziomie marketingu pewnego rodzaju zagrywka.

Dla konkretnej grupy firm o konkretnym profilu, o którym za chwilę powiem, jest to jak najbardziej wykonalne i mierzalne. Mówiąc o profilu mam na myśli firmę z branży usługowej, do 5 – 10 użytkowników, jeżeli to jest kwestia skali, a nie złożoności procesów, które w tej firmie występują. Wtedy jak najbardziej jesteśmy przygotowani na to, żeby odbierając telefon od tego klienta w poniedziałek rano, w piątek po południu oddać mu gotowy do użytkowania system.

Marek Mac: Gotowy do użytkowania to nie znaczy, że skończony, bo mamy jeszcze możliwość dalszej rozbudowy tego oprogramowania.

To tutaj pomijacie etap analizy?

Michał Paluszczak: Tak, ale gdybym miał to przedstawić na takiej osi czasu od tego telefonu poniedziałkowego, myślę, że to będzie najbardziej miarodajne. Dajemy sobie dzień na pracę taką koncepcyjno-warsztatową z klientem. Konsultanci od nas, zespół w zależności od branży, od doświadczeń siada z takim klientem na 1, czasami 2 dni. Zbieramy informacje, które możemy w tym czasie jeszcze w system wpompować, lekko go zmienić pod profil, pod założenia klienta. Następnie w tym harmonogramie mamy przewidziane 2 dni właśnie na taką pracę jeszcze wewnętrzną, koncepcyjną, testy i prace administracyjne. Trzeba te środowiska zbudować, założyć użytkowników, wpisać do tego systemu dane podstawowe i rejestrowe firmy.

No i 2 dni na szkolenie użytkowników końcowych, tak żeby w ten piątek po południu, wychodząc, zamykając drzwi u klienta w biurze, można było zostawić im logi do systemu i aby oni w piątek jeszcze mogli, wystawić fakturę albo stworzyć pierwszy raport na bazie danych, które już zostały wprowadzane do systemu.

Marek Mac: Powiedz mi, macie pierwszy feedback z rynku, jak ludzie na to reagują? Ja jestem ciągle przy tej pozycji, że to jest bardzo śmiały projekt, chciałbym poznać, że faktycznie jest to możliwe i przekonać też ludzi do tego, że warto spróbować w te 5 dni wdrożyć system. Pytam o to, bo sam pewnie mi przyznasz rację, że ludzie, firmy chcą bardzo mocno customizować sobie rozwiązania.

Michał Paluszczak: Oczywiście, unikalność, czy jakby sukces w firmach, które wdrażają systemy ERP, również w takiej skali powiedzmy kilku- kilkunastu użytkowników, ich unikalny jakiś proces, ich unikalne jakieś cechy spowodowały, że osiągnęły na ten moment jakiś poziom rozwoju i też sukcesu, co chociażby daje im możliwość wyasygnowania budżetu na taki projekt. Umówmy się, jednoosobowa działalność gospodarcza, która wystawia 3 faktury w miesiącu, nie będzie zainteresowana tak złożonym systemem, jakim jest Business Central. To jest system dający wielokrotnie dużo więcej możliwości, ale ja śmiało mogę odpowiedzieć, że jeżeli nie uda nam się wdrożyć tego w 5 dni, to po prostu za to nie zapłacisz.

Gdybyś był zainteresowany i stwierdził, dobra sprawdzam, karty na stół. Macie moją firmę i uruchomcie ten system u mnie. Daj nam 5 dni i zapłacisz. Jeżeli się nie uda z powodów leżących po naszej stronie, oczywiście te koszty Ciebie nie będą dotyczyły.

Marek Mac: Faktycznie to jest fajne podejście.

Michał Paluszczak: Brzmi butnie. Nie chcę, żeby tak zabrzmiało i chcę, żeby tak zabrzmiało. Jestem tego pewny.

Marek Mac: Tak, trochę wyzwanie dla rynku, dla firm, które poszukują systemu.

Michał Paluszczak: Tak, ktoś powie, że psujemy rynek tym podejściem. Ja powiem, że dajemy w cenie tego projektu i w jego zasobności dokładnie tyle, ile to jest warte.

Ten system po 5 dniach daje Tobie możliwość operacyjnego działania. Wystawienia faktury, stworzenia korekty do tej faktury, zarejestrowania kosztów, wygenerowania pierwszych raportów. To wszystko jest możliwe.

