Kategorie: Business Know-How

KSeF-Plattform und strukturierte elektronische Rechnungen in Polen pflichtig ab 1. Januar 2024.

Was ist KSeF?

KSeF ist ein nationales System für elektronische Rechnungen. Mit dem System können elektronische Rechnungen ausgestellt und empfangen, sowie auch im System gespeichert werden. Polen ist das vierte Land in der Europäischen Union, welches die elektronischen Rechnungen in einer strukturierten Form einführt. Das System soll die Dokumentierung des Vertriebs und die Kontrolle der korrekten Rechnungsstellung im Geschäftsverkehr vereinfachen. Das polnische Finanzministerium hat im Mai dieses Jahres die produktive KSeF-Plattform zur Verfügung gestellt. Man kann sie bereits freiwillig in Anspruch nehmen, wenn sich ein Unternehmen dazu entschließt, seine Rechnungen in der strukturierten Form auszustellen. Dabei sollte man nicht vergessen, dass die fakultativen Rechnungen von der KSeF-Plattform einer Zustimmung des Rechnungsempfängers für diese Form von Rechnungen benötigt. Man kann davon ausgehen, dass eine solche Zustimmung nach der Einführung der Nutzungspflicht von KSeF entfallen wird.

Was bedeutet strukturierte Rechnung?

Strukturierte Rechnung ist eine Rechnung, die mit Hilfe der KSeF-Plattform ausgestellt wurde samt einer systemseitig zugewiesenen Identifikationsnummer. Die Rechnung wird im XML-Format ausgestellt und ihre Struktur entspricht der logischen Struktur der elektronischen Rechnung, die vom Finanzministerium veröffentlicht wird.

Bei der Integration von Finanzbuchhaltungssystemen mit KSeF: wird die Absendung der Rechnung in das KSeF-System die Ausstellung dieser Rechnung bedeuten und ab diesem Zeitpunkt wird das Dokument im Umlauf sein. Als Bestätigung stellt KSeF amtliche Empfangsbescheinigung (polnisch kurz UPO) aus. Jeder Rechnung wird auch das so genannte KSeF-ID zugewiesen, was so viel bedeuten wird, dass der Kunde die Rechnung empfangen hat.

**Welche Vorteile hat die Nutzung von strukturierten E-Rechnungen? **

1. Einheitliche Rechnungen. Verkürzung der Bearbeitung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Prozessautomatisierung.
2. Eliminierung von Kosten der OCR-Software, Ausdruck und Versand von Rechnungen in Papierform.
3. Gewissheit der Erfüllung von Pflichten zur Gewährleistung der Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und der Lesbarkeit der Rechnungen.
4. Archivierung von Rechnungen im KSeF über zehn Jahre. Einsparungen bei Ablage/Archiv.
5. Garantie der Zustellung der Rechnung an den Empfänger. Keine Duplikate mehr. Nicht ohne Bedeutung ist auch die Tatsache, dass der Übergang von traditionellen Rechnungen auf die E-Rechnungen nicht mehr nur ein Trend und ein großer Schritt in Richtung Umweltschutz ist, sondern auch ein Muss.

Ab wann ist die Nutzung von KSeF Pflicht?

Der Europäische Rat bewilligte im Juni, dass die elektronische Rechnungsstellung in Polen ab 1. Januar 2024 pflichtig wird. Das bedeutet, dass alle Firmen ab diesem Zeitpunkt strukturierte Rechnungen über das nationale E-Invoicing System werden ausstellen und empfangen müssen.

KSeF vs. JPK?

In der Zeit, in der die Nutzung von KSeF fakultativ ist, müssen die Unternehmen, die sich für KSeF entschieden haben, die einheitlichen Kontrolldateien im Bereich Rechnungen auf Aufforderung des Finanzamtes nicht mehr vorlegen.

Demzufolge alle, die sich für die Nutzung von KSeF erst dann entscheiden, wenn es obligatorisch sein wird, müssen immer noch darauf vorbereitet sein, die JPK-Dateien bezüglich der Verkaufsrechnungen nach dem aktuell geltenden Schema JPK-FA(4) den Steuerbehörden vorzulegen.

