KSeF - Aktualności i terminy

KSeF – od kiedy obowiązkowe wdrożenia?

1 stycznia 2027

Finalne objęcie najmniejszych firm. Ostatni etap dla firm “wykluczonych cyfrowo” – podatników, których faktury nie przekraczają 450 zł, a miesięczna sprzedaż wynosi maksymalnie 10 tys. zł.

1 stycznia 2027

Obowiązkowe podawanie numeru KSeF na przelewach. Każda płatność za fakturę musi zawierać jej identyfikator KSeF w tytule przelewu.

31 lipca 2026

Ostateczny termin na dostosowanie systemów płatności i księgowych do obsługi numeru KSeF na przelewach – ostatnia prosta przed wejściem w życie obowiązku od 1 stycznia 2027 r.

1 kwietnia 2026

Rozszerzenie na wszystkich przedsiębiorców. Obowiązek obejmie wszystkich pozostałych przedsiębiorców, zarówno czynnych podatników VAT, jak i korzystających ze zwolnienia.

1 lutego 2026

Obowiązkowy odbiór e-faktur przez wszystkich podatników. Od tego dnia każdy przedsiębiorca musi być przygotowany na otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych (np. w swoim systemie ERP lub w Aplikacji Podatnika KSeF).

1 lutego 2026

Start obowiązkowego KSeF dla dużych firm. Wprowadzenie obowiązku wystawiania e-faktur dla podatników z obrotem przekraczającym 200 mln zł w 2024 roku oraz uruchomienie pełnej wersji KSeF 2.0 z nową strukturą FA(3).

Listopad 2025

Certyfikaty i aplikacja testowa. Przedsiębiorcy będą mogli ubiegać się o certyfikaty wystawcy faktur oraz korzystać z testowej wersji Aplikacji Podatnika KSeF 2.0.

Wrzesień 2025

Start środowiska testowego. Planowane uruchomienie środowiska testowego API KSeF 2.0, które umożliwi dostawcom oprogramowania i dużym firmom przeprowadzenie kompleksowych testów integracji.

Lipiec 2025

Historyczne uchwalenie ustawy. Sejm przyjął ustawę o KSeF 25 lipca (239 głosów za, 182 przeciw), kończąc długi proces legislacyjny i dając przedsiębiorcom pewność co do terminów wdrożenia.

Co to jest KSeF?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to rewolucyjny system teleinformatyczny wprowadzany przez Ministerstwo Finansów, który umożliwia wystawianie, odbieranie i przechowywanie faktur ustrukturyzowanych w formacie XML. System stanowi centralną platformę, przez którą będą przepływać wszystkie faktury w obrocie B2B, zapewniając automatyczne nadawanie unikalnych numerów identyfikacyjnych oraz weryfikację poprawności danych.
Głównym celem KSeF jest cyfryzacja i ujednolicenie procesu fakturowania w Polsce, co ma przyczynić się do uszczelnienia systemu podatkowego, automatyzacji procesów księgowych oraz zwiększenia transparentności obrotu gospodarczego.

Korzyści wdrożenia KSeF dla przedsiębiorców

Korzyści Operacyjne:

Szybszy zwrot VAT – skrócenie okresu zwrotu z 60 do 40 dni dla przedsiębiorców korzystających z KSeF
Automatyzacja procesów – eliminacja ręcznego wprowadzania danych dzięki ustrukturyzowanemu formatowi XML
Bezpieczne przechowywanie – system przechowuje faktury przez 10 lat bez kosztów po stronie przedsiębiorcy
Automatyczne doręczenie – faktury są uznawane za doręczone z momentem przydzielenia numeru KSeF
Uproszczenie raportowania – brak obowiązku generowania pliku JPK_FA dla faktur wystawionych w KSeF
Łatwiejsze korekty – faktury korygujące automatycznie powiązane z dokumentem pierwotnym, mniej sporów i szybsze zwroty VAT
Brak zaginionych faktur – wszystkie dokumenty dostępne w KSeF; moment nadania numeru stanowi oficjalne doręczenie
Lepsza weryfikacja kontrahentów – centralny system utrudnia wystawianie „pustych” faktur i zmniejsza liczbę kontroli krzyżowych

Korzyści Finansowe:

Eliminacja kosztów archiwizacji dokumentów
Brak konieczności wystawiania duplikatów faktur
Redukcja błędów dzięki automatycznej weryfikacji danych
Usprawnienie kontroli i procesów audytowych

Integracja KSeF z systemami ERP

API KSeF umożliwia bezpośrednią komunikację między systemami ERP przedsiębiorstwa a centralną platformą.

