Krajowy System e-Faktur (KSeF) to nowoczesna odpowiedź na rosnące zapotrzebowanie na elektroniczną wymianę dokumentów w Polsce. To oficjalny system, mający za zadanie gromadzenie, przetwarzanie oraz udostępnianie faktur w formie elektronicznej. Wprowadzenie KSeF ma na celu ułatwienie procesu rozliczeń, zwiększenie efektywności transakcji oraz poprawę kontroli nad przepływem dokumentów.
W ramach systemu, firmy mają możliwość wystawiania faktur w formie elektronicznej, co przekłada się na oszczędność czasu i kosztów. Faktury przechowywane są w centralnej bazie, co ułatwia ich archiwizację oraz dostęp do nich zarówno dla wystawcy, jak i odbiorcy. Wprowadzenie KSeF ma także na celu przeciwdziałanie oszustwom podatkowym, gdyż elektroniczne faktury są trudniejsze do sfałszowania niż ich papierowe odpowiedniki.
KSeF - od kiedy?
Inicjatywa wprowadzenia KSeF w Polsce zyskała na popularności w ostatnich latach. Uruchomienie systemu nastąpiło po serii konsultacji, testów i prac adaptacyjnych. Oficjalnie KSeF zaczął działać w 2023 roku, co stanowiło ważny krok w kierunku cyfryzacji gospodarki i umożliwienie bardziej zautomatyzowanej obsługi transakcji finansowych. Korzystanie z KSeF ma być obowiązkowe od 1 lipca 2024 roku – dla czynnych podatników VAT, 1 stycznia 2025 roku – dla podatników zwolnionych podmiotowo oraz przedmiotowo z VAT.
KSeF - jak działa?
Podstawą działania KSeF jest przechowywanie faktur w formie elektronicznej w jednym, centralnym miejscu. Przedsiębiorcy, którzy chcą korzystać z systemu, rejestrują się w nim i przesyłają faktury w formie elektronicznej, które są następnie weryfikowane i przetwarzane.
Dzięki temu, instytucje państwowe, jak i sami przedsiębiorcy, mają dostęp do aktualnych i kompletnych danych dotyczących faktur. To ułatwia procesy rozliczeniowe, umożliwia szybsze weryfikowanie prawidłowości transakcji oraz zapewnia lepszą kontrolę nad przepływem środków. Wszystko to odbywa się w bezpiecznym środowisku, z zachowaniem wszystkich standardów ochrony danych osobowych.
Najważniejsze funkcje KSeF to:
- Wystawianie faktury: Po zalogowaniu do systemu, przedsiębiorca ma możliwość wystawienia faktury w formie ustrukturyzowanej. Oznacza to, że faktura jest tworzona według określonego schematu, co ułatwia jej automatyczne przetwarzanie.
- Wysyłanie faktury: Po wystawieniu, faktura jest automatycznie wysyłana do odbiorcy poprzez system KSeF. Odbiorca jest informowany o nowej fakturze i ma możliwość jej przeglądania i akceptacji.
- Przechowywanie faktury: Wszystkie faktury wystawione przez system są przechowywane w centralnej bazie danych. Dzięki temu przedsiębiorcy mają łatwy dostęp do swoich faktur i mogą je przeglądać w dowolnym momencie.
- Integracja z innymi systemami: KSeF umożliwia integrację z różnymi systemami księgowymi i finansowymi, dzięki czemu proces księgowania faktur może być automatyczny.
- Bezpieczeństwo: System zapewnia wysoki poziom bezpieczeństwa danych. Faktury są przechowywane w sposób zabezpieczony przed nieuprawnionym dostępem, a cała komunikacja z systemem jest szyfrowana.
- Dostępność: KSeF jest dostępny 24/7, co oznacza, że przedsiębiorcy mogą wystawiać i przeglądać faktury w dowolnym momencie.
Jak przygotować się do wdrożenia systemu KSeF?
Przygotowanie się do wdrożenia KSeF wymaga kilku kluczowych kroków:
- Edukacja i informacja: Najważniejsze jest zrozumienie, jak działa system, jakie ma korzyści, ale też jakie są wymagania wobec przedsiębiorców. Warto uczestniczyć w szkoleniach i webinariach poświęconych temu tematowi.
- Aktualizacja oprogramowania: Wiele firm korzysta z dedykowanego oprogramowania księgowego lub finansowego. Upewnij się, że Twoje oprogramowanie jest kompatybilne z KSeF lub przewiduj aktualizację, która umożliwi integrację z systemem.
- Rejestracja w systemie: Nim zaczniesz korzystać z KSeF, musisz się w nim zarejestrować. Proces ten jest stosunkowo prosty, ale warto wcześniej przygotować wszystkie potrzebne dokumenty.
- Testowanie: Nim rozpoczniesz pełne korzystanie z systemu, warto przeprowadzić serię testów. Dzięki temu upewnisz się, że wszystkie procesy działają prawidłowo, a ewentualne problemy zostaną wykryte na wczesnym etapie.
- Wsparcie dla pracowników: Wprowadzenie nowego systemu zawsze wiąże się z pewnymi zmianami w codziennej pracy. Warto zorganizować szkolenia dla pracowników odpowiedzialnych za obsługę faktur oraz zapewnić im wsparcie w początkowym etapie korzystania z KSeF.
Wprowadzenie KSeF to duży krok naprzód w zakresie elektronizacji procesów biznesowych w Polsce. Dzięki temu przedsiębiorcy mogą liczyć na bardziej efektywne i transparentne zarządzanie dokumentami finansowymi. Warto zatem być na bieżąco z nowościami i dostosować się do wymagań nowego systemu.
Firma Inlogica, znana z dostarczania zaawansowanych rozwiązań technologicznych, przedstawia profesjonalne narzędzie do obsługi Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), dedykowane dla systemów Microsoft Dynamics. Dzięki temu rozwiązaniu użytkownicy platformy Microsoft Dynamics mogą bezproblemowo integrować się z KSeF, co umożliwia skuteczne zarządzanie i przetwarzanie faktur elektronicznych zgodnie z najnowszymi standardami. Rozwiązanie to jest nie tylko efektywne, ale również zaprojektowane z myślą o maksymalnym bezpieczeństwie i optymalizacji procesów związanych z e-fakturami. Dzięki innowacyjnym technologiom, które Inlogica wdrożyła w swoim produkcie, firmy korzystające z systemów Microsoft Dynamics są teraz lepiej przygotowane do spełnienia wymogów nowoczesnej cyfrowej gospodarki w Polsce.
Sprawdź naszą aplikację: https://inlogica.com/produkty-i-uslugi/ksef-faktury-ustrukturyzowane/
