Business Central wdrożenie - sieć gabinetów weterynaryjnych

Klient:

Średniej wielkości sieć lecznic weterynaryjnych świadcząca kompleksowe usługi diagnostyczne, leczenie zwierząt, zabiegi chirurgiczne, szczepienia, a także sprzedaż leków, suplementów i akcesoriów dla zwierząt.

Czas realizacji:

Sierpień-grudzień 2024

Nasze wsparcie:

instalacja systemu
konfiguracja danych podstawowych
uprawnienia
baza zapasów, usług, dostawców i pacjentów
raporty
integracje
testy
szkolenia

Cechy projektu:

Zarządzanie wizytami i dostępnością lekarzy
E- kartoteki pacjentów
Automatycznie wysyłane wiadomości/ powiadomień

Wyzwania:

Brak scentralizowanego systemu rejestracji wizyt – utrudniona organizacja grafików lekarzy, długie kolejki i trudności w zarządzaniu nagłymi przypadkami.
Zarządzanie czasem i planowaniem zabiegów – brak efektywnej koordynacji terminów operacji, wizyt kontrolnych i okresowych szczepień.
Rozproszona dokumentacja medyczna – papierowe kartoteki lub różne systemy w poszczególnych placówkach utrudniały dostęp do historii leczenia pacjentów.
Ryzyko błędów ludzkich – brak automatycznych przypomnień o kolejnych wizytach, dawkowaniu leków i procedurach medycznych prowadził do potencjalnych pomyłek.
Zarządzanie stanami magazynowymi – trudności w monitorowaniu dostępności leków, suplementów i materiałów medycznych skutkowały opóźnieniami w leczeniu.
Brak integracji systemu obsługi klienta z finansami – manualne rozliczenia usług i sprzedaży produktów generowały błędy i opóźnienia w raportowaniu rentowności działalności.

Nasza rola:

Proces implementacji został podzielony na kluczowe etapy, które zapewniły:

Optymalizację grafików lekarzy i zarządzanie czasem:
- Integracja kalendarzy pracowników z systemem rezerwacji wizyt online
- Automatyczne powiadomienia SMS/e-mail dla klientów przypominające o terminach wizyt, szczepień i kontrolach
Usprawnienie ewidencji dokumentacji medycznej i obsługi pacjentów:
- Centralna kartoteka pacjentów z pełną historią leczenia
- Planowanie działań i kontrola poprawności wprowadzanych danych za pomocą predefiniowanych szablonów procedur medycznych
Optymalizacja zarządzania magazynem i dostępnością leków:
- Monitorowanie stanów magazynowych i automatyczne powiadomienia o niskich zasobach
- Eksport zamówień zakupu w ustalonej z dostawcami formie elektronicznej
Zintegrowane rozliczenia i raportowanie:
- Wystawianie faktur i paragonów za przeprowadzone działania i wykorzystane materiały
- Szczegółowe raporty rentowności placówki i dochodów z poszczególnych usług
Szkolenie personelu i wsparcie techniczne:
- Przeprowadzenie warsztatów dla lekarzy, recepcji i administracji, aby zapewnić płynne wdrożenie systemu
- Wsparcie techniczne w pierwszych tygodniach użytkowania w celu optymalizacji procesów

Efekt:

Efektywne zarządzanie grafikami lekarzy – płynna organizacja wizyt, dynamiczna obsługa nagłych przypadków i skrócenie czasu oczekiwania klientów.
Sprawna obsługa pacjentów i dokumentacji – szybki dostęp do historii leczenia i automatyczne przypomnienia o wizytach.
Lepsza kontrola magazynu – zawsze dostępne leki, suplementy i akcesoria bez ryzyka braków.
Zwiększona rentowność – lepsza kontrola nad przychodami i kosztami w każdej placówce sieci.

Dzięki wdrożeniu Business Central lecznica weterynaryjna udoskonaliła zarządzanie czasem, obsługą pacjentów i dokumentacją medyczną, zwiększając efektywność pracy lekarzy oraz jakość świadczonych usług.