- Co to jest elektroniczny obieg dokumentów?
- Elektroniczny obieg dokumentów w firmie – na czym polega?
- Elektroniczny system obiegu dokumentów – przykłady
- Elektroniczny obieg dokumentów od kiedy jest to obowiązek?
- Jak wdrożyć elektroniczny obieg dokumentów w firmie z ERP?
- Korzyści wynikające z wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów
W dobie cyfrowej transformacji przedsiębiorstw, automatyzacja i optymalizacja procesów stają się kluczowymi elementami usprawniającymi codzienną działalność firm. Jednym z głównych narzędzi, które przyczyniają się do usprawnienia pracy, jest elektroniczny obieg dokumentów. Co to dokładnie oznacza, na czym polega i jakie korzyści przynosi wdrożenie tego systemu? W poniższym artykule omówimy te zagadnienia, włącznie z praktycznymi przykładami i kluczowymi informacjami na temat wdrożenia systemu w firmie.
Co to jest elektroniczny obieg dokumentów?
Elektroniczny obieg dokumentów to proces automatycznego zarządzania dokumentacją firmową, w którym dokumenty są przesyłane, przetwarzane, archiwizowane i zatwierdzane w formie elektronicznej. W przeciwieństwie do tradycyjnej pracy z dokumentami papierowymi, systemy elektroniczne pozwalają na szybki i bezpieczny przepływ informacji w firmie, niezależnie od jej wielkości.
W praktyce oznacza to eliminację wielu manualnych operacji, takich jak drukowanie, fizyczne podpisywanie czy przesyłanie dokumentów między działami firmy. Wszystko odbywa się za pomocą zintegrowanych systemów informatycznych, które zapewniają transparentność, pełną ścieżkę audytu oraz kontrolę nad dokumentami na każdym etapie ich obiegu.
Elektroniczny obieg dokumentów w firmie - na czym polega?
Elektroniczny obieg dokumentów w firmie polega na digitalizacji oraz automatyzacji wszystkich procesów związanych z zarządzaniem dokumentacją, począwszy od jej tworzenia, poprzez przesyłanie, zatwierdzanie, aż po archiwizowanie. Kluczowe kroki tego procesu obejmują:
- tworzenie dokumentów – wykorzystując elektroniczne narzędzia, dokumenty mogą być tworzone w systemach zintegrowanych, takich jak systemy ERP. Zamiast tworzenia dokumentów papierowych, użytkownicy mogą generować faktury, umowy czy raporty w formacie cyfrowym.
- przesyłanie dokumentów – dokumenty mogą być automatycznie przesyłane pomiędzy działami, pracownikami i zarządem, z zachowaniem pełnej ścieżki audytu. Elektroniczne przesyłanie eliminuje ryzyko zagubienia dokumentów oraz minimalizuje czas oczekiwania.
- zatwierdzanie – systemy elektronicznego obiegu dokumentów umożliwiają automatyczne przydzielanie zadań związanych z zatwierdzaniem dokumentów odpowiednim osobom. Zatwierdzanie może odbywać się w systemie ERP, a każdy krok zatwierdzenia jest automatycznie rejestrowany.
- archiwizowanie – po zakończeniu obiegu dokumentów, są one przechowywane w elektronicznej archiwizacji, co pozwala na łatwe wyszukiwanie i monitorowanie wszystkich przetworzonych dokumentów.
Elektroniczny system obiegu dokumentów - przykłady
Przykładami najczęściej używanych dokumentów w elektronicznym systemie obiegu dokumentów są faktury, zamówienia, raporty, wnioski urlopowe czy umowy handlowe. Warto również wspomnieć o:
- fakturach zakupowych – system może automatycznie odczytać fakturę zakupu, przypisać ją do odpowiedniego zamówienia, przesłać do działu księgowego oraz wysłać powiadomienie o konieczności zatwierdzenia do odpowiednich osób.
- wnioski urlopowe – pracownik może składać wnioski urlopowe online, a następnie są one automatycznie przesyłane do bezpośredniego przełożonego w celu zatwierdzenia, po czym system archiwizuje zaakceptowane wnioski.