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Das polnische Finanzministerium hat bereits die vierte Version der Dateistruktur JPK-FA, über welche Informationen aus den Verkaufsrechnungen übermittelt werden, veröffentlicht. Diese Struktur gehört der Gruppe der einheitlichen Kontrolldateien, die von den Steuerbehörden im Rahmen von laufenden Kontrollen, Überprüfungen oder Steuerverfahren jederzeit gefördert werden können. Nach dieser Aufforderung hat das betroffene Unternehmen 3 Tage Zeit, um die Datei mit den Daten aus den Verkaufsrechnungen in der entsprechenden Struktur zu übermitteln.

Ab wann gilt die neue Version der Struktur JPK-FA(4)? Ab 1. April 2022.

Was hat sich bei JPK-FA(4) verändert? In die Struktur wurden u.a. aktuelle Liste der Ländercodes der EU-Mitgliedstaaten und aktuelle Liste der Währungscodes eingeführt, der Datenknoten mit den Identifizierungsdaten der sog. nichtnatürlichen Personen um die Identifikationsnummer für Zwecke der OSS- und IOSS-Verfahren (EUPLVATID und IMPLVATID) erweitert. Es wurde ein neues Element zur Berichterstattung über die OSS- und IOSS-Sätze eingeführt sowie auch mehrere Beschreibungen der Strukturelemente selbst geändert. Die Details sind in der Informationsbroschüre über JPK_FA(4) auf den Webseiten des Finanzministeriums zu finden.

Alle Nutzer sowohl der älteren Editionen des ERP-Systems Microsoft Dynamics AX als auch der neusten Applikationen Dynamics 365, laden wir ein, das JPK-Modul von INLOGICA zu nutzen.

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Was tun, um die Arbeit der Finanzabteilung bei der Erstellung des bevorstehenden Jahresberichtes über die bei Handelsgeschäften angewandten Zahlungsfristen, nicht lahm zu legen?

Branchen-Gerüchten nach, haben Unternehmen, die dieses Jahr nach den polnischen Vorschriften zum ersten Mal dazu verpflichtet waren, den Bericht über die bei Handelsgeschäften angewandten Zahlungsfristen (poln. Sprawozdanie o stosowanych terminach zapłaty w transakcjach handlowych), also über den sog. Zahlungsstau, vorzulegen, weit über 2 Wochen damit verbracht. Die Fachleute von der Buchhaltung verbrauchten also ihre kostbare Zeit allein damit, den polnischen Berichterstattungspflichten nachzukommen. Warum? Vermutlich mangels geeigneter Tools.

Die Frage ist also folgende: ist es möglich, den Bericht über den Zahlungsstau innerhalb weniger Stunden zu erstellen?

Definitiv ja. Es genügt, das Finanz- und Buchhaltungssystem mit entsprechender Funktionalität auszustatten, die das Generieren von notwendigen Daten unterstützt. Die Benutzer der Systeme Microsoft Dynamics 365 / Dynamics AX können sich in diesem Bereich einer von INLOGICA entwickelten Lösung bedienen. Die Funktionalität von INLOGICA in der Basic-Version ermöglicht es, den Report Zahlungsstau zu generieren. Dieser umfasst Finanzinformationen, die zur Erstellung des polnischen Berichtes über die bei Handelsgeschäften angewandten Zahlungsfristen notwendig sind.

Dieser Bericht ist jedoch nur ein Teil der Geschichte über den Zahlungsstau.

Es ist äußerst wichtig, die Zahlungspraktiken des Unternehmens laufend zu überwachen. Denn die Überschreitung des in Polen gesetzlich vorgeschriebenen Schwellenwertes für unerfüllte und verspätet erfüllte Verbindlichkeiten innerhalb von 3 aufeinanderfolgenden Monaten als übermäßige Verzögerung gilt. Dieser Schwellenwert beträgt derzeit 5 Mio. PLN. Seine Überschreitung hat schwerwiegende Folgen. Beginnend mit einem Verfahren, die vom polnischen Amt für Wettbewerbs- und Endverbraucherschutz (poln. Urząd Ochrony Konkurencji i Konsumentów) geführt wird, mit hohen Bußgeldern endend, die unmittelbar von der Höhe der verspäteten Zahlungen und der Länge der Verzögerungszeit abhängen. Der Schwellenwert der übermäßigen Verzögerung bei der Zahlung von Verbindlichkeiten wird ab Januar 2022 2 Mio. PLN betragen.

