Pytanie „KSeF od kiedy?” od miesięcy spędzało sen z powiek polskim przedsiębiorcom. Dziś znamy już ostateczną odpowiedź. Uchwalenie ustawy w lipcu 2025 roku zakończyło okres spekulacji i uruchomiło oficjalny kalendarz wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur. To rewolucja, która dotknie każdą firmę w Polsce, niezależnie od jej wielkości czy formy prawnej.

Poniżej przedstawiamy kompletny i ostateczny harmonogram zmian, który pozwoli Ci precyzyjnie zaplanować działania i uniknąć kosztownych niespodzianek.

Oficjalny harmonogram KSeF: Odliczanie do nowej ery fakturowania

Lipiec 2025: Ustawa przyjęta – koniec spekulacji 25 lipca 2025 roku Sejm przyjął ustawę o KSeF, co dało przedsiębiorcom pewność co do ostatecznych terminów i zakresu wdrożenia.

Jesień/zima 2025: Faza testów i przygotowań technicznych

• Wrzesień 2025: Planowane jest uruchomienie środowiska testowego KSeF 2.0. To kluczowy moment dla dostawców oprogramowania i wewnętrznych działów IT na rozpoczęcie prac nad integracją systemów ERP.
• Listopad 2025: Przedsiębiorcy będą mogli ubiegać się o specjalne certyfikaty uwierzytelniające (niezbędne do automatyzacji) oraz testować nową, darmową Aplikację Podatnik KSeF 2.0.

1 Luty 2026: Pierwszy dzwonek – obowiązek dla największych i zmiana dla wszystkich To data graniczna, która wprowadza dwie fundamentalne zmiany:

1. Obowiązek wystawiania e-faktur w KSeF dla podatników, których obrót w 2024 roku przekroczył 200 mln zł.
2. Obowiązek odbioru e-faktur dla wszystkich podatników. Od tego dnia każda firma w Polsce musi być technicznie przygotowana na to, by móc odebrać fakturę ustrukturyzowaną, np. poprzez swój system ERP lub Aplikację Podatnika.

1 Kwiecień 2026: Pełne wdrożenie – KSeF dla każdego przedsiębiorcy Obowiązek wystawiania e-faktur obejmie wszystkich pozostałych przedsiębiorców, zarówno czynnych podatników VAT, jak i tych, którzy korzystają ze zwolnienia.

1 Styczeń 2027: Nowa era płatności i sankcji Z początkiem 2027 roku rewolucja wchodzi w finalną fazę:

• Rusza obowiązek podawania numeru KSeF w tytule przelewu podczas płatności za fakturę. Banki i systemy księgowe muszą być na to gotowe do 31 lipca 2026 r.
• Kończy się okres bez kar. Organy skarbowe zyskują prawo do nakładania sankcji za nieprzestrzeganie obowiązku KSeF.
• Obowiązek obejmuje najmniejsze firmy, które do tej pory były czasowo wyłączone.

Co ta rewolucja oznacza w praktyce? (KSeF w pigułce)

Za tymi datami kryje się fundamentalna zmiana w procesach biznesowych. KSeF to centralny system do wymiany ustandaryzowanych faktur w formacie XML. W praktyce oznacza to, że Twoja firma zamiast wysyłać PDF mailem, prześle dane do KSeF, a system sam dostarczy je odbiorcy.

Najważniejsze korzyści i nowe funkcje:

• Szybszy zwrot VAT: Okres oczekiwania skróci się z 60 do zaledwie 40 dni.
• Automatyzacja księgowości: Ujednolicony format danych eliminuje ręczne wprowadzanie faktur i redukuje ryzyko błędów.
• Brak kosztów archiwizacji: Wszystkie faktury będą bezpiecznie przechowywane w systemie przez 10 lat.
• Tryb Offline24 i załączniki: Nowa wersja systemu KSeF 2.0 pozwoli na wystawienie faktury w trybie offline i dosłanie jej w ciągu 24 godzin, a także na dołączanie do faktur plików, np. protokołów odbioru.

Integracja z ERP: Nieunikniony krok ku automatyzacji

Choć Ministerstwo Finansów udostępni darmową aplikację, dla większości firm będzie to rozwiązanie niewystarczające. Prawdziwą moc KSeF uwalnia dopiero głęboka integracja z systemem ERP, takim jak Microsoft Dynamics AX 4, 2009, 2012. To ona pozwala na pełną automatyzację procesów – od wygenerowania faktury na podstawie danych z zamówienia, przez jej wysyłkę do KSeF, aż po automatyczne pobranie i zdekretowanie faktur zakupowych. API systemu KSeF zostało stworzone właśnie z myślą o takiej bezpośredniej komunikacji.

Ryzyko braku działania: Kary za nieprzestrzeganie KSeF od 2027 roku

Ustawodawca dał firmom cały 2026 rok na adaptację bez ryzyka finansowego. Jednak od 1 stycznia 2027 r. ignorowanie obowiązku będzie kosztowne. Kary administracyjne mogą sięgać nawet 100% kwoty podatku VAT wykazanego na fakturze wystawionej poza systemem lub do 18,7% wartości faktury brutto w przypadku braku VAT.

Harmonogram jest jasny, a czas na przygotowania realnie ograniczony. Jeśli chcesz mieć pewność, że Twój system ERP Miscrosoft jest gotowy na nadchodzące zmiany i chcesz wykorzystać KSeF jako szansę na usprawnienie działania firmy, skontaktuj się z naszym zespołem. Pomożemy Ci ocenić gotowość Twojej organizacji i zaplanować proces wdrożenia.