Oczywiście, jeżeli Twoja organizacja będzie chciała rozwijać ten system albo już na starcie pewne rozwiązania, które my założyliśmy, podam przykład wymiarów finansowych – my zastosowaliśmy bardzo prosty mechanizm – 2 wymiary finansowe.

Jeżeli Twoja organizacja już teraz używa 4, to w naturalny sposób to wdrożenie potrwa dłużej i trzeba ten budżet zwielokrotnić z 2 do 4. Jeżeli my przyjmujemy, że ustawieniem wymiarów finansowych zajmujemy się w 2 godziny, a Ty nam powiesz, że będziemy rozmawiać nie o 2, a o 4, to ten czas prawdopodobnie ulegnie podwojeniu.

Ale jeżeli Twój biznes jest bazowo prosty i spojrzysz na zasobność tego wdrożenia, które jest dość precyzyjnie opisane, chociażby po to, żeby nie budziło kontrowersji przy uruchomieniu, na co się umawialiśmy, a na co nie, to tak naprawdę w te 5 dni jest to spokojnie wykonalne. Myślę, że nawet z delikatnym zapasem.

Marek Mac: To jest fajna furtka dla firm, które albo nie mają w ogóle systemu, albo działają na czymś mało znanym, które nie integruje się z innymi rozwiązaniami, a tutaj pojawiacie się Wy z produktem, który jest bardzo znany i ma szerokie zastosowanie.

Michał Paluszczak: Tak, pojawiamy się z produktem PREMIUM. W ogóle, jeżeli mówimy o Business Central i rozwiązaniach Microsoft, to ciężko już mówić o samym systemie ERP jako tej wartości. Tak naprawdę filozofia Microsoft i taka, z którą my idziemy na rynek, to jest opowiadanie o tym i uruchamianie tego w takiej formule, jako ekosystemu.

Te narzędzia, które wokół chociażby Business Central są zbudowane przez Microsoft z gotowymi integracjami, takimi jak najbardziej ukochane narzędzie wszystkich finansistów i księgowych, czyli Excel, jak narzędzie komunikacyjne, czyli Teams, jak narzędzie dla analityki, jak Power BI. Te rzeczy zawierają się w tym wdrożeniu, ponieważ uruchamiając taką współpracę z monopolistą, jednak jesteśmy coraz bardziej przez niego formatowani, tak żeby nie powiedzieć osaczani. Takie są ryzyka, ale też korzyści.

Jednak narzędzie spójne, z gotowymi wtyczkami, niewymagającymi pracy programistycznej jest zwyczajnie szybsze do wdrożenia, bardziej skalowane na przyszłość.

Marek Mac: A jakie były wyzwania, w momencie, kiedy opracowywaliście taką ofertę?

Michał Paluszczak: Dobrym przykładem będzie liczba serii numeracyjnych. Kiedy konsultanci przychodzili i mówili: ok, wkładamy w pudełko i będziemy ustalać tutaj serię numeracji poszczególnych dokumentów, za każdym razem pytałem ich: ile ich będzie?

Tak aby od początku czarno na białym można było w formie dokumentu pokazać klientowi, że tych serii numeracji przewidujemy na przykład 6, a nie 60 albo 600. Oczywiście to są pojęcia i wartości abstrakcyjne, mogę sobie wyobrazić sytuację biznesową, w której zdarzy się klient, który będzie miał tych serii na przykład 600. No i w tym momencie cały koncept wdrożenia w 5 dni nie miałby szansy powodzenia.

Marek Mac: Zastanawiam się jeszcze, wcześniej rozmawialiśmy z Grzegorzem, Twoim wspólnikiem i on wspomniał, że rozwija firmę w Stanach. Czy to nie jest taka koncepcja, gdzie można było podpatrzeć w Stanach? Może tam już to się udaje?

Michał Paluszczak: Troszkę tak. Pewnie tych wyzwalaczy tego pomysłu było więcej niż jeden.

Rzeczywiście te doświadczenia, o których rozmawiamy z rynku amerykańskiego, koncentrują się wokół projektów czy rozwiązań pudełkowych. W Polsce do tej pory mieliśmy przy wdrożeniach ERP podejście otwarte. Coraz więcej firm mówi o tym, mam nadzieję, że też robi tego rodzaju rzeczy, które my w tej chwili wdrażamy z powodzeniem w kontekście rozwiązania takiego zamkniętego, gotowego do odpalenia w kilka dni. Ale tutaj będę podkreślał cały czas, to nie jest koniec tej drogi. Każda firma, która chciałaby ten system rozwijać to ma do czynienia naprawdę z potężnym narzędziem.

