KSeF-Plattform und strukturierte elektronische Rechnungen in Polen pflichtig ab 1. Januar 2024.
Was ist KSeF?
KSeF ist ein nationales System für elektronische Rechnungen. Mit dem System können elektronische Rechnungen ausgestellt und empfangen, sowie auch im System gespeichert werden. Polen ist das vierte Land in der Europäischen Union, welches die elektronischen Rechnungen in einer strukturierten Form einführt. Das System soll die Dokumentierung des Vertriebs und die Kontrolle der korrekten Rechnungsstellung im Geschäftsverkehr vereinfachen. Das polnische Finanzministerium hat im Mai dieses Jahres die produktive KSeF-Plattform zur Verfügung gestellt. Man kann sie bereits freiwillig in Anspruch nehmen, wenn sich ein Unternehmen dazu entschließt, seine Rechnungen in der strukturierten Form auszustellen. Dabei sollte man nicht vergessen, dass die fakultativen Rechnungen von der KSeF-Plattform einer Zustimmung des Rechnungsempfängers für diese Form von Rechnungen benötigt. Man kann davon ausgehen, dass eine solche Zustimmung nach der Einführung der Nutzungspflicht von KSeF entfallen wird.
Was bedeutet strukturierte Rechnung?
Strukturierte Rechnung ist eine Rechnung, die mit Hilfe der KSeF-Plattform ausgestellt wurde samt einer systemseitig zugewiesenen Identifikationsnummer. Die Rechnung wird im XML-Format ausgestellt und ihre Struktur entspricht der logischen Struktur der elektronischen Rechnung, die vom Finanzministerium veröffentlicht wird.
Bei der Integration von Finanzbuchhaltungssystemen mit KSeF: wird die Absendung der Rechnung in das KSeF-System die Ausstellung dieser Rechnung bedeuten und ab diesem Zeitpunkt wird das Dokument im Umlauf sein. Als Bestätigung stellt KSeF amtliche Empfangsbescheinigung (polnisch kurz UPO) aus. Jeder Rechnung wird auch das so genannte KSeF-ID zugewiesen, was so viel bedeuten wird, dass der Kunde die Rechnung empfangen hat.
**Welche Vorteile hat die Nutzung von strukturierten E-Rechnungen? **
- Einheitliche Rechnungen. Verkürzung der Bearbeitung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Prozessautomatisierung.
- Eliminierung von Kosten der OCR-Software, Ausdruck und Versand von Rechnungen in Papierform.
- Gewissheit der Erfüllung von Pflichten zur Gewährleistung der Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und der Lesbarkeit der Rechnungen.
- Archivierung von Rechnungen im KSeF über zehn Jahre. Einsparungen bei Ablage/Archiv.
- Garantie der Zustellung der Rechnung an den Empfänger. Keine Duplikate mehr. Nicht ohne Bedeutung ist auch die Tatsache, dass der Übergang von traditionellen Rechnungen auf die E-Rechnungen nicht mehr nur ein Trend und ein großer Schritt in Richtung Umweltschutz ist, sondern auch ein Muss.
Ab wann ist die Nutzung von KSeF Pflicht?
Der Europäische Rat bewilligte im Juni, dass die elektronische Rechnungsstellung in Polen ab 1. Januar 2024 pflichtig wird. Das bedeutet, dass alle Firmen ab diesem Zeitpunkt strukturierte Rechnungen über das nationale E-Invoicing System werden ausstellen und empfangen müssen.
KSeF vs. JPK?
In der Zeit, in der die Nutzung von KSeF fakultativ ist, müssen die Unternehmen, die sich für KSeF entschieden haben, die einheitlichen Kontrolldateien im Bereich Rechnungen auf Aufforderung des Finanzamtes nicht mehr vorlegen.
Demzufolge alle, die sich für die Nutzung von KSeF erst dann entscheiden, wenn es obligatorisch sein wird, müssen immer noch darauf vorbereitet sein, die JPK-Dateien bezüglich der Verkaufsrechnungen nach dem aktuell geltenden Schema JPK-FA(4) den Steuerbehörden vorzulegen.
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