Wie kann man es kontrollieren?

Die Zahlungspraktiken laufend überwachen. Die Funktionalität des Zahlungsstaus von INLOGICA für Microsoft Dynamics 365/AX in der erweiterten Edition des Produkts ist mit Analyse und laufender Überwachung der Verzögerungen bei den Handelsgeschäften mit Hilfe von definierbaren Systemmeldungen ausgestattet.

Das polnische Finanzministerium hat eine Arbeitsstruktur der nächsten Version der SAF-t Datei im Bereich der Mehrwertsteuererfassung samt Steuererklärung veröffentlicht. JPK-V7M(2).

Die Aktualisierung enthält eine Reihe von Änderungen, die seit Juli dieses Jahres in Kraft getreten sind. Und so würden zum Beispiel:

• die GTU-Codes (Waren- und Dienstleistungsgruppen) präzisiert,
• die Markierungen des sog. MPP-Verfahrens (Split payment Mechanismus) gelöscht,
• die Kennzeichnungen von SW- (Versandhandel aus dem Inland) und EE-Verfahren (Erbringung von Telekommunikations-, Rundfunk- und elektronischen Dienstleistungen) durch einen gemeinsamen WSTO_EE Code (innergemeinschaftlicher Fernabsatz von Waren und Erbringung von Telekommunikations-, Rundfunk- und elektronischen Dienstleistungen für Verbraucher und Nichtsteuerpflichtige in einem anderen EU-Land) ersetzt,
• ein Element zur Markierung von IED-Verfahren (für Steuerpflichtige, die im Rahmen ihrer Geschäftstätigkeit den Kontakt zwischen Verkäufer und Käufer über eine elektronische Schnittstelle, z.B. ein Online-Shop erleichtern) eingeführt,
• eine Vielzahl von Felderdeifinitionen und Kommentaren aktualisiert, u.a. bezüglich der Rückerstattung von Mehrwertsteuer, wobei auch neue beschleunigte Erstattungsfristen dazu gekommen sind, wie etwa die 40-Tage-Frist für die Rückerstattung der Mehrwertsteuer in Verbindung mit der Nutzung des polnischen Nationalen e-Rechnungssystems (KSeF), dessen Start auf Januar 2022 geplant ist).

Die neue SAF-t Struktur für Mehrwertsteuer JPK-V7M(2) wird für Berichtsperioden ab Januar 2022 obligatorisch. In der Praxis werden die ersten Übermittlungen der JPK-V7M-Datei in der neuen Edition ab Februar des nächsten Jahres erfolgen.

Nach 20 Jahren wird das Modell des Softwareerwerbs von Microsoft im Rahmen von Open License Program ad acta gelegt. Die Kunden – meistens kleine und mittlere Unternehmen, Regierungs- und Bildungseinrichtungen – hatten im Rahmen dieses Programms offene Verträge geschlossen, auf deren Grundlage sie Services und Lizenzen (in der Regel perpetual) erworben haben. Das Programm endet am 31. Dezember 2021.

Im nächsten Jahr wird es nicht mehr möglich, die Lizenzen zu verlängern bzw. neue Lizenzen im Rahmen der Open License Verträge zu kaufen. An diese Stelle tritt das schon seit einiger Zeit aktive Modell Cloud Solution Provider (CSP) und wird zum führenden Verkaufsmodell der Software von Microsoft für kleine und mittlere Organisationen (bis 500 Nutzer).

Im Rahmen von CSP kann man Monats- oder Jahresabonnements sämtlicher Software-Lizenzen aus der Gruppe Microsoft 365, Office 365, oder Dynamics 365 kaufen. In das CSP Programm werden schrittweise auch unbefristete Lizenzen, die sog. perpetual Lizenzen, die ausschließlich lokal installiert werden können, wie zum Beispiel die populäre Office Standard 2019 Edition, eingeführt. Bei CSP sind auch ein- und dreijährige Lizenzen verfügbar.