My na dobrą sprawę tym wdrożeniem błyskawicznym pozwalamy szybko wejść w ten ekosystem. Szybko uczynić go biznesowo użytecznym. Tak, żeby nie trzeba było nakładu wielu miesięcy prac albo wielu lat prac czasami po to, żeby wystawić fakturę.

Mieliśmy taki przypadek kiedyś, że klient zadzwonił i mówił: Panie Michale, bo my wdrażamy już pół roku. Jesteśmy pół roku po uruchomieniu, ale dalej który wystawiam w innym systemie. Dlaczego w ten sposób? Co tu się wydarzyło? Co poszło nie tak? Wiele rzeczy w wdrożeniu takim otwartym może pójść nie tak.

Staraliśmy się odwrócić tutaj tą optykę, tak żeby rzeczy pewne i powtarzalne można było wykonać szybko i dać to poczucie tego przyrostu u klienta jak najprędzej.

Marek Mac: Czyli jesteś zwolennikiem standaryzacji. Odchodzisz trochę od customów, idziesz w kierunku standardyzacji.

Michał Paluszczak: Staram się w tych wdrożeniach wypośrodkować to o czym wspomniałem wcześniej, czyli nie rozwalcować tych przewag konkurencyjnych, które spowodowały, że klient stanął przed koniecznością czasami uruchomienia systemu ERP, ale nie starać się wymyślać na nowo koła albo prochu. To już zostało wymyślone. Nie widzę potrzeby rozmawiania o wymiarach finansowych dłużej niż kwadrans.

Mamy w swoim portfolio taką propozycję, o której wspomniałem, czyli wdrożenia w określonym budżecie w czasie 6-12 tygodni. Tam jest przestrzeń na troszeczkę więcej porozmawiania, podyskutowania z naszymi specjalistami o tym jak coś może działać, jak powinno, jak to u nas jest. Jeżeli chodzi o zdecydowaną większość firm, to pewne podstawowe procesy finansowo-księgowe przebiegają bardzo podobnie.

My je możemy potem wyginać, możemy je rozwarstwiać, rozciągać, ale gdzieś na końcu pewne podstawy są niezmienne.

Marek Mac: Ja bym jeszcze podkreślił, że nie wolno brać pod uwagę tego, że jeżeli to jest wdrożenie w ciągu 5 dni, to jest dla małych, mikro firm. Bardziej bym powiedział, że zaczynasz rozmowę z firmą, która być może nie jest świadoma, że wystarczą jej podstawowe funkcjonalności, a podczas rozmowy faktycznie możesz te 5 dni rozwinąć do wielu mendejsów.

Michał Paluszczak: Oczywiście. Ja traktuję nasze propozycje jako swego rodzaju mapę w biegu na orientację. To troszeczkę tak, wiesz mniej więcej w jakim kierunku jest meta, ale co po drodze spotkasz już od ciebie nie zależy.

Ani od nas, ani od klienta czasami. Tak samo jest w biegu na orientację. Jeżeli dostajesz mapę i wiesz, że meta jest na północ stąd, to nie wiesz co po drodze, jakie bagno, jakie wzgórze, jakie urwisko.

I tu jest troszeczkę podobnie. Jest o tyle łatwiej przy takim podejściu, jakie proponujemy, że zawsze mamy taki twardy punkt odniesienia. Jak mówiłem o wymiarach finansowych, tak wiele innych elementów tego systemu, chociażby scenariuszy sprzedaży, możemy w bardzo prosty sposób porównać.

Co wiedzieliśmy albo z czym wchodziliśmy do projektu, z jaką koncepcją, a ile tych scenariuszy sprzedaży wydarzyło się na końcu, albo ile nam podczas analizy użytkownicy scenariuszy wykreowali albo wręcz odwzorowali z realnego życia organizacji. Wtedy się łatwiej rozmawia o tym, dlaczego coś miało zająć kwartał, a zajmie de facto 2 kwartały. Jeżeli my skupiamy się w tym naszym wzorcowym podejściu na jednym scenariuszu procesu sprzedaży, a klient z uwagi na jakiś multichannel ma tych scenariuszy 5 i do pewnego momentu prowadzimy go jedną ścieżką, a na końcu rozwarstwiamy, multiplikujemy, to w tym momencie dyskusja jest dużo bardziej partnerska, otwarta i transparentna.