Kluczowe elementy integracji to:

Automatyczne generowanie faktur w formacie XML
Przesyłanie i pobieranie dokumentów w czasie rzeczywistym
Walidacja danych przed wysyłką do systemu
Obsługa potwierdzeń odbioru (UPO)

KSeF a Platforma Elektronicznego Fakturowania (PEF) – fakturowanie B2G

Jeśli wystawiasz faktury dla administracji publicznej, pamiętaj, że Platforma Elektronicznego Fakturowania (PEF) i
KSeF będą ze sobą współdziałać:

Faktury wysłane do jednostek publicznych przez PEF po pozytywnej weryfikacji otrzymują numer KSeF i UPO.
Dokumenty wystawione bezpośrednio w KSeF dla sektora publicznego mogą być udostępniane odbiorcy poprzez PEF.
Dzięki temu jedno wdrożenie KSeF obsługuje zarówno B2B, jak i B2G – nie ma potrzeby utrzymywania dwóch osobnych procesów fakturowania.

Nowe funkcje KSeF 2.0 (od 2025/2026)

Tryb Offline24 – możesz wystawić fakturę offline i dosłać ją do KSeF w ciągu 24 h (lub 7 dni roboczych, jeśli awaria jest po stronie MF).
Certyfikaty uwierzytelniające – od listopada 2025 zastępują tokeny; ważne 2 lata i wymagane do pracy offline oraz pełnej automatyzacji ERP.
Załączniki do faktur – struktura FA(3) pozwoli od 2026 dołączać pliki (np. specyfikacje, protokoły) bezpośrednio do e-faktury.
Aplikacja Podatnika KSeF 2.0 – darmowa wersja web/mobilna umożliwiająca ręczne wystawianie i odbiór e-faktur, przydatna szczególnie mikrofirmom.

Kary i sankcje za nieprzestrzeganie obowiązku KSeF

Za niedopełnienie obowiązków KSeF przewidziano kary pieniężne nakładane przez naczelników urzędów skarbowych dopiero od 1 stycznia 2027 r. (rok 2026 jest okresem przejściowym bez sankcji).

Wysokość kar od 2027 r.:

Do 100% kwoty podatku wykazanego na fakturze wystawionej poza systemem
Do 18,7% kwoty należności ogółem w przypadku faktur bez wykazanego podatku

Przypadki nakładania kar:

Niewystawienie faktury w systemie KSeF
Wystawienie faktury poza systemem bez uzasadnionej przyczyny
Przekroczenie dopuszczalnego czasu na przekazanie faktury do KSeF – np. w trybie Offline24 (następny dzień roboczy) lub po awarii (7 dni, jeśli awaria po stronie MF)

Terminy i warunki:

Decyzja o karze płatna w ciągu 14 dni od doręczenia
Organy skarbowe koncentrują się na karach administracyjnych – nie wszczyna się postępowań karnych skarbowych za naruszenia związane z KSeF
Brak kar do 31 grudnia 2026 r. – przedsiębiorcy mają czas na spokojne wdrożenie systemu

Procedury awaryjne – co robić gdy KSeF nie działa?

Rodzaje awarii:

Awaria po stronie Ministerstwa (ogłaszana w BIP MF)
Niedostępność planowana (prace serwisowe)
Problemy po stronie podatnika (brak internetu, awaria sprzętu)

Procedury postępowania:

Wystawienie faktury zgodnie ze strukturą ustrukturyzowaną z kodem QR
Przesłanie faktury nabywcy w uzgodniony sposób
7 dni roboczych na wprowadzenie faktury do systemu po ustąpieniu awarii

W przypadku problemów po stronie podatnika:

Analogiczne postępowanie jak przy awarii KSeF
1 dzień roboczy na przesłanie faktury do systemu

Przyszłość e-fakturowania – VIDA i dalsze zmiany

VAT in the Digital Age (VIDA) to unijna inicjatywa mająca na celu ujednolicenie e-fakturowania w całej UE do 2030 roku.

