Neue Frist für die pflichtige Nutzung des E-Invoicing-Systems in Polen. Business zögert immer noch. Lohnt es sich, die Implementierung von KSeF auf die lange Bank zu schieben?

Was ist KSeF?

Was das Nationale System für elektronische Rechnungen ist, weiß in Polen wahrscheinlich schon jeder. Kurz gesagt handelt es sich um ein polnisches System für die Ausstellung und den Empfang von Rechnungen auf elektronischem Wege zwischen Unternehmen. Die Rechnungen haben eine einheitliche Struktur, die von der Steuerverwaltung vorgegeben wird.

Diese neue zentrale Lösung erfordert, dass Unternehmen, die mit komplexen ERP-Systemen wie beispielsweise Microsoft Dynamics AX/365 arbeiten, ihre Integration direkt mit der KSeF-Plattform oder mit auf dem Markt erhältlichen Zwischenanwendungen für den elektronischen Datenaustausch durchführen. Das braucht aber Zeit. Die grundsätzliche Frage ist, wann die Unternehmer damit letzten Endes bereit sein müssen.

KSEF ab wann?

Konsultacje z biznesem doprowadziły do korekty założeń między innymi co do terminu obowiązku korzystania z krajowego systemu faktur elektronicznych. Zgodnie z najnowszymi publikacjami organów skarbowych KSeF będzie obowiązkowy dla

• für Unternehmen, die aktive Mehrwertsteuerzahler sind: ab 1. Juli 2024,

• für Unternehmen, die von der Mehrwertsteuer befreit sind: ab 1. August 2025.

Die Verlängerung der Vorbereitungszeit für die neue KSeF-Verpflichtung hat das Fieber um dieses Thema etwas abklingen lassen. Entgegen der landläufigen Auflockerung lohnt es sich jedoch nicht, die Entscheidung über die Umstellung Ihrer Organisation auf den KSeF hinauszuzögern, insbesondere dann nicht, wenn man mit On-Premise-Systemen arbeiten, die keine automatischen Software-Updates haben, um das System mit den Anforderungen der lokalen Gesetzgebung in Einklang zu bringen.

Du hast technische Schulden? Verzögere nicht die Implementierung von KSeF.

Bei der Entscheidung darüber, wann der Integrationsprozess beginnen soll, sollte neben dem offensichtlichen offiziellen Termin vor allem die Verfügbarkeit erfahrener IT-Teams zur Unterstützung des gesamten Prozesses berücksichtigt werden. Dies ist besonders wichtig für Unternehmen, die mit technologischen Schulden zu kämpfen haben.

Unternehmen, die noch nicht mit Cloud-Lösungen arbeiten, stehen vor der Herausforderung, ältere Versionen von Systemen an neue Marktanforderungen anzupassen. Die ERP-Systeme Microsoft Dynamics in den Versionen AX 2012, AX 2009 oder AX 4 werden vom Hersteller nicht mehr unterstützt, und die Zahl der Spezialisten mit hoher Kompetenz in deren Wartung und Entwicklung nimmt ab. Man muss sich ihre Verfügbarkeit sicherstellen. Dazu auch die nötige Zeit einplanen, um nicht nur die auf dem Markt verfügbare Standardlösungen zu implementieren, sondern auch, um sie an eigene Systemänderungen anzupassen, die in älteren Versionen der Software so sicher wie Tod und Steuern sind. Darüber hinaus sollte man mindestens 1 bis 2 Monate Zeit einplanen, um die Arbeit mit der KSeF-Plattform in der Praxis zu testen, bevor sie zu einer realen Verpflichtung wird.