To nie jest tak, że ja sobie coś wymyśliłem, tylko mogę odwołać się do tego pierwotnego dokumentu i powiedzieć, że słuchajcie, my w HappyFlow zakładaliśmy to, a jeżeli u Was jest tego pięciokrotnie więcej, to wystarczy spojrzeć na odpowiednią pozycję czasochłonności w tym pierwotnym, zazwyczaj mniej lub bardziej ją przemnożyć razy multiplikacji, która się pojawiła i wychodzi nam nowy budżet. Wychodzi nam urealnienie budżetu, może nie nowy, realny, taki, który faktycznie odpowiada temu, co firma, klienta robi.

Marek Mac: A czy to mogłaby być oferta dla firm, które chciałyby mieć pilotażowe wdrożenie, czyli sami do końca nie wiedzą, czego potrzebują, być może nie mają czasu, żeby skupić się czy na analizie, czy na swoich procesach, wdrażają sobie Business Central w 5 dni, mają to z boku jako dodatkowy system, w międzyczasie firma sobie nad tym pracuje i obudowuje swoją koncepcję w systemie, jak ma wyglądać.

Michał Paluszczak: Jak najbardziej. Myślę, że nawet można by się pokusić o formę zaproszenia Waszych odbiorców do tego rodzaju eksperymentu. Można takie wdrożenie, uruchomienie zrobić testowo w firmie, możemy pomyśleć nad ekstra koncepcją, żeby to udokumentować z Waszą pomocą i kto wie, może będzie z tego fajna powtarzalna sprawa. W ogóle jeszcze jedną z genez, cofając się skąd się te pomysły brały na takie podejście, Microsoft często pokazywał podczas swoich webinarów,  wydarzeń, przykłady firm, które budowały w oparciu o Business Central rozwiązania branżowe.

Kiedyś pamiętam taką prezentację związaną z warsztatem samochodowym, moduł magazynowy wykorzystywany jako zasobnik w warsztacie, oczywiście moduł zakupy, sprzedaż. Partnerzy tacy jak moja firma budowali w oparciu o Business Central rozwiązanie dla branży. Myśmy też szukali takiej branży, przegadaliśmy bardzo wiele z nich, budowę jachtów, branżę funeralną, sporo tego było. Za każdym razem nam się wydawało, że trafiamy na ograniczenia obiektywne albo za bardzo tej branży nie znaliśmy, nie wiedzieliśmy jak się za nią zabrać, mieliśmy zbyt mało informacji albo pomysły wydawały nam się zbyt proste, więc w pewnym momencie stwierdziliśmy, dobra przeskoczmy to, zostawmy tę branże w spokoju i zróbmy dla konkretnego typu działalności. Ten koncept, który zbudowaliśmy, gdybym miał takiego idealnego klienta przedstawić, to jest to firma usługowa, 5-10 użytkowników systemu maksymalnie, poruszających się w obszarach: finansów, sprzedaży i zakupów.

Myślę, że liczba pracowników nie ma tu większego znaczenia, bo jeżeli o takiej skali mówimy, chociażby z uwagi na szkolenia, to zmieścimy się w tych 5 dniach, czyli usługi, 5-10 użytkowników i system może działać.

Marek Mac: To, co powiedziałeś o tym eksperymencie, to jest bardzo fajny pomysł, faktycznie można by zaprosić kogoś, kto zgodziłby się na takie wdrożenie i po kilku miesiącach, czy po pół roku ponownie go odwiedzić i zobaczyć, jak mu się pracuje. Wydaje mi się, że ludzie mogą trochę bać się tej koncepcji, wiedząc, ile faktycznie kosztuje wdrożenie systemu ERP. Ja wiem, że tak jak tutaj sobie rozmawiamy, to zależy od tego, czy spełniasz takie wymogi i twoje procesy się mieszczą jakby w wymogach wdrożenia 5 dni, ale firmy chyba nie do końca są świadome i mają klapki na oczach.

To co, zapraszamy do tego eksperymentu?

Michał Paluszczak: Zapraszamy, jak najbardziej. Możemy taki eksperyment poczynić, myślę, że warto będzie poświęcić jakiś dodatkowy może komentarz.

Marek Mac: Czyli musiała być to firma usługowa?

Michał Paluszczak: Usługowa, pięciu, dziesięciu użytkowników systemu poruszających się w obszarze finansów, sprzedaż, zakupu.

Marek Mac: No to Michale, ja Ci bardzo dziękuję za udział i mam nadzieję, że nasz eksperyment ujrzy światło dzienne i zobaczymy, jaki będzie feedback.

Michał Paluszczak: Dziękuję, życzę nam powodzenia w takim razie.

Marek Mac: Dzięki.