Kluczowe założenia:

Obowiązkowe e-fakturowanie dla wszystkich transakcji B2B w UE od 1 lipca 2030
Harmonizacja formatów zgodnych ze standardem EN 16931
Raportowanie w czasie rzeczywistym – dane z faktur przekazywane w ciągu 10 dni

Ministerstwo Finansów planuje dalszy rozwój systemu w kierunku pełnej cyfryzacji:

Rozwój KSeF:

Rozszerzenie o kolejne typy dokumentów (paragony, dowody dostawy)
Rozwój technologii wspierających e-fakturowanie
Integrację z systemami międzynarodowymi zgodnie ze standardami UE

Najczęściej zadawane pytania o KSeF

Kto musi korzystać z KSeF?

W skrócie: każdy podmiot z polskim NIP w obrocie B2B – zarówno czynny VAT, jak i zwolniony z VAT – będzie objęty obowiązkiem KSeF (wystawianie wdrażane etapowo zgodnie z harmonogramem).

Zakres:

Przedsiębiorcy z polskim NIP: jednoosobowe działalności, spółki, fundacje/stowarzyszenia prowadzące działalność gospodarczą.
Podmioty zagraniczne posiadające polski NIP (np. zarejestrowane do VAT w Polsce lub mające tu stałe miejsce prowadzenia działalności) – obowiązek jak dla podmiotów krajowych.

B2C (konsumenci):

Faktury konsumenckie nie są objęte obowiązkiem KSeF.
Przedsiębiorca może dobrowolnie wystawiać e-faktury dla konsumentów, ale musi je doręczyć poza KSeF (np. PDF e-mailem) z kodem QR. Zgoda konsumenta nie jest wymagana, jednak sposób doręczenia warto uzgodnić (np. w regulaminie lub na fakturze).

Uwaga praktyczna: od 1 lutego 2026 r. każdy podatnik powinien mieć zapewnioną możliwość odbioru e-faktur (np. w KSeF, aplikacji podatnika lub w swoim systemie FK/ERP), nawet jeśli obowiązek wystawiania jeszcze go nie dotyczy.

Czy KSeF zastąpi JPK?

Nie, KSeF nie zastępuje obowiązku przesyłania JPK_VAT. Są to komplementarne systemy – KSeF dotyczy obiegu faktur, a JPK pozostaje narzędziem sprawozdawczym.

Co z małymi firmami?

Wszystkie firmy będą objęte obowiązkiem, z wyjątkiem czasowego odroczenia dla najmniejszych podmiotów do stycznia 2027 roku. Zwolnienie z VAT nie zwalnia z obowiązku KSeF.

Czy mikroprzedsiębiorcy mają więcej czasu na wdrożenie KSeF?

Tak. Firmy, których miesięczna sprzedaż nie przekracza 10 tys. zł brutto albo wystawiają wyłącznie faktury uproszczone do 450 zł, mogą korzystać z odroczenia do 31 grudnia 2026 r. Od 1 stycznia 2027 r. nawet te najmniejsze podmioty będą musiały wystawiać e-faktury w KSeF, więc warto wykorzystać 2026 r. na testy i spokojne wdrożenie (np. darmową Aplikację Podatnika KSeF lub prostą integrację).

Czy zwolnienie z VAT zwalnia z obowiązku KSeF?

Nie. Status „zwolniony z VAT” nie zwalnia z korzystania z KSeF. Jedyną ulgą czasową jest wspomniane odroczenie dla mikroprzedsiębiorców do końca 2026 r.

Czy mogę nadal wystawiać faktury z kasy fiskalnej (paragon + NIP)?

Do 31 grudnia 2026 r. paragon z NIP do 450 zł (tzw. faktura uproszczona) pozostaje dozwolony. Od 2027 r. nawet te transakcje trzeba będzie raportować w KSeF – praktycznie oznacza to wystawienie pełnej e-faktury. Sprawdź, czy Twoja kasa fiskalna lub system POS otrzyma aktualizację z obsługą KSeF.

Jesteśmy tu, żeby Ci doradzić.

Przedsiębiorcy, którzy wcześnie wdrożą KSeF, zyskają przewagę konkurencyjną oraz będą lepiej przygotowani na przyszłe zmiany związane z cyfryzacją podatków w skali europejskiej.

System KSeF to nie tylko obowiązek prawny, ale przede wszystkim szansa na optymalizację procesów księgowych, redukcję kosztów oraz przygotowanie na przyszłość e-administracji w Polsce i Europie.

Zadzwoń lub napisz i umów się na rozmowę – bez zobowiązań.

KSeF: Wszystko, co powinieneś wiedzieć na dzień dzisiejszy

Aktualne terminy, zmiany i najważniejsze informacje o Krajowym Systemie e-Faktur.

[Aktualizacja sierpień 2025]