Die polnische Nationale Steuerverwaltung (KAS) hat den Entwurf einer logischen Struktur veröffentlicht, in der die Rechnungen im zentralen nationalen System für elektronische Rechnungen (KSeF) ausgestellt und in das System gesendet werden können.
Die strukturierte Rechnung ist eine fakultative Rechnungsform, die ab 1. Januar 2022 angewendet werden kann.
Laut Ankündigungen des polnischen Finanzministers ist es durchaus möglich, dass die Pflicht zur Ausstellung von strukturierten Rechnungen für Unternehmer bereits 2023 eingeführt wird.
Wie soll das in der Praxis funktionieren?
Die Ausstellung einer strukturierten Rechnung wird zuallererst erfordern, die vorherige Zustimmung für diese Rechnungsform vom Rechnungsempfänger zu bekommen.
Sollte der Rechnungsempfänger mit dem Empfang der Rechnungen über das zentrale e-Rechnungssystem KSeF nicht einverstanden sein, wird die Ausstellung einer strukturierten Rechnung weiterhin möglich, allerdings wird man die Rechnung zusätzlich in einer anderen, mit dem Empfänger vereinbarten Form (elektronisch oder in Papierform), an den Empfänger weiterleiten müssen.
Rechnungen, die im strukturierten Format im lokalen oder cloudbasierten Buchhaltungssystem ausgestellt wurden, werden vom Buchhaltungssystem über API an das polnische Nationale e-Rechnungssystem (KSeF) gesendet.
- KSeF wird der Rechnung eine Identifikationsnummer im System mit Datum- und Zeitstempel zuweisen.
- Der Tag, an welchem die Rechnung an KSeF übersendet wird, gilt als Ausstellungsdatum der strukturierten Rechnung.
- Als Empfangsdatum einer Rechnung gilt der Tag, an welchem der Rechnung eine Identifikationsnummer durch das e-Rechnungssystem zugewiesen wird.
Sollte der Empfänger keine strukturierten Rechnungen akzeptieren, gelten die bislang funktionierenden Regeln im Bezug auf das Empfangsdatum einer Rechnung.
Die Kommunikation mit dem polnischen Nationalen e-Rechnungssystem soll es ermöglichen, eine einzelne Rechnung bzw. ein Rechnungsstapel herunterzuladen.
Die strukturierte Rechnung wird man mit Hilfe einer ebenfalls strukturierten Korrekturrechnung berichtigen können. Auf einer solchen Korrekturrechnung wird die der ursprünglichen zu berichtigenden Rechnung vom KSeF zugewiesene Identifikationsnummer stehen müssen.
Das Nationale E-Rechnungssystem wird keine Gutschriften, Rechnungen für mit Pauschalsteuer besteuerte Landwirte (sog. RR-Rechnungen) und keine Pro-forma-Rechnungen berücksichtigen. Diese werden wie bisher ausgestellt und empfangen.
Was sind die Vorteile der Nutzung von strukturierten Rechnungen für Unternehmer?
- Sicherheit, dass die Rechnung an den Kunden gelangen ist.
- Garantie für Echtheit der Herkunft, Integrität des Inhalts und Lesbarkeit der Rechnung.
- Steigerung der Effektivität der automatischen Buchung von Rechnungen durch die Vereinheitlichung der Rechnungsstruktur.
- Es werden keine Rechnungsduplikate mehr ausgestellt.
- Die Rechnungen müssen nicht mehr archiviert werden.
- Die Rechnungen brauchen bei behördlicher Steuerprüfung nicht mehr vorgelegt werden.
- Vorzugsfrist für die Rückerstattung der Mehrwertsteuer innerhalb von 40 Tagen.
- Freistellung von der Pflicht zur Übersendung der polnischen SAF-t Datei im Bereich Rechnungen auf Verlangen der Behörden (JPK-FA).
