Nota obciążeniowa, znana również jako nota księgowa, jest jednym z dokumentów stosowanych w księgowości. W przeciwieństwie do faktur, nie dokumentuje sprzedaży towarów ani usług, ale służy rozliczeniom w innych przypadkach, takich jak naliczanie dodatkowych opłat czy obciążanie kontrahenta kosztami związanymi z umową. W artykule wyjaśnimy, czym jest nota obciążeniowa, jak ją wystawić oraz jakie ma zastosowanie w praktyce gospodarczej i podatkowej.
Co to jest nota obciążeniowa?
Nota obciążeniowa to dokument księgowy, który służy do rozliczeń finansowych między kontrahentami w sytuacjach, które nie wymagają wystawienia faktury. Jest używana w przypadku naliczania kosztów niezwiązanych bezpośrednio ze sprzedażą towarów lub usług. Nota ta pozwala na formalne udokumentowanie dodatkowych należności lub zobowiązań finansowych.
Kiedy stosuje się notę obciążeniową?
Nota obciążeniowa jest wykorzystywana w sytuacjach takich jak:
- obciążenie kontrahenta kosztami dodatkowymi, np. za opóźnienie w realizacji umowy,
- naliczanie kar umownych,
- rozliczenia wynikające z podziału kosztów, np. współdzielonego wynajmu biura,
- obciążenie kosztami transportu lub zwrotu towaru,
- refakturowanie wydatków, które nie podlegają VAT (np. opłat pocztowych).
Jak wystawić notę obciążeniową?
Wystawienie noty obciążeniowej nie wymaga użycia specjalnego programu księgowego – można ją sporządzić ręcznie lub w dowolnym edytorze tekstu. Ważne jest jednak, aby nota spełniała pewne formalne wymagania.
Elementy noty obciążeniowej:
- nagłówek dokumentu – wyraźne oznaczenie „Nota obciążeniowa” lub „Nota księgowa”
- data wystawienia – dzień sporządzenia dokumentu
- numer dokumentu – unikalny numer porządkowy, który umożliwia identyfikację noty
- dane stron: dane wystawcy (nazwa, adres, NIP), dane odbiorcy (nazwa, adres, NIP)
- opis przedmiotu obciążenia – szczegółowy opis powodu wystawienia noty (np. kara umowna za nieterminowe wykonanie usługi)
- kwota obciążenia – wartość wyrażona w walucie, zazwyczaj w złotówkach
- podpis wystawcy – opcjonalnie podpis osoby odpowiedzialnej za wystawienie noty
Nota obciążeniowa – wzór
Poniżej przedstawiamy przykładowy wzór noty obciążeniowej:
NOTA OBCIĄŻENIOWA NR 01/11/2024
Data wystawienia: 04.11.2024
Wystawca: XYZ Sp. z o.o., ul. Przykładowa 1, 00-001 Warszawa, NIP: 123-456-78-90
Odbiorca: ABC S.A., ul. Testowa 10, 00-002 Kraków, NIP: 987-654-32-10
Opis: Obciążenie za nieterminową realizację umowy zgodnie z paragrafem 10 umowy nr 123/2024 z dnia 01.01.2024 r.
Kwota: 5 000,00 PLN
Podpis:
[Imię i nazwisko osoby wystawiającej]
Czy nota obciążeniowa jest kosztem?
Nota obciążeniowa sama w sobie nie jest dokumentem potwierdzającym koszt w rozumieniu przepisów podatkowych. Może jednak stać się podstawą do rozliczenia kosztów w określonych sytuacjach, jeśli spełnia kryteria kosztu uzyskania przychodów.
Kiedy nota obciążeniowa jest kosztem?
- Jeśli jest zgodna z postanowieniami umowy między kontrahentami.
- Jeśli dokumentuje rzeczywiste, uzasadnione wydatki związane z działalnością gospodarczą.
- Gdy nie podlega obowiązkowi wystawienia faktury (np. kary umowne).
Kiedy nota obciążeniowa jest kosztem podatkowym?
Aby nota obciążeniowa mogła być uznana za koszt podatkowy, musi spełniać wymogi określone w ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych (CIT) lub ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT).
Przykłady sytuacji, w których nota może być kosztem podatkowym:
- obciążenie karą umowną – jeśli przedsiębiorstwo zostało ukarane za nieterminowe wykonanie umowy, a kara ta wynika z umowy, może zostać uwzględniona jako koszt.
- zwrot kosztów współdzielonego biura – nota wystawiona za podział kosztów wynajmu może stanowić podstawę do zaliczenia wydatku do kosztów.
- koszty transportu – gdy nota dokumentuje podział kosztów transportu towaru pomiędzy kontrahentami.
Warto pamiętać, że nota obciążeniowa musi być odpowiednio udokumentowana i zgodna z przepisami.
Nota obciążeniowa a faktura – zastosowanie
Nota obciążeniowa różni się od faktury tym, że nie dokumentuje sprzedaży towarów ani usług. Nie jest również dokumentem księgowym wymaganym do rozliczenia podatku VAT. Stosuje się ją w sytuacjach, w których faktura byłaby niewłaściwym narzędziem rozliczeniowym.
Przykładowe różnice:
- nota obciążeniowa – stosowana w sytuacjach, gdy nie dochodzi do transakcji opodatkowanej VAT (np. naliczenie kary umownej).
- faktura – dokumentuje sprzedaż towarów i usług, podlega przepisom o VAT.
Korekta noty obciążeniowej – o czym należy pamiętać?
Korekta noty obciążeniowej może być konieczna w przypadku błędów w kwocie, danych kontrahenta lub innych elementach dokumentu. W przypadku korekty należy wystawić nowy dokument, który odnosi się do noty pierwotnej.
Co powinna zawierać korekta noty?
- informację o dokumencie korygowanym (numer, data wystawienia).
- wyjaśnienie powodu korekty.
- nowe, poprawne dane.
- datę sporządzenia korekty.
Nota obciążeniowa to przydatne narzędzie w rozliczeniach finansowych między kontrahentami w sytuacjach, które nie wymagają wystawienia faktury. Jej właściwe sporządzenie pozwala na formalne udokumentowanie dodatkowych należności lub kosztów. Choć nota nie dokumentuje transakcji podlegających VAT, może być uznana za koszt podatkowy, jeśli spełnia określone warunki. Przedsiębiorcy powinni pamiętać o poprawnym sporządzaniu i korygowaniu not, aby uniknąć problemów z rozliczeniami.