- umowy – zintegrowane systemy obiegu dokumentów umożliwiają również zarządzanie cyklem życia umowy – od stworzenia, poprzez negocjacje, zatwierdzenie i przechowywanie dokumentów w firmowej bazie.
Elektroniczny obieg dokumentów od kiedy jest to obowiązek?
Zagadnienie elektronicznego obiegu dokumentów nie jest nowością, ale w niektórych sektorach, takich jak administracja publiczna, wprowadzono obowiązek korzystania z takich systemów. Elektroniczny obieg dokumentów od kiedy stał się obowiązkiem? W Polsce, od stycznia 2021 roku, administracja publiczna została zobowiązana do wdrożenia e-dokumentacji zgodnie z ustawą o cyfryzacji. Coraz więcej firm prywatnych również decyduje się na wdrożenie takich rozwiązań, zarówno ze względu na przepisy prawne, jak i korzyści biznesowe.
Jak wdrożyć elektroniczny obieg dokumentów w firmie z ERP?
Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów w firmie, zwłaszcza zintegrowanego z systemem ERP, to złożony proces, który wymaga odpowiedniego planowania oraz zaangażowania ekspertów IT. Oto kluczowe kroki w procesie wdrożenia:
- analiza potrzeb – w pierwszym etapie należy dokładnie określić, jakie dokumenty w firmie będą podlegały cyfryzacji oraz jakie procesy należy zoptymalizować. To pozwala zidentyfikować, jakie funkcje systemu ERP będą niezbędne do obsługi obiegu dokumentów.
- wybór oprogramowania – na rynku dostępne są różne rozwiązania ERP i systemy dedykowane do elektronicznego obiegu dokumentów. Wybór odpowiedniego narzędzia zależy od specyfiki firmy, jej wielkości oraz potrzeb.
- migracja danych – kolejnym krokiem jest przeniesienie dokumentacji do cyfrowego systemu. Może to obejmować archiwizację istniejących papierowych dokumentów oraz integrację ich z nowym systemem.
- automatyzacja procesów – po wdrożeniu oprogramowania ERP, firma może skonfigurować ścieżki obiegu dokumentów, tak aby zautomatyzować procesy tworzenia, zatwierdzania i archiwizowania dokumentów.
- szkolenia pracowników – bardzo istotnym elementem wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów jest szkolenie pracowników w zakresie korzystania z nowego systemu. Wiele firm popełnia błąd, nie przygotowując odpowiednio swoich pracowników do zmiany sposobu pracy.
Korzyści wynikające z wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów
Elektroniczny obieg dokumentów w firmie to nie tylko oszczędność papieru i miejsca, ale również wiele korzyści operacyjnych. Oto najważniejsze z nich:
- zwiększenie efektywności pracy – dzięki automatyzacji wielu procesów, obieg dokumentów staje się szybszy, a czas oczekiwania na zatwierdzenia i realizację dokumentów znacznie się skraca.
- bezpieczeństwo danych – przechowywanie dokumentów w formie cyfrowej eliminuje ryzyko ich zagubienia czy zniszczenia. Zwiększona kontrola nad dostępem do dokumentów zapewnia również ochronę poufnych informacji.
- oszczędność kosztów – wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów eliminuje potrzebę drukowania, przechowywania i przesyłania papierowych wersji dokumentów, co prowadzi do obniżenia kosztów operacyjnych.
- transparentność i audyt – elektroniczny system obiegu dokumentów umożliwia śledzenie każdego kroku przetwarzania dokumentu, co jest kluczowe podczas kontroli wewnętrznych czy zewnętrznych audytów.
Podsumowując, elektroniczny obieg dokumentów to kluczowe narzędzie wspierające digitalizację procesów biznesowych w nowoczesnych firmach. Jego integracja z systemem ERP pozwala na uzyskanie pełnej kontroli nad dokumentacją, automatyzację procesów oraz znaczne usprawnienie pracy.