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Seit einigen Tagen können die Business-Nutzer in Polen den neuen Service von Microsoft genießen – Windows 365 – den zu 100% cloud basierten Computer. Der Dienst ermöglicht ein sicheres Streamen von Windows mit dem gesamten Inhalt – Applikationen, Einstellungen, Daten – von der Microsoft Cloud auf ein beliebiges Gerät.

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Windows 365 ist in zwei Editionen erhältlich:

• Business für kleine und mittlere Unternehmen (bis 300 Nutzer)
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Die polnische Nationale Steuerverwaltung (KAS) hat den Entwurf einer logischen Struktur veröffentlicht, in der die Rechnungen im zentralen nationalen System für elektronische Rechnungen (KSeF) ausgestellt und in das System gesendet werden können.

Die strukturierte Rechnung ist eine fakultative Rechnungsform, die ab 1. Januar 2022 angewendet werden kann.

Laut Ankündigungen des polnischen Finanzministers ist es durchaus möglich, dass die Pflicht zur Ausstellung von strukturierten Rechnungen für Unternehmer bereits 2023 eingeführt wird.

Wie soll das in der Praxis funktionieren?

Die Ausstellung einer strukturierten Rechnung wird zuallererst erfordern, die vorherige Zustimmung für diese Rechnungsform vom Rechnungsempfänger zu bekommen.

Sollte der Rechnungsempfänger mit dem Empfang der Rechnungen über das zentrale e-Rechnungssystem KSeF nicht einverstanden sein, wird die Ausstellung einer strukturierten Rechnung weiterhin möglich, allerdings wird man die Rechnung zusätzlich in einer anderen, mit dem Empfänger vereinbarten Form (elektronisch oder in Papierform), an den Empfänger weiterleiten müssen.

Rechnungen, die im strukturierten Format im lokalen oder cloudbasierten Buchhaltungssystem ausgestellt wurden, werden vom Buchhaltungssystem über API an das polnische Nationale e-Rechnungssystem (KSeF) gesendet.

• KSeF wird der Rechnung eine Identifikationsnummer im System mit Datum- und Zeitstempel zuweisen.
• Der Tag, an welchem die Rechnung an KSeF übersendet wird, gilt als Ausstellungsdatum der strukturierten Rechnung.
• Als Empfangsdatum einer Rechnung gilt der Tag, an welchem der Rechnung eine Identifikationsnummer durch das e-Rechnungssystem zugewiesen wird.

Sollte der Empfänger keine strukturierten Rechnungen akzeptieren, gelten die bislang funktionierenden Regeln im Bezug auf das Empfangsdatum einer Rechnung.

Die Kommunikation mit dem polnischen Nationalen e-Rechnungssystem soll es ermöglichen, eine einzelne Rechnung bzw. ein Rechnungsstapel herunterzuladen.

Die strukturierte Rechnung wird man mit Hilfe einer ebenfalls strukturierten Korrekturrechnung berichtigen können. Auf einer solchen Korrekturrechnung wird die der ursprünglichen zu berichtigenden Rechnung vom KSeF zugewiesene Identifikationsnummer stehen müssen.

Das Nationale E-Rechnungssystem wird keine Gutschriften, Rechnungen für mit Pauschalsteuer besteuerte Landwirte (sog. RR-Rechnungen) und keine Pro-forma-Rechnungen berücksichtigen. Diese werden wie bisher ausgestellt und empfangen.

Was sind die Vorteile der Nutzung von strukturierten Rechnungen für Unternehmer?

• Sicherheit, dass die Rechnung an den Kunden gelangen ist.
• Garantie für Echtheit der Herkunft, Integrität des Inhalts und Lesbarkeit der Rechnung.
• Steigerung der Effektivität der automatischen Buchung von Rechnungen durch die Vereinheitlichung der Rechnungsstruktur.
• Es werden keine Rechnungsduplikate mehr ausgestellt.
• Die Rechnungen müssen nicht mehr archiviert werden.
• Die Rechnungen brauchen bei behördlicher Steuerprüfung nicht mehr vorgelegt werden.
• Vorzugsfrist für die Rückerstattung der Mehrwertsteuer innerhalb von 40 Tagen.
• Freistellung von der Pflicht zur Übersendung der polnischen SAF-t Datei im Bereich Rechnungen auf Verlangen der Behörden (JPK